1. Правила совершения операций и документооборота (операционный регламент).
Правила совершения операций и документооборота (операционный регламент) – устанавливают порядок совершения операций и документооборот Депозитария, включая процедуры отражения во внутренних документах Депозитария всех совершаемых операций, порядок обработки документов, разграничение полномочий по их обработке, хранению и последующему использованию документов.
Система документооборота Депозитария
Документы, входящие в систему документооборота Депозитария, разрабатываются в соответствии с действующим законодательством РФ, нормативными правовыми актами ФСФР России, регулирующими депозитарную деятельность.
Система документооборота Депозитария должна обеспечивать возможность восстановления всех учетных данных о Депонентах, их правах и совершенных операциях, а также возможность продолжения деятельности в случае отказа компьютерного оборудования или программного обеспечения.
Документооборотом Депозитария именуется процесс:
создания или получения от Депонентов Депозитария, попечителей, операторов счетов депо (разделов счетов депо), уполномоченных государственных органов первичных документов;
обработки первичных документов;
проверки формы и содержания первичных документов;
принятия к учету первичных документов;
внесение изменений в учетные регистры;
формирования и выдачи отчетных документов;
передачи в архив первичных документов.
Документы, входящие в систему документооборота Депозитария можно разделить на:
входящие;
исходящие;
внутренние.
Входящая документация представляет собой внешние документы, поступающие от Депонентов Депозитария, эмитентов, контролирующих органов, саморегулирующих организаций и т.д.
К входящей документации, в частности, относятся:
поручения Депонентов;
административные распоряжения должностных лиц организации, подразделением которой является Депозитарий;
базовые документы, сопровождающие исполнение поручений по счету (документы, прилагаемые к поручениям в соответствии с Клиентским регламентом);
выписки со счетов номинального держателя Депозитария в системах ведения реестров владельцев именных ценных бумаг;
выписки с междепозитарных счетов депо Депозитария в вышестоящих депозитариях;
оригиналы и копии юридических документов и договоров, предоставляемых Депозитарию Депонентами и третьими лицами;
запросы, заявления, жалобы и письма Депонентов;
запросы эмитентов и регистраторов;
запросы контролирующих органов;
иные аналогичные документы.
Исходящая документация, как правило, является отчетом о произведенных действиях и представляет собой сообщение Депоненту Депозитария в письменном виде. Кроме того, исходящими могут быть поручения (распоряжения), направляемые Депозитарием в другие депозитарии (регистраторам) по месту исполнения операций.
К исходящей документации относятся:
отчеты и выписки клиентам по счетам депо и проведенным операциям;
акт приема-передач ценных бумаг (для документарных ценных бумаг);
отчеты клиентам по принятию поручений к исполнению;
отказы клиентам в исполнении поручений;
ответы на запросы, жалобы клиентов;
ответы на запросы эмитентов и регистраторов;
ответы на запросы контролирующих органов;
поручения (распоряжения) на проведение операций по счетам депо в других депозитариях или по лицевым счетам в системах ведения реестров владельцев именных ценных бумаг;
информационные запросы, направляемые регистраторам, другим депозитариям и эмитентам;
иные аналогичные документы.
Внутренние документы Депозитария условно разделяются на:
регулирующие;
регламентирующие внутренний порядок проведения операций;
составляющие систему депозитарного учета.
К регулирующим документам относятся документы, определяющие взаимоотношения между Депозитарием, его клиентами и третьими лицами:
владельцами ценных бумаг – физическими и юридическими лицами;
другими депозитариями – клиентами и контрагентами;
регистраторами;
эмитентами;
третьими лицами;
контролирующими органами;
К таким документам относятся все виды договоров, дополнительных соглашений, протоколов, предметом которых является предоставление услуг, отличных от депозитарных, а также документы и информация о самих ценных бумагах и закрепленных ими правах, копии учредительных документов, копии проспектов эмиссии и т.п.
К документам, регламентирующим внутренний порядок проведения операций, относятся настоящие Правила проведения депозитарных операций.
К документам, составляющим систему депозитарного учета, относятся:
поручения и другие документы, являющиеся основанием для выполнения депозитарных операций.
учетные регистры, предназначенные для фиксации Депозитарием текущих значений реквизитов объектов депозитарного учета и действий Депозитария по исполнению депозитарных операций.
выписки и отчеты - документы Депозитария, содержащие информацию о результатах исполнения поручений и о состоянии учетных регистров Депозитария;
иные документы, необходимые Депозитарию для осуществления депозитарной деятельности.
Учетные регистры Депозитария формируются в форме анкет (в которых отражаются только текущие значения реквизитов объектов депозитарного учета) и журналов (состоящих из последовательных записей). В состав регистров депозитарного учета включаются:
Анкета депонента (попечителя, оператора, распорядителя). Содержит необходимую информацию о лице, которому Депозитарий оказывает депозитарные услуги на основании депозитарного договора и об уполномоченных лицах Депонента, имеющих права по распоряжению счетом (разделом счета) депо Депонента
Анкета счета депо. Содержит дополнительную информацию, необходимую для ведения счета депо и не включенную в анкету Депонента или лица, осуществляющего хранение ценных бумаг.
Анкета выпуска ценных бумаг. Содержит необходимую информацию о ценных бумагах;
Журнал принятых поручений. Содержит информацию обо всех принятых Депозитарием поручений
Журнал операций (для отражения исполняемых и исполненных операций). Содержит необходимую информацию обо всех выполненных и выполняемых депозитарием операциях, в том числе отражения операций по счету депо Депонента.
Журнал отправленных отчетов и выписок (для внесения информации обо всех отчетах, переданных инициатору операции). Содержит информацию обо всех выписках, отчетах и Уведомлениях, переданных Депозитарием получателю.
Другие регистры, создаваемые Депозитарием самостоятельно в целях совершенствования депозитарного учета.
Анкета счета депо должна содержать следующие реквизиты:
код счета депо;
тип счета депо;
номер и дату операции открытия счета;
наименование места хранения или депонента, которому открыт счет депо;
статус счета депо (открыт или закрыт), номер и дату операции закрытия счета депо;
банковские реквизиты депонента;
способ получения доходов по ценным бумагам;
способ приема поручений от депонента;
способ передачи информации депоненту;
распорядители счета;
номер и дату последней административной операции со счетом.
Анкета выпуска ценных бумаг должна содержать следующие реквизиты:
краткое наименование ценной бумаги;
наименование эмитента;
код государственной регистрации (для ценных бумаг иностранных эмитентов - ISIN при его наличии);
вид и категорию ценных бумаг;
номинал ценной бумаги; форму выпуска ценных бумаг (документарная/бездокументарная);
объем выпуска.
В журнале принятых поручений указываются:
порядковый номер поручения;
входящий номер и дата поручения;
вид и форма поручения;
наименование инициатора поручения.
В журнале операций указываются:
порядковый номер операции;
вид операции;
основание проведения операции;
содержание операции;
наименование инициатора операции;
дата выполнения операции;
наименование ценной бумаги, по которой осуществляется операция.
В журнале операций, помимо инвентарных, отражаются все административные, информационные, глобальные и комплексные операции.
В журнале отправленных отчетов и выписок указываются:
порядковый номер отчета;
вид отчета;
основание предоставления отчета;
инициатор операции;
получатель отчета, его подпись;
дата выдачи отчета, форма передачи отчета.
Депозитарий может вести другие, не перечисленные выше, регистры аналитического учета, а также включать дополнительные сведения в указанные выше учетные регистры.
Депозитарий вправе объединять перечисленные учетные регистры, сохраняя все данные, содержащиеся в каждом из них. Депозитарий вправе разделить учетный регистр на субрегистры, консолидация которых дает полную информацию, составляющую регистр.
Депозитарий вправе самостоятельно определять состав реквизитов учетных регистров с учетом требований полноты депозитарного учета.
Материалы депозитарного учета должны обеспечивать ведение непрерывного и сплошного учета. Учетные регистры ведутся в хронологическом порядке электронном виде.
Программное обеспечение депозитарного учета должно позволять в сроки не позднее окончания операционного дня, в котором возникла такая необходимость, получать бумажную копию любого документа, ведущегося в электронном виде.
Система документооборота Депозитария должна обеспечивать сохранность документов, используемых Депозитарием при осуществлении своей деятельности.
Депозитарий обязан обеспечить полноту и достоверность материалов депозитарного учета, в которых должны содержаться все необходимые сведения об участниках депозитарной деятельности, счетах депо, разделах счетов депо, лицевых счетах, ценных бумагах и депозитарных операциях.
Способы хранения данных, образующих регистр депозитарного учета, определяются Депозитарием самостоятельно. Депозитарий обязан обеспечить возможность просмотра и печати содержимого регистров депозитарного учета.
Депозитарий хранит материалы депозитарного учета не менее 3-х лет с момента поступления документа в Депозитарий. Депозитарий обязан хранить информацию, позволяющую установить содержимое учетных регистров по состоянию на любую заданную дату в период обязательного хранения материалов депозитарного учета.
Порядок хранения и последующего использования документов Депозитарием
Вся входящая и исходящая документация хранится в Депозитарии не менее трех лет с даты поступлении/формирования документа. По истечении этого периода все материалы депозитарного учета передаются в архив Банка, где должны храниться не менее пяти лет с даты передачи.
Организация хранения в Депозитарии подразделяется на:
хранение электронной информации (баз данных);
хранение первичной документации;
хранение сертификатов ценных бумаг (при документарном выпуске ценных бумаг);
хранение материалов внутреннего учета Депозитария.
Документы до передачи в архив Банка хранятся в закрывающихся шкафах под ответственность уполномоченных лиц.
Документы, входящие в систему документооборота, хранятся в хронологическом порядке по каждому операционному дню.
Документы дня Депозитария за один операционный день должны содержать:
Ведомость остатков по аналитическому счету хранения наличных выпусков ценных бумаг;
Журнал бухгалтерских операций за операционный день;
Краткий баланс счета депо;
Суммарную оборотную ведомость за операционный день;
Документы-основания проведения операций (поручения, мемориальные ордера, акты приёма-передачи);
Выданные депонентам отчеты о проведённых операциях.
Выдача документов, переданных в архив Банка, производится по письменному распоряжению руководителя Депозитария, с указанием срока изъятия и ответственного за сохранность документов.
Изъятие документов из архива может производиться как для осуществления Депозитарием своих функций, так и по письменному требованию уполномоченных государственных органов:
судебных органов;
органов дознания и предварительного следствия;
налоговых органов в предусмотренных законом случаях.
Основные требования к хранению документарных ценных бумаг
В случае если Депозитарий принимает на обслуживание документарные ценные бумаги, он должен обеспечить надлежащее хранение сертификатов этих ценных бумаг.
Для данных целей Депозитарий должен использовать специально оборудованное помещение, приспособленное для хранения материальных ценностей.
В качестве хранилища Депозитария могут использоваться:
кассовый узел кредитной организации, осуществляющей депозитарную деятельность;
специально оборудованное помещение в сторонней организации, с которой ОАО КБ «Акцепт» установлены договорные отношения о хранении ценностей.
|
