Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации исторически сложившейся и постоянно
Скачать 2.84 Mb.
|
7.1.2. Элементы описания Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы (базы данных) интегрированной информационной системы архива (см. п. 3.6). Полученная таким образом совокупность данных используется в том числе в качестве автоматизированного научно-справочного аппарата, для формирования ряда учетных документов, при создании путеводителей и других типов архивных справочников, перечней. Элементы описания составляют следующие группы: информация по идентификации, информация по истории образования и хранения, информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и использования, дополнительная информация. Информация по идентификации единицы описания включает сле- дующие элементы: наименование (название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения, единицы учета, документа); справочные данные, состоящие из поисковых данных (архивного шифра), объема единицы описания, крайних дат (даты со- здания) документов в единице описания; вид носителя информации. Информация по истории образования и хранения единицы описания содержит следующие элементы: сведения о фондообразователе (история фондообразователя); сведения по истории хранения документов до приема в архив и в архиве (история фонда). Информация о составе и содержании единицы описания (аннотация) включает на уровне фонда — сведения о составе и содержании документов фонда, на уровне единицы хранения, единицы учета и документа — сведения о содержании, которые нельзя определить по заголовку. Информация об условиях доступа и использования единицы опи- сания состоит из следующих элементов: условия доступа (конфиденциальность, секретность, порядок пользования); авторские права, условия репродуцирования и использования; язык документов; физические характеристики, влияющие на возможность использования; наличие фонда пользования; НСА к единице описания, порядок доступа и пользования им; подлинность/копийность, степень сохранности, способ воспроизведения, внешние и другие особенности. В дополнительную информацию входят следующие элементы: местонахождение оригиналов; наличие и местонахождение копий документов, тематически и/или по происхождению связанных с данной единицей описания; библиография. 7.2. Описание на основных уровнях 7.2.1. Описание на уровне фонда включает следующие элементы: название фонда (см. п. 5.5.1.2), справочные данные, информацию по истории образования и хранения фонда, аннотацию, библиографию, информацию об условиях доступа и использования. 7.2.1.1. Справочные данные состоят из поисковых данных (номера фонда); объема фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации; крайних дат документов по каждому виду документации; указания на наличие внутриархивного научно-спра- вочного аппарата. 7.2.1.2. Информация по истории образования и хранения фонда (историческая справка к фонду) состоит из истории фондообразователя и истории фонда. История фондообразователя включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций следующие сведения: – даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника; – задачи и функции организации и их изменения; – масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций; – место организации в системе государственного аппарата, эконо- мической, общественно-политической, культурной и другой жизни; – изменения в названии и подчиненности организации; – структура организации и ее изменения. История фондообразователя для фонда личного происхождения состоит из кратких биографических данных (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Для семейного, родового фонда аналогичные сведения даются по степени родства о каждом из лиц последовательно. На фонд, состоящий из документов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, аналогичные сведения даются о каждом из них в алфавитном порядке фамилий. Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей. История фонда включает следующие сведения: – дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты; – изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды); – степень сохранности документов; – особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда; – сведения о наличии документов фондообразователя (в том чис- ле по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения; – сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения); – состав научно-справочного аппарата к фонду. Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя и т.д. Для архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, в том числе о времени, условиях, причинах создания, принципах построения, а также местонахождении коллекции до поступления в архив, указывается ее составитель. 7.2.1.3. Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-тер- риториальных) границ. 7.2.1.4. Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе. 7.2.1.5. Условия доступа и использования — см. п. 7.1.2. 7.2.2. Описание на уровне единицы хранения, единицы учета включает: название фонда; название структурной части фондообразователя; заголовок; справочные данные; вид носителя информации; информацию об условиях доступа и использования. Заголовок может дополняться аннотацией отдельных документов или группы документов. 7.2.2.1. Заголовок единицы хранения управленческой документа- ции и документов личного происхождения включает наименование вида единицы хранения или вида (разновидности) документов; организация, должность и/или фамилию и инициалы лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспон- дент); вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому относится содержание документов единицы хранения; название местности, с ко- торой связаны содержание документов дела, автор, адресат или корреспондент документов; даты событий. Допускаются такие элементы заголовка как “Автор не установлен”, “без даты”, “не ранее... г.”. Заголовок киновидеодокумента включает авторское название фи- льма, спецвыпуска, киножурнала, или название события, отраженного в кино- или телесюжете, и дату производства или дату съемки. Заголовок фонодокумента включает название отраженного в фонодокументе события, место и дату события, название, жанр фонодокумента. При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и др. Заголовок фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название художественного произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее в печати произведение; инициалы и фамилии авторов и/или исполнителей, обработки, переложения, текста, перевода произведения, язык документа. Заголовок фотодокумента включает аннотацию изображения или название фотоальбома, диафильма, фамилию автора, место и дату съемки. Заголовок машиночитаемого (электронного) документа включает вид представления информации (база данных, текстовый файл, оциф- рованное изображение и др.) и ее краткое содержание, автора или составителя информации, дату документа. 7.2.2.2. Заголовок единицы хранения может быть дополнен аннотацией отдельных документов или группы документов, наличие которых нельзя определить по заголовку. Аннотируются уникальные и особо ценные документы, документы организаций–предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие значение для исполнения социально-правовых, генеалогических и других запросов. Аннотация к заголовку единицы хранения управленческой документации и документов личного происхождения раскрывает содержа- ние отдельных документов, группы документов единицы хранения. При аннотировании киновидеодокументов дается краткое содер- жание отдельных киновидеодокументов, отражающих наиболее значимые события или их отдельные моменты. Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете, событии, факте, лице(ах), изображенном(ых) на документе. Перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из всей группы или при наличии сведений только о нескольких лицах их расположение на документе указывается: “второй слева…” или “в центре группы…”. В аннотации фонодокумента излагается краткое содержание отдельного документа и указываются: тип голоса исполнителя вокального произведения; название музыкального инструмента, если произведение исполняется одним солистом; название музыкального коллектива, если произведение исполняется несколькими музыкантами; инициалы, фамилия и звание художественного руководителя, дирижера и др. 7.2.2.3. Справочные данные включают: поисковые данные (номер фонда, номер описи, номер единицы хранения, единицы учета по описи); крайние даты документов (дата создания документа); для аудиовизуальных документов — записи (перезаписи); объем единицы описания: для документов на бумажной основе — количество листов; для киновидеофонодокументов (в зависимости от вида) — количество единиц хранения в единице учета, метраж, хронометраж, время звучания (в минутах и секундах); для фотодокументов — количество негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов — количество фотоотпечатков. 7.2.2.4. Вид носителя информации: для управленческой документации и документов личного происхождения — бумага, калька, пергамен, ткань и т.д.; для фонодокументов граммофонной записи — вид граммофонного оригинала, название металла, из которого изготовлен или которым покрыт оригинал (медь, никель и т.д.); для фонодокументов магнитной записи — тип магнитной ленты; для видеодокументов — тип видеопленки; для фото- и кинодокументов — формат пленки, цветопередача, вид основы; для машиночитаемых (электронных) документов — дискета, диск, лента и т.п. 7.2.2.5. Условия доступа и использования — см. п. 7.1.2. 7.2.3. Описание на уровне документа включает: – заголовок документа: наименование вида документа; автор; ад- ресат/ корреспондент; вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому относится содержание документа; название местности, с которой связаны содержание, автор или корреспондент документа; даты изложенных в нем событий; – справочные данные (в том числе поисковые данные — номер фонда, номер описи, номер единицы хранения, единицы учета по описи, номера листов; дата создания документа); – вид носителя информации; – информацию об условиях доступа и использования — см. п. 7.1.2. Заголовок может быть дополнен аннотацией, раскрывающей содержание документа, не отраженное в заголовке. 7.3. Научно-справочный аппарат 7.3.1. Научно-справочный аппарат (НСА) — структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. 7.3.2. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива — это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для по- иска документов и документной информации в целях эффективного использования. 7.3.2.1. Обязательными элементами СНСА являются описи, путеводитель по фондам архива, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников. Дополнительными элементам СНСА являются указатели, обзоры документов. 7.3.2.2. В системе НСА реализуется преемственность учетно-спра- вочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве организаций, НСА архивов организаций, муниципальных архивов и СНСА государственных архивов. Преемственность НСА архивов организаций, муниципальных и СНСА государственных архивов основывается на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов с необходимым справочным аппаратом к ним. Утвержденные ЭПК архивных учреждений описи (годовые раз- делы описей) архив хранит как контрольные экземпляры до передачи документов на постоянное хранение. После поступления докумен- тов на постоянное хранение описи становятся частью СНСА архива. Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов архива организации могут быть приняты в архив для использования в составе системы НСА в качестве самостоятельных элементов или вливаться в соответствующие разделы каталогов. 7.3.2.3. При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, который заключается в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, определенной мето- дики составления и усовершенствования описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, установлении очередности работ с фондами в зависимости от их информационной значимости, характера их документов, состава и состояния имеющегося научно-справочного аппарата к ним, практических потребностей. Документы фондов организаций, содержащих многостороннюю, межотраслевую информацию, и фондов личного происхождения, содержащих преимущественно особо ценные и уникальные документы, подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снаб- жены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам. Для фондов организаций, содержащих информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и фондов личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, описи могут быть снабжены только одним указателем; на уровне фонда могут составляться как индивидуальные, так и групповые характеристики. К документам фондов организаций, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к вышеуказанным фондам, описи могут иметь только титульный лист. На уровне фонда составляются групповые характеристики или сведения о них помещаются в список неаннотируемых фондов. При создании и совершенствовании НСА отдельные части фонда, имеющие самостоятельные описи, в зависимости от информационной значимости документов, могут иметь различный научно-спра- вочный аппарат. Для объединенных фондов также применяется диф- ференцированный подход к созданию НСА в зависимости от информативности частей, входящих в его состав. 7.3.2.4. Для определения путей совершенствования СНСА архива ведется анализ и учет состояния всех имеющихся элементов СНСА как в традиционном виде (журнал по учету состояния НСА, картотека), так и в автоматизированном виде. При учете состояния СНСА указываются: номер фонда, номер описи, имеющиеся виды НСА. |
Похожие:
 | Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу (далее – архивные документы), хранящихся и поступающих на хранение... | | Ном деле в Российской Федерации» от 22. 10. 2004 года №125 фз, «Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской... |
| Ном деле в Российской Федерации» от 22. 10. 2004 года №125 фз, «Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской... |  | Согласно действующему законодательству, документы постоянного хранения и по личному составу организаций, законченные делопроизводством,... |
| Теоретические основы учета и обеспечения сохранности документов архивного фонда Российской Федерации | | Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,... |
| Регламент работы гку то «Государственный архив Тверской области», Стандарт государственной услуги Тверской области «Прием документов... | | Рекомендации по составлению документов централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в... |
| Российской академии наук, рекомендациями Управления загс и архивов Липецкой области и была направлена на выполнение плана развития... | | Центральной избирательной комиссии Российской Федерации и страховые взносы в государственные внебюджетные фонды |