Справка: Цель – осознанный образ предвосхищаемого результата, на достижение которого направлены действия человека (Психологический словарь).
Цель – идеальное, мысленное предвосхищение результата деятельности (Краткий энциклопедический словарь).
Исходя из этих определений, постарайтесь создать мысленный образ того результата, который вы хотели бы получить по итогам своей деятельности. Что это может или должно быть? Чистота в вашей школе? Новая березовая аллея в вашем городском парке? Свой молодежный клуб? Молодежная биржа труда, услугами которой может воспользоваться любой выпускник школы вашего города?
Подчеркнем, что цель должна быть очень четкой и конкретной, но, одновременно, и достижимой. Иначе …, смотрите п. 2 Комментария к Шагу № 1.
Может быть, вы потратите на определение и формулировку цели достаточно много времени. Не стоит жалеть об этом. Так же как важно как формулировка социальной проблемы, то есть того объекта, над которым вы собираетесь работать. Мало понять, с какими трудностями вам предстоит «бороться», надо представить и тот, что должно получиться в результате этой борьбы.
3. Не менее важным является вопрос о формулировке конкретных задач работы над социальной проблемой, над теми трудностями, которые вы выявили на первом этапе.
Задачи помогают детализировать поставленную цель, раскрывают ее объем и указывают (перечисляют) конкретные дела, которые необходимо выполнить, чтобы получить намеченный результат.
Обычно каждой задаче соответствует 1-2 крупных мероприятиях плана социального проекта.
Завершив формулировку задач, еще раз мысленно представьте себе, что все они успешно реализованы, все, что вы написали в разделе «Задачи» уже выполнено. А теперь ответьте на вопросы:
Приведет ли это к нужному результату, который объявлен целью вашего социального проекта?
Все ли задачи выполнены?
Такой мысленный эксперимент помогает на данном этапе увидеть возможные слабые места, предвидеть и предупредить определенные сбои в реализации проекта и т.д.
Еще раз подчеркнем, что от четкости и осознанности формулировок цели и задач проекта во многом зависит успех всех ваших дельнейших усилий.
Таким образом, четвертый шаг позволяет вам сформулировать основную цель работы над социальной проблемой, описав желаемый результат, а также конкретизировать мероприятия по достижению поставленной цели с помощью задач, то есть четких и последовательных шагов.
Мудрые мысли великих людей
Наметьте себе цель, составьте план и затем работайте для осуществления этой цели; изучите относительно ее все, что вы можете, и вы наверняка достигнете успеха.
Уотерс
Кто не знает, куда направляется, очень удивится, попав не туда.
Марк Твен, писатель
Кто хочет достичь цели, должен ее знать.
Азбуч ное правило менеджмента
Для достижения успеха надо ставить цели несколь ко выше, чем те, которые в настоящее время могут быть достигнуты.
Макс Планк
Шаг № 5. Составление плана работы
Только тот, кто планирует, и может организовать.
Аксиома менеджмента
№
|
Основные задачи
|
Ожидаемые результаты
|
1
|
Определить перечень основных мероприятий по осуществлению цели и задач проекта
|
Письменно оформленный документ – план работы
|
2
|
Установить время проведения как подготовительных, так и основных мероприятий проекта
|
Точный график выполнения плана
|
3
|
Определить ответственных за каждый пункт плана
|
Список ответственных за реализацию каждого пункта плана
|
4
|
Указать необходимые ресурсы и источники их получения
|
Перечень необходимых ресурсов и источников их получения.
|
Комментарии:
План реализации любого социального проекта должен обладать указанными ниже свойствами, до того, как вы начнете его осуществлять:
1. План должен быть сформулирован в четких и ясных выражениях, написан конкретно, с указаниями точных цифр и дат. Например, силами команды из 6 человек (перечисляются члены команды) посадить аллею из 50 деревьев на улице А.С. Пушкина – срок выполнения до 30 октября 2000 г. Неудачной можно считать формулировку «улучшить экологическую обстановку в городе». Для каждого пункта плана должны быть указаны измеряемые показатели и должна быть установлена точная дата начала и что более важно – окончания – к 10 ноября, а не просто в 2000 году.
2. План должен быть достижимым, то есть реальным для вашей команды и выполнимым по срокам. Не стоит писать о посадке нескольких тысяч деревьев, если вас всего трое или четверо человек. У вас просто не хватит времени, да и деревьев тоже. Ведь кроме плана реализации вашего социального проекта, у вас есть еще обязанности в семье, в школе, друзья, а также свои личные планы на будущее, например, подготовка к поступлению в вуз. Не стоит забывать и об этих сторонах жизни. Очень не хочется, чтобы проект стал для вас чрезмерной нагрузкой, психологической обузой, при одной мысли о которой у вас портится настроение. Работа (а реализация плана проекта, это, прежде всего, серьезная работа) должна быть в радость, приносить удовлетворение.
3. План должен быть написан, т.е. зафиксирован на бумаге (лучше в нескольких экземплярах, чтобы у каждого члена команды всегда под рукой был план работы). То, что не написано, не является планом, так как такую работу очень трудно контролировать. Кто-то может просто забыть то, что вы наметили (спланировали), а кто-то будет делать совсем другое, думая, что именно об этом вы и договаривались.
Советуем потратить необходимое время (сколько бы на это не понадобилось часов или даже дней), но составить письменный план!!!
4. План должен быть составлен сообща и принят всеми людьми, которые будут нести ответственность за его осуществление. Во время обсуждения варианта плана работы нужно дать возможность высказаться всем, в том числе и тем, кто готов критиковать ваш черновой вариант предлагаемых мероприятий, их содержание, сроки проведения и т.д. Чем больше высказываний и замечаний прозвучит на этапе подготовки и обсуждения, тем больше шансов, что составленный план будет реален и главное – выполнен.
5. План целесообразно (и даже необходимо) передать тем, кто может высказать по нему свои замечания: специалистам, экспертам, опытным членам Организации или Клуба и т.д. Это поможет избежать ошибок и недочетов, которые практически неизбежны при составлении плана командой, впервые начинающей такое серьезное дело. Не бойтесь критики! Конструктивная критика чрезвычайно полезна. Она помогает увидеть потенциальные просчеты, которые «всплывут» во время осуществления плана, а также определить те действиями, которые необходимо предпринять для их устранения еще до начала реализации намеченных мероприятий.
Это поможет избежать неизбежного разочарования, которое наступает, когда команда начинает реализацию проекта, но вдруг то тут, то там происходят сбои, чего-то не учли, о чем-то забыли, с кем-то не договорились и т.д. Кроме самого главного – серьезных срывов запланированных работ, наступает охлаждение самих членов команды к задуманному делу.
6. Очень важно определить персональную ответственность каждого члена команды за выполнение плана. В обсуждении плана могут принимать участие многие, в том числе и другие члены Организации, но только один человек должен отвечать за его осуществление – старший менеджер, наделенный правом требовать от остальных членов команды выполнения тех разделов плана, за которые они персонально отвечают. Вместе с тем, наличие старшего менеджера, его личной ответственности за реализацию всего проекта в целом, не означает, что остальные члены команды простые исполнители его воли.
Еще раз подчеркнем, что каждый из них должен (и вправе) иметь свой личный участок работы, за который он несет персональную ответственность и может организовать ее выполнение по своему усмотрению, разумеется, с учетом общего плана и всего замысла проекта.
7. План должен касаться не только конечных результатов (то есть достижения цели), но и путей их выполнения (то есть решения конкретных задач, с помощью которых и достигается указанная цель).
8. По каждому пункту план необходимо указать все, что необходимо для его реализации (материальные, финансовые, людские ресурсы). Это крайне важно, иначе план превращается в некий «прожект» («а не построить ли нам мост через эту речку»). Любое запланированное мероприятие должно быть обеспечено всем необходимым. Разумеется, это требует тщательной проработки, анализа, расчетов, поиска источников получения необходимых ресурсов и т.д. Но без решения всех этих вопросов ваш план будет заранее обречен на неудачу.
9. Индивидуальные планы членов команды должны быть включены в общий план работы над проектом. Это поможет каждому члену команды, менеджеру проявить себя и внести свой вклад в общее большое и нужное дело!
Примерная схема план работы
№
|
Что сделать?
|
Когда?
|
Кто отвечает?
|
Что нужно?
|
1.
|
|
|
|
|
2.
|
|
|
|
|
и т.д.
Таким образом, пятый шаг позволяет вам, представив объем предстоящей работы, сроки ее выполнения, назначив ответственных за каждый пункт и перечислив все, что необходимо для ее выполнения, составить реально выполнимый план.
Мудрые мысли великих людей
Я беру на себя смелость утверждать, что люди лучше умеют составлять планы, нежели выполнять их.
Ж. Лабрюйер
В каждом отделе труда разница между первоклассной и посред ственной работой в немалой степени зависит от той тщательности, с которою выполняются мельчайшие подробности.
Документ – это лист бумаги, на котором есть дата и подпись.
А.Сергеев, афорист
Кто долго раздумывает, не всегда находит луч шее решение.
И.В. Гете
Привыкайте все делать основательно. Привычка спешить крайне вредна, так как приучает человека к небрежной работе.
Джон Тодд
Пусть неприязненная критика будет для вас тем, чем порыв ветра является для орла, – силой, которая поднимает его выше.
П. Рутт, психолог
Наш оппонент – наш помощник. Своим противодействием он заставляет нас знакомить ся с нашим предметом во всех его разветвлениях, не позволяя нам быть поверхностными.
Эдмунд Берк
Сохраняй хладнокровие в споре, потому что запальчивость делает ошибку проступком, а правду – невежливостью.
Джордж Гербер
Шаг № 6. Составление рабочего графика
Работай с умом, а не до ночи.
Э. Кроткий, афорист
№
|
Основные задачи
|
Ожидаемые результаты
|
1
|
Составить график выполнения всех пунктов плана
|
Рабочий график
|
2
|
Оформить график в виде таблицы
|
Письменно оформленный график работ
|
Комментарии:
1. Выделение этого пункта плана в отдельный шаг свидетельство важности согласования по времени всех разделов и мероприятий плана. От четкости и согласованности действий всей команды, каждого ее члена во многом зависит успех всего социального проекта. Очень важно таким образом распределить все планируемые мероприятия, чтобы на подготовку каждого из них было достаточно времени. При этом следует иметь в виду, что на подготовку различных мероприятий плана требуется различное время. Например, подготовка информационных материалов о предстоящей акции потребует нескольких недель работы в библиотеке, а сама акция может занять всего несколько дней или даже часов. Имейте это в виду при составлении временного графика выполнения как подготовительных, так и основных мероприятий.
2. Принципиально важно таким образом продумать график, чтобы определенные периоды не были перегружены различными мероприятиями, а в другие дни (или недели) оказались совершенно свободными от плановых работ. Именно для этого очень удобно использовать график использования времени.
Понедельный график выполнения работ
Месяц _____________________ Год ______________
№
|
Неделя
|
Содержание работ
|
Выполнение
|
1.
|
1-7 октября
|
|
|
2.
|
8-14 октября
|
|
|
3.
|
15-21 октября
|
|
|
В каждой строчке таблицы записываются все планируемые на эту неделю мероприятия. После ее заполнения, вы сразу можете увидеть, равномерно ли распределены мероприятия. Может случиться так, что на одну из недель приходится в 2 или 3 раза больше работы, чем в остальные. Тогда есть смысл по-другому спланировать именно время выполнения этих работ. Причем, объем работ остается тот же, вы только перераспределяете их. В этом случае вы можете избежать ненужных перегрузок, и тем более, – практически неизбежных сбоев, которые происходят, когда в течение одной недели вам приходится выполнять намеченное в ущерб всем остальным делам.
3. Возможен и другой вариант составления графика учета времени. В этом случае указывается количество оставшихся до окончания планового срока дней (или недель), а также сам срок окончания работ или мероприятия. Идет как бы обратный отсчет оставшегося времени. Вспомните, как это делало Центральное Телевидение, когда информировало всю Россию о том, что до дня рождения А.С. Пушкина осталось 20 дней, затем 15, 10 и т.д. Вот в этом же стиле можно организовать учет дней, которые остались до намеченного мероприятия.
Приводим примерный вариант такого графика распределения времени. |
