5.2. «Как правильно слушать и слышать»
У человека только один рот, но два уха.
Выводы вы можете сделать сами.
П.Рутт, психолог
Обратите внимание на эпиграф к этой главе. В самом деле, может быть именно в этом глубокий смысл человеческого общения. Два уха, чтобы больше слушать и, главное, слышать. Вы можете возразить – ведь, если говорить человека надо учить, то слушать он умеет с момента рождения. Здесь кроется самая большая ошибка: «слушать» и «слышать» это разные слова, которые имеют и разное содержание. Согласитесь, что можно слушать, но не слышать.
Этим «заболеванием» страдают очень многие люди. Предлагаем вам несколько конкретных советов, следуя которым вы сможете избежать этого недуга:
Приготовьтесь слушать своего собеседника. Если есть возможность, заранее подумайте об этом человеке, о содержании предстоящего разговора. Сформулируйте то, что вы хотите получить в результате беседы.
Всегда помните, что благодаря слушанию вы получаете информацию, в которой вы нуждаетесь, чтобы достичь успеха. Вы понимаете, что происходит во время разговора. И чем больше вы впитываете информацию и понимаете происходящее, тем больше профессиональных и личных знаний вы извлекаете для своего опыта. Это значит, что вы становитесь более компетентным. Поэтому внимательно вслушивайтесь в слова собеседника и обдумывайте услышанное. Это один из эффективнейших способов расширения знаний.
Поймите, что слушаете вы для своего же блага. Кроме того, вы избегаете неприятностей, если вы хороший слушатель. У людей редко возникают причины для ссор с теми, кто уделяет им внимание.
Не надо слушать только для того, чтобы быть приятным в глазах других. Слушая других, вы понимаете их. Есть ли что-нибудь более важное по сравнению с пониманием потребностей, мотивов и ценностей людей, окружающих вас?
Запомните, что слушание – это тоже работа, требующая энергии, но дающая огромный доход в виде понимания.
Не будьте эгоистичным. Дайте собеседнику возможность говорить. Лучше помолчите, так как очень трудно одновременно и говорить, и слушать.
Внимательно слушая слова собеседника, следите за его поведением: жестикуляцией, позой, мимикой, выражением глаз и т.п.
Слушание – это один из наиболее безошибочных способов повысить самоуважение человека, которого вы слушаете. Если вы прекращаете заниматься своим делом, чтобы выслушать собеседника, вы таким образом ему говорите: «Я ценю тебя и то, что ты собираешься сказать».
Научитесь сдерживать себя. Не перебивайте собеседника, запишите свой вопрос или возражение до тех пор, пока он не закончит говорить.
Не планируйте свой ответ, пока человек говорит. Вам нужно всего несколько секунд, чтобы обду мать ответ. Ваш собеседник подождет вас. Нет ничего страшного в недолгом молчании между вашими и его словами.
Не отвлекайтесь во время речи собеседника. Это трудно, но иначе вы не услышите, о чем он говорит. Скажите себе: «Сейчас для меня самое важное услышать то, что говорит этот человек!»
Поверьте, что существует очень эффективный путь получения от других того, что необходимо для вас. Единственный способ научиться этому – слушать, слушать, слушать. (С. Дип)
5.3. «Как написать речь или подготовить выступление»
Запомните главное правило: «Пишите так, как вы говорите, а не как пишете». И еще – пишите для своего слушателя, а не для себя.
Сначала составьте план. Ответьте на вопросы. Какова цель этого текста? Кто мой слушатель, и что ему необходимо знать? Какие обстоятельства смогут привлечь его внимание, которое вам необходимо? Какая дополнительная информация мне нужна, чтобы начать писать? Вспомните все свои письма, напи санные по аналогичному поводу.
Сделайте «профиль» своей речи. Напишите по одному предложению в качестве ответов на следующие вопросы:
О чем я пишу?
Как мой слушатель (читатель) будет использовать это?
Что необходимо моему слушателю (читателю) знать?
Как я могу убедить своего слушателя (читателя)?
Ответы на эти вопросы должны быть основной вашего сообщения. Возможно использование журналистской техники. Ответьте на вопросы «кто», «что», «где», «когда», «почему» и «как» относительно своей речи. Затем расширь те свои ответы.
Методом индивидуального «мозгового штурма» разработайте цен тральные идеи, которые вам хотелось бы осветить. Не беспокойтесь об их порядке, просто запишите их, как только придумаете что-то. В центре большого листа бумаги поместите цель. Запишите на линиях, исходящих от цели по всем направлениям, центральные идеи, которые придут вам в голову. Не пытайтесь их сгруппи ровать, пока у вас не получится «познавательная карта», состоящая из всех идей.
Объедините ряд близких идей в группы. Какие идеи или группы идей являются основными? Соедините эти группы стрелками. Хорошая речь, как правило, состоит из трех-пяти частей. Если у вас получилось их больше, то вы или хотите очень много сказать, или не до конца отметили все группы. Какие группы являются дополнительными? Проведите пунктирные линии от этих групп к основным, которые они дополняют.
Сначала напишите заключение. Когда вы закончите писать заключение, вы поймете, что надо писать в основной части, чтобы прийти к данному выводу. Если будет необходимо, позже вы сможете легко переделать заключение.
Напишите вступление после того, как закончите основную работу. Вступление – это краткое содержание дальней шего сообщения, но большинство людей улучшают, изменяют и исправляют материалы, пока пишут. Поэтому, более эффективно написать вступление после того, как вы закончите сообщение и сможете понять, что же вы на самом деле написали. Привлекайте внимание слушателей первыми фразами.
Не пытайтесь написать замечательный текст. Первая задача – перенести свои мысли и идеи на бумагу, не считаясь с выбором слов, структурой предложений или правилами правописания. После обработки текст станет проще. Напишите его до того, как начнете беспокоиться о том, чтобы он выглядел красиво и грамматически безупречно.
Каждый абзац должен состоять не более чем из трех-пяти предложений. Если абзацы будут длиннее, вы можете потерять то место, на котором остановились.
При составлении текста речи чаще используйте глаголы в активной форме. Активная форма глаголов – «Мы провели три встречи с ребятами 5-х классов» – является более мощной и реши тельной по сравнению с пассивной – «Наша команда провела три встречи».
Будьте кратки. Не конструируйте длинные, многословные фра зы. Количество слов в предложении не должно превышать двадцати-двадцати пяти. Аудитории будет трудно поспевать за вами, если предложения будут более длинными. Зачем писать «в это время», когда можно «сейчас»? Не создавайте длинные, сложные предло жения, связывая фразу с фразой с помощью союза «и». По возможности используйте однослож ные слова. Нет необходимости говорить, что вы «наводите справки», просто «спросите».
Используйте сильные, яркие слова, они создадут мысленный образ у вашего слушателя. Автор, который к чему-то «стремится», кажется слушателям более энергичным, чем тот, кто просто «заинтересован».
Используйте дружеский язык. Вы можете использовать сокращения всюду, кроме формальных письменных обращений. Избегайте клише.
Приводите примеры вашего отношения к жизни. Расскажите о том, что вы уже сделали, какой опыт в данной сфере имеете.
Сообщите слушателям данные, на которых основаны ваши выводы и обобщения. Данные могут быть представлены в любой форме: статистики, в виде заключения авторитетного эксперта, официального или неофициального заключения, правил или примеров и т.д. . Не думайте, что данные не нужны, потому что ваш читатель имеет доступ к той же информации, что и вы. К тому же информация может быть интерпретирована по-разному, особенно, если вы и ваш читатель смотрите на один и тот же процесс с различных точек зрения.
Избегайте неопределенных слов, таких как «быстрее», «дальше», «лучше». Насколько быстро «быстрее»? «Лучше», чем что? Убедительнее сказать, что ваш проект «охватит образовательными программами 120 человек».
Если у вас нет необходимой информации, и вы не можете сделать точного и конкретного утверждения, вы еще не готовы к тому, чтобы писать и выступать.
Сопровождайте свои выводы иллюстраци ями, примерами и цифрами. Например, покажите эти полученные выводы в виде схемы, таблицы или процентном отношении на диаграмме. Помните, «картинка сильнее тысячи слов», особенно верна для данных подобного рода общения.
Чаще используйте первое и второе лицо местоимений, а не третье. Большинство ваших заявлений должны начи наться с местоимений «Я», «Вы», «Мы», «Нам». Безличные местоимения «Он», «Она», «Они» могут придать ва шей речи тон лекции.
Как можно чаще используйте обращение «вам». Слушателю интереснее узнавать что-то новое для себя. Обращайтесь к нему, где только возможно. Вместо того, чтобы написать «Наш проект спасет 500 деревьев», напишите «Вы получаете десятки кубометров свежего воздуха, если наш проект будет реализован».
Используйте позитивные утверждения. Большинство людей хотели бы слышать позитив ные, а не негативные слова. Измените предложение «Мы не возражаем против объединения наших усилий» на «Мы очень рады нашему сотрудничеству».
Напечатайте речь аккуратно и ясно. Печатайте через два интервала внутри текста и через три между абзацами.
Фломастером или маркером подчеркните те слова или фразы, которым необходимо придать особое значение.
Напишите написать слово «пауза» рядом с теми пунктами, где нужно сделать драматическую паузу.
Оставьте справа и слева широкие поля, где можно сделать различные пометки во время репетиции своего выступления. А в аудитории можно будет записать пришедшие в голову мысли или реплики ваших слушателей.
Сделайте в тексте или на полях пометки об использовании аудиовизу альных и других средств, если они в этом месте вашего выступления вам необходимы.
Читайте так, как вы говорите, а не так, как читаете. Прочтите написанное вслух. Если вам покажется, что оно звучит скучно или искусственно, то так оно и есть.
5.4. «Как излагать свои идеи»
Излагать свои идеи и соображения можно несколькими способами:
«хронологический» – этот способ предполагает изложение материала в таком стиле: «В прошлом году мы делали … , теперь мы …, но вскоре мы будем способны …»;
«тематический» – это способ требует группировки идей в соответствии с основным логичес ким подразделам выступления и ответа на вопросы: кто, что, где, когда, как и почему;
«пространственный» – это способ используется для того, чтобы выразить идеи, в которых размещение чего-либо имеет пер востепенное значение: «Мы предлагаем четыре возможные места для работы нашего городского клуба…»;
«выделения решающей проблемы» – этот способ требует определить природу проблемы, обозначьте ее причины, а затем предложите ее решение;
«причинно-следственный» – это способ позволяет детально представлять причины данных условий или ситуации и описывать их основные последствия или эффекты;
«сравнительной оценки выгоды» – этот способ предполагает показ преимуществ предложенной программа по сравнению с другими;
«удовлетворения потребностей» – этот способ заключается в описании потребностей аудитории и путей их удовлетворения.
5.5. «Как лучше использовать телефон»
Это очень удобное современное техническое средство. Но простота телефона приводит к частым ошибкам его использования. Приводим несколько советов.
Заранее договоритесь о дате и точном времени своего звонка. Это повысит вероятность того, что человек, которому вы позвоните, будет на месте и ответит на ваш звонок.
До звонка наметьте в общих чертах темы для обсуждения и те результаты, которые вы хотели бы получить. Запишите это все на листе бумаги, пункт за пунктом. Это облегчит разговор, так как во время телефонной беседы вы сможете решить все необходимые вопросы. Иначе после того, как вы повесите трубку, окажется, что вы забыли обсудить какой-то вопрос.
До звонка вспомните (нарисуйте) себе образ вашего собеседника. Представьте все его возможные реакции на то, что вы собираетесь сказать, исходя из своего знания собеседника. Подготовьтесь реагировать на его реплики, возможное недовольство, возражения и т.д.
Когда ваш собеседник взял трубку, спросите, есть ли у него время для разговора. Хорошим примером является вопрос: «Это время удобно для нашего разговора?» Никогда не спрашивай те: «Вы заняты?»
Ведите разговор, придерживаясь этих тем. Отмечайте вопросы, которые уже обсудили и результаты этого обсуждения. Потом не придется извиняться, что забыли время или место назначенной встречи или какие-то другие важные детали разговора.
Во время важного разговора ведите более полные записи. Возможно, позже вам понадобится документация, а записи позволят избежать неточностей.
Используйте яркий, живой язык во время беседы по телефону. Это компенсирует отсутствие невербальных ка налов информации в ваших сообщениях.
Избегайте делать что-нибудь постороннее во время телефонного разговора: игра на компьютере, печатание текста, чтение, рисование и т.п. повлияет на вашу включенность в беседу и, безусловно, отразится на тоне вашего голоса, что будет отмечено собеседником и вызовет его беспокойство и справедливое недовольство.
Заканчивайте разговор сразу же после дости жения целей. Освобождайтесь от болтливых собеседников, сказав им, что на вас давит время; разъединяйтесь, попрощавшись, как только инициатива в беседе перейдет к вам: притворитесь, что раздался междугородный звонок по другому телефону или используйте другие стратегии, которые сработают.
Будьте снисходительны. Если вам не удалось застать человека, которому вы позвонили, не сердитесь и не выражайте своего неудоволь ствия. Ни в коем случае не бросайте трубку, а извинитесь и назначьте новую дату или время звонка.
Оставьте сообщение, которое даст результаты. Вместо того, чтобы говорить: «Передайте, что я звонил», скажите: «Передайте Сергею, что звонил Алексей Пухов. Я уже сделал то, о чем мы вчера договорились. Буду звонить через 2 часа (завтра, через два дня и т.п.)».
Не используйте телефон, если ваше сообщение содержит сложную, дета лизированную или критическую информацию. Сооб щите об этом лично или напишите. Когда вы не видите собеседника, вы не знаете, как много усилий он тратит на то, чтобы понять вас. Информацию о цифрах более эффективно передавать на бумаге, на экране монитора компьютера или с помощью факса.
Делайте план важных телефонных звонков. Отметьте, кому и куда нужно позвонить, чтобы довести какое-либо начатое дело до конца.
Примечание. Разумеется, все выше перечисленные советы относятся в основном к деловым разговорам по телефону.
«Осторожно, слово!»
Будьте очень внимательны и осторожны со следующими группами слов:
Жаргон. Этот стиль, свойственный определенным группам людей, по сути яркий и насыщенный, но он вызывает недоумение у тех, кто не является членом данной группы. Кроме непонимания того, о чем вы говорите, жаргон может испортить впечатление о вас.
Вульгаризмы. Это пошлые и недостойные культурного человека выражения, использование которых принесет большой вред, так как такие эпизоды помнятся очень долго.
Неологизмы. Это слова, которые совсем недавно появились в языке. Их еще нет в словарях, поэтому они могут быть неизвестны собеседникам.
Клише. Если вы говорите фразами, которые люди считают банальными ли избитыми, то и вас они воспринимают банальным и недалеким человеком.
|
