В. В. Семенихин понятие кадрового делопроизводства
Скачать 7.88 Mb.
|
КАРТОТЕКА ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ Любой работодатель вне зависимости от того, юридическое это или физическое лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов. Наглядным результатом такого регламентирования является комплекс документов, именуемый кадровой документацией. О картотеке личных дел работников мы поговорим в нашей статье. На первый взгляд может показаться, что в приеме сотрудника на работу нет ничего сложного. Однако и в таком обыденном действии есть свои нюансы и особые ситуации. Например, на предприятиях с большим количеством работающих целесообразно вести картотеки личных дел работников, что значительно облегчает поисковую работу. Картотека личных дел работников ведется на всех работников организации без деления по структурным подразделениям или категориям, а карточки раскладываются в ней в алфавитном порядке. Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отдела кадров. Организации могут использовать формы, как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров. Личные дела относятся к группе дел, которую формирует в организации кадровая служба. Личные дела формируются в течение всего периода работы данного лица в организации. Исключение может составлять случай, когда сотрудник уволился из организации в том же году, в котором поступил в данную организацию на работу. С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов. Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице. Форма подачи таких сведений следующая: Лицо, ответственное за ведение журнала _______________ __________________________ должность фамилия, имя, отчество Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы. 1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации. 2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу: В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _____________ листов Начальник отдела кадров ----------------------- _________________ _______________________ (подпись) (расшифровка подписи) "__" ________________ 20__ г. Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета. Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии - в соответствии со штатным расписанием. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа "Примечание". Тогда в нее вносится следующая запись: Исправлено в графе 6 _______________ _______________________ (подпись) (расшифровка подписи) 00.00.0000 Если графа "Примечание" в журнале учета отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке ("запись N __ в графе N __ недействительна"), и указываются новые сведения. Журналы учета являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров. Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение. Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы. В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала. Личное дело - подборка документов о сотруднике, содержащая в себе в том числе его персональные данные. В личных делах группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности в данной организации. Как правило, в состав личного дела входят: - внутренняя опись документов; - анкета, личный листок по учету кадров; - резюме (или автобиография); - копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверении личности; - справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей); - копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и так далее; - трудовой контракт; - данные аттестаций; - характеристики; - план карьерного роста. В течение периода работы сотрудника в организации кадровая служба учитывает каждый документ личного дела во внутренней описи. Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе "Примечание". В период работы сотрудника в организации во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа. Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Для быстрого и безошибочного нахождения личных дел в организации рекомендуется составлять картотеку личных дел работников. Картотека - это справочник, в котором сведения о содержании документов отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел и специально разработанной схемой построения картотеки. Необходимость создания картотеки определяется потребностями организации в информации о составе и содержании документов. Картотека личных дел работников создается для поиска необходимых документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Карточки систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям, в пределах одинаковых фамилий - по именам и отчествам. В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы и подразделы отделяются друг от друга карточками-разделителями и указываются на ящиках с картотекой. Условия хранения картотеки личных дел работников должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью картотеки личных дел работников следует хранить в сейфах или плотно закрывающихся металлических шкафах. ЖУРНАЛ УЧЕТА ВОЕННООБЯЗАННЫХ В настоящее время почти в каждой организации работают военнообязанные сотрудники. В данной статье мы поговорим о журнале учета военнообязанных, а также приведем пример заполнения разд. II "Сведения о воинском учете" личной карточки работника. Воинскому учету в организациях подлежат граждане, которые согласно федеральному законодательству должны исполнять воинскую обязанность: - мужского пола, подразделяющиеся на призывников и военнообязанных запаса; - женского пола, имеющие воинские звания и зачисленные в запас, имеющие специальности согласно перечню специальностей, при наличии которых указанные граждане зачисляются в запас. Воинский учет граждан Российской Федерации организуется и осуществляется в соответствии с: - Конституцией Российской Федерации; - Федеральным законом от 31 мая 1996 г. N 61-ФЗ "Об обороне" (далее - Федеральный закон N 61-ФЗ); - Федеральным законом от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе"; - Федеральным законом от 26 февраля 1997 г. N 31-ФЗ "О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации"; - Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. N 719 "Об утверждении Положения о воинском учете" (далее - Положение о воинском учете). В соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона N 61-ФЗ все организации обязаны осуществлять воинский учет. Воинский учет - это вид исполнения гражданами воинской обязанности, который обеспечивается государственной системой регистрации призывных и мобилизационных людских ресурсов, в рамках которой осуществляется комплекс мероприятий по сбору, обобщению и анализу сведений об их количественном составе и качественном состоянии. В обязанности работодателя по осуществлению воинского учета входят хранение, обновление и передача в военкомат сведений о военнообязанных работниках. Число работников по воинскому учету и бронированию граждан в организациях определяется исходя из следующих норм, установленных п. 12 Положения о воинском учете:
В случае отсутствия военно-учетного работника (по причине болезни или отпуска) руководитель должен назначить другого ответственного за учет работника, которому по акту передают все документы, в том числе бланки специального учета (журнал проверок состояния воинского учета) и личные карточки (форма N Т-2), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Обратите внимание! С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы). Соответственно, формы документов, о которых мы упомянули выше, являются на сегодняшний день всего лишь рекомендованными. Руководители организаций обязаны выделить для военноучетных работников специально оборудованные помещения и железные шкафы, обеспечивающие сохранность документов. Расходы, связанные с ведением воинского учета, организация несет сама. Согласно п. 14 Положения о воинском учете воинскому учету подлежат: 1) граждане мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет, обязанные состоять на воинском учете и не пребывающие в запасе (далее - призывники); 2) граждане, пребывающие в запасе (далее - военнообязанные): - мужского пола, пребывающие в запасе: - уволенные с военной службы с зачислением в запас Вооруженных Сил Российской Федерации; - успешно завершившие обучение на военных кафедрах при федеральных государственных образовательных организациях высшего образования по программам военной подготовки офицеров запаса, программам военной подготовки сержантов, старшин запаса либо программам военной подготовки солдат, матросов запаса; - не прошедшие военную службу в связи с освобождением от призыва; - не прошедшие военную службу в связи с предоставлением отсрочек от призыва или не призванные на военную службу по каким-либо другим причинам до 27 лет; - уволенные с военной службы без постановки на воинский учет и в последующем поставленные на воинский учет в военных комиссариатах; - прошедшие альтернативную гражданскую службу. Военнообязанными также являются женщины, имеющие воинские звания и зачисленные в запас, имеющие специальности согласно Перечню военно-учетных специальностей, а также профессий, специальностей, при наличии которых граждане женского пола получают военно-учетные специальности и подлежат постановке на воинский учет, утвержденному Постановлением Правительства от 27 ноября 2006 г. N 719 "Об утверждении Положения о воинском учете". Организации на каждого нового сотрудника в отделе кадров заводят личную карточку. В специальном разделе этого документа, отведенном для воинского учета (разд. II), указывают возраст, образование и воинское звание военнообязанного сотрудника, находящегося в запасе, а также возраст и образование сотрудника-призывника. Рассмотрим примеры заполнения разд. II "Сведения о воинском учете" личной карточки работника. 1. для граждан - офицеров запаса: 1. Категория запаса __________ │6. Наименование военного лейтенант │комиссариата по месту жительства 2. Воинское звание ----------- │ комиссариат Центрального р-на г. командный │ Томска 3. Состав (профиль) ---------- │---------------------------------- 4. Полное кодовое обозначение │7. Состоит на воинском учете: ____ 162785 │ а) общем (номер команды, партии) ВУС ----------------------- │ ________________________________ 5. Категория годности к │ б) специальном _________________ А │8. _______________________________ военной службе ------------ │ отметка о снятии с воинского │ учета 2. для других граждан, пребывающих в запасе (солдат, матросов и других): 1 1. Категория запаса ---------- │6. Наименование военного матрос │комиссариата по месту жительства 2. Воинское звание ----------- │ОВК Кировского р-на г. Томска матросы │---------------------------------- 3. Состав (профиль) ---------- │7. Состоит на воинском учете: ____ 4. Полное кодовое обозначение │ а) общем (номер команды, партии) 123841А │ ________________________________ ВУС ----------------------- │ б) специальном _________________ 5. Категория годности к │8. _______________________________ Б │ отметка о снятии с воинского военной службе ------------ │ учета │ 3. для граждан, подлежащих призыву на военную службу: 1. Категория запаса __________ │6. Наименование военного │комиссариата по месту жительства 2. Воинское звание ___________ │ОВК Октябрьского р-на г. Томска подлежит │---------------------------------- призыву │7. Состоит на воинском учете: ____ 3. Состав (профиль) ---------- │ а) общем (номер команды, партии) 4. Полное кодовое обозначение │ ________________________________ ВУС _______________________ │ б) специальном _________________ 5. Категория годности к │8. _______________________________ B │ отметка о снятии с воинского военной службе ------------ │ учета │ Личные карточки на граждан, достигших предельного возраста пребывания в запасе, или граждан, признанных не годными к военной службе по состоянию здоровья, изымаются из соответствующего раздела картотеки граждан, пребывающих в запасе. При увольнении граждан с работы (отчислении из образовательных учреждений) личные карточки данной формы уволенных (отчисленных из образовательных учреждений) военнообязанных запаса и призывников изымаются из картотеки организаций и сдаются в архив. Контроль за ведением организациями воинского учета осуществляется органами военного управления Вооруженных Сил Российской Федерации, военными комиссариатами и органами местного самоуправления. |
Похожие:
 | Целью проверки являлись проверка ведения кадрового учета и делопроизводства на соответствие действующему законодательству о труде,... | | Информирование всех сотрудников компании о правилах взаимодействия с отделом персонала в рамках кадрового делопроизводства |
| Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... | | Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... |
| Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... | | Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... |
| Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... | | Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... |
| Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... | | Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... |