4.7. Контроль за сохранностью выданных документов.
Возвращение документов в хранилища
4.7.1. Контроль за своевременным возвращением выданных
из хранилища документов
Выверка книг выдачи документов проводится один раз в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату документов. Если местонахождение и наличие не возвращенных в срок документов установлены и невозвращение вызвано необходимостью дальнейшего использования, их выдача переоформляется. При задержке возвращения документов без уважительных причин предпринимаются меры для их немедленного возврата в хранилище.
В целях контроля за соблюдением нормативных режимов хранения и правил работы с документами, подразделением, организующим
хранение документов, проводятся проверки сохранности выданных из хранилища документов. Проверки проводятся в плановом порядке
или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.
4.7.2. Возвращение документов в хранилище
При возвращении документов в хранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке (см. п. 4.6.1.2). В книгах выдачи документов делается отметка о возвращении документов в присутствии возвративших их работников архива или организации. Если выявлены повреждения возвращаемых документов, составляется акт, который подписывается работником хранилища и лицом, возвращающим документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.
Пользователи документов несут ответственность за их сохранность и соблюдение правил работы с документами. Архив обязан обратиться в правоохранительные органы в случаях хищения или умышленного повреждения документов, внесения в их текст измене-
ний, а также повреждения технического оборудования и имущества.
4.8. Страхование архивных документов. Порядок оформления временного вывоза документов за рубеж и
за пределы субъекта Российской Федерации
4.8.1. Страхование документов
4.8.1.1. Страхование документов направлено на обеспечение их сохранности, возмещение ущерба в случае кражи, утраты, повреждений и иного возможного ущерба.
Страхованию подлежат:
– все документы (в том числе подлежащие возвращению копии), вывозимые за рубеж для экспонирования на выставках, их реставрации или с другими целями;
– уникальные документы, предоставляемые для экспонирования на выставках внутри страны.
Примечание: в исключительных случаях возможна передача документов для экспонирования на выставках в учре-
ждениях системы Федеральной архивной службы России, Министерства культуры Российской Федерации и Российской Академии наук без страхования документов под официальное обязательство воз-
мещения ущерба в случае их утраты или порчи.
4.8.1.2. Страховую оценку документов проводят наиболее квалифицированные специалисты архива, консультируясь при необходимости со специалистами музеев, библиотек, антикварно-букинис-
тических магазинов, аукционов и других организаций.
Категория ценности документов при их страховой оценке, размер страховой оценки устанавливаются с учетом отраслевых методических разработок. Сумма страховой оценки документов, как правило, должна превышать верхнюю границу аукционной цены соответствующей категории ценности архивных документов.
Результаты страховой оценки документов оформляются актом страховой оценки документов (приложение № 23), который в 3-х экз.
представляется в вышестоящий орган управления архивным делом.
4.8.1.3. Страхование документов осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации или страны, принимаю-
щей документы для экспонирования. Архивные документы страхуются на основе “страхования от всех рисков” по формуле “от гвоздя до гвоздя” (from nail to nail).
4.8.2. Порядок оформления временного вывоза документов
4.8.2.1. Временный вывоз документов за пределы Российской Фе-
дерации осуществляется архивами для организации выставок, проведения реставрационных работ и других целей.
4.8.2.2. Для рассмотрения вопроса о возможности временного вы-
воза документов федеральный государственный архив, орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации в соответствии с Законом Российской Федерации “О вывозе и ввозе культурных ценностей” представляет в Федеральную архивную службу России:
– копию договора о проведении выставки, реставрационных или других работ;
– перечень документов установленной формы, предназначенных к временному вывозу;
– копии страхового полиса и государственной гарантии принимающей стороны;
– письменное подтверждение физического состояния, позволяю-
щего транспортировать и демонстрировать временно вывозимые документы, а также наличия их страховых копий.
4.8.2.3. В соответствии с установленным порядком государственной экспертизы и контроля за вывозом и ввозом культурных ценностей для получения свидетельства на право временного вывоза документов за пределы Российской Федерации, вышеназванные документы вместе с заключением Федеральной архивной службы России представляются в Министерство культуры Российской Федерации или его территориальный орган по сохранению культурных ценностей.
4.8.2.4. Для продления в особых случаях срока временного вывоза документов федеральный государственный архив или орган упра-
вления архивным делом субъекта Российской Федерации представляет в Министерство культуры Российской Федерации, его территориальный орган:
– копию договора о продлении срока выставки, реставрационных или других работ;
– копии страхового полиса и государственной гарантии принимающей стороны;
– заключение Федеральной архивной службы России.
4.9. Выявление уникальных и особо ценных документов
Выявление уникальных и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.
4.9.1. Отнесение документов к уникальным осуществляется в порядке, определенном Регламентом Государственного реестра уникальных документов и включает в себя:
– составление листа учета и описания уникального документа (приложение № 24), заполняемого на каждый выявленный уникальный документ;
– рассмотрение экспертно-методической комиссией (или другим совещательным органом) архива представленных материалов;
– подготовку предложений о включении документов в Государственный реестр уникальных документов и представление их в вышестоящий орган управления архивным делом.
4.9.2. Отнесение документов к особо ценным осуществляется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива и закрепляется учетными документами в установленном порядке (см. п. 5.5.4).
4.10. Создание страхового фонда документов и
фонда пользования
Страховой фонд документов представляет собой совокупность страховых копий документов и создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов, является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах страхового фонда.
Фонд пользования представляет собой совокупность копий документов Архивного фонда Российской Федерации, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов.
Фонд пользования создается:
– одновременно с созданием страхового фонда;
– целевым порядком на наиболее используемые документы;
– в процессе других работ, в том числе по рассекречиванию документов, организации их использования.
4.10.1. Организация работы по созданию страхового фонда
4.10.1.1. Очередность страхового копирования определяется цен-
ностью и информационной значимостью документов, физическим состоянием и интенсивностью обращения к ним. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фон-
ды, документы которых находятся в плохом физическом (техническом) состоянии и наиболее интенсивно используются, а также цвет-
ные кино- и фотодокументы, фотодокументы на стеклянной основе.
4.10.1.2. Подготовка документов к страховому копированию осу-
ществляется в соответствии с правилами выдачи документов из хранилищ (см. п. 4.6). При этом проверяется их физическое состояние, выявляются документы с малоконтрастными или угасающими текстами, а также документы, требующие реставрации и консервационно-профилактической обработки.
4.10.1.3. Страховое копирование проводится по фондам с соблюдением систематизации единиц хранения в описи, которая копируется перед ними. Страховому копированию подлежат все документы единицы хранения.
4.10.1.4. При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией-изготовителем страховых копий заново.
4.10.1.5. Страховое копирование документов осуществляется в соответствии с типовыми технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.
4.10.1.6. Исполнитель несет ответственность за сохранность копируемых документов в течение всего времени нахождения документов в лаборатории.
4.10.2. Типы страховых копий документов
4.10.2.1. Страховой копией документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогеносеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.
4.10.2.2. Страховой копией кинодокумента является первая сов-
мещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати.
4.10.2.3. Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати.
4.10.2.4. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте соответствующего типа. На уникальные фонодокументы страховые копии могут изготавливаться способом механической звукозаписи (граморигинал 1,2).
4.10.2.5. Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.
4.10.3. Комплект и состав фонда пользования
4.10.3.1. Фонд пользования, изготовленный в результате работ по страховому копированию документов, создается в обязательном комплекте.
4.10.3.2. Обязательный комплект фонда пользования включает:
– для документов на бумажной основе — одна микроформа 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленная с негативной микроформы 1-го поколения, и одна микроформа 3-го поколения, изготовленная с микроформы 2-го поколения;
– для фотодокументов — один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;
– для кинодокументов — одна позитивная совмещенная копия, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в формате Betacam;
– для фонодокументов — одна копия на магнитной ленте шириной 6,25 мм;
– для видеодокументов — одна копия в формате VHS.
4.10.3.3. Порядок включения в фонд пользования копий докумен-
тов, созданных в процессе других видов работ, определяется архивом.
В фонд пользования включаются, как правило, копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок документов.
4.10.4. Проверка наличия и состояния и технический контроль
страхового фонда и фонда пользования
4.10.4.1. Все страховые копии должны соответствовать оригиналу как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.
Изготовитель страховых копий должен гарантировать соответствие всех выпускаемых копий требованиям действующих нормативно-технических документов по страховому копированию.
Все страховые копии проходят технический контроль в лаборато-
рии или организации-изготовителе, сведения об их качестве фиксируются в актах технического состояния копии страхового фонда (по формам в соответствии с отраслевыми нормативными документами).
4.10.4.2. При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния, визуально — техническое состояние копий.
4.10.4.3. В процессе хранения страховые копии подлежат:
– проверке наличия и состояния в целях установления фактического наличия страховых копий, их соответствия данным учетных документов;
– техническому контролю состояния и своевременному проведению необходимых консервационно-профилактических мероприятий.
4.10.4.4. Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, при этом контролю подлежит 20% страховых копий производства каждого года.
4.10.4.5. Результаты технического контроля фиксируются в акте технического состояния страховой копии, где дается заключение о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ и устанавливаются сроки следующего технического контроля.
4.10.4.6. Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий документов и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования.
Объем и периодичность работы по проверке наличия и состояния копий фонда пользования определяется с учетом его общего объема, состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий хранения.
4.10.5. Оформление передачи страховых копий
на специальное хранение
4.10.5.1. Централизованное хранение страховых копий осуществ-
ляет бесплатно Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ) — специальное хранилище системы Федеральной архивной службы России.
Для получения согласия на отправку страховых копий в ЦХСФ архив представляет в вышестоящий орган управления архивным делом докладную записку о готовности к отправке страховых копий с указанием количества единиц хранения, с которых изготовлены эти копии, объема копий (в единицах учета, единицах хранения, кадрах, метраже, времени звучания), их состояния, наличия описей страхового фонда и актов технического состояния. Разрешение на передачу страхового фонда документов в Центр хранения страхового фонда дает Федеральная архивная служба России.
Прием-передача страхового фонда осуществляется на основании приказа Федеральной архивной службы России по акту (приложение № 25), к которому прилагаются:
– описи особо ценных дел, документов или копии описей дел, до-
кументов, с которых отснят страховой фонд, или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник);
– описи передаваемого страхового фонда;
– акты технического состояния копий страхового фонда;
– сопроводительные документы на транспортную тару.
4.10.5.2. Страховые копии в порядке расположения их в описи помещаются в соответствующую тару для транспортировки, имеющую порядковую нумерацию в пределах отправляемой партии, и направляются в ЦХСФ в опломбированных контейнерах. В сопроводительном документе на транспортную тару указывается ее количество и число страховых копий в ней, ставятся подписи должностных лиц, ответственных за передачу.
Акты приема-передачи с приложениями (см. п. 4.10.5.1) помещаются в отдельную упаковку, на которой делается пометка “Сопроводительные документы”.
4.10.5.3. После отправки контейнеров архив извещает ЦХСФ о количестве отправленных контейнеров и дате отправки.
Оплата расходов по отправке контейнера со страховыми копиями производится архивом.
|
