Регламент "Взаимодействие сотрудников с отделом персонала по вопросам кадрового делопроизводства"
|
Цели:
|
Информирование всех сотрудников компании о правилах взаимодействия с отделом персонала в рамках кадрового делопроизводства
|
Разработчик:
|
Отдел персонала Административное управление
|
Исполнитель:
|
Все сотрудники
|
1. Общие положения
Настоящий регламент определяет список вопросов взаимодействия сотрудников Компании с отделом персонала в части кадрового делопроизводства, а именно:
- участие в формировании и изменении графика отпусков;
- правила предоставления отпуска;
- взаимодействие по вопросам больничных листов;
- отсутствие на рабочем месте;
- увольнение по собственному желанию;
- получение кадровых документов по заявке сотрудника;
- заполнения управленческого табеля;
- получение управленческих авансов.
Настоящий регламент определяет правила взаимодействия сотрудников Компании по вопросам кадрового делопроизводства с отделом персонала.
2. График отпусков
График отпусков утверждается за две недели до окончания календарного года.
Руководители подразделений предоставляют согласованные ими графики отпусков в отдел персонала за месяц до утверждения графика.
Не предоставившие по предварительным пожеланиям сотрудники, а также вновь принятые сотрудники будут ставиться в график по усмотрению Руководителя отдела персонала после согласования с Первым заместителем Генерального директора.
После утверждения графика изменения в датах предоставления отпусков будут меняться только по личному заявлению работника.
Сотрудник может изменить даты проведения отпуска по личному заявлению, подтвержденному подписью непосредственного руководителя, руководителя соответствующего подразделения, первого заместителя генерального директора/генерального директора. Срок подачи заявления - 2 недели до начала отпуска.
В IV квартале каждого года отпуска могут быть утверждены только генеральным директором по согласованию с Первым заместителем генерального директора.
3. Предоставление отпусков
Работникам предоставляется отпуск 28 календарных дней в год (в соответствии с ТК РФ). Для работников с ненормированным рабочим днем предусмотрено предоставление 3 (трех) дополнительных календарных дней в добавление к ежегодному отпуску.
Отпуск предоставляется на основании Заявления о предоставлении отпуска от работника согласно утвержденному графику отпусков.
Заявления на отпуск подается сотрудником в отдел персонала строго за две календарные недели до дня начала отпуска.
Заявления, предоставленные для оформления менее чем за 5 календарных дней, проводиться в регламентном учете в запрошенные сроки не будут, по согласованию с работником отпуск будет проведен в другие сроки.
Заявление о предоставлении отпуска работника визируется Руководителем отдела, Руководителем управления и Генеральным директором и/или Первым заместителем Генерального директора по соответствующей подчиненности структурного подразделения.
Учебный отпуск предоставляется работникам, обучающимся в высших и средних специальных государственных в соответствии с ТК РФ. Учебный отпуск предоставляется на основании Справки из ВУЗа и Заявления работника.
Отпуск работников оформляется Приказом.
Ответственный за своевременное предоставление информации – руководитель соответствующего подразделения (см. Приложение №1).
4. Больничные листы
Больничные листы должны предоставляться работником строго в соответствии с требованиями законодательства РФ утвержденных бланках с обязательным наличием:
- печати организации, выдавшей больничный лист;
- штампа организации, выдавшей больничный лист;
- первичность названия организации, выдавшей больничный лист;
- соответствие названия организации на больничном листе штатной принадлежности и медицинскому страховому полису ОМС (для иногородних).
Работник сообщает о получении больничного листа непосредственно в день его оформления в отдел персонала сотруднику, отвечающему за кадровый документооборот, и своему непосредственному руководителю.
Ответственный за своевременное предоставление информации – сотрудник и непосредственный руководитель.
5. Отсутствие на рабочем месте
Руководители подразделений обязаны сообщать в отдел персонала сотруднику, отвечающему за кадровый документооборот, об отсутствии своих сотрудников на рабочем месте (прогул, отгул, невыход по неизвестной причине) в день невыхода, с указанием точной даты.
В день выхода сотрудник сообщает об этом в отдел персонала сотруднику, отвечающему за кадровый документооборот.
Ответственный за исполнение – сотрудник и руководитель соответствующего подразделения.
6. Изменение анкетных данных
Обо всех изменениях в анкетных данных (адрес, телефон, семейное положение, рождение детей и т.д.) сотрудник обязан в течение трех рабочих дней с даты события сообщить в отдел персонала сотруднику, отвечающему за кадровый документооборот и предоставить копии документов об изменении.
В случае возникновения финансовых потерь компании вследствие несвоевременного предоставления данных, связанных со сменой фамилии, адреса и, соответственно, расчетов с внебюджетными фондами по старым фамилиям, ответственность несет сотрудник или его непосредственный руководитель в случае невозможности возложить ответственность на сотрудника.
Ответственный за своевременное предоставление информации – сотрудник и его непосредственный руководитель.
7. Увольнение по собственному желанию
Заявление об увольнении по собственному желанию пишется за 2 недели до предполагаемой даты увольнения и визируется руководителем соответствующего подразделения (см. Приложение №2 - образец написания заявления на увольнение).
Регламентный табель об отработанном времени на увольняющегося сотрудника формируется отделом персонала на основании соответствующим образом оформленного (в т.ч. завизированного) заявления сотрудника. Управленческий табель предоставляется непосредственным руководителем увольняющегося сотрудника за день до даты увольнения.
Обходной лист заполняется увольняющимся сотрудником и сдается в отдел персонала за день до последнего рабочего дня.
Ответственный за своевременное предоставление информации – сотрудник, непосредственный руководитель и отдел персонала.
8. Выдача документов по заявке сотрудника
Справки, выписки из трудовой книжки, запросы работников по подсчету использованного календарного отпуска и прочие документы оформляются по предварительной заявке по электронной почте на адрес сотрудника, отвечающего за кадровый документооборот, в течение 3-х рабочих дней.
С 15 по 17 и с 30 по 03 числа каждого месяца заявки исполняться будут с увеличением срока ожидания, так как в эти периоды идет формирование табелей учета рабочего времени.
Один рабочий день в неделю (пятница) у менеджера по кадровому делопроизводству является методическим днем и отводится на плановый кадровый аудит, восстановление кадровой документации, оформление документации. Выполнение заявок продлевается на один день.
Ответственный – сотрудник отдела персонала.
Заполнение управленческого табеля
Табель рабочего времени заполняется руководителем соответствующего подразделения не позднее 3 числа каждого месяца. В случае не заполнения табель заполняется менеджером по кадровому делопроизводству в соответствии с данными охраны.
Ответственный за внесение данных в табель – руководитель соответствующего подразделения.
10. Авансы
Авансы в счет управленческой зарплаты выдаются только по пятницам после 14:00 и только после утверждения Первым заместителем Генерального директора. Заявки на авансы принимаются в течение недели по электронной почте руководителем отдела персонала и специалистом по управленческому учету отдела управленческого учета.
Приложение №1
к Регламенту "Взаимодействие с отделом
персонала по вопросам кадрового делопроизводства"
Шаблон Заявления о предоставлении отпуска
ЗАЯВЛЕНИЕ
|
|
Генеральному директору
|
должность руководителя организации
|
ЗАО "Новый Васюк"
|
наименование организации
|
09.04.2007
|
№
|
54
|
|
|
|
инициалы и фамилия руководителя
|
|
от
|
|
|
фамилия, инициалы работника
|
О предоставлении отпуска
|
инженера-технолога I кат.
|
должность работника
|
технического отдела
|
наименование структурного подразделения
|
Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск
|
продолжительностью
|
28
|
календарных дней с "
|
16
|
"
|
апреля
|
20
|
07
|
г. и
|
-
Согласен:
Начальник технического отдела
|
|
|
|
|
должность непосредственного руководителя
|
|
подпись
|
расшифровка подписи
|
|
|
09
|
.
|
04
|
.
|
20
|
07
|
|
|
Приложение №2
к Регламенту №20 "Взаимодействие с отделом
персонала по вопросам кадрового делопроизводства"
Шаблон Заявления об увольнении по собственному желанию
ЗАЯВЛЕНИЕ
|
|
Генеральному директору
|
должность руководителя организации
|
ЗАО "Новый Васюк"
|
наименование организации
|
02.04.2007
|
№
|
13
|
|
|
|
инициалы и фамилия руководителя
|
|
от
|
|
|
фамилия, инициалы работника
|
Об увольнении
|
старшего специалиста
|
должность работника
|
экономического отдела
|
наименование структурного подразделения
|
Прошу уволить меня “
|
16
|
”
|
апреля
|
20
|
07
|
г. по собственному
|
|
желанию
|
|
Последним днем работы прошу считать “
|
16
|
”
|
апреля
|
20
|
07
|
г.
|
|
Приложение1:
|
|
|
при наличии уважительных причин указать подтверждающие документы
|
|
|
