ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ СПРАВОК О ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ,
СТАЖЕ, МЕСТЕ РАБОТЫ И ТАК ДАЛЕЕ
Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отдела кадров. Организации могут использовать формы, как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров. Справки о работе, заработной плате, трудовом стаже учитываются в отделе кадров посредством специального журнала. Об этом журнале и поговорим в настоящей статье.
С 1 января 2013 г. в связи с вступлением в силу Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) организации вправе применять как самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов с учетом требований ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, так и унифицированные формы.
Отмечаем, что и до этих изменений утвержденных унифицированных форм журналов учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы не было.
Рассмотрим порядок составления журналов учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы, разработанные непосредственно специалистами отдела кадров.
Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала - вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф. А горизонтальное расположение применяется, в свою очередь, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений.
Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ (наименование организации) │
│ │
│ ОТДЕЛ КАДРОВ │
│ │
│ ЖУРНАЛ │
│ │
│ УЧЕТА ____________________________________________________ │
│ │
│ Начат "__" ______________ 20__ г. │
│ │
│ Окончен "__" ____________ 20__ г. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.
Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице.
Форма подачи таких сведений следующая:
Лицо, ответственное за ведение журнала
_______________ __________________________
должность фамилия, имя, отчество
Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:
1) журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации;
2) листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу:
В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано
и скреплено печатью _____________ листов
Начальник отдела кадров
-----------------------
_________________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"__" ________________ 20__ г.
Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета.
Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии - в соответствии со штатным расписанием.
Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.
Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа "Примечание". Тогда в нее вносится следующая запись:
Исправлено в графе 6
_______________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.0000
Если графа "Примечание" в журнале учета отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке ("запись N ___ в графе N ___ недействительна"), и указываются новые сведения.
Журналы учета являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.
Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.
Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.
В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.
Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Приказом Росархива от 6 октября 2000 г. (утратил силу), были установлены следующие сроки хранения:
Наименование
|
Срок хранения
|
Журнал учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров
|
75 лет
|
Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558, который пришел на смену утратившему силу документу, приведенному выше, установлен несколько иной срок. Для аналогичных документов он теперь составляет 5 лет.
Пример. Журнал (книга) учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы:
В журнале может быть 6 граф:
1 - порядковый номер в журнале (должен соответствовать номеру справки);
2 - дата выдачи справки;
3 - Ф.И.О. работника;
4 - структурное подразделение;
5 - краткое содержание справки (включает в себя заголовок к тексту справки - "о заработной плате", "с места работы", "о стаже").
6 - куда (кому) предназначена (краткое наименование органа, должностного лица, которыми затребованы необходимые сведения о работнике). В случае неопределенного числа адресатов делается запись "по месту требования".
N п/п
|
Дата выдачи
|
Ф.И.О.
|
Структурное подразделение
|
Содержание справки
|
Куда (кому) предназначена
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
1
|
13.09.2015
|
Печурин Владимир Андреевич
|
Технический отдел
|
О заработной плате
|
По месту требования
|
2
|
17.09.2015
|
Борисов Дмитрий Николаевич
|
Администрация
|
О месте работы
|
По месту требования
|
ВЫДАЧА КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С РАБОТОЙ
Отношения между работником и работодателем носят многогранный характер. У каждой из сторон трудового договора есть определенный набор прав и обязанностей. Несмотря на это, даже в мизерно значимых вопросах между ними возникают разногласия. Об обязанности работодателя выдать работнику по его требованию копии документов, об ограничениях данного права работника и многом другом можно узнать в настоящей статье.
Статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) носит название "Выдача документов, связанных с работой, и их копий".
В силу указанной нормы ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое).
Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
Необходимо сконцентрировать внимание на том обстоятельстве, что указанная статья ТК РФ содержит открытый перечень таких документов. Основное требование заключается лишь в том, что какой-либо документ, который требует работник, должен иметь к нему прямое отношение. Например, если работник требует выдать ему справку о заработной плате его коллеги, то работодатель, естественно, не нарушит положения ст. 62 ТК РФ, если ему откажет (более того, в этой конкретной ситуации он даже обязан ему отказать).
В этой связи конкретизируем, что ст. 62 ТК РФ не устанавливает ограничений права работника на получение копий документов, связанных с его работой.
Работодатель же за невыполнение данных обязанностей несет административную ответственность по ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ).
В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет наложение административного штрафа:
- на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб. или предупреждение;
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1000 до 5000 руб.;
- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб.
Повторное правонарушение повлечет наложение административного штрафа:
- на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 10 000 до 20 000 руб.;
- на юридических лиц - от 50 000 до 70 000 руб.
Заметим, что ст. 5.27 КоАП РФ (а именно ее рассмотренные ч. 1 и 4) является общей по отношению к различным случаям нарушения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
Кроме всего вышесказанного, за такое нарушение в отдельных критических ситуациях может наступить и уголовная ответственность. Главное, от чего это будет зависеть, - последствия.
Статья 140 Уголовного кодекса Российской Федерации (далее - УК РФ) закрепляет ответственность за отказ в предоставлении гражданину информации.
Так, за неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо за предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан, ст. 140 УК РФ предусмотрена альтернативная санкция. Наказание за данное преступление может быть назначено в виде штрафа в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев либо лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет.
Отмечаем, что ранее ст. 62 ТК РФ содержала еще и ч. 2 и 3, в которых говорилось об обязанности работодателя предоставить работнику при увольнении трудовую книжку. В действующей редакции ТК РФ эта обязанность отразилась в ч. 1 ст. 62 ТК РФ (смотрите Федеральный закон от 21 июля 2014 г. N 216-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федеральных законов "О страховых пенсиях" и "О накопительной пенсии").
Для целей раскрытия нашей темы считаем необходимым кратко рассмотреть ситуацию, когда работодатель отказывается предоставить работнику его трудовую книжку.
Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей) (далее - Правила N 225), работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.
Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном Правилами N 225.
Не является основанием для задержки выдачи трудовой книжки факт отсутствия сдачи работником материальных ценностей, невозвращение спецодежды и так далее.
Задержка работодателем выдачи работнику трудовой книжки, неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника в большинстве своем приводят к судебным разбирательствам.
При этом если данное обстоятельство работодателем не оспаривается и он в добровольном порядке произвел соответствующие изменения записей в трудовой книжке, то при доказанности того, что неправильная формулировка причин увольнения лишала работника возможности поступить на работу к другому работодателю, работник может предъявить иск о материальной ответственности работодателя.
Обязанность возместить работнику не полученный им заработок предусмотрена законодательством во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Согласно ст. 234 ТК РФ такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:
- незаконного отстранения работника от работы, его увольнения или перевода на другую работу;
- отказа работодателя от исполнения или несвоевременного исполнения решения органа по рассмотрению трудовых споров или государственного правового инспектора труда о восстановлении работника на прежней работе;
- задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.
Однако неполучение трудовой книжки в день прекращения трудовых отношений может быть вызвано отсутствием работника на работе в этот день либо его отказом от получения трудовой книжки. При таком положении работодатель согласно ст. 84.1 ТК РФ обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Период со дня прекращения трудового договора до дня отправления уведомления рассматривается как период задержки выдачи трудовой книжки, подлежащий оплате. Поэтому в случае неполучения уволенным работником трудовой книжки в день увольнения работодатель должен на следующий же день отправить уведомление бывшему работнику. Тем самым он оградит себя от материальной ответственности. В противном случае, напоминаем, работодатель обязан выплатить работнику заработную плату за весь период задержки трудовой книжки.
Отмечаем, что в соответствии с положениями ст. 84.1 ТК РФ работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (прогул (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности) или отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены)) или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу), а также при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.
При этом по письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника. |
