В. В. Семенихин понятие кадрового делопроизводства
Скачать 7.88 Mb.
|
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В любой организации, независимо от ее формы собственности и организационно-правовой формы, должен быть определенный перечень документов по кадровому учету. Указанный перечень документов не зависит от количества работников организации. О том, какие требования установлены к оформлению кадровой документации в организации, мы и поговорим в настоящей статье. В соответствии с положениями ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти. В Трудовом кодексе Российской Федерации (далее - ТК РФ) не содержатся требования к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов (распоряжений) по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов (распоряжений), а также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и коллективного договора. К форме трудового договора предъявлено следующее требование: заключать его в письменной форме и составлять в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Для того чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. N 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов: - унифицированную систему организационно-распорядительной документации; - унифицированную систему первичной учетной документации (группу документации по учету труда и его оплаты). Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-2003. Настоящим Стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов. Ознакомьтесь с Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст "О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"). Указания по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты содержатся в Постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". При оформлении документов необходимо руководствоваться двумя основными вышеуказанными нормативами. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов: 01 - государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации". Рисунки государственного герба Российской Федерации в многоцветном и одноцветном вариантах помещены в Приложениях 1 и 2 к Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации". Использование Государственного герба Российской Федерации с нарушением Закона, а также надругательство над государственным гербом Российской Федерации влекут за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Код формы документа проставляют по ОКУД. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенные к применению в народном хозяйстве. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и другие). Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации). Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 10 апреля 2015 г. следует оформлять: "10.04.2015". Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например "10 апреля 2015 г.", а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например "2015.04.10". Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другим. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Незарегистрированный документ юридической силы не имеет. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например: Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Генеральному директору ЗАО "Мираж" Н.П. Романову или ОАО "Союз" Главному бухгалтеру В.М. Сидихину При отправке документа в разные организации реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресами не пишется. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом письме указывается только один адрес. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем - почтовый адрес, например: Государственное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" Чернышева ул., д. 31, Новосибирск, 644099 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес, например: Белоусову А.И. ул. Звездова, д. 19, кв. 4, г. Омск, Варшавский р-н, Омская область, 402341 Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ может утверждаться двумя способами: должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО "Восход" Личная подпись П.Е. Иващенко Дата При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 10.04.2015 N 24 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Гриф утверждения присутствует не на каждом документе, поэтому рекомендуем обратиться к специальному Перечню документов, подлежащих утверждению, который содержится в Приложении N 4 к Приказу Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 г. N 33 "С объявлением решения коллегии Главархива СССР от 27.04.1988 "О проекте нормативной части Единой государственной системы документационного обеспечения управления". Примерный перечень документов, подлежащих утверждению: - акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и так далее); - договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и так далее); - задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и так далее); - инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и так далее); - нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и так далее); - отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и так далее); - перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций, с указанием сроков хранения материалов и так далее); - планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и так далее); - положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и так далее); - программы (проведения работ и мероприятий; командировок и так далее); - расценки на производство работ; - сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и так далее); - стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия); - структура и штатная численность; - тарифные ставки; - уставы государственных предприятий (объединений), совхозов, входящих в состав объединений, и так далее; - формы унифицированных документов; - штатные расписания и изменения к ним. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например: Тимофеевой Е.Г. Румянцевой Р.С. Прошу подготовить проект договора с ОАО "Гелиос" к 10.04.2015 Личная подпись Дата Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?). Например: приказ о создании аттестационной комиссии, должностная инструкция ведущего эксперта. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов следует оформлять в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего либо прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и так далее). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну, заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: - наименование документа; - наименование организации - автора документа; - дату документа; - регистрационный номер документа; - заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и так далее, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и так далее) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положении, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акте, справке), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила"). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает"). Отметка о наличии приложения. Этот реквизит не является обязательным. Он проставляется в том случае, если письмо имеет приложения. Слово "приложение" печатается от левого поля подтекстом. Существует несколько способов оформления этого реквизита. Если в тексте письма упоминается название приложения (например, "Направляем вам проект инструкции по делопроизводству..."), то отметка о нем оформляется следующим образом: Приложение: на 8 л. в 2 экз. Если в тексте письма приложение не называется, то отметка о приложении содержит его полное название, количество страниц и экземпляров: Приложение: Проект Договора о поставках от 04.04.2015 N 03-03/63 на 4 л. в 2 экз. Если к письму прилагаются несколько документов, то документы-приложения нумеруются и в каждом указывается количество страниц и экземпляров: Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 2 экз. 2. Проект Договора о поставках от 04.04.2015 N 03-03/63 на 4 л. в 2 экз. Если письмо направляется нескольким адресатам, а приложение предназначено только одному из них, отметка о наличии приложения содержит следующие сведения: Приложение: на 6 л. в 2 экз. в первый адрес. Реквизит "Подпись" - это реквизит, придающий юридическую силу документу, представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Вице-президент Ассоциации региональных банков России Личная подпись В.В. Ионкин или на бланке: Вице-президент Личная подпись В.В. Ионкин Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например: Исполнительный директор Личная подпись Е.В. Авдеев ЗАО "Партнер" При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор академии Личная подпись М.В. Ерофеев Главный бухгалтер Личная подпись И.В. Козинова При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директора Заместитель директора по маркетингу по маркетингу Личная подпись Личная подпись И.Н. Королев Т.А. Руденко В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись К.П. Рыжков Члены комиссии Личная подпись А.Н. Антонов Личная подпись А.С. Корнеев Личная подпись О.И. Румянцев Важным является вопрос: кто может подписывать документ в отсутствие начальника? В такой ситуации основанием для проставления подписи может быть специальный документ, в котором прописано, кто в отсутствие директора имеет право подписывать и какие виды документов. Это положение может быть специально оговорено в должностной инструкции на того или иного заместителя. Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А.Г. Грязнова Дата Согласование документа оформляют визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Руководитель отдела маркетинга Личная подпись А.С. Кознев Дата При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Руководитель отдела маркетинга Личная подпись А.С. Кознев Дата Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы согласования проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы согласования проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз согласования документа на отдельном листе согласования. Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации). Отметка об исполнителе - это реквизит, который включает в себя фамилию и номер телефона или фамилию, имя, отчество и номер телефона специалиста, который непосредственно готовил документ, а значит, хорошо разбирается в проблеме, например: В.А. Ерофеев 624 64 84 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Кроме общих требований к реквизитам документов, описанным выше, существуют также требования к бланкам документов. Большинство организационно-распорядительных документов - протоколы, приказы, положения, инструкции, письма, справки, и так далее - должны создаваться на бланках документов. На простой бумаге в произвольной форме могут быть написаны заявление о приеме на работу или объяснительная и докладная записки, отзывы и доклады. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов - A4 (210x297 мм) и A5 (148x210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки документов оформляют в соответствии с Приложением А к ГОСТ Р 6.30-2003. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. Реквизиты 01 (государственный герб Российской Федерации), а также 02 (герб субъекта Российской Федерации) и 03 (эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)) располагают над серединой реквизита 08 (наименование организации). Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты "Наименование организации", "Справочные данные об организации", "Наименование вида документа", "Место составления или издания документа", ограничительные отметки для реквизитов "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Ссылка на регистрационный номер документа и дату" в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: - центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов); - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: - государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации либо товарный знак); - наименование организации; - дата документа; - место составления или издания документа. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: - государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации либо товарный знак); - код организации; - наименование организации; - справочные данные об организации; - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). И при необходимости - ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: - дата документа; - регистрационный номер документа; - ссылка на регистрационный номер документа и дату; - место составления или издания документа; - адресат; - резолюция; - заголовок к тексту; - отметка о контроле; - текст документа. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: - государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации либо товарный знак); - наименование организации; - наименование вида документа; - место составления или издания документа. А также при необходимости - ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов: - дата документа; - регистрационный номер документа; - ссылка на регистрационный номер и дату документа; - заголовок к тексту; - отметка о контроле. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка. При этом реквизиты "Наименование организации", "Справочные данные об организации", "Место составления или издания документа" печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Вопрос о способе изготовления бланков каждый субъект документирования информации вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники. Исключение составляют бланки с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Несмотря на то что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТ Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в локальных нормативных актах, например в инструкции по делопроизводству или правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили Государственному стандарту. В заключение хотелось бы обратить внимание читателя на Письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. N ПГ/1487-6-1. В этом документе сказано, что согласно ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", вступившего в силу с 1 января 2013 г., формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которого возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации. В связи с этим Роструд сообщил, что с 1 января 2013 г. негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно. Однако при этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 указанного Закона. По Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы). ГАРАНТИИ ПРИ ЗАКЛЮЧЕНИИ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА При приеме на работу работника работодателю следует учитывать предусмотренные трудовым законодательством гарантии, которые предоставляются при заключении трудового договора, так как в случае нарушения норм трудового права работодатель может быть привлечен к ответственности. О том, какие именно гарантии предоставляются работнику при заключении трудового договора, мы и поговорим в данной статье. Гарантии при заключении трудового договора установлены ст. 64 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ). Согласно названной статье запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора. Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав либо установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), отношения к религии, убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям либо каким-либо социальным группам, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается, за исключением случаев, в которых право или обязанность устанавливать такие ограничения или преимущества предусмотрены федеральными законами. Отметим, что под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличия определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояния здоровья, наличия определенного уровня образования, опыта работы по данной специальности, в данной отрасли). На это указывает п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17 марта 2004 г. N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" (далее - Постановление N 2), в котором сказано, что если судом будет установлено, что работодатель отказал в приеме на работу по обстоятельствам, связанным с деловыми качествами данного работника, то такой отказ является обоснованным. Кроме того, работодатель вправе предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность или работу, и иные требования, обязательные для заключения трудового договора в силу прямого предписания федерального закона либо которые необходимы в дополнение к типовым или типичным профессионально-квалификационным требованиям в силу специфики той или иной работы (например, знание одного или нескольких иностранных языков, умение работать на компьютере). В п. 11 Постановления N 2 Пленум Верховного Суда Российской Федерации обращает внимание судов на то, что отказ работодателя в заключении трудового договора с лицом, являющимся гражданином Российской Федерации, по мотиву отсутствия у него регистрации по месту жительства, пребывания или по месту нахождения работодателя является незаконным, поскольку нарушает право граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства, гарантированное ч. 1 ст. 27 Конституции Российской Федерации, Законом Российской Федерации от 25 июня 1993 г. N 5242-1 "О праве граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах Российской Федерации", а также противоречит ч. 2 ст. 64 ТК РФ, запрещающей ограничивать права или устанавливать какие-либо преимущества при заключении трудового договора по указанному основанию. В силу ст. 64 ТК РФ запрещается отказывать в заключении трудового договора: - беременным женщинам; - женщинам, имеющим детей; - работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы. Соответственно, если работник, приглашенный в письменной форме на работу в данную организацию в порядке перевода из другой организации, в течение месяца после увольнения с прежнего места работы не заключил трудовой договор с пригласившей его организацией, то указанная организация вправе отказать ему в заключении трудового договора. Заметим, что трудовой договор с приглашенным в порядке перевода работником заключается с первого рабочего дня, следующего за днем увольнения с предыдущей работы (если соглашением сторон не было предусмотрено иное). Круг лиц, которым также не могут отказать в приеме на работу по определенному мотиву, связанному с их личностью, установлен и в других нормативных документах. Так, не допускаются увольнение с работы, отказ в приеме на работу, отказ в приеме в организации, осуществляющие образовательную деятельность, и медицинские организации, а также ограничение иных прав и законных интересов ВИЧ-инфицированных на основании наличия у них ВИЧ-инфекции, равно как и ограничение жилищных и иных прав и законных интересов членов семей ВИЧ-инфицированных, если иное не предусмотрено Законом. Данное требование установлено ст. 17 Федерального закона от 30 марта 1995 г. N 38-ФЗ "О предупреждении распространения в Российской Федерации заболевания, вызываемого вирусом иммунодефицита человека (ВИЧ-инфекции)". В соответствии со ст. 13 Закона Российской Федерации от 19 апреля 1991 г. N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации" запрещается отказывать в заключении трудового договора безработному в случае направления его на работу в счет установленной квоты рабочих мест. Согласно ст. 21 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации" (далее - Закон N 181-ФЗ) работодателям, численность работников которых превышает 100 человек, законодательством субъекта Российской Федерации устанавливается квота для приема на работу инвалидов в размере от 2 до 4 процентов среднесписочной численности работников. Работодателям, численность работников которых составляет не менее чем 35 человек и не более чем 100 человек, законодательством субъекта Российской Федерации может устанавливаться квота для приема на работу инвалидов в размере не выше 3 процентов среднесписочной численности работников. При исчислении квоты для приема на работу инвалидов в среднесписочную численность работников не включаются работники, условия труда которых отнесены к вредным и (или) опасным условиям труда по результатам аттестации рабочих мест по условиям труда или результатам специальной оценки условий труда. Если работодателями являются общественные объединения инвалидов и образованные ими организации, в том числе хозяйственные товарищества и общества, уставный (складочный) капитал которых состоит из вклада общественного объединения инвалидов, данные работодатели освобождаются от соблюдения установленной квоты для приема на работу инвалидов. Работодатели в соответствии с установленной квотой и в силу ст. 24 Закона N 181-ФЗ для приема на работу инвалидов обязаны: - создавать или выделять рабочие места для трудоустройства инвалидов и принимать локальные нормативные акты, содержащие сведения о данных рабочих местах; - создавать инвалидам условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации инвалида; - предоставлять в установленном порядке информацию, необходимую для организации занятости инвалидов. Таким образом, если работодатель отказывает в приеме на работу свыше квоты, установленной законодательством, то этот отказ является правомерным. Также следует отметить, что если судом принято решение, обязывающее работодателя заключить трудовой договор, то он не вправе отказать работнику в его заключении (смотрите ст. ст. 16 и 391 ТК РФ). Обращаем ваше внимание, что ст. 64 ТК РФ не только устанавливает гарантии при заключении трудового договора, но и не ограничивает право работодателя самостоятельно, под свою ответственность принимать кадровые решения. На это указывает и п. 10 Постановления N 2. В нем, в частности, говорится, что в целях оптимального согласования интересов работодателя и лица, желающего заключить трудовой договор, и с учетом того, что исходя из содержания ст. 8, ч. 1 ст. 34, ч. 1 и 2 ст. 35 Конституции Российской Федерации и абз. 2 ч. 1 ст. 22 ТК РФ работодатель в целях эффективной экономической деятельности и рационального управления имуществом самостоятельно, под свою ответственность принимает необходимые кадровые решения (подбор, расстановка, увольнение персонала) и заключение трудового договора с конкретным лицом, ищущим работу, является правом, а не обязанностью работодателя, а также того, что ТК РФ не содержит норм, обязывающих работодателя заполнять вакантные должности или работы немедленно по мере их возникновения, необходимо проверить, делалось ли работодателем предложение об имеющихся у него вакансиях (например, сообщение о вакансиях передано в органы службы занятости, помещено в газете, объявлено по радио, оглашено во время выступлений перед выпускниками учебных заведений, размещено на доске объявлений), велись ли переговоры о приеме на работу с данным лицом и по каким основаниям ему было отказано в заключении трудового договора. Работодатель вправе отказывать в заключении трудового договора: - гражданину, отказавшемуся проходить процедуру оформления допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, если исполнение должностных обязанностей по государственной должности, на которую претендует гражданин, связано с использованием таких сведений. Отметим, что государственным гражданским служащим запрещено заниматься предпринимательской деятельностью, участвовать на платной основе в деятельности органа управления коммерческой организации (за исключением случаев, установленных законом) и так далее (ст. 17 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации"); - лицу, которое в качестве меры наказания (ст. 47 Уголовного кодекса Российской Федерации (далее - УК РФ)) лишено права занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью в течение установленного срока. Отметим, что указанное лицо не может быть принято на работу, связанную с замещением таких должностей либо осуществлением такой деятельности, в течение этого срока; - педагогическим работникам для осуществления деятельности в образовательных организациях, если такая деятельность указанным лицам запрещена приговором суда или по медицинским показаниям, а также лицам, которые имели либо имеют судимость за определенные преступления, и другим (ст. 331 ТК РФ). Лицам, подвергнутым административному наказанию в виде дисквалификации, может быть отказано в назначении на руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица (ознакомьтесь со ст. 3.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ)). Если работодатель отказывает лицу, ищущему работу, в заключении трудового договора, то по требованию этого лица работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме. Любой гражданин, посчитавший отказ в заключении трудового договора необоснованным, имеет право обжаловать его в суде. Статьей 3 ТК РФ установлены гарантии защиты от дискриминации в сфере трудовых отношений. Каждый имеет равные возможности для реализации своих трудовых прав. Никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах или получать какие-либо преимущества в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям либо каким-либо социальным группам, а также от других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника. Не являются дискриминацией установление различий, исключений, предпочтений, а также ограничение прав работников, которые определяются свойственными данному виду труда требованиями, установленными федеральным законом, либо обусловлены особой заботой государства о лицах, нуждающихся в повышенной социальной и правовой защите, либо установлены в соответствии с законодательством о правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации в целях обеспечения национальной безопасности, поддержания оптимального баланса трудовых ресурсов, содействия в приоритетном порядке трудоустройству граждан Российской Федерации и в целях решения иных задач внутренней и внешней политики государства. Лица, считающие, что они подверглись дискриминации в сфере труда, вправе обратиться в суд с заявлением о восстановлении нарушенных прав, возмещении материального вреда и компенсации морального вреда. На граждан, ищущих работу, в полной степени распространяются гарантии, установленные ст. 3 ТК РФ. Поскольку в настоящее время трудовое законодательство содержит лишь примерный перечень причин, по которым работодатель не имеет права отказать в приеме на работу лицу, ищущему работу, вопрос о том, не имела ли место дискриминация при отказе в заключении трудового договора, решается судом при рассмотрении конкретного дела (п. 10 Постановления N 2). Теперь поговорим о дисциплинарной, административной и уголовной ответственности за нарушение трудового законодательства в данном случае. |
Похожие:
 | Целью проверки являлись проверка ведения кадрового учета и делопроизводства на соответствие действующему законодательству о труде,... | | Информирование всех сотрудников компании о правилах взаимодействия с отделом персонала в рамках кадрового делопроизводства |
| Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... | | Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... |
| Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... | | Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... |
| Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... | | Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... |
| Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... | | Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... |