9. Формирование отчетов.
9.1. Формирование отчетов по начислениям, выплатам, удержаниям.
Данные отчеты расположены в блоке «Отчеты по начислениям, удержаниям».
Как видно, программа формирует множество отчетов на основе введенных данных по начислениям, удержаниям, выплатам в разрезе подразделений, статей расходов. Некоторые отчеты были сделаны по просьбе пользователей с учетом специфики работы. Отчеты можно формировать как за месяц, так и за период.
Важно ! Расчет среднесписочной численности формируется на основе кадровых данных – записей о приеме/увольнении. В каждой записи кадровых данных имеется параметр «Коэффициент учета», который по умолчанию равен 1. Но данный коэффициент можно изменять в зависимости от занятости сотрудника (например, может принимать значение 0,5 при работе на пол-ставки).
Важно ! Следует обратить внимание при формировании некоторых отчетов на дату выплаты.
При выставлении галочки – дата выплаты учитывается как фактическая дата выплаты в отчетах (введеная в карточке начислений/удержаний сотрудника). Иначе – в отчетах дата относится к отчетному периоду.
9.2. Формирование отчетов по страховым взносам, НДФЛ.
Расположены в блоке «Отчеты по страх. Взносам, НДФЛ (с 2010 г)».
Данный блок служит для формирования сводных, либо индивидуальных, отчетов по страховым взноса в ПФР, ФОМС, ФСС. Отчеты можно формировать как за месяц, так и за период. Данные отчеты помогают при сдаче отчетности в ПФР, ФСС.
Отчет по НДФЛ – полезный отчет, в котором выводится информация о начислениях, вычетах, налоговой базе, исчислении и уплате налога в разрезе каждого сотрудника.
Как видно, в данном блоке расположены и отчетные формы РСВ-1, ФСС-4.
Более подробно о формировании данных двух форм будет расписано далее.
9.3. Налоговые регистры.
Находится в блоке «Отчетность ПФР, ИФНС».
В соответствии с требованиями ИНФС каждый налоговый агент обязан вести учет налоговых регистров по НДФЛ по каждому налогоплательщику.
В данных регистрах должна быть информация о налоговом агенте, налогоплательщике, начислении дохода, перечислении дохода (дата), предоставленных налоговых вычетах, начислении НДФЛ, перечислении НДФЛ (дата, реквизиты платежного документа) и т.д.
Формы как таковой утвержденной нет. Поэтому форма произвольная, но должна содержать перечень обязательной информации. За основу были взяты налоговые карты 1-НДФЛ, которые использовались ранее.
В программе таких форм две, вторая форма более компактная.
9.4. Экспорт кадровых данных
Иногда требуется посмотреть, распечатать кадровые данные по сотрудникам. Для этого имеется пункт меню «Отчет по кадровым данным (список)» в блоке отчетов.
Порядок работы следующий:
- пользователь определяет список параметров для запроса к базе данных (галочками отмечаются запрашиваемые сведения: ИНН, дата рождения, должность и т.д.)
- нажимаем на кнопку «Сформировать»
В итоге получается сформированная таблица, которую через кнопку «Экспорт» можно выгрузить в Excel.
9.5. Штатное расписание
Программа позволяет сформировать Штатное расписание на основе текущих кадровых данных. Вызов данного отчета возможен через блок «Настройки».
 .
Формирование возможно с выводом ФИО сотрудников , либо просто должностей.
9.6. Графики отпусков.
Находится в блоке «Отпускные, больничные, средн. Заработок ….».
Таблица находится в режиме редактирования, т.е. можно изменять значения по ячейкам. Возможные действия – добавление записи и удаление записи.
По каждому сотруднику возможно наличие 2-х и более записей.
По окончании заполнения можно вывести форму Т-7 в Excel.
10. Справки 2-НДФЛ. Сдача в ИФНС.
Для просмотра справки 2-НДФЛ сотрудника и формирования справок 2-НДФЛ в формате XML для дальнейшей сдачи в ИФНС необходимо выбрать пункт меню «2-НДФЛ (в т.ч. сдача в ИФНС в формате XML)» на рабочем столе программы в блоке «Отчетность ПФР, ИФНС».
Для просмотра справки за отчетный год нужно нажать на кнопку «Формирование справки 2-НДФЛ по сотруднику» и далее выбрать сотрудника. Справка будет сформирована и экспортирована в Excel.
По итогам года в ИФНС необходимо сдавать справки 2-НДФЛ по организации в формате XML. Порядок выгрузки справок следующий:
вводятся № файла, № справки (стартовый)
формирование файла (кнопка «Формирование файла со справками в формате XML»
Далее будет открыт список сотрудников, по которым необходимо выгрузить справки.
Выделение сотрудников осуществляется двойным щелчком левой кнопки мышки, либо кнопкой INS. Выделенные записи выделяются цветом и галочкой в первой колонке таблицы. Если выгрузка происходит по всем сотрудникам – нужно нажать на кнопку «Отметить все».
В итоге будет сформирован файл в папке \ФАЙЛЫ_2НДФЛ_XML
и реестр сведений о доходах физических лиц.
ВНИМАНИЕ! ПЕРЕД СДАЧЕЙ ОТЧЕТНОСТИ В ИФНС НЕОБХОДИМО ПРОТЕСТИРОВАТЬ ВЫХОДНОЙ ФАЙЛ (ФАЙЛЫ) СПЕЦИАЛЬНОЙ ПРОГРАММОЙ-ТЕСТЕРОМ. ДАННЫЙ ТЕСТЕР РАСПРОСТРАНЯЕТСЯ ИФНС. В случае наличия ошибок, обнаруженных тестером, необходимо их исправить, переформировать файл выгрузки и повторно проверить тестером.
11. Формирование формы РСВ-1.
Формирование возможно только за отчетные периоды (1-й квартал (март), полугодие (июнь), 9 месяцев (сентябрь) и год (декабрь)).
Перед началом работы с формой РСВ-1 предварительно необходимо заполнить таблицу уплаты страховых взносов по организации для целей формирования раздела I стр. 140-144.
При входе в модуль работы с формой РСВ-1 программа работает в Автоматическом режиме. В случае, если требуются корректировки данных, можно перейти в Ручной режим работы (см. кнопка внизу).
Работа в автоматическом режиме позволяет сформировать все данные за отчетный период на основе информации о начислениях и стаже по сотрудникам, уплате страховых взносов по организации. Т.е. формирует всю отчетность «как есть».
Нажимаем на кнопку «Формирование Индивидуальных сведений (Разделы 6.1-6.8 РСВ-1)». В открывшемся окне подтверждаем параметры запроса формирования сведений.
Далее галочками отмечаем сотрудников, по которым будут сформированы сведения.
И наконец указываем номер пачки для выгрузки индивидуальных сведений в формате XML.
После всего этого программа сообщит, где будут сохранены файлы XML и печатные формы отчетов. На экран будут выведены Разделы 6.1-6.8 РСВ-1 с индивидуальными сведениями по всем выбранным сотрудникам, краткие отчеты по сформированным сведениям, списки по выгруженным сотрудникам.
После этого приступаем к формированию и выгрузке разделов 1-5 формы РСВ-1 – нажимаем соответствующую кнопку.
Программа предложит список включаемых пачек с индивидуальными сведениями (для заполнения раздела 2.5 Сведения по пачкам документов)
Далее указываем номер пачки для выгрузки разделов 1-5
На экране будет выведена печатная форма РСВ-1 и информация о сформированном файле XML.
В случае каких-то несоответствий сформированных сведений можно перейти в Ручной режим работы. При работе в ручном режиме количество кнопочек увеличится, т.к. программа позволяет вносить корректировки как в Разделы 6.1-6.8 (индивидуальные сведения), так и в Разделы 1-5. После корректировок можно формировать печатные формы и производить повторную выгрузку данных. Порядок действий пронумерован на кнопках.
Весь комплект пачек (файлов XML) в отчетном периоде для сдачи должен содержать форму РСВ-1 (разделы 1-5), сведения (разделы 6.1 – 6.8) .
ВНИМАНИЕ! ПЕРЕД СДАЧЕЙ ОТЧЕТНОСТИ В ПФР НЕОБХОДИМО ПРОТЕСТИРОВАТЬ ВЫХОДНЫЕ ФАЙЛЫ СПЕЦИАЛЬНОЙ ПРОГРАММОЙ-ТЕСТЕРОМ. ДАННЫЙ ТЕСТЕР РАСПРОСТРАНЯЕТСЯ ПФР. В случае наличия ошибок, обнаруженных тестером, необходимо их исправить, переформировать файл выгрузки и повторно проверить тестером
12. Формирование отчета ФСС-4
Отчет ФСС-4 формируется ежеквартально для сдачи в ФСС на основе данных карточек сотрудников, настроек организации.
Первоначально пользователь попадает в окно проверки сумм соответствия статьям ФСС. Дело в том, что в форму ФСС-4 автоматом попадают только суммы, введенные через «Калькулятор больничных» - пособия по нетрудоспособности, пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет и т.д. Но суммы, введенные в карточки начислений сотрудников вручную – в форму ФСС-4 не попадают. Например, это могут быть суммы:
- Единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности
- Единовременное пособие при рождении ребенка
Поэтому данные суммы необходимо перед формированием отчета «привязать» к статьям ФСС через кнопку «Выполнить привязку к статье ФСС». Такие суммы в колонке «Статья ФСС» имеют пометку красным цветом «нет связи».
Просто нужно в списке «Статья ФСС» выбрать нужную статью
и нажать на кнопку «Выполнить привязку».
В итоге запись с пометкой «нет связи» должна превратиться в наименование статьи и красный цвет исчезнуть.
В случае, если пометок с красным цветом нет при входе в данное окно проверок – можно сразу выбирать «Переход на ФСС-4»
Нажатие на «Уплата страховых взносов, возмещение ФСС» - переход в таблицу уплаты страховых взносов. Там же заносятся суммы, возмещенные ФСС.
Ну и непосредственно нажатие на «ФСС-4» формирует отчет и экспортирует его в Excel.
13. Сдача индивидуальных сведений в ПФР.
В 2014 году Индивидуальные сведения включены в форму РСВ-1.
14. Экспорт проводок в «1С Бухгалтерия.»
В версии 12.15 реализована процедура экспорта проводок в «1С – Бухгалтерия».
14.1. Правило настройки проводок.
В таблице отображаются правила формирования проводок для начислений, удеражний, ндфл. Переключение осуществляется через фильтр.
Каждое правило содержит описание проводки (код операции), счет Дб, счет Кр, аналитику по Дб (субконто Дебет), аналитику по Кр (Субконто Кр).
При первом входе в данный модуль программа анализирует имеющиеся виды начислений и удержаний. В случае, если обнаружены какие-либо новые (по которым не формировались ранее проводки) – то добавляются в Правила формирования проводок. Все новые записи помечены красным цветом.
Для подтверждения верности формирования проводки нужно зайти в редактирование (кнопка  ), проверить все настройки.
Если все верно – выставить галочку, и тогда цвет в таблице правил по данной записи изменится на черный.
В настройках правила применяются следующие переменные:
- - взять значение из карточки сотрудника ФИО и заполнить субконто
- - взять из карточки сотрудника счет отнесения затрат вместе с аналитикой
Просмотреть и отредактировать счет отнесения затрат с аналитикой можно непосредственно в карточке сотрудника, либо в данном модуле через кнопку «Счет отнесения затрат». Т.е. по каждому сотруднику можно указать счет отнесения затрат.
Субконто в настройках можно оставлять пустым, либо указывать явно. Все зависит от того, как настроен план счетов в «1С Бухгалтерия». Например, если в плане счетов по счету 68.1 указано субконто 1 «Налог:начисл./уплач.», то и в настройках программы по сч.68.1 можно указать субконто 1 равным явно «Налог:начисл./уплач.».
Если субконто оставить пустым, только указан будет номер счета- то проводки будут сформированы без аналитики.
14.2. Формирование файла с проводками.
Файл экспорта проводок формируется в формате dbf. Все проводки выгружаются в папку \EXPORT_1C.
Перед формированием первоначально все записи в правилах должны быть помечены как корректные (черный цвет), иначе формирование блокируется. Имя предлагаемого файла можно редактировать, но длина имени не должна превышать 8 символов, т.к. в 1С Бухгалтерия v.7.7 существует ограничение. Имя файла присваивается программой по умолчанию по следующему принципу:
Начисления nc_mm_gg.dbf
Удержания vp_mm_gg.dbf
НДФЛ nd_mm_gg.dbf
где mm – номер месяца, gg –последние две цифры года
Формирование файла происходит при нажатии на кнопку «Экспорт проводок в 1С 7.7»
 .
Причем начисления, удержания и ндфл выгружаются отдельно.
После окончания формирования файл с проводками можно просмотреть.
При необходимости данные можно отредактировать  , либо удалить  .
|
