         
Приложение
к приказу № ____ от ______2017г.
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
«Тольяттинский государственный университет»
УТВЕРЖДАЮ
Ректор
_____________ М.М. Криштал
«___» ______________ 2017 г.
Инструкция по работе в корпоративном портале «Битрикс24»
Версия 1
Тольятти 2017
Оглавление
1.Сокращения и определения 3
2.Назначение и область применения 4
3.Нормативные ссылки 4
4.Доступ к порталу 4
4.1.Регистрация нового пользователя Битрикс 5
4.2.Перевод сотрудника в статус уволен или смена его подразделения 5
5.Поиск информации в Битрикс 5
5.1.Поиск задач в системе Битрикс по номеру 6
5.2.Просмотр информации о пользователях Битрикс 6
5.2.1.Личная страница пользователя 7
5.2.2.Просмотр личных страниц сотрудников ТГУ 7
6.Структура организации 8
7.Мгновенные сообщения 8
7.1.Бизнес-чат 10
8.Календарь 10
8.1.Настройки календаря 11
8.2.Добавление событий 12
9.Почта 12
9.1.Настройка корпоративной почты 13
9.2.Настройка личной почты 13
9.3.Отключение почтового ящика 14
10.Группы 14
10.1.Функционал работы в группах 15
10.2.Приглашение в группу 16
10.3.Удаление из группы 18
10.4.Уведомления о приглашении в группу 18
11.Хранение файлов 19
11.1.Загрузка документов на диск группы 19
11.1.1.Загрузка новой копии документа 20
11.2.Перенос документа из папки в папку 20
11.3.Хранение файлов по дистанционному обучению 21
12.Задачи 21
12.1.Просмотр задачи 22
12.2.Фильтры 24
12.3.Создание задачи 26
12.3.1.Корректное отображение индивидуального плана 28
12.4.Перенос крайнего срока 29
12.5.Копирование задач 30
12.6.Редактирование задач 30
12.7.Создание подзадач 31
12.8.Диаграмма Ганта 31
12.9.Исполнение и завершение задачи 32
12.10.Принятие задачи и выставление оценки 33
12.11.Просмотр задач своих подчиненных 33
13.Отчеты 34
13.1.Структура дополнительных отчетов 34
13.2.Отчет «Разработка контентов» 36
14. Модуль CRM 38
14.1.Поиск сущности 39
14.2.Профиль контакта 40
14.2.1.Создание контакта 40
14.2.2.Настройка и редактирование полей 44
14.2.3.Экспорт контакта 45
14.3.Лента CRM 46
14.4.Мои дела 47
14.5.Сделки 49
14.6.Лиды 50
Сокращения и определения
В «Инструкции по работе в корпоративном портале «Битрикс24»» (далее – Инструкция) использованы следующие определения:
Битрикс24 (далее – Битрикс) – корпоративный портал, предоставляющий пользователям (сотрудникам университета), доступ к различной служебной информации для организации групповой и индивидуальной работы.
Администратор Битрикса - пользователь, обладающий неограниченными правами на весь функционал портала.
Пользователь Битрикса – сотрудник ТГУ с начальным (минимальным) уровнем прав на работу в Битриксе.
Задачи – объекты Битрикс, предназначенные для организации персональной и групповой работы. Задачи обладают свойствами: контроля по времени, контроля по эффективности работы, приоритету выполнения, ролями и др. Работа с задачами доступна сотрудникам с любым уровнем прав.
Создатель - сотрудник, который создает и назначает задачу ответственному лицу (например, руководитель отдела).
Постановщик (Приемщик) – сотрудник, который контролирует и подтверждает выполнение задачи.
Ответственный – сотрудник, который несет ответственность за решение задачи.
Соисполнитель – сотрудник, которому была поставлена та же задача, что и другому сотруднику (например, задача была поставлена на весь отдел, сотрудники которого и будут соисполнителями).
Наблюдатель – сотрудник, который получает уведомления о ходе выполнения задачи, но не участвует в ее решении, т.е. не является ответственным и соисполнителем (например, руководитель подразделения, которому необходимо получать информацию о выполненных задачах другого отдела). Наблюдатели имеют возможность самостоятельно прекратить наблюдение за задачей.
Группа (рабочая группа) – виртуальное объединение людей для решения или обсуждения общих вопросов, целей и задач.
Администратор группы – владелец группы, имеющий полные права на ее редактирование, включая удаление группы.
Модератор группы – сотрудник, имеющий ограниченные права на работу с группой (не может редактировать состав, изменять настройки группы, удалять; может добавлять участников в закрытые группы).
Крайний срок – дата и время, к которому задача должна быть выполнена.
Отчет по эффективности - страница, на которой выводятся сведения об эффективности работы сотрудников (анализируется состояние задач, назначенных сотруднику).
Библиотека документов - раздел Битрикс, позволяющий организовать коллективную работу над документами и файлами.
CRM (Customer Relationship Management System) – программный модуль в составе Битрикс, предназначенный для повышения уровня продаж и улучшения обслуживания клиентов.
Лид - запись о какой либо форме контакта (телефон, e-mail, очная встреча и так далее).
Лента CRM - список дел и событий, на которые подписан пользователь, отображающийся на отдельной странице CRM.
Дело - задача, письмо, звонок или встреча, привязанные к какой-либо сущности CRM.
Контакт - запись о личности, с которой было общение (визитная карточка).
Компания - запись о компании, которая сотрудничает (либо может сотрудничать) с ТГУ.
Сделка - запись о работе с Клиентом, Компанией.
В настоящей Инструкции приняты следующие сокращения:
СП АХО – служба поддержки административно-хозяйственного обслуживания.
ПР – программа развития.
ЦСИ – центр стратегических инициатив.
УД – управление делами.
ДО – дистанционное обучение.
СЗ – служебная записка.
УМУ – учебно-методическое управление.
ЦНИТ – центр новых информационных технологий.
ОРДО - отдел развития дистанционного обучения.
ОПиОУП - отдел планирования и организации учебного процесса.
|
