Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации исторически сложившейся и постоянно
Скачать 2.84 Mb.
|
4.4.3. Учет физического и технического состояния документов 4.4.3.1. Учет физического и технического состояния документов на бумажной основе осуществляется в: – листе-заверителе дела (приложения № 6, 6а); – листе и акте проверки наличия и состояния документов (приложения № 7, 8); – карточке учета документов с повреждениями носителя (приложение № 14); – карточке учета документов с повреждениями текста (приложение № 14а); – картотеке (книге) учета физического состояния документов. 4.4.3.2. Учет физико-химического и технического состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов осуществляется в: – карточке учета физического состояния кинодокумента (приложение № 15); – карточке учета технического состояния фотодокумента (приложение № 16); – карточке учета технического состояния фонодокумента (приложение № 17); – карточке учета технического состояния видеодокумента (приложение № 17а); – картотеках (книгах) учета физико-химического состояния аудиовизуальных документов. 4.4.3.3. Учет физико-химического и технического состояния документов может осуществляться в традиционном или автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов. 4.4.4. Порядок снятия с учета неисправимо поврежденных документов 4.4.4.1. На неисправимо поврежденные документы составляются заключения реставраторов и специалистов подразделения, осуществляющего хранение документов архива, о полной невозможности восстановления их основы и использования текстовой и изобразительной информации, акт о неисправимых повреждениях документов (приложение № 11), которые представляются в вышестоящий орган управления архивным делом для принятия окончательного решения о снятии документов с учета. В архиве решение о снятии неисправимо поврежденных документов с учета оформляется приказом директора архива на основании письменного разрешения вышестоящего органа. 4.4.4.2. Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускается. 4.5. Специальная физико-химическая и техническая обработка документов 4.5.1. Состав работ по специальной обработке документов Специальная обработка документов проводится с целью: – устранения причин ускоренного старения и разрушения документов; – восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; – воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях, которое осуществляется соответствующими подразделениями архива или сторонними организациями в установленном порядке. 4.5.1.1. Основными видами специальной обработки документов на бумажной основе являются: – дезинфекция, дезинсекция, дератизация хранилищ как совокуп- ность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в хранилищах и на документах; – реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов документов; – воспроизведение документов с целью создания страхового фон- да копий документов и фонда пользования; фотореставрация документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения и передачи во времени документной информации и др.; – переплет документов; – обеспыливание документов как вспомогательный вид работ, осуществляемое при поступлении, хранении, использовании документов, а также при выполнении консервационно-реставрационных, санитарно-гигиенических, технических операций различного назначения; – специальная обработка документов в режиме аварийно-спаса- тельных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки. 4.5.1.2. Аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам в зависимости от физической природы носителя: 1) документы на магнитной ленте: – очистка поверхности от пыли и частиц грязи вручную или на специальном очистительном оборудовании; – замена пересохших и коробленных склеек; – перемотка с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании документов, проводится на специальных устройствах с заданными параметрами натяжения и с приспособлениями для механической очистки поверхности ленты. Перемотку можно также проводить на отрегулированном магнитофоне, без рывков, с равномерной плотностью намотки. Намотка дол- жна быть ровной, плотной, без выступающих витков и ступеней. Пе- риодичность перемотки и очистки документов на магнитной ленте в профилактических целях — один раз в 2–4 года, в зависимости от интенсивности использования документов и условий их хранения; – оформление рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2–2,5 м; 2) документы на дисковых носителях: – обеспыливание; – протирка антистатиком; 3) граморигиналы фонодокументов: – электрохимическая очистка; 4) кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофиль- мам: – обеспыливание; – удаление восковых, жировых и иных загрязнений; – укрепление склеек и просечек; – ремонт перфорации; – переделка грубых, коробленных заплат и склеек; – ремонт повреждений, затронувших поле кадра. 4.5.2. Порядок проведения работ по специальной обработке документов Работы по специальной обработке документов подразделяются на плановые, выполняемые в режиме очередности, и внеочередные. 4.5.2.1. К внеочередным относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами. Внеочередные, срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении документов биологическими вредителями. В зависимости от масштабов поражения внеочередной обработке подвергаются отдельные единицы хранения, группы единиц хранения, отдельные массивы документов хранилища и, соответственно, отдельные средства хранения и места хранения или все хранилища целиком. Номенклатура, порядок проведения и технология этих работ определяются отраслевыми нормативными и методическими документами. 4.5.2.2. Плановая специальная обработка документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, видовых особенностей физического состояния документов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным и особо ценным документам. 4.6. Выдача документов и описей из хранилища 4.6.1. Общие положения 4.6.1.1. Документы и описи выдаются из хранилища: – пользователям в читальный (просмотровый) зал архива и организациям, физическим лицам-фондообразователям во временное пользование; – работникам архива в рабочие помещения; – в лабораторию архива, сторонним организациям для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов. 4.6.1.2. Выдача документов из хранилища и прием их обратно, в том числе полистная проверка документов перед выдачей их из хранилища и при возврате от пользователя (кроме документов, возвращаемых из читального зала), производится работниками хранилища. Полистную проверку документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала. Обязательной полистной проверке перед выдачей документов из хранилища и при возврате документов от пользователей подлежат: – уникальные документы; – документы, имеющие в оформлении или приложении к ним материальные ценности; – несброшюрованные документы. Другие документы, подлежащие полистной проверке, определяются руководством архива на основе решения экспертно-методичес- кой комиссии. Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе (приложения № 6, 6а). 4.6.1.3. На место выдаваемых из хранилища документов и описей подкладывается карта-заместитель (приложение № 3). 4.6.2. Сроки выдачи документов 4.6.2.1. Документы выдаются из хранилища на срок, не превышающий: – один месяц — пользователям в читальный зал и работникам архива для служебных целей; – три месяца — организациям, физическим лицам-фондообразо- вателям во временное пользование; – шесть месяцев — для экспонирования документов. Срок выдачи документов для создания страхового фонда и фонда пользования, специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов определяется планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ сторонними организациями. По запросам судебных и правоохранительных органов документы выдаются на срок до шести месяцев. Примечание: В порядке исключения допускается увеличение сро- ка представления документов для экспонирования в соответствии с договором о проведении выставки. 4.6.2.2. Продление установленных сроков выдачи документов и описей пользователям допускается в особых случаях с разрешения руководства архива, выдачи во временное пользование — по письменному подтверждению организации наличия и нормативных условий хранения выданных документов. (См. также п. 4.8.2.4). 4.6.3. Требования к физическому состоянию и оформлению документов при их выдаче 4.6.3.1. Документы, находящиеся в плохом физическом состоянии, имеющие копии фонда пользования, а также документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, для использования не выдаются. Примечание: В порядке исключения документы, не прошедшие научного описания, могут быть выданы для проведения реставрации в случае их критического физического состояния. 4.6.3.2. Документы, выдаваемые из хранилища, должны иметь архивный шифр (поисковые данные) 8, пронумерованные листы, лист-заверитель (приложения № 6, 6а) и лист использования документов (приложение № 18). 4.6.3.3. Подготовка документов к выдаче из хранилища включает: – выемку документов; – сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания); – полистную проверку дел — в установленных случаях. Сверка архивного шифра документов с описью (книгой учета и описания) предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, машиночитаемого (электронного) документа, правильности составления заголовка и шифровки единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки. При подготовке к выдаче для экспонирования отдельных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста документа карандашом проставляется архивный шифр. 4.6.4. Оформление выдачи документов 4.6.4.1. Документы из хранилища выдаются с письменного разрешения: – директора или его заместителя: при выдаче особо ценных и уникальных документов; при передаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках; на реставрационно-профилактическую обработку, копирование; – заведующего хранилищем (отделом обеспечения сохранности): при выдаче сотрудникам архива для работы в рабочих помещениях, пользователям в читальный зал. Выдача документов из хранилищ регистрируется в книгах выдачи документов, копий фонда пользования (приложение № 19), которые ведутся раздельно по каждому хранилищу и виду выдачи. 4.6.4.2. Выдача документов в читальный зал оформляется заказами (требованиями) на выдачу документов, копий фонда пользования, описей (приложение № 20) и регистрируется в книге выдачи документов из хранилища в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала. Исполненные заказы (требования) пользователей направляются в читальный зал вместе с выданными документами и хранятся в личных делах пользователей. 4.6.4.3. Выдача документов работникам архива для использования в служебных целях оформляется заказами (требованиями) на выдачу документов, копий фонда пользования, описей (приложение № 20) и ре- гистрируется в книге выдачи документов из хранилища в рабочие поме- щения, в которой расписывается получивший документы работник. За- казы (требования) работников архива визируются руководителем соот- ветствующего подразделения в целях подтверждения необходимости получения этих документов для работы. Заказы (требования) работников архива находятся в хранилище до истечения срока их хранения. 4.6.4.4. Выдача документов в лабораторию архива оформляется за- казами на проведение соответствующих работ (приложение № 21) 9 и регистрируется в книге выдачи документов в лабораторию, в которой расписывается работник лаборатории. Заказы учитываются в лаборатории и в соответствующем подразделении архива и служат контрольным документом за ходом проведения всех этапов работы с документами. 4.6.4.5. Выдача документов организациям во временное пользование оформляется актами о выдаче документов во временное пользование (приложение № 22) и регистрируется в книге выдачи документов во временное пользование. В графе “Примечание” акта о выдаче документов во временное пользование указываются особенности оформления и физического состояния документов. Решение о выдаче документов организациям во временное пользование в зависимости от целей выдачи принимается при наличии: – гарантийного письма; – договора о проведении выставки и условиях экспонирования документов. Разрешение на выдачу во временное пользование документов, представляемых для экспонирования, оформляется приказом директора архива. Уникальные документы, представляемые на выставки, а также все документы, отправляемые за границу, подлежат обязательному страхованию в установленном порядке (см. п. 4.8.1); – договора о проведении работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, по улучшению физического состояния документов. Заключение договора на реставрацию документов допускается только со специализированными реставрационными организациями. 4.6.5. Выдача копий фонда пользования Выдача копий фонда пользования оформляется заказами (требованиями) на выдачу документов (приложение № 20) и регистрируется в книге/книгах выдачи копий фонда пользования, ведущихся централизованно или раздельно по каждому хранилищу. 4.6.6. Выдача описей Описи выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача опи- сей, имеющихся только в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения директора или его заместителя на срок, как правило, не превышающий один день, и оформляется по аналогии с выдачей подлинных документов. Выдача описей оформляется заказами (требованиями) на выдачу документов (приложение № 20) и регистрируется в книге выдачи опи- сей, в которой расписывается получивший опись работник архива. 4.6.7. Транспортировка и перемещение документов 4.6.7.1. При транспортировке документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, ме- ханических повреждений. Транспортировка документов производится при плотной укладке документов, исключающей возможность их перемещения внутри упа- ковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах. 4.6.7.2. Для внутриархивных перемещений используются передвижные тележки и другие средства транспортировки. Внутригородские перевозки документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива. Транспортировка документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытых транспортных средствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта. |
Похожие:
 | Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу (далее – архивные документы), хранящихся и поступающих на хранение... | | Ном деле в Российской Федерации» от 22. 10. 2004 года №125 фз, «Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской... |
| Ном деле в Российской Федерации» от 22. 10. 2004 года №125 фз, «Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской... |  | Согласно действующему законодательству, документы постоянного хранения и по личному составу организаций, законченные делопроизводством,... |
| Теоретические основы учета и обеспечения сохранности документов архивного фонда Российской Федерации | | Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,... |
| Регламент работы гку то «Государственный архив Тверской области», Стандарт государственной услуги Тверской области «Прием документов... | | Рекомендации по составлению документов централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в... |
| Российской академии наук, рекомендациями Управления загс и архивов Липецкой области и была направлена на выполнение плана развития... | | Центральной избирательной комиссии Российской Федерации и страховые взносы в государственные внебюджетные фонды |