Конспект лекционного материала по дисциплине для специальности 080110. 51 Банковское дело
Скачать 6.23 Mb.
|
Задачи и функциональные возможности систем автоматизации документооборотаВнедрение корпоративной системы документооборота позволяет на новой основе решать вопросы управления документацией, централизации и децентрализации выполнения конкретных видов работ с документами на разных стадиях их жизненного никла. При этом возможно изменение организационных форм работы по регистрации документов и вводу информации в сторону децентрализации, поскольку требуемая информация может быть получена из единой базы данных. Регистрация входящих документов может быть централизована полностью, частично или децентрализована. В первом случае обработка всех поступающих документов осуществляется в одном подразделении, при этом заполняются все основные реквизиты электронной регистрационной карточки (а также, при необходимости, осуществляется сканирование документа и прикрепление файла); последующие записи в карточку, в том числе резолюции руководства, вносятся по мере рассмотрения и исполнения документа. Во втором и третьем случае трудозатраты по этим видам работ распределяются между службой ДОУ и другими подразделениями. Так, например, может различаться состав информации, вносимой в автоматизированную систему документооборота, в службе ДОУ и подразделениях. При частичной централизации для отдельных категорий документов, направляемых непосредственно в подразделения, службой ДОУ в автоматизированную систему может вноситься минимум информации, фиксирующий факт поступления документа в организацию, а заполнение других полей регистрационной карточки, и в том числе внесение краткого содержания (аннотации) документа, выполняется в подразделениях. Кроме того, входящие документы, адресованные руководству, могут регистрироваться и аннотироваться в службе ДОУ, а остальные – в подразделениях. Регистрация исходящих документов также может быть максимально децентрализована (по принципу: где документ подписан, там он регистрируется и хранится). В условиях корпоративной системы появляется возможность (не осуществимая при традиционной технологии) вести централизованный контроль за документооборотом во всех подключённых к системе подразделениях, в том числе территориально удалённых. На современном этапе развития системы автоматизации документооборота и делопроизводства позволяют решать полный комплекс задач делопроизводства:
Таким образом, современные САДД позволяют построить полноценную систему управления процессами обработки документов и контроля за исполнением. САДД охватывает все процессы создания, обработки, тиражирования, передачи и хранения документов, а также автоматизирует основные процедуры современного делопроизводства. Поэтому в последние годы совершенствование и корпоративное регулирование ДОУ в системе Банка России охватывало в основном следующие задачи:
Основой автоматизированной системы документооборота и делопроизводства Банка России стала система «Дело» – разработка компании «Электронные офисные системы». В целом, САДД «Дело» предоставляет следующие функциональные возможности:
При этом система «Дело» позволяет значительно облегчить и автоматизировать трудоёмкий процесс составления реестров при подготовке рассылки.
Информационно-справочная работа. Система предоставляет широкие поисковые возможности для быстрого и удобного получения любой информации, накопленной и сохранённой в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикреплённых к РК.  Развитие нормативной базы в области организации и автоматизации документооборота Банка РоссииВ настоящее время опыт Банка России является иллюстрацией успешного внедрения и применения корпоративной технологии электронного документооборота в крупной иерархической территориально распределённой организации. Можно привести примеры, отражающие хронологию развития нормативно-методического регулирования САДД БР. Так, весной 1997 г. были изданы документы, определившие временный порядок применения САДД в центральном аппарате Банка России на период внедрения системы в структурных подразделениях (прежде всего утверждён порядок работы с документами с применением САДД ЦФ для пользователей Административного департамента). Затем в июле 1997 г. были изданы распоряжения Банка России, определившие порядок работы службы сопровождения и эксплуатации САДД ЦА, а также дальнейшую организацию работы по внедрению системы в структурных подразделениях центрального аппарата Банка России. В сентябре 1997 г. было издано распоряжение Банка России о формировании рабочей группы по внедрению и эксплуатации САДД БР, заложившее основы управления этим проектом и взаимодействия соответствующих подразделений и должностных лиц (в составе рабочей группы выделен представитель Административного департамента, координирующий решение системно-технологических вопросов САДД БР). После завершения подключения всех структурных подразделений центрального аппарата Банка России к работе в САДД приказом Банка России был утверждён регламент работы с документами в данной системе, который начал действовать в 1998 г. В тоже время с учётом положений регламента была утверждена инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Банка России, нормативно закрепившая обязательное применение САДД ЦА для регистрации ОРД. С дополнениями, вносимыми в указанный регламент по мере развития функциональных возможностей системы и достижения нового качества её использования, документ действовал до 2006 г. и служил основой для аналогичных регламентов, разработанных и утверждённых в учреждениях Банка России, в которых внедрялась САДД ТУ. В июле 2006 г. приказом Банка России был введён в действие новый Регламент работы с документами в САДД ЦА, включающий требования к применению технологий САДД ЦА к работе с документами в электронной форме как для внутреннего, так и для взаимоувязанного документооборота между учреждениями Банка России. Данный регламент также послужил моделью для разработки аналогичных документов в учреждениях Банка России. Практически одновременно с внедрением САДД ТУ была начата разработка документа, регламентирующего апробацию и внедрение взаимоувязанного документооборота. Так, в ноябре 2000 г. был издан временный порядок взаимоувязанного документооборота на основе САДД БР. В декабре 2005 г. был издан приказ Банка России, регламентирующий основные вопросы применения технологии взаимоувязанного документооборота на основе САДД БР как основного способа передачи документов в электронной форме, а также использование резервных и дополнительных средств доставки (электронные постовые службы и Корпоративный портал Интранет Банка России). С учётом возможностей технологий электронного документооборота и масштабов их применения в Банке России были переработаны и изданы новые инструкции по документационному обеспечению управления для центрального аппарата (2004-2008 гг.) и для учреждений Банка России (2009 г.), базирующиеся на концепции смешанного электронно-бумажного документооборота. Таким образом, в Банке России была создана нормативная основа применения элементов не только внутреннего электронного документооборота (в пределах САДД ЦА, а также каждого учреждения Банка России в рамках одной базы данных САДД ТУ), но и межкорпоративного (между САДД ЦА и разными базами данных САДД ТУ). Очевидно, что нормативная база по вопросам управления документацией и применения системы электронного документооборота должна продолжать актуализироваться на каждом новом этапе внедрения и развития системы, расширения использования технологий электронного документооборота (как для управленческого документооборота, так и для технологического). При этом следует учитывать, что корпоративные нормы по вопросам управления документацией являются производными от системы государственного регулирования в этой области, в настоящее время не вполне соответствующей современному уровню развития технологий электронного документооборота. Понятие информационных ресурсов. Использование ретроспективной информации при подготовке служебных документовПод информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных). Иными словами, к информационным ресурсам относится документированная информация. При этом в общей массе создаваемых документов значительную часть составляет управленческая документация. Организационно-распорядительные (административные) документы являются наиболее обшей категорией управленческих документов и играют столь же важную роль, как и другие специальные системы документации (финансовая, учётная и отчетная бухгалтерская документация, отчётно-статистическая документация, банковская документация и др.). Именно организационно-распорядительные документы непосредственно связаны со структурой и процессами управления и относятся к ценнейшим информационным ресурсам организации. Не случайно для значительной части этих документов нормативно установлен постоянный срок хранения и они включаются в информационные ресурсы Архивного фонда России. Для того, чтобы эффективно использовать архивные документы, архив организации создаёт научно-справочный аппарат к этим документам – описи дел, картотеки, каталоги, указатели, обзоры документов, базы данных. Использование документов, хранящихся в архиве, осуществляется в разных формах. В первую очередь, это выдача гражданам и организациям архивных справок, архивных копий документов, выписок из них, необходимых для обеспечения прав и законных интересов граждан и организаций. Порядок выдачи архивных справок чётко регламентирован ведомственными правилами. Документы архивов учреждений Банка России используются подразделениями, организациями и должностными лицами Банка России в целях выполнения возложенных на них функций. Документы не должны использоваться в ущерб интересов Российской Федерации, Банка России, прав и свобод граждан. При пользовании архивными документами необходимо обеспечить их физическую сохранность, а также сохранность содержащейся в них информации. Решение о предоставлении права пользования документами архивов Банка России юридическим и физическим лицам, входящим в его систему, принимают руководители Банка России и его учреждений. Использование документов архивов подразделениями и сотрудниками Банка России осуществляется с разрешения руководителя делопроизводственной службы, заведующего архивом. Основными формами использования документов архивов являются:
Документы из архива выдаются:
Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:
По истечении установленного срока при необходимости производится переоформление документов на выдачу дел во временное пользование после ознакомления с их сохранностью. Выдача дел из хранилища производится на основании следующих документов:
Дела во временное пользование юридическим лицам, не входящим в систему Банка России, выдаются по их запросам, оформленным на бланке и подписанным уполномоченным лицом. Решение о выдаче дел во временное пользование юридическим лицам, не входящим в систему Банка России, принимает руководитель учреждения Банка России. В целях обеспечения сохранности документов и ограничения выдачи подлинников в архивах Банка России на комплекс наиболее интенсивно используемых документов может создаваться фонд пользования. Фонд пользования – совокупность копий документов архива на бумажных и других носителях, дающих возможность при необходимости представить документ в виде копии. Выдача документов фонда пользования архива проводится по журналу, в котором указываются: номер по порядку, дата выдачи, шифр копии, характер использования, срок выдачи в подразделение или работы с документом в архиве, название структурного подразделения, сотрудник, которому выдана копия, его подпись, дата возврата. Систематизация документов в делопроизводстве. Составление номенклатур, формирование и оформление делНоменклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел и представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, с указанием сроков их хранения, составленный и оформленный по установленной форме. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения. Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного срока хранения, подлежащих передаче на архивное хранение. Ответственность за составление номенклатуры дел учреждения системы Банка России возлагается на службу ДОУ. Сводная номенклатура дел учреждения системы Банка России состоит из номенклатур дел его структурных подразделений. Номенклатура дел разрабатывается на основе анализа состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности учреждения. При разработке номенклатуры дел используются положение об учреждении, положения о его структурных подразделениях, организационная структура и штатное расписание, другие нормативные и распорядительные документы, характеризующие задачи и функции учреждения, планы и отчёты учреждения по основным и вспомогательным видам деятельности. В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел, отражающие все документируемые направления работы и вопросы деятельности учреждения Банка России (в том числе с учётом документов в электронной форме), определённые законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе нормативными актами Банка России, а также распорядительными актами Банка России и учреждения Банка России. Протоколы, документы коллегиальных органов включаются в номенклатуру дел структурных подразделений, в которых работают секретари коллегиальных органов. Юридические дела кредитных организаций, формирующиеся в подразделении, отвечающем за лицензирование деятельности кредитных организаций, а затем передающиеся на хранение в подразделение безопасности и защиты информации, включаются в номенклатуру дел подразделения, отвечающего за лицензирование. Сроки хранения включенных в номенклатуру дел (в том числе с учётом документов в электронной форме) определяются на основе действующего Перечня документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения (далее – Перечень Банка России). Для определения сроков хранения документов, отсутствующих в Перечне Банка России, допускается, по согласованию со службой ДОУ, использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Номенклатуры дел учреждений и их структурных подразделений на новый календарный год разрабатываются в IV квартале текущего года и вводятся в действие с 1 января следующего года. В течение календарного года в номенклатуры дел структурных подразделений, по решению их руководителей, могут вноситься изменения, предварительно согласованные со службой ДОУ. Сводная номенклатура дел составляется в необходимом количестве экземпляров, подписывается руководителем службы ДОУ, визируется работником службы ДОУ, ответственным за архив, после чего утверждается руководителем учреждения Банка России. При использовании в учреждении Банка России САДД ТУ утверждённая сводная номенклатура дел учреждения вводится в САДД ТУ. Составление номенклатуры дел структурного подразделения Номенклатура дел структурного подразделения составляется в соответствии с требованиями Инструкции № 133-И. В номенклатуру дел структурного подразделения включаются заголовки дел, а также документов в электронной форме, в том числе с ограничительной пометкой «Для служебного пользования». В последнем случае после индекса дела указывается аббревиатура «ДСП» (без кавычек). Копии законодательных актов, нормативных правовых и иных актов органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативных и иных актов Банка России, писем Банка России, направляемых всем территориальным учреждениям, официальных разъяснений Банка России со сроком хранения «До минования надобности» учитываются в номенклатуре дел структурного подразделения или учреждения Банка России, как правило, в разделе секретариата. Не рекомендуется дублировать заголовки таких дел в номенклатурах дел отделов и секторов в составе структурного подразделения. В графе «индекс дела» номенклатуры дел указывается установленное цифровое обозначение (индекс) структурного подразделения и порядковый номер дела по номенклатуре дел. Нумерация индексов структурных подразделений устанавливается приказом по основной деятельности. Заголовок дела должен чётко и в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «документы дня» и т.д.). В номенклатуре дел все заголовки дел пишутся полностью. Не допускается применение слов «то же» при перечислении повторяющихся заголовков. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Графа «количество дел (томов)» заполняется по окончании календарного года. В ней проставляется фактическое суммарное количество заведенных томов одного дела, включенного в номенклатуру. Данные указанной графы служат основанием для заполнения итоговой записи номенклатуры дел. Если дело, предусмотренное номенклатурой дел, не заводилось, в графе «примечание» напротив заголовка пишется «Не заводилось» и указывается причина, по которой дело не было заведено. В графе «срок хранения дела» указывается срок хранения дела или документов в электронной форме и номер статьи по Перечню Банка России, на основании которой установлен срок хранения дела. Сроки хранения документов, не предусмотренные Перечнем Банка России, определяются по Типовому перечню. В графе «примечание» проставляются отметки о заведении дел, виде носителя информации, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел на архивное хранение в другое структурное подразделение, а также о лицах, ответственных за формирование, хранение дел. В начале нового календарного года производится подсчёт общего количества сформированных в структурном подразделении в предыдущем календарном году дел, предусмотренных номенклатурой дел и включенных в неё дополнительно в течение года. На основании этих данных заполняется графа «количество дел (томов)» номенклатуры дел и составляется итоговая запись номенклатуры дел. Документы в электронной форме, оформленные в соответствии с нормативными и иными актами Банка России, включаются в номенклатуру дел в конце разделов номенклатуры дел структурного подразделения учреждения, ответственного за их ведение. В номенклатуру дел не включаются дополнительные электронные копии документов, а также информация в электронной форме, направленная для сведения. Если в структурном подразделении имеются документы на бумажном носителе и их электронные копии, в номенклатуру дел включаются только документы на бумажном носителе. Существуют определённые требования к формированию дел. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Формирование дел осуществляется работниками структурного подразделения при методическом руководстве службы ДОУ и архива учреждения системы Банка России. При формировании дел соблюдаются следующие основные требования:
Подлинники и копии документов формируются, как правило, раздельно. Копии и подлинники связанных по содержанию документов, если они касаются решения одного вопроса, могут формироваться в одно дело. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определённые вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления). Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объёмом свыше 250 листов формируются в отдельные тома. Поручения органов государственной власти и документы по их исполнению группируются в дела в порядке возрастания дат или номеров поручений. Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела в возрастающем порядке номеров и дат. Приказы по основной деятельности и распоряжения формируются в самостоятельные дела. Приказы по пенсионному обеспечению со сроком хранения 75 лет формируются в отдельные дела. Протоколы заседаний коллегиальных органов группируются в делах в порядке возрастания номеров. Документы к протоколам группируются в дела в соответствии с номерами протоколов, к которым они относятся, внутри – по пунктам повестки дня. Переписка группируется за период одного календарного года и систематизируется в хронологической последовательности (документ-ответ помещается за документом-запросом). Если входящий документ получен в текущем году, а ответ на него дан в следующем году, то ответ подшивается в дело, содержащее инициативный документ. Утверждённые планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов. Документы к отчётам (разъяснения по составлению, проекты и т.д.) рекомендуется группировать в деле в хронологическом порядке. Плановые и отчётные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям. Порядок формирования юридических дел кредитных организаций определяется специальными нормативными актами Банка России. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению листа-заверителя. Оформлению по завершении календарного года, в котором они были заведены, подлежат законченные делопроизводством дела. Цель оформления дела – подготовка его к архивному хранению в соответствии с установленными правилами. В зависимости от сроков хранения осуществляется полное или частичное оформление дел. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений учреждения Банка России при методической помощи службы ДОУ. При формировании дела в текущем делопроизводстве на лицевой стороне обложки дела (на папке типа «корона» разрешается использовать торцевую сторону) обозначаются: индекс дела, год, полный заголовок дела, год заведения дела, срок хранения и номер статьи по Перечню Банка России. Полностью оформляются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, подлежащие передаче в архив учреждения. Полное оформление дела предусматривает:
Документы в деле подлежат перегруппировке в хронологическом порядке: документы раннего периода – в начале дела, позднего – в конце (с января по декабрь). Полностью обложка регистрационного дела кредитной организации оформляется перед передачей дела в архив: к ранее проставленным реквизитам добавляются конечная дата документов и общее количество листов в деле. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить чётко, тёмными светостойкими чернилами или шариковой ручкой с чёрной или синей пастой либо с использованием печатающих устройств. При подготовке дел к передаче в архив учреждения в реквизиты, указанные на обложке, могут вноситься изменения и уточнения. Например, при изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дописывается новое наименование этого структурного подразделения (или преемника), прежнее наименование заключается в скобки. В личных делах при смене фамилии лицом, на которое заведено дело, на обложке дела зачёркивается старая фамилия и указывается новая (допускается написание в скобках прежней фамилии). Могут уточняться также заголовки, сроки хранения дел в соответствии с изменениями в перечнях, данные о количестве листов в деле. Оформление обложки дела и подшивки дела можно посмотреть здесь. С момента заведения и до передачи в архив учреждения (или уничтожения в установленном порядке) дела хранятся в структурных подразделениях учреждения по месту их формирования. Ответственность за сохранность документов и дел возлагается на руководителей структурных подразделений и ответственных за делопроизводство. Дела в структурных подразделениях хранятся в рабочих комнатах или специально отведённых для этой цели помещениях, в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Помещения для оперативного хранения документов должны быть оборудованы средствами хранения, обеспечивающими физическую сохранность документов до передачи их на архивное хранение или выделения к уничтожению. Учёт дел в период их оперативного хранения в структурных подразделениях ведется по номенклатурам дел. Изъятие из дел подлинников документов правоохранительными, судебными, налоговыми и подобными органами допускается по решению суда и производится в установленном законодательством порядке. На место изымаемого документа подшивается заверенная печатью копия, а также копия документа, на основании которого производилось изъятие (протокола, акта изъятия и т.п.). Факт изъятия документа должен отражаться во внутренней описи документов (при её наличии) в деле. Подлинник документа, на основании которого производилось изъятие, передается в архив учреждения и хранится там в деле фонда. Ведомственное хранение документов в архивах Банка РоссииНа завершённые делопроизводством и на переходящие, незаконченные дела, подлежащие передаче в архив учреждения, составляются описи. Описи дел структурного подразделения учреждения Банка России составляются по установленной форме и представляются в службу ДОУ через год после завершения формирования дел. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений. Опись дел составляется ответственными за ДОУ под методическим руководством службы ДОУ. В опись дел включаются дела за каждый год. На каждую категорию дел (постоянного хранения, по личному составу и временных (свыше 10 лет) сроков хранения) составляются отдельные описи. Переходящие дела включаются в опись дел по дате заведения дела. Исключение составляют юридические дела, делопроизводство по которым ведётся в течение длительного периода времени. Такие дела включаются в опись дел по дате ликвидации кредитной организации, подразделения кредитной организации (филиала). Также в опись дел включаются дела, содержащие информацию ограниченного доступа. Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. В процессе составления описи составитель должен проверить качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, подлежащих передаче в архив, итоговой записи в номенклатуре. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены. В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре и подлежащих передаче в архив, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, составляется справка о причинах отсутствия дел. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается в службу ДОУ. Отсутствующие в номенклатуре, но имеющиеся в наличии дела, включаются в опись структурного подразделения. Систематизация дел в описи структурного подразделения определяется архивом учреждения. Рекомендуется систематизировать дела в описи структурного подразделения в соответствии с их систематизацией в номенклатуре дел организации. Личные дела систематизируются в описи по алфавиту. Описи дел постоянного хранения, временного (сроком свыше 10 лет) хранения и по личному составу РКЦ подписываются составителем, а затем утверждаются руководителем РКЦ. До утверждения описи должны быть рассмотрены и одобрены экспертной комиссией территориального учреждения Банка России. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. Опись дел РКЦ составляется в необходимом количестве экземпляров, один из которых хранится в архиве РКЦ. Описи представляются в архив учреждения Банка России одновременно с передаваемыми на хранение делами. До этого проекты описей дел представляются в архив для проверки правильности их составления. Описи дел структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел учреждения, подготовка которого возлагается на архив учреждения (в РКЦ – на лицо, ответственное за архив). Описи дел по личному составу учреждений с небольшим объёмом дел данной категории могут составляться за несколько лет со сквозной порядковой нумерацией дел. Передача дел в архив учреждения Банка России осуществляется на основании распоряжения. Руководители структурных подразделений несут ответственность за соблюдение сроков передачи дел на архивное хранение. Приём дел в архив осуществляется по описям. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся в структурных подразделениях учреждения. В архив учреждения передаются документы ликвидированных структурных подразделений и подведомственных организаций, не имеющих правопреемника, а также организаций-предшественников. Документы организаций, не входящих в систему Банка России, в архивы не принимаются. Передача дел в архив учреждения осуществляется, как правило, по графику приёма-передачи дел в архив. График приёма-передачи дел на новый календарный год составляется ежегодно в конце года архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений и учреждений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем учреждения. Отступление от графика приёма-передачи дел допускается только по письменному разрешению руководителя учреждения, курирующего службу ДОУ. Приём каждого дела производится заведующим (сотрудником) архива учреждения (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. В двух экземплярах описи в графе «Примечание» против каждого дела, включённого в неё, ставится отметка о наличии дела. При передаче дел в архив учреждения один экземпляр сдаточной описи структурного подразделения остается в архиве, другой возвращается в структурное подразделение. При хранении в структурном подразделении всех дел, включённых в опись, один экземпляр описи структурного подразделения передается в архив для контроля, экземпляр возвращается в структурное подразделение. Снятие или отмена ограничительных пометок («ДСП», «Конфиденциально» и т.п.) с документов, принятых в архив учреждения, производится структурными подразделениями, от которых эти документы поступили, или их правопреемниками. При отсутствии правопреемников у ликвидированных или реорганизованных подразделений снятие или отмена ограничительных пометок производится комиссией, специально создаваемой для этих целей на основании распоряжения руководства учреждения. Основным документом, регламентирующим работу архива, являются Основные правила работы архивов организаций. Сохранность документов архива организации достигается прежде всего путём выполнения определённых требований к оборудованию архивохранилища, помещения которого должны быть отделены от рабочих комнат и защищены от доступа посторонних лиц. Двери должны быть дополнительно укреплены. На окна первого этажа архивохранилища устанавливаются решётки, которые открываются изнутри. На окнах должны быть или специальное остекление, или краска, или прочные шторы. В архивохранилище не должны проникать прямые солнечные лучи; светильники должны быть закрытого типа. Выключатели и предохранительные щиты должны быть вынесены из хранилища. Инструкция по организации работы с архивными документами Банка России от 14.11.2005 № 127-И устанавливает требования к организации хранения и использования законченных делопроизводством документов в архивах территориальных учреждений Банка России с учётом специфики банковской документации. Положения Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с традиционными документами (на бумажных носителях). Автоматизированные технологии архивного дела, основанные на использовании средств вычислительной техники и информатики, соответствуют положениям Инструкции. Выходящие за рамки Инструкции особенности организации архивного дела, связанные с использованием средств вычислительной техники и информатики, регламентируются специальными нормативными актами Банка России. Архивы в учреждениях системы Банка России создаются в целях обеспечения сохранности и использования законченных делопроизводством документов и составляют единую систему ведомственного хранения архивных документов Банка России. В центральном аппарате Банка России функционирует центральный архив Банка России как подразделение в составе канцелярии Административного департамента Банка России. В учреждениях системы Банка России архивы являются самостоятельными структурными подразделениями или входят в их состав. В расчётно-кассовых центрах Банка России архивы функционируют как подразделения, подчинённые непосредственно руководителю РКЦ. В учреждениях системы Банка России, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, архивы создаются как структурные подразделения (участки работы) делопроизводственных служб, а при отсутствии последних действуют в составе подразделений бухгалтерского учёта, отчётности и расчётов или службы персонала. Административный департамент Центрального банка Российской Федерации осуществляет методическое руководство системой архивов Банка России. Делопроизводственные службы главных управлений (национальных банков) Банка России осуществляют методическое руководство архивами расчётно-кассовых центров и подведомственных организаций, контролируют их деятельность. Архивы учреждений системы Банка России осуществляют свою деятельность в соответствии с положениями о них. В положении об архиве определяются: правовой статус архива, источники его комплектования; состав документов, поступающих на хранение, задачи, функции и права. Положение о центральном архиве Банка России утверждается руководством Банка России. Положения об архивах учреждений системы Банка России, в том числе об архивах расчётно-кассовых центров, согласовываются экспертными комиссиями главных управлений (национальных банков), организаций Банка России и утверждаются руководством главных управлений (национальных банков), учреждений Банка России. |
Похожие:
 | Статистика: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по специальности 080110. 51 «Банковское дело» / сост ст преп кафедры экономики... | | Банковское право: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по направлению подготовки 030900. 62 «Юриспруденция» / сост канд... |
| Конституционное право России: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по специальности 40. 02. 02 «Правоохранительная деятельность»... |  | Ведение и учет расчетных операций: Учебно-методический комплекс (для студентов, обучающихся по специальности 080110 «Банковское дело».... |
| Ведение и учет расчетных операций: Учебно-методический комплекс (для студентов, обучающихся по специальности 080110 «Банковское дело».... | | Ведение и учет расчетных операций: Учебно-методический комплекс (для студентов, обучающихся по специальности 080110 «Банковское дело».... |
| Методическое пособие по специальности Банковское дело направлено на формирование у студентов целостного представления о продвижении... | | |
| Конституционное право: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по направлению подготовки 030900. 62(Ф) «Юриспруденция» / сост... | | Программа учебной дисциплины является частью основной профессиональной образовательной программы в соответствии с фгос по специальности... |