Полная инструкция по работе в Комплексной конфигурации 1 ООО «Аксистем®»
Скачать 5.5 Mb.
|
Контактные данные ООО «Аксистем®» и порядок обращенияWeb-адрес: http://axistem.ru/ Телефоны: Отдел продаж: (383) 233-31-40 Тех.поддержка: (383) 222-72-59 Отдел разработки: (383) 213-18-40 Факс: (383) 219-52-50 Электронная почта: Тех.поддержка: support@axistem.ru Запрос лицензий: liscense@axistem.ru Продажи и общие вопросы: info@axistem.ru Адрес: Россия, г. Новосибирск, ул.Вокзальная магистраль, д.16, оф.402 Почта: Россия, 630004, г. Новосибирск-4, а/я 214 для ООО «Аксистем» При первом обращении необходимо указывать:
- Клиент-Коммуникатор 6.5 / 7.0 (версия системы); - Дату релиза Клиент-коммуникатора можно посмотреть: пункт Меню «Стандартные», пункт О программе; - УБ /ПСБ /BTL/ ВЭД (конфигурация); - 3.0/ 3.1 (версия конфигурации); - Дату релиза конфигурации можно посмотреть: пункт Меню «Утилиты», режим Настройка параметров системы, вкладка Системные константы, строка «Дата релиза»
При обращении в службу технической поддержки укажите так же:
Опишем вопросы, которые будут рассматриваться в настоящем руководстве пользователю. Общий интерфейс программы В данном разделе описаны правила работы с режимами и карточками в системе Клиент – Коммуникатор. Для того, чтобы использовать предлагаемую функциональность системы в полном объеме – необходимо изучить данный раздел руководства. Здесь Вы познакомитесь с описанием общего интерфейса программы (Панель навигации, Панель информации, Лента), правилами заполнения полей в карточках и общими принципами работы с ними, возможностями работы с режимами: настройка персонального отображения таблиц (настроить режим так, как Вам будет это удобно), отображение/скрытие колонок, группировки и сортировками записей, фильтрация и т.д. Так же в этом разделе Вы узнаете как вызывать печатные отчеты, экспортировать данные в Excel, настраивать OLAP-таблицы (аналог сводных таблиц в Excel), работать с файлами. Так же в данном разделе Вы узнаете о горячих клавишах, которые могут быть использованы в системе Клиент – Коммуникатор (кроме стандартных сочетаний, используемых любыми Windows – приложениями) и цветовой индикации (раскраске) строк в различных интерфейсах системы (например, что означает, если задача выделена красным). Продажи В данном разделе описаны режимы пункта Меню «Продажи», предназначенного для работы менеджеров по продажам. Реестр контрагентов. В этом разделе Вы научитесь создавать контрагентов (поставщиков, клиентов, конкурентов, физических лиц) и контактных лиц по ним, заносить данные о юридических лицах (юридических реквизитах) и платежных реквизитах (расчетный счет, банк). Узнаете как система позволяет проводить анализ клиентской базы, увидите какие аналитические отчеты по контрагентам существуют в системе. Реестр контактных лиц. В данном разделе Вы познакомитесь с заполнением карточки контактного лица (сотрудники контрагента), узнаете основные особенности работы с контактными лицами. Управление задачами. В этом разделе находится задачник для сотрудников (когда кому нужно позвонить, что сделать, кому отправить коммерческое предложение и т.д.). Работа с этим разделом позволит пользователям улучшить распределение своего времени, не забыть о каких-либо намеченных заданиях, встречах, планировать свое рабочее время. В целом – этот раздел является очень полезным инструментом тайм-менеджмента. Для руководителя отдела продаж существует так же возможность планировать количество задач сотрудникам (например, в этом месяце необходимо обзвонить 300 контрагентов, разослать 50 коммерческих предложений, провести 20 презентаций). Управление продажами. Под продажами понимается весь процесс от начала переговоров с клиентом (предложение ему своих товаров/услуг) и до заключения сделки (непосредственно продажи), либо отказа. В качестве продажи так же может выступать работа по тендеру или оформление заявки от покупателя. Работа с этим разделом рекомендуется, если Ваша компания использует довольно сложные процессы продаж (в случае когда продажа продукта заключается только в выписке счета и расходной накладной – этот механизм управления продажами компании является не столь актуальным), например, если перед заключением договора и совершением непосредственно продажи продукта или услуг требуется серьезная проработка контрагента, ведутся переговоры, проводятся презентации. При помощи этого механизма управления сбытом компания может оценить насколько эффективно работает отдел продаж, какие основные возражения и вопросы возникают у клиентов, сколько продаж из всех были успешно завершены в определенном периоде (воронка продаж) и многое другое. Дебиторская задолженность. В данном интерфейсе можно посмотреть отчет по динамике накопления (или снижения) дебиторской задолженности в разрезе контрагентов. Счета на оплату. В этом разделе описано каким образом менеджер может выписать счет клиенту, распечатать его, запланировать график поступлений и отследить оплаченность счета. Так же в этом разделе говорится о некоторых аналитиках по счетам. Управление рекламациями. Под рекламацией понимается претензия по поводу ненадлежащего качества или количества поставляемого товара, требование об устранении недостатков, снижении цены, возмещении убытков или причинённого ущерба. По своей сути этот раздел является электронным представлением книги жалоб и предложений. Управление обращениями клиентов позволит Вашей компании повысить качество своей работы, более гибко реагировать на потребности клиентов, не оставлять без внимания иногда очень критичные замечания, претензии и предложения. Механизм рекламациями позволяет отслеживать обратную связь от клиентов. E-mail. В данном разделе можно посмотреть все письма, загруженные в систему при интеграции с Outlook. Мой органайзер. В данном разделе отображаются все задачи текущего пользователя в виде органайзера. Документы В данном разделе описаны режимы пункта Меню «Документы», предназначенного для работы с документооборотом компании. Управление договорами. Каждой компании необходимо знать какие договоры есть, сроки их действия (чтобы не продолжать платить по закрытому договору), а так же управлять процессом согласования и подписания договоров. Так же в системе существует возможность распечатки типовой формы договора купли-продажи (форму договора каждая компания должна отредактировать под себя). Порядок в этой части работы Вашей компании – одна из главных составляющих успешной работы. Реестр документов. Изначально документами предполагается оформлять приложения к продажам и договорам. Но при внедрении системы Вами может быть заложена немного иная схема работы с документами. Например, в качестве документов можно фиксировать спецификации товаров, технические задания, приказы и распоряжения, служебные записки и т.п. Реестры первичных документов. Под первичными документами в системе понимаются: Счета (описаны в другом разделе), Акты, Счета-фактуры. Выписка этих документов и особенности работы с ними описаны в данном разделе. Управление визами. Под визами понимаются визы согласования договоров, документов, продаж, проектов. Необходимы в случае использования процесса согласования этих объектов (документов, договоров, продаж и проектов) с другими сотрудниками компании (например, менедежр продаж не может подписать договор без визы руководителя компании). Библиотека. В данном режиме находятся основные регламенты по работе с системой, могут храниться так же инструкции, приказы, техническая документация, должностные инструкции и прочие документы, необходимые для работы сотрудников вашей компании. Продукты В данном разделе описаны режимы пункта Меню «Продукты», предназначенного для работы с продуктами и услугами компании, создания заявок поставщику и складских операций. Настройки прайс-листа. Данный интерфейс позволяет создавать группы и подгруппы номенклатуры, создавать торговые марки и определять основные типы цен, которые могут быть использованы в прайс-листе. Каталог продукции. Данный интерфейс представляет собой справочник номенклатуры, в котором можно указать закупочные цены (и поставщиков), продажные цены, единицы измерения, комплектации продуктов, аналоги, сопутствующие товары и основные характеристики продуктов и услуг. Из данного интерфейса можно распечатать прайс-лист и ценники. Складские операции. Под складскими операциями понимаются три интерфейса: поступление продуктов на склад (в том числе и возвраты от клиентов), списания продуктов со склада (в том числе реализация, брак и возвраты поставщикам), перемещение продуктов по складам (перенос продуктов с одного склада вашей компании в другой). В этом разделе описана технология работы со складами и складскими операциями в системе Клиент - Коммуникатор. Управление складскими остаткми. В данном разделе настоящего руководства описано как можно посмотреть остатки продуктов на складах Вашей компании. Данный интерфейс предназначен для использования менеджерами по снабжению и кладовщиками. Просмотр остатков по продуктам для менеджеров продаж возможен из интерфейса выбора продуктов, или из прайс-листа. Заявки поставщику. В данном разделе можно создавать и распечатывать заявки поставщикам на закуп продуктов. Интерфейс предназначен для работы менеджеров по снабжению. Управление производством. В данном разделе описывается управление производством: как поставить план на производство или комплектацию продуктов, как создать списание со склада комплектующих и принять на склад готовый продукт, как рассчитывается себестоимость производства. Проекты В данном разделе описаны режимы пункта Меню «Проекты», предназначенного для работы над проектами, выполняемыми вашей компанией. Управление проектами. В данном разделе описаны принципы работы с проектами в системе Клиент – Коммуникатор. Ведение проектов позволит менеджерам по проектам всегда видеть что уже сделано по проекту, что еще предстоит сделать и какие вопросы возникают у сотрудников при работе над проектом, какие ресурсы необходимы для выполнения проекта и какой доход принесет вашей компании этот проект. Использование данного инструментария системы позволит повысить качество работы над проектами, систематизирует их. В качестве проектов могут фиксироваться такие проекты как «Разработка программного обеспечения», «Разработка корпоративного дизайна» или инвестиционные проекты «Открытие нового подразделения». Отчет по моим назначениям – в данном интерфейсе исполнитель может посмотреть список своих назначений по проектам (список работ, которые ему предстоит выполнить) и отметить то, что уже сделано, написать отчет по выполнению, задать вопросы относительно выполнения работы, указать комментарии, прикрепить файлы и т.д. Отчет по назначениям для руководителя – руководитель проекта может посмотреть какие из назначений были выполнены, подтвердить выполнение или отправить на доработку. В этом интерфейсе менеджер проекта может посмотреть чем занимаются исполнители в настоящий момент времени и насколько фактические трудозатраты отклоняются от плановых. Загрузка ресурсов в проектах. В данном интерфейсе в виде органайзера можно посмотреть расписание сотрудников по проектам. Маркетинг В данном разделе описаны режимы пункта Меню «Маркетинг», предназначенного для управления маркетинговыми инициативами (проектов, действий и акций по продвижению продукции вашего предприятия). Управление маркетинговыми инициативами. Под маркетинговой инициативой понимается любое действие по продвижению продукции или услуг предприятия (размещение баннера или рекламы, проведение презентаций (не в рамках продажи), холодные звонки, публикации статей, рассылки и т.п.) В данном разделе Вы узнаете как зафиксировать маркетинговую инициативу, посчитать затраты на нее, проанализировать фактическую эффективность действия этой маркетинговой инициативы. Информационные источники. Это справочник, в котором можно указать какими информационными источниками может пользоваться ваша компания (например, ДубльГис, газеты, журналы, сайты, типографии, печатные листовки и т.п.). В данном разделе описано так же каким образом оценить отдачу от использования данного информационного источника. Управление рассылками. В этом разделе Вы узнаете как организовать массовую рассылку писем, выбрать получателей, создать шаблон для отправки письма. Финансы В данном разделе описаны режимы пункта Меню «Финансы», предназначенного для управления финансами и бюджетирования в вашей компании. Операции по кассам-счетам. В данном разделе Вы познакомитесь с понятием Кассы-счета, узнаете как можно посмотреть движения денежных средств по кассе, создать переносы денежных средств с одной кассы-счета на другой, зафиксировать поступления и расходы денег Казначейство. В данном режиме описывается работа с интерфейсом, который позволяет планировать текущие оплаты (например, составить список того, что нужно оплатить сегодня), исходя из того, какие оплаты были запланированы и наличия денежных средств. Платежный календарь. В данном режиме отображаются плановые поступления и расходы, а так же показываются кассовые разрывы. Справочник статей бюджета. В данном разделе описано, каким образом можно занести свои статьи бюджета в Клиент-Коммуникатор (предполагается, что статьи бюджета уже были разработаны в Вашей компании). По построению системы бюджетирования в компании написано не мало книг, поэтому в этом руководстве будут описаны только инструменты реализации бюджетирования, но не теория бюджетирования. Планирование бюджетов. В данном разделе описано как через систему Клиент-Коммуникатор можно заносить планы по статьям бюджета. Исполнение ДиР. В данном режиме описан интерфейс, через который можно посмотреть уже сформированный (план-факт) бюджет доходов и расходов в разрезе статей бюджета. ДиР формируется по отгрузкам (акты и реализации) и планам доходов и расходов. Исполнение ДДС. В данном режиме описан интерфейс, через который можно посмотреть уже сформированный (план-факт) бюджет движения денежных средств в разрезе статей бюджета. ДДС формируется по оплатам и поступлениям денег (как плановым, так и фактическим). Справочник валют. Если Ваша компания может работать не только с рублями (например, у вас есть поставщики, которые отгружают вам продукцию в долларах), то вам необходимо в данном интерфейсе указать эти валюты. Курсы валют так же заносятся через этот интерфейс (пока автоматическая фиксация курсов валют не реализована). Персонал В данном разделе описаны режимы пункта Меню «Персонал», предназначенного для управления персоналом Вашей компании. Структура предприятия. В этом интерфейсе можно создать свое предприятие (или несколько своих предприятий), указать их юридические и платежные реквизиты, создать подразделения и должности сотрудников. Это – очень важный пункт для правильной работы системы Клиент – Коммуникатор. Управление пресоналом. В данном разделе вы узнаете как занести сотрудника в систему, (создать и заполнить карточку сотрудника) указать его основные сведения (телефоны, адрес, паспортные данные и т.п.), создать график отпусков, занести данные о проведении аттестации и др. Занесение пользователей в систему (добавление им логина и пароля для входа в Клиент – Коммуникатор) описано в инструкции по Администратору, которую можно посмотреть в Пуск->Программы->BMicro->Помощь->Администратор.pdf. Справочник сотрудников. Данный интерфейс необходим всем сотрудникам компании, сюда вынесены все необходимые данные (рабочий телефон, полное ФИО, должность) для того, чтобы любой сотрудник компании мог посмотреть телефон другого сотрудника и позвонить ему, либо посмотреть полное ФИО. Просмотр карточки из этого интерфейса не доступен, а это означает, что личные данные сотрудника – останутся засекречены. График отпусков. Данный режим необходим при планировании графика отпусков в Вашей компании. KPI (показатели). В данном разделе описывается как занести показатели эффективности работы сотрудников, а так же смотреть план-факт по плановым и фактическим показателям. Dashboard (панель индикаторов). Данный интерфейс предназначен для анализа различных показателей KPI в системе. Утилиты В данном разделе описаны режимы пункта Меню «Утилиты», в котором собраны дополнительные функции и настройки системы Клиент-Коммуникатор. Настройка справочников. В данном разделе описано заполнение справочников системы, которые каждая компания должна настроить под свои подребности. Настройка параметров системы. В данном разделе описано заполнение системных констант (возможных настроек системы), настройки нумерации и зависимостей стадий и статусов продаж по типам. Настройка групп контрагентов. В данном разделе описывается как создавать группы контрагентов и создать рассылку по контрагентам в этой группе. Хранимые файлы. В хранимых файлах хранятся все файлы, которые были прикреплены к продажам, договорам, контрагентам, контактным лицам, проектам и иным объектам системы. В данном интерфейсе можно быстро найти любой файл, который хранится в системе. Шаблоны Word. В данном разделе описано каким образом можно создавать печатные отчеты, которые будут выводиться в Word (например, печатная форма договора или заявки поставщикам). Шаблоны Excel. В данном разделе описано каким образом можно создавать печатные отчеты, которые будут выводиться в Excel. Шаблоны Outlook. В данном разделе описано каким образом можно создавать шаблоны для отправки писем через Outlook. Режим «Журнал действий пользователя в системе». В данном разделе описан интерфейс для просмотра логов (кто из пользователей какие данные изменял, удалял или добавлял). Настройка логирования описана в инструкции к Конфигуратору. Посмотреть ее можно в Пуск->Программы->BMicro->Помощь->Конфигуратор.pdf. Импорт из Excel. В этом разделе описано как импортировать данные из Excel и создавать шаблоны для импорта. Этот раздел необходим для изучения при начальном заполнении базы. В системе уже созданы несколько шаблонов импорта (для контрагентов, контактных лиц, продуктов, банков, сотрудников), работа с этими шаблонами и правила заполнения таблиц в Excel так же описана в этом разделе. OLAP. В данном разделе описано каким образом можно создавать свои сводные таблицы по данным, имеющимся в системе. Режим «Ошибки и запросы по работе КК». В этом разделе описано как фиксировать историю обращений к разработчикам (ООО Аксистем®) при возникновении ошибок, предложений или вопросов по работе с системой Клиент – Коммуникатор и ответы разработчиков на эти запросы. Фиксирование вопросов необходимо для накопления базы знаний по компании (чтобы не обращаться по одному и тому же вопросу несколько раз). Панель навигации В данном разделе описаны аналитики, расположенные на Панели навигации, описано их назначение, а так же настройка фильтров и параметров. Аналитика и отчеты В данном разделе перечислены все аналитические отчеты и печатные отчеты (печатные формы), которые существуют в системе Клиент-Коммуникатор. Отчеты разбиты по блокам, в зависимости от основного объекта (продажи, договоры, задачи и т.д.), по которыму они строятся. В каждом из блоков находится таблица, в которой содержится название и описание отчета, вид отчета (CR (Crystal Report), Word, Режим, OLAP, График), откуда можно вызвать этот отчет. |
Похожие:
 | Пко организации для заключения договора генерального подряда по Комплексной реконструкции Базового склада гсм ООО «тзк «Северо-Запад»,... | | Мы не приводим общие сведения о работе различных режимов системы «1С: Предприятие 8», а рассматриваем внутреннюю структуру и порядок... |
 | Диплом победителя школьного этапа всероссийской олимпиады школьников по обществознанию, физике 2012 г | | Анализ изменений конфигурации «Зарплата и Кадры, ред. 3» в части кадрового учета. 3 |
| Программа ежедневной комплексной уборки помещений ООО «Самаранипинефть» (Приложение 2) | | Общая характеристика комплексной конфигурации «Бухгалтерия+Торговля+Склад+Зарплата+Кадры» 10 |
| ... | | «Разработка комплексной модели экономической эффективности регионального учреждения культуры» |
| Разработка, согласование, утверждение и корректировка паспорта комплексной безопасности | | В «Инструкции по работе в корпоративном портале «Битрикс24»» (далее – Инструкция) использованы следующие определения |