В. В. Семенихин понятие кадрового делопроизводства
Скачать 7.88 Mb.
|
УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА НАУЧНОГО, НАУЧНО-ПЕДАГОГИЧЕСКОГО РАБОТНИКА Все организации независимо от их организационно-правовых форм и видов осуществляемой деятельности в целях ведения учета все факты хозяйственной жизни должны подтверждать первичными учетными документами. Не являются исключением научные, научно-исследовательские, научно-производственные, образовательные и другие организации, осуществляющие деятельность в сфере образования, науки и технологии. О документе, который может применяться для учета научных работников, мы расскажем в этой статье. Требование о том, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, установлено ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации. Таким образом, можно сделать вывод, что организации (за исключением организаций государственного сектора) могут применять как самостоятельно разработанные формы документов, имеющие все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, так и унифицированные формы, разработанные Госкомстатом России, закрепив их использование в учетной политике или утвердив отдельным приказом руководителя организации. Как показывает практика, для кадрового учета практически всеми субъектами хозяйственной деятельности продолжают применяться именно унифицированные формы документов. Итак, для учета научных работников применяется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма N Т-4), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Данная форма заполняется работником кадровой службы на основании диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора, прочих документов, а также сведений, сообщенных о себе работником. В данной форме отражают те сведения, которые необходимы для исчисления стажа, надбавок, льгот и так далее. Рассмотрим более подробно порядок заполнения карточки N Т-4. На учетных карточках научных, научно-педагогических работников работник кадровой службы ставит номер и дату составления. На основании приказа о приеме на работу вносится запись в следующие графы: "Структурное подразделение", "Должность", "Вид работы". В целях упорядочения поиска данных о конкретном работнике среди многих других в графе "Алфавит" указывают первую букву фамилии работника. В п. п. 1 "Фамилия, имя, отчество" и 2 "Дата рождения" вносят паспортные данные работника. Причем дату рождения записывают цифрами и прописью. А в цифровом выражении дата рождения указывается отдельно в специальной колонке. Сведения о высшем образовании по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры и по программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программам ординатуры, программам ассистентуры-стажировки указываются соответственно в п. п. 3 "Высшее профессиональное образование" и 4 "Послевузовское профессиональное образование". Запись о высшем образовании вносят на основании диплома, при этом указывают наименование организации, осуществляющей образовательную деятельность, и дату ее окончания. В п. 4 указывают вид полученного образования: аспирантура, адъюнктура или докторантура. А в таблице указывают наименование организации, осуществляющей образовательную деятельность, дату ее окончания, номер, серию и дату выдачи документа об образовании и о квалификации, полученную специальность. В п. 5 на основании документов об образовании и о квалификации указывают ученую степень (кандидат наук, доктор наук), в какой отрасли она присуждена, дату ее присуждения, реквизиты диплома (номер, серия, дата, наименование организации, выдавшей диплом). На основании аттестата вносят запись в п. 6, в котором указывается ученое звание работника (профессор, старший научный сотрудник по специальности, доцент, профессор по кафедре). Здесь же отражаются номер аттестата, дата присвоения ученого звания, наименование организации, присвоившей ученое звание. На оборотной стороне формы N Т-4 в п. 7 на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих стаж документов вносится запись об общем научно-педагогическом стаже работы, в том числе педагогическом. Здесь же указывают научные труды и изобретения работника, а к карточке прилагают список научных трудов. Отметим, что предусмотренные в форме коды в зонах кодирования ставятся в соответствии со следующими документами: - Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) ОК 018-95, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. N 412; - Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО) ОК 009-2003, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. N 276-ст. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника подписывается самим работником и работником кадровой службы. В форме N Т-4 предусмотрена таблица "Присуждение ученой степени, присвоение ученого звания и изменение научной специальности после заполнения учетной карточки", в которой делают отметки в случае, если работнику присуждены новые степени или звания после заполнения учетной карточки. Пример. В Омский государственный институт сервиса 21 марта 2015 г. принята на работу на должность заведующего кафедрой "Бухгалтерского учета, анализа и аудита" Ерофеева Ирина Алексеевна. На основании представленных документов начальник отдела кадров Ломзова В.Е. заполнила на вновь принятого работника учетную карточку формы N Т-4. Рассмотрим порядок заполнения учетной карточки. ┌───────┐ │ Код │ ├───────┤ Форма по ОКУД │0301003│ Омский государственный институт сервиса ├───────┤ ------------------------------------------------ по ОКПО │ │ наименование организации └───────┘ ┌─────────┬───────────┐ │ Номер │ Дата │ │документа│составления│ УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА НАУЧНОГО, ├─────────┼───────────┤ НАУЧНО-ПЕДАГОГИЧЕСКОГО РАБОТНИКА │ 0011 │ 21.03.2015│ └─────────┴───────────┘
Ерофеева Ирина Алексеевна 1. Фамилия ---------------- Имя ------------ Отчество ------------ ┌───────────┐ 2. Дата рождения 13 апреля 1954 г. │ 13.04.1954│ ------------------------------------└───────────┘ день, месяц, год Высшее экономическое, Омский 3. Высшее профессиональное государственный университет, 1977 г. образование --------------------------------------- наименование образовательного учреждения, год окончания 4. Послевузовское профессиональное аспирантура ┌───────────┐ образование ------------------------- Код по ОКИН │ 34 02 │ аспирантура, адъюнктура, └───────────┘ докторантура ┌────────────────────┬───────────────────┬───────────┐ │ Наименование │Документ об обра- │Дата окон- │ │ образовательного, │зовании, о квали- │чания │ │ научного │фикации или нали- │ │ │ учреждения │чии специальных │ │ │ │знаний │ │ │ ├──────┬─────┬──────┤ │ │ │наиме-│серия│номер │ │ │ │нова- │ │ │ │ │ │ние │ │ │ │ ├────────────────────┼──────┼─────┼──────┼───────────┤ │Ленинградский │Диплом│ БВС │763237│ 1980 │ │государственный │ │ │ │ │ │университет │ │ │ │ │ ├────────────────────┼──────┴─────┴──────┴───────────┤ │ │ Специальность │ ├────────────────────┼───────────────────────────────┤ │ │бух. учет, анализ, аудит │ ├────────────────────┼───────────────────────────────┼───────────┐ │ │ Код по ОКСО │ 080109 │ └────────────────────┴───────────────────────────────┴───────────┘ кандидат экономических наук ┌───────────┐ 5. Ученая степень ---------------------- Код по ОКИН │ 2 │ кандидат наук, доктор └───────────┘ наук экономика и управление Отрасль науки --------------------------------------- 10 июня 1981 Дата присуждения ученой степени "--" -------- ---- г. при Ленинградском Диссертационный совет ------------------------------- наименование организации, при которой создан диссертационный совет государственном университете ----------------------------------------------------- N 376681, серия AP, 15.07.1981 Диплом: --------------------------------------------- номер, серия, дата Ленинградский государственный университет ----------------------------------------------------- наименование организации, выдавшей диплом ┌───────────┐ 6. Ученое звание _______________________ Код по ОКИН │ │ старший научный └───────────┘ сотрудник, доцент, профессор и др. Аттестат ___________ N ______ Дата присвоения ученого звания "__" _____________ ____ г. _____________________________________________________ наименование организации, присвоившей ученое звание Научная специальность ┌───────────┐ (направление, кафедра) _________________ Код по ОКСО │ │ └───────────┘ Оборотная сторона формы N Т-4 34 года 3 месяца 5 дней 7. Общий научно-педагогический стаж работы: ---------------------- 34 года 0 месяцев 7 дней в том числе педагогический стаж работы ------------------------ имеет, не имеет Научные труды ----------------------- ненужное зачеркнуть имеет, не имеет Изобретения ------------------------- ненужное зачеркнуть Список научных трудов прилагается Ерофеева 54-73-85 Научный работник ------------- Номер телефона -------------------- личная подпись начальник отдела кадров Ломзова В.Е. Ломзова Работник кадровой службы ----------- ------- --------------------- должность личная расшифровка подписи подпись
ЖУРНАЛ УЧЕТА ЛИЧНЫХ ДЕЛ, ЛИЧНЫХ КАРТОЧЕК, ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ Законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров нет, организации разрабатывают их самостоятельно в произвольной форме. Об этом подробнее читайте в представленном материале. Для справки отмечаем, что с 1 января 2013 г. в связи с вступлением в силу Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации вправе применять как самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, с учетом требований ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, так и унифицированные формы. Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отдела кадров. Организации могут использовать формы, как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров. Рассмотрим порядок составления журналов учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров, разработанные непосредственно специалистами отдела кадров. Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала - вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф. А горизонтальное расположение применяется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений. Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме: ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ (наименование организации) │ │ │ │ ОТДЕЛ КАДРОВ │ │ │ │ ЖУРНАЛ │ │ │ │ УЧЕТА ____________________________________________________ │ │ │ │ Начат "__" ______________ 20__ г. │ │ │ │ Окончен "__" ____________ 20__ г. │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов. Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице. Форма подачи таких сведений следующая: Лицо, ответственное за ведение журнала _________________ ________________________ должность фамилия, имя, отчество Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы. 1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации. 2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу: В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _____________ листов Начальник отдела кадров ----------------------- _________________ _______________________ (подпись) (расшифровка подписи) "__" ________________ 20__ г. Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета. Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии - в соответствии со штатным расписанием. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа "Примечание". Тогда в нее вносится следующая запись: Исправлено в графе 6 _______________ _______________________ (подпись) (расшифровка подписи) 00.00.0000 Если графа "Примечание" в журнале учета отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке ("запись N __ в графе N __ недействительна") и указываются новые сведения. Журналы учета являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров. Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение. Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы. В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала. Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Приказом Росархива от 6 октября 2000 г. (утратил силу), были установлены следующие сроки хранения:
Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558, который пришел на смену утратившему силу документу, приведенному выше, установлен аналогичный срок. Пример. Журнал учета личных дел
Журнал учета личных карточек
Журнал учета трудовых договоров
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Целью проверки являлись проверка ведения кадрового учета и делопроизводства на соответствие действующему законодательству о труде,... | | Информирование всех сотрудников компании о правилах взаимодействия с отделом персонала в рамках кадрового делопроизводства |
| Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... | | Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... |
| Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... | | Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... |
| Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... | | Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... |
| Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... | | Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... |