Конспект лекционного материала по дисциплине для специальности 080110. 51 Банковское дело
Скачать 6.23 Mb.
|
Документирование управленческой деятельности в Банке России. Классификация управленческой документации Банка России. Требования к составлению и оформлению документовДокументирование управленческой деятельности – совокупность процессов по созданию и обработке всех видов документов, отражающих деятельность учреждения. Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документов. Современная управленческая документация разнообразна по своему содержанию и видовому составу, поскольку документы сопровождают деятельность органов государственной власти и местного самоуправления, а также всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их организационно-правовых форм. Эти информационные потоки включают: нормативные и организационно-распорядительные документы, поступающие от вышестоящих уровней управления; документы, представляемые для контроля, учёта и отчётности, в справочно-информационных целях, для согласования действий и другую служебную переписку. Управленческая документация сопровождает реализацию функций управления. В зависимости от этих функций сформировались специальные системы документации: организационно-распорядительная, отчётно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т.п. Каждая функциональная система документации регулируется специальными нормативными актами, имеет свои тенденции развития, хотя существуют и общие закономерности. Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и её можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов. В системе ОРД можно выделить организационную, распорядительную и справочно-информационную документацию. В организационной документации реализуется такой вид управленческого воздействия, как установление норм (правил), регулирующих деятельность системы управления (в том числе организационные, технологические, финансовые и другие специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений и должностных лиц). Организационными документами в Банке России являются устав, положения, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции и др. В распорядительных документах содержится прямое административное указание, которое имеет обязательный (иногда рекомендательный) характер, адресуется конкретным управляемым объектам или лицам. Распорядительные документы Банка России – приказ, распоряжение, указание. Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определённых видах распорядительных, а иногда и организационных документов. К справочно-информационным документам относятся: служебное письмо, телеграмма, протокол, докладная записка, справка, заявление, предложение и др. Оформление служебных документов в Банке России. Состав реквизитов документов Требования к оформлению документов, подготовленных в Банке России, устанавливаются в соответствии с требованиями государственных стандартов. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию документов, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Каждый вид документа должен иметь строго определённый набор реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их расположения. Служебные документы учреждений системы Банка России оформляются на бланках установленного образца. Для документов установлено два формата бланков – А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Наименования учреждений системы Банка России, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном. Бланки не используются для печати:
Допускается ведение переписки на бумажном носителе без использования бланков между учреждениями Банка России с учётом их размещения в общих комплексах зданий. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» определяет 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов (ОРД). В их состав входят: Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) и другие. Полный перечень реквизитов можно увидеть здесь. Но все 30 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ определённого вида имеет установленный набор реквизитов, расположенный в определённой последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организации в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определённые виды организационно-распорядительных документов. Реквизиты могут включать постоянные и переменные части. К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации: Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об организации, код организации, код формы документа (например, служебного письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП). К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств. Например, реквизит «Дата документа» зависит от того, когда создаётся документ, реквизит «Текст документа» – от того, о чём будет сказано в документе, т. е. от содержания вопроса, освещаемого в документе. Значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным остаётся место их расположения на документе и правила оформления. Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные. Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и присутствуют всегда на любом виде ОРД. К обязательным относятся реквизиты: наименование организации, т.е. автора документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись и др. Дополнительные реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, реквизиты «Отметка о поступлении документа в организацию», «Идентификатор электронной копии документа»). Отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа. Формуляр документа предусматривает два варианта оформления реквизитов: угловой и продольный. При угловом варианте заголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5. При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля. Существует два способа оформления реквизитов: флаговый и центрированный. При флаговом способе начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны расположения реквизита. При центрированном способе начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов. Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные принципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организационно-распорядительных документов. Чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определённого вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены. Таким образом, соблюдение требований к реквизитам важно не только для оформления документов, но и на последующих этапах работы. В частности, многие реквизиты выступают в качестве поисковых признаков при внесении информации в информационно-поисковые и справочные системы, а также системы автоматизации документооборота. Состав реквизитов и последовательность их расположения в электронных документах могут быть аналогичны бумажным (например, если электронная копия получена в результате сканирования бумажного документа), а могут быть и специфическими. Унификация требований к электронным управленческим документам должна быть отнесена к перспективным направлениям работы. Особенности оформления служебных документов в Банке России Документы в Банке России оформляются в соответствии с Инструкциями Банка России № 133-И. Приказ учреждения Банка России по основной деятельности – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных вопросов деятельности учреждения Банка России и содержащий обязательные для исполнения предписание отдельным должностным лицам или подразделениям учреждения Банка России. Приказы вступают в силу с момента их подписания, если иное не оговорено в тексте документа, и действуют до их отмены. Приказы по основной деятельности издаются по основным вопросам деятельности учреждения системы Банка России, решение которых отнесено в соответствии с актами Банка России к компетенции этого соответствующего учреждения или организации, а также по распределению обязанностей между руководителями учреждения, исполнения обязанностей руководителя учреждения, предоставлению права подписи определённых категорий документов должностным лицам, утверждению, внесению изменений в режим работы структурных подразделений и другим вопросам. Подготовку проектов приказов по основной деятельности осуществляют структурные подразделения или должностные лица. Приказ по основной деятельности подписывает руководитель учреждения (начальник главного управления, председатель национального банка) Банка России или лицо, его замещающее. Первая страница приказа по основной деятельности печатается на бланках формата А4 с изображением Государственного герба Российской Федерации с геральдическим щитом красного цвета. В левом нижнем углу бланков приказов проставляются учётные номера бланков. Вторые и последующие страницы приказов печатаются на чистых листах формата А4 и нумеруются посередине верхнего поля листа. Текст приказов печатается на одной стороне листа. Подготовленный проект приказа по основной деятельности должен быть завизирован в соответствии с требованиями Инструкции № 133-И в следующей последовательности:
Проект приказа по основной деятельности, не завизированный по правилам, не является подготовленным и не может быть передан на подпись. К приказу по основной деятельности составляется список его рассылки (независимо от способа доставки документа). Образец приказа можно увидеть здесь. Приказ учреждения Банка России по личному составу – правовой акт, издаваемый в целях оформления приёма на работу, перевода на другую работу, перемещения, отстранения от работы, увольнения, принятия мер дисциплинарного воздействия, поощрения, премирования конкретных работников учреждения Банка России, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляется руководителем учреждения, а также по вопросам пенсионного обеспечения и другим вопросам работы с персоналом. Приказ по личному составу подписывает руководитель учреждения Банка России либо лицо, его замещающее. Первая страница приказа по личному составу печатается на бланке формата А4 с изображением Государственного герба Российской Федерации красного цвета. В левом нижнем углу бланков приказов проставляются учётные номера бланков. Вторая и последующие страницы приказа печатаются на чистых листах формата А4. Подготовку проекта приказа по личному составу осуществляет служба персонала учреждения Банка России на основании заключённого трудового договора (соглашения об изменении условий трудового договора) и письменного заявления работника. Подготовленный проект приказа по личному составу должен быть завизирован заместителем руководителя учреждения Банка России, курирующим соответствующее подразделение, либо руководителем данного подразделения, службой по работе с персоналом и юридической службой. К приказам по личному составу составляются списки рассылки (независимо от способа доставки документа). Распоряжение учреждения Банка России –правовой акт, издаваемый в целях разрешения, как правило, оперативных, административных и хозяйственных вопросов. Распоряжение подписывает руководитель учреждения Банка (его заместитель в пределах предоставленных полномочий). Первая страница распоряжения печатается на бланке формата А4 с изображением Государственного герба Российской Федерации синего цвета с проставленным учётным номером. Вторая и последующие страницы распоряжения, а также приложения к нему (при наличии) печатаются на чистых листах формата А4. Образец распоряжения можно увидеть здесь. Визирование распоряжения осуществляется в порядке, аналогичном визированию приказа по основной деятельности. Проект распоряжения, не завизированный в соответствии с установленными требованиями, не является подготовленным и не может быть передан на подпись. К распоряжениям составляются списки рассылки (независимо от способа доставки документа). Письма учреждений Банка России оформляются в соответствии с требованиями Инструкции № 133-И,печатаются на специальных бланках для писем с изображением Государственного герба Российской Федерации красного цвета. Наименование вида документа «письмо» на бланке не указывается. При подготовке писем, направляемых адресатам в электронной форме, учитываются также требования к их оформлению и использованию средств подтверждения целостности и аутентификации документов, установленные нормативными и иными актами Банка России по вопросам применения технологий электронного документооборота. При оформлении писем, направляемых адресатам не на бумажном носителе (в электронной форме и т.п.) используется дополнительный реквизит «Отметка о способе доставки», проставляемый в правом верхнем углу на первой странице документа. Особое выделение письма, как вида документа, и разработка специального бланка для писем связано со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка. При наличии в тексте письма ссылки на другие документы указывается их точное наименование и дата издания. Например: Приказ Центрального банка Российской Федерации от 03.10.2005 № 02-371. В письмах, являющихся ответами на запросы, указываются номер и дата документов, на которые даётся ответ. Эти данные проставляются в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке. Образец письма можно увидеть здесь. Исходящие (отправляемые) письма визируются заинтересованным должностным лицом (например, письма по финансовым вопросам – главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающегося на предприятии. На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников предприятия. Текст – основной реквизит делового письма. При составлении официальных писем с однотипной информацией широко применяются типовые тексты и тексты-трафареты. Это даёт большую экономию времени и упрощает процесс составления и печатания писем. Текст письма должен содержать достоверную и аргументированную информацию. Содержание письма может быть представлено в форме сплошного связного текста, а также текста в сочетании с цифровой информацией (анкетами или таблицами). Графы таблицы должны быть пронумерованы, если она занимает более одной страницы. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения и принятия решений на заседании коллегиального органа, совещании и т.д. По полноте освещения заседания протоколы могут быть полными и краткими. Протокол оформляется на чистых листах формата А4, за исключением специально установленных случаев и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату заседания, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о направлении в дело. Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок – это название протоколируемого мероприятия (совещания, заседания, собрания) и наименование коллегиального органа. Протокол подписывает председатель (председательствующий), секретарь и, при необходимости, все или часть присутствующих. Выписка из протокола заверяется уполномоченным работником в соответствии с Инструкцией № 133-И. Акт – это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события. Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приёма работ; акт приёма-передачи документов; акт списания материалов; коммерческий акт и т.д. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителя. Если акты являются внутренними документами, то они оформляются на общем бланке. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес фирмы. Во вводной части акта указывается основание его составления. Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, инициалы и фамилии присутствующих. Акт может иметь заголовок, например, «Акт о списании материалов». В основной части акта излагаются цели, задачи и существо проведённой работы, её результаты (выводы, заключения, предложения). Акт подписывается председателем и членами комиссии. Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу. Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Коммерческий акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачёркиваний. Все дополнения и исправления в коммерческом акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и лица, ответственного за перевозку груза). Докладная записка – это документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях, может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. В докладной записке, составленной в связи с заданием или поручением, указывается, чьё или какое задание (поручение) выполнялось. Внутренние докладные записки составляются не на бланке, подписываются и датируются автором. Докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия. Датой докладной записки считается дата её подписания. Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении.  |
Похожие:
 | Статистика: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по специальности 080110. 51 «Банковское дело» / сост ст преп кафедры экономики... | | Банковское право: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по направлению подготовки 030900. 62 «Юриспруденция» / сост канд... |
| Конституционное право России: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по специальности 40. 02. 02 «Правоохранительная деятельность»... |  | Ведение и учет расчетных операций: Учебно-методический комплекс (для студентов, обучающихся по специальности 080110 «Банковское дело».... |
| Ведение и учет расчетных операций: Учебно-методический комплекс (для студентов, обучающихся по специальности 080110 «Банковское дело».... | | Ведение и учет расчетных операций: Учебно-методический комплекс (для студентов, обучающихся по специальности 080110 «Банковское дело».... |
| Методическое пособие по специальности Банковское дело направлено на формирование у студентов целостного представления о продвижении... | | |
| Конституционное право: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по направлению подготовки 030900. 62(Ф) «Юриспруденция» / сост... | | Программа учебной дисциплины является частью основной профессиональной образовательной программы в соответствии с фгос по специальности... |