Отчет архивного отдела администрации Краснинского муниципального района
Скачать 121.55 Kb.
|
ОТЧЕТ архивного отдела администрации Краснинского муниципального района Липецкой области Российской Федерации за 2016 год Деятельность архивного отдела администрации Краснинского муниципального района осуществлялась в соответствии с планом работы на 2016 год. В своей работе архивный отдел руководствовался Федеральными законами от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и законом Липецкой области от 30.11.2000 № 117-0З «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями в сфере архивного дела», от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», и другими нормативно-правовыми актами Российской Федерации и Липецкой области. Велась работа по внедрению Административных регламентов исполнения государственной функции по включению архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации» и предоставления государственной (муниципальной) услуг «Исполнение обращений и запросов граждан Российской Федерации» в области архивного дела. Продолжается изучение и внедрение в работу «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007г. №19), «Перечня типовых архивных документов образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций» М, 2007г., «Перечня документов образующихся в деятельности Министерства финансов РФ, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов РФ, с указанием сроков хранения» утв. Приказом Министерства финансов РФ от 08 декабря 2003 г. №385) и «Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения» утв. Приказом судебного департамента при Верховном суде РФ от 01 июня 2007г. № 70, «Перечня документов органов прокуратуры РФ и их учреждений с указанием сроков хранения» утв. Приказом Генпрокуратуры РФ от 19 июня 2008г. №113, Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 250 от 20.03.2012г. На базе архивного отдела проведено областное совещание – семинар с руководителями государственных и муниципальных архивов Липецкой области. На котором выступила исполняющая обязанности начальника Хромых Татьяна Петровна с докладом «О взаимодействии архивного отдела с администрациями сельских поселений по формированию Архивного фонда» (в рамках реализации № 131-ФЗ) Велась работа по реализации соглашения о взаимодействии и порядке информационного обмена с ГУ-УПФР в Краснинском районе и отделением ОБУ «УМФЦ Липецкой области» в Краснинском районе. Продлены услуги по сопровождению Vip Net-клиент. Специалисты архивного отдела принимали участие в областных совещаниях-семинарах с руководителями государственных и муниципальных архивов Липецкой области по итогам работы, в мероприятиях проводимых Районным Советом депутатов, администрацией Краснинского муниципального района, в общественной жизни района, в проведении мероприятий посвященных 71-годовщине Победы в Великой Отечественной войне, в митинге «Ты гори, свеча памяти», 88-летию Краснинского района, в подготовке выставки к съезду муниципальных образований. 1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации В соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» охранный режим обеспечивается комплексом мер по обеспечению технической укреплённости помещения, оборудованию его средствами охраной сигнализации и соблюдением режима доступа в хранилище. Охрана архивного отдела в нерабочее время осуществляется филиалом ФГКУ «Управление вневедомственной охраны Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Липецкой области» путем сдачи помещений архива на ПЦН. В 2016 году в архивном отделе были проведены плановые проверки Управлением экологии и природных ресурсов и территориальным отделом управления Роспотребнадзора по Липецкой области в Лебедянском, Краснинском районах. В течение года проводился комплекс мероприятий по поддержанию в рабочем состоянии инженерно-технических коммуникаций, укреплению пожарной безопасности помещений архива. В соответствии с договором с филиалом ФГУП «Охрана» МВД России по Липецкой области осуществляется контроль за работой систем ОПС и автоматического пожаротушения. Выполнены работы по оборудованию заземляющего устройства системы молниезащиты и проведены контрольные испытания работы данной системы. Произведена замена электросчетчика. Установлен водонагреватель. Архивохранилища и рабочие помещения архива обеспечены огнетушителями, планом эвакуации людей и документов. В целях исполнения программы «Доступная среда» здание архива оборудовано поручнями, при входе для вызова специалиста архивного отдела для лиц с ограниченными возможностями повешен звонок. В течение года в архивохранилищах ведется наблюдение за температурно-влажностным режимом. Соблюдается световой режим хранения архивных документов, проводятся санитарно-гигиенические мероприятия по поддержанию оптимальных условий хранения документов. Регулярно проводится влажная уборка помещений и обеспыливание стеллажей и архивных коробок влажной тряпкой. В целях обеспечения защиты документов от внешних неблагоприятных факторов в течение года закартонированы в архивные коробки 826 ед. хр., поступившие в течение года на хранение. На новые поступления составлены карточки топографического указателя. Продолжаются работы по улучшению физического состояния архивных документов. Заменены, оформлены обложки и проведена подшивка 60 ед. хр. Велась работа по переформированию дел фондов из связок в архивные коробки. Подшиты и оформлены описи дел, принятых на хранение документов. Проведены работы по проверке наличия и состояния дел документов: Ф.133-КП «Комсомольское» -75 ед. хр. за 1995-2005 годы,Ф.82.-совхоз «Половневский»-77ед.хр. за 1976-1992 годы, Ф. 79.-совхоз «Красное поле»-99 ед. хр. за 1976-1992 годы. В ходе проверки, выявлялись дела требующие реставрации, переплета и мелкого ремонта. В 2016 году в архивном отделе проводились мероприятия по совершенствованию государственного учета документов, повышению его качественного уровня. Систематически ведется работа по накоплению базы данных в формате «Архивный фонд» 5 версия. Все принятые в архивный отдел в течение года документы от организаций поставлены на государственный учет. На вновь поступивший фонд создан нормативный комплект учётных документов. В учетные документы по результатам описания архивных документов, переработки описей, учета новых поступлений внесены необходимые изменения. Количество хранящихся в архиве документов за 2016 год увеличилось на 826 ед. хр. Количество фондов увеличилось на фонд. По состоянию на 01.01.2017 по учетным документам в архиве числится 167 фонда (в том числе 3 фонда личного происхождения). В архиве храниться 23682 ед. хр., в том числе: - постоянного хранения – 12682 ед. хр; - по личному составу – 10941 ед. хр.; - личного происхождения – 13 ед. хр.; - фотодокументы – 46. Все документы, хранящиеся в архиве, описаны. В соответствии с Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, утверждённым приказом Росархива № 11 от 11.03.1997 года проведена паспортизация архива. Паспорт по состоянию на 01.01.2016 г. и объяснительная записка представлены в Управление ЗАГС и архивов Липецкой области.
организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве В 2016 году в целях качественного пополнения Архивного Фонда Российской Федерации и в соответствии с «Рекомендациями по организации и ведению Списков учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования государственных и муниципальных архивов», ведется работа по уточнению списка № 1 организаций, предприятий-источников комплектования архивного отдела администрации Краснинского муниципального района. В течение года продолжалась работа по комплектованию архивного фонда Российской Федерации. От организаций источников комплектования архива приняты на государственное хранение 734 ед. хр. управленческой документации за 1992-2014 годы. В связи с ликвидацией и в целях сохранности документов были приняты документы по личному составу в количестве 92 ед. хр. за 2009-2012годы отдела социальной защиты населения. В целях улучшения организации работы с документами, определения сроков их хранения и отбора документов для включения их в состав Архивного фонда Российской Федерации оказывалась методическая и практическая помощь организациям – источникам комплектования архива по планированию работы, организации деятельности экспертных комиссий и ведомственных архивов организаций, в разработке нормативно-методических документов, по проведению экспертизы ценности документов, их упорядочению, отбору на государственное хранение, составлению описей дел постоянного хранения и по личному составу. Подготовленные описи рассмотрены и согласованы на заседаниях ЭК организаций и представлены на утверждение и согласование ЭПК Управления ЗАГС и архивов Липецкой области. На ЭПК управления ЗАГС и архивов Липецкой области представлены описи дел от 14 организаций. Описи дел постоянного хранения на 551 ед. хр. и по личному составу - на 282 ед. хр. В рамках работы по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М.,2010) работники архивного отдела оказывали практическую помощь в составлении номенклатур дел организаций – источников комплектования. С архивным отделом в соответствии с планом работы согласовано 2 номенклатуры дел на 2016 год. В соответствии с планом основных мероприятий были проведены два выездных семинара в администрации сельского поселения Яблоновский сельсовет и администрации сельского поселения Александровский сельсовет. В 2016 году в соответствии с планом работы архивного отдела проведены проверки состояния архива и ведения делопроизводства: - тематическая проверка – в сельском поселении Краснинский сельсовет; - комплексная проверка - в сельском поселении Александровский сельсовет. Во время проверок организаций обращалось внимание на наличие и содержание хранилищ, металлических шкафов и сейфов для хранения документов. Выявлялись факты нарушений правил хранения, комплектования, учета и использования документов, о чем информировались их руководители. Работниками отдела давались консультации лицам, ответственным за архив и делопроизводство в организациях по вопросам правильного оформления документов в соответствии с ГОСТом Р.6-30 2003 и соблюдением требований по обеспечению сохранности документов и их подготовке к архивному хранению. В помощь работникам делопроизводственных и кадровых служб в отделе оформлен информационный уголок. В соответствии с письмом Росархива от 11.03.1997 № 11 «О ежегодной паспортизации организаций и предприятий – источников комплектования» по состоянию на 1 декабря 2016 года проведена паспортизация ведомственных архивов. На основании предоставленных паспортов составлены и представлены в Управление ЗАГС и архивов Липецкой области «Сведения о состоянии хранения документов в организациях и предприятиях-источниках комплектования»
В течение года продолжалась работа по пополнению базы данных в программный комплекс «Архивный фонд». Ведется работа по выявлению документов, содержащих информацию о земельных отношениях, необходимую для исполнения распоряжения Правительства РФ от 17.12.2009 № 1993-р «Об утверждении сводного перечня первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в электронном виде». В БД «Земля» введено 400 записей из документов фонда № 127 «Администрация сельского поселения Краснинский сельсовет». На сайте администрации Краснинского муниципального района размещена информация об архивном отделе. В целях воспитания патриотизма у подрастающего поколения, к 71-летию Победы с учащимися МБОУ СОШ с. Красное был проведен урок истории на тему «Эхо прошедшей войны». Для пропаганды культурного наследия, повышения престижа архивной службы, для ознакомления с архивными документами, работой архива проведена экскурсия по архиву для учащихся МБОУ СОШ с. Красное. Ко дню Победы в Великой Отечественной войне оформлена выставка книг посвященных Великой Отечественной войне «Поклонимся великим тем годам» и подборка материалов об участниках войны – уроженцах Краснинского района «Память жива - будем помнить». С целью информирования населения о возможности подачи заявления на получение архивной информации через ЕПГУ в районной газете «Заря Красного» опубликована статья «По данным архивистов».
и использование документов В рамках выполнения государственной и муниципальной услуг по предоставлению архивных документов исполнялись запросы социально-правового и тематического характера. Исполнение запросов социально-правового характера, связанных с назначением и перерасчетом пенсий, исчислением льготного стажа работы осуществлялось во взаимодействии с ГУ УПФР в Краснинском районе. За год поступило и исполнено 506 социально-правовых запросовов, из них по VipNet-клиент – 366. На 439 запроса дан положительный ответ. Кроме того, поступило и исполнено 85 тематических запроса, с положительным ответом 83. Осуществлялся прием и консультирование граждан, обращающихся в архив для получения сведений о составе хранящихся архивных фондов, о местонахождении архива и режиме работы. Для граждан оформлен информационный стенд, на котором представлены: регламент, блок-схема предоставления муниципальной услуги, адреса архивов г. Липецка и Липецкой области, образцы заполнения заявлений и другой справочный материал. В целях обеспечения реализации распоряжения Президента РФ от 18.03.2011 № 158-рп «Об организации работы по инкорпорации правовых актов СССР и РСФСР или их отдельных положений в законодательство Российской Федерации и (или) по признанию указанных актов недействующими на территории Российской Федерации» специалистам администрации Краснинского муниципального района, специалистам сельских поселений Краснинского муниципального района, для решения вопросов, связанных с обеспечением пенсионных прав граждан специалистам ГУ УПФР в Краснинском районе было выдано 273 ед. хр. для работы в читальном зале. 5. Повышение квалификации кадров В целях повышения квалификации работники архивного отдела принимали активное участие в работе совещаний, семинаров проводимых Управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, постоянно занимались самообразованием, обменивались опытом работы. В течение года специалисты отдела знакомились с информацией методкабинета ОКУ «ГАЛО» о новых изданиях научно-методической литературы по делопроизводству и архивному делу. Изучали методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах РФ, составлению исторических справок и по работе с документами личного происхождения в муниципальных архивах, Правил делопроизводства федеральных органов исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 250 от 20.03.2012. Изучали постановление Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 года № 1119 «Об утверждении требований о защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных». В отдел по организации и контроля деятельности архивов управления ЗАГС и архивов Липецкой области предоставлен отчёт о составе движении кадров на 01.01.2017 с учетом изменений в 2016 году. На 2017 год была оформлена подписка на периодические печатные издания: «Отечественные архивы», «Липецкая газета», районную газету «Заря Красного». Начальник архивного отдела Г.В.Пузакова |
Похожие:
 | Российской академии наук, рекомендациями Управления загс и архивов Липецкой области и была направлена на выполнение плана развития... | | «Об утверждении координационного Совета по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Мари – Турекского муниципального района... |
| Администрации Зерноградского района и в связи с включением фондов муниципального архива документов по личному составу в состав фондов... | | «Предоставление тематических и учетных баз данных и других видов архивных справочников» |
| «Предоставление тематических и учетных баз данных и других видов архивных справочников» |  | Во исполнение поручения главы администрации Лужского муниципального района Малащенко Олега Михайловича предоставляем отчет о результатах... |
| Основной задачей отдела является правовое обеспечение деятельности территориальной администрации | | Основной задачей отдела является правовое обеспечение деятельности территориальной администрации |
| Начальник архивного отдела администрации муниципального образования Ломоносовский муниципальный район Долинская С. Н | | Вления в Российской федерации, а также уставом Олонецкого района представляю Вашему вниманию отчет об итогах социально-экономического... |