Режим «Реестр контактных лиц»
В данном интерфейсе отражен перечень всех контактных лиц всех контрагентов. По каждому контактному лицу можно просмотреть общие сведения по контрагенту, просмотреть или зафиксировать задачи с ним, его детей или прикрепить файлы.
Интерфейс режима Реестр контактных лиц, показан на Рис. 3 .76.
Рис. 3.76. Реестр контактных лиц
Интерфейс Реестра контактных лиц можно разделить на четыре области:
Панель фильтрации
Дерево фильтров
Таблица контактных лиц
Вкладки
Карточка «Контактные лица»
Карточка для добавления нового контактного лица содержит информацию не только общего плана (ФИО, должность, раб. телефон), но и позволяет более детально описать контактное лицо, например, зафиксировать его день рождения или указать наличие детей и др.
Для физического лица контактное лицо создается автоматически. При этом данные на карточке контактного лица и на карточке контрагента всегда дублируются (не важно в какой карточке были сделаны изменения).
Карточка контактного лица представлена на Рис. 3 .77.
Рис. 3.77. Карточка контактного лица
Карточка состоит из трех вкладок:
Основные сведения (общие сведения по контактному лицу, позволяющие с ним связаться в рабочее время),
Личные сведения (информация о месте проживания контактного лица и указание его паспортных данных),
Информация для документов (если контактное лицо участвует в подписании каких либо документов, например, договоров, актов, счетов и т.п., то необходимо заполнить все поля данной вкладки, т.к. при формировании печатных отчетов они обязательно потребуются).
Панель навигации позволяет быстро переключаться между различными режимами и аналитиками по контактному лицу. При помощи Панели навигации, например, можно просмотреть историю взаимодействия с контактным лицом, указать праздники с которыми необходимо данное контактное лицо поздравить, указать детей, просмотреть карьеру (историю смены мест работы контактного лица), и т.п.
В карточке контактного лица обязательно нужно заполнить поля на вкладке Основные данные: Фамилия, Имя, Отчество.
Если контактное лицо является первым лицом компании-контрагента, то необходимо установить галочку Главное лицо.
Вкладка «Основные сведения»
Вкладка Основные сведения отображена на Рис. 3 .77. На вкладке указываются следующие поля:
Фамилия, Имя, Отчество – фамилия, имя, отчество контактного лица соответственно.
Пол – в данном поле выбирается пол контактного лица, в зависимости от пола заполняется обращение.
Обращение - Значение данного поля может быть использовано впоследствии в шаблоне документов, например, зная, значение данного поля, можно автоматически подставлять в шаблон письма обращение «Уважаемый» или «Уважаемая».
Обращение – обращение к физическому лицу. По умолчанию после выбора пола заполняется «Уважаемый» или «Уважаемая».
Должность – наименование должности, которую занимает данное контактное лицо
Рабочий телефон – номер рабочего телефона данного контактного лица. При создании карточки из интерфейса Реестр контактных лиц, после указания места работы контактного лица в данное поле автоматически заносится поле Телефон или Телефон2, указанный на карточке контрагента. При создании карточки из интерфейса Реестр контрагентов данное поле заполняется автоматически номером телефона из карточки контрагента (поле Телефон или Телефон 2 на карточке Контрагент).
Мобильный телефон – номер мобильного телефона контактного лица.
Электронная почта – e-mail контактного лица.
Messenger – в данное поле заносится номер учетной записи контактного лица (например, номер ICQ или QIP или Google Talk или др.).
Web адрес – ссылка на Web сайт.
Примечание – данное поле, может содержать информацию, которая отражает характеристики контактного лица или информацию, какого плана рассылки хочет получать контактное лицо.
Основной контакт – наличие данной отметки означает, что именно это контактное лицо является основным при взаимодействии с Вашей компанией. У контрагента может быть только одно основное лицо. Если контактное лицо является первым (или единственным) контактным лицом контрагента, то галочка ставится автоматически.
Получает рассылки – наличие данной отметки означает, что данному контактному лицу можно высылать по электронной почте информацию (например, информационные рассылки, прайс-листы или коммерческие предложения).
Место работы – компания, в которой работает данное контактное лицо.
Роль в организации – по названию должности может быть не ясно чем конкретно занимается данное контактное лицо, в этом случае можно указать роль сотрудника в организации, например: руководитель организации, ответственный за продажи, ответственный за снабжение, ответственный за управление финансами, ответственный за ИТ, куратор проекта и т.п.
Вкладка «Личные сведения»
Вкладка Личные сведения представлена на Рис. 3 .78
Рис. 3.78. Карточка контактного лица, вкладка «Личные сведения»
На вкладке указываются следующие поля:
Дата рождения – в поле указывается дата рождения контактного лица. Данное поле необходимо заполнять, если ваша компания поздравляет своих клиентов с днем рождения.
Место рождения – наименование города, села, поселка или др.
Адрес – адрес фактического проживания контактного лица.
Домашний телефон – номер домашнего телефона контактного лица.
Документ – наименование документа, удостоверяющего личность.
Серия, Номер, Дата выдачи – серия, номер, дата выдачи документа.
Кем выдан – наименование органа, выдавшего данный документ.
Фото – здесь отображается ссылка на файл с фотографией контактного лица. Фотографии вносятся через ссылку «Фото» на Панели навигации карточки контактного лица.
Вкладка «Информация для документов»
Вкладка Информация для документов представлена на Рис. 3 .79
Рис. 3.79. Карточка контактного лица, вкладка «Информация для документов»
На вкладке указываются следующие поля:
Фамилия в род. пад., Имя в род. пад., Отчество в род. пад., Должность в род. пад., Основание действия в род. пад. – данные поля заполняются в том случае, когда контактное лицо подписывает документы (счета, акты, накладные, счета-фактуры), договора. В это поле вносятся ФИО в родительном падеже (Иваного Ивана Ивановича).
Заполнить эти поля можно при помощи кнопки Заполнить.
Внимание!
Если фамилия, имя или отчество не русские, то они не будут заполнены автоматически (требуется внести вручную).
Должности в родительном падеже не заполняются.
Отправка письма контактному лицу
Для отправки письма контактному лицу необходимо зайти в карточку контактного лица и нажать на кнопку  , расположенную около поля Электронная почта. После этого на экране появится окно, где пользователю предлагается выбрать: отправить письмо без использования шаблона, или с использованием шаблона.
Рис. 3.80. Выбор параметров отправки
Если Вы хотите просто отправить письмо с произвольным содержанием, то нужно выбрать пункт «Не использовать шаблоны».
Если Вы хотите отправить письмо по указанному шаблону, то нужно выбрать пункт «Использовать подготовленный шаблон».
Без использования шаблона
Если вы выбрали пункт «Не использовать шаблоны», то после нажатия на кнопку ОК откроется окно MS Outlook, в котором будет введен адрес получателя, тему письма и сообщение Вам необходимо заполнить самостятельно.
С использованием шаблона
При выборе пункта «Использовать подготовленный шаблон» на экране появится окно, в котором двойным кликом нужно выбрать шаблон сообщения
Рис. 3.81. Шаблоны отправки сообщения
После этого письмо в соответствии с выбранным шаблоном будет отправлено.
В зависимости от настроек безопасности Outlook может выдать следующее сообщение:
Рис. 3.82. Сообщение при отправке
Это сообщение возникает для блокировки нежелательной массовой рассылки сообщений (например, которая может проводиться вирусом). Если возникло это сообщение, поставьте галочку Разрешить доступ и выберите время на которое можно разрешить доступ (для отправки одного письма 1 минуты вполне достаточно).
Добавить фотографию контактного лица
Для добавления фотографии контактного лица необходимо зайти по ссылке «Фото» в карточке контактного лица и добавить туда файл с фотографией в формате .jpg, .png, .gif. На второй вкладке файла необходимо поставить галочку Фото.
Вкладки на интерфейсе режима «Реестр контактных лиц»
Вкладки по контактному лицу подробно отражают общие сведения, информацию о детях, задачах, прикрепленных файлах.
Перечислим все вкладки по контактному лицу в следующей таблице (Таблица 3 .4).
Таблица 3.4. Вкладки по контактному лицу
Вкладка
|
Описание
|
Задачи
|
Через данную вкладку можно фиксировать задачи по контактному лицу. В качестве задач может выступать звонок, встреча или любое другое действие. Работа с задачами описана в п..
|
Почта
|
В данной вкладке отображаются письма, загруженные по данному контактному лицу из Outlook.
|
Файлы
|
Данная вкладка отражает список файлов, которые прикреплялись к контактному лицу. Работа с файлами описана в п.2.5.
|
Родственные отношения
|
На данной вкладке отражен перечень родственников контактного лица
|
Карьера
|
На данной вкладке отображаются места работы контактного лица, должности и период его работы в данных компаниях. Данные на вкладку заносятся автоматически.
|
Дополнительные контакты
|
На данной вкладке можно занести не ограниченное количество телефонов, ICQ, факсов и других контактных данных по контактному лицу.
|
Принципы работы с некоторыми из вкладок аналогичны работе в соответствующих разделах (за исключением того, что на вкладках отображаются только объекты системы, связанные с текущим контрагентом, выделенным в таблице контрагентов. Поэтому опишем только вкладки, специфичные для режима Реестр контактных лиц.
Родственные отношения
Если есть необходимость хранения информации о родственниках контактного лица, то их можно фиксировать через вкладку Родственные отношения (Рис. 3 .83).
Рис. 3.83. Вкладка «Родственные отношения»
Карточка для занесения родственника представлена на Рис. 3 .84.
Рис. 3.84. Карточка «Родственники»
На карточке указываются следующие поля:
Фамилия, Имя, Отчество – фамилия, имя, отчество соответственно. Поле Имя является обязательным для заполнения
Дата рождения - в поле указывается дата рождения ребенка
Родственные отношения – в какой степени родства по отношению к контактному лицу относится этот родственник (дочь, сын, муж, жена, бабушка и т.д.)
Примечание – в данном поле может содержаться любая информация, которая имеет отношение к ребенку
Родитель – ФИО контактного лица. Значение данного поля подставляется автоматически при создании карточки. Данное поле является обязательным для заполнения
Карьера
Контактное лицо может переходить с одного места работы на другое, менять должность и т.д. в следствие этого может возникнуть необходимость фиксировать место его работы и занимаемые должности. Карьера фиксируется автоматически при изменении места работы или должности контактного лица. Посмотреть карьеру можно вкладке Карьера.
Рис. 3.85. Вкладка «Карьера»
Дополнительные контакты
Если все контакты контактного лица не помещаются на карточку (например, у него 2 мобильных телефона и 3 e-mail), то эти контактные данные мы можем внести на вкладке Дополнительные контакты.
Рис. 3.86. Вкладка «Дополнительные контакты»
Отчеты
Таблица 3.5. Аналитика и отчеты по контактным лицам
Название отчета
|
Вид
|
Описание
|
Вызов отчета
|
Аналитические отчеты
|
Информация о контакте
|
Word
|
Содержит основные данные о контактном лице.
|
Отчет вызывается из режима Реестр контактных лиц, либо из карточки Контактного лица
| |
