Методические рекомендации
Скачать 329.6 Kb.
|
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ «Порядок ведения учета документов на бумажной основе» ВВЕДЕНИЕ Данные методические рекомендации подготовлены в целях совершенствования работы и практической помощи специалистам, отвечающим за государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу (далее – архивные документы), хранящихся и поступающих на хранение в государственный архив и муниципальные архивы Амурской области. Составители настоящих рекомендаций стремились наиболее полно использовать накопленный государственным архивом опыт, оказать помощь работникам архивов, показать на примерах порядок государственного учета архивных документов. Для подготовки методических рекомендаций использовались нормативные документы, в которых определен порядок государственного учета документов: «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М.,2007) (далее – Правила), Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (1997). Государственный учет дел (архивных документов) – это определение их количества и отражение этого количества в учетных документах. Учету подлежат все поступающие в Государственное бюджетное учреждение Амурской области «Государственный архив Амурской области» (далее - архив) и все хранящиеся в архиве документы. Учет дел осуществляется отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов. Основными единицами учета архивных документов на бумажной основе являются архивный фонд и единица хранения. Архивные документы фондируются и хранятся по архивным фондам. Архивный фонд - это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. Например, архивным фондом учреждения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности одного учреждения. Порядок расположения архивных фондов определяется планом их размещения и утверждается директором архива. План предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищам, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу в архивохранилище. Под единицей хранения понимается физически обособленные архивные документы или архивный документ. Единица хранения архивных документов на бумажной основе (дело) - это отдельный архивный документ (или документы), заключенный в обособленную обложку или папку. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах хранения. Учет дел в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива. Необходимость ведения и состав вспомогательных учетных документов определяется руководством архива (книга текущих изменений в фондах; книга учета фондов, прошедших переработку и усовершенствование; книга учета составленных предисловий к описям, исторических справок к фондам и т.д.). В состав основных учетных документов архива входят: - список фондов; - книга учета поступлений документов; - лист фонда; - описи дел; - реестр описей дел; - паспорт архива; - паспорт архивохранилища; - список фондов, содержащих особо ценные документы (ОЦД); - описи ОЦД; - реестр описей ОЦД; - дело фонда. Учет документов Архивного фонда РФ периода до 1917 года, периода после 1917 года и партийных документов ведется раздельно с самостоятельной порядковой нумерацией фондов и с соответствующей индексацией номеров фондов: И - исторические фонды (И-29, И-33); Р - фонды периода после 1917 года (Р-29, Р-1234); П - партийные фонды (П-1, П- 29). Все изменения, происходящие в составе, объеме и состоянии фондов в результате тех или иных работ, отражаются в учетных документах с тем, что бы записи в них полностью соответствовали фактическому наличию и состоянию дел (единиц хранения) каждого фонда. Учетные документы, кроме описей дел, предназначены для служебного пользования и исследователям не выдаются. Записи в учетные документы вносятся только сотрудником, ответственным за государственный учет архивных документов. Учетные документы хранятся в изолированном помещении или рабочем помещении сотрудника, ответственного за государственный учет архивных документов. Система учетных архивных документов – это комплекс взаимосвязанных основных и вспомогательных учетных документов, а также баз данных, отражающих количество, состав архивных документов и их изменения. С целью правильной организации государственного учета в архиве составляется схема учета архивных документов, в которой последовательно в графической форме отражаются все этапы работы по государственному учету архивных документов. Схема государственного учета архивных документов утверждается директором архива. Пример: Схема государственного учета архивных документов на бумажной основе
Документы, подлежащие государственному хранению, принимаются в архив от организаций - источников комплектования или от ликвидированных организаций по описям дел, утвержденным (согласованным) экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) министерства культуры и архивного дела Амурской области в трех экземплярах. При первом приеме архивных документов в архив с описями предоставляется историческая справка к фонду учреждения-фондообразователя. В дальнейшем, в случае реорганизации, переименования учреждения-фондообразователя, предоставляется дополнение к исторической справке. При приеме архивных документов в архив проводится проверка их физического, санитарного, технического состояния. Основанием для постановки архивных документов на государственный учёт являются следующие документы: - акт приема-передачи документов на государственное хранение; - акт приема-передачи документов личного происхождения; - акт описания документов, переработки описей; - акт об обнаружении дел (не относящихся к данному фонду, неучтенных); - акт о технических ошибках в учётных документах; - акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов. Прием архивных документов от учреждений, организаций, частных лиц (документов личного происхождения) оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах. Если при приеме архивных документов обнаружено расхождение количества дел в итоговой записи описи дел и фактическим наличием принимаемых дел, то в описи дел составляется новая итоговая запись. В ней указываются фактическое наличие дел и номера несданных или дополнительно сданных дел. В акте приема-передачи документов на государственное хранение в графе «Примечание» необходимо указать количество отсутствующих или дополнительно сданных дел. Например: АКТ № приема-передачи дел на хранение ______________________________________________________________________________
Итого принято: 149 (сто сорок девять) ед.хр. Расчет: 24 (количество дел по первой описи) – 2 (количество не сданных дел) + 122 (количество дел по второй описи) + 5 (количество дополнительно сданных дел)= 149 Архивные документы ставятся на учет и по результатам отдельных видов работ, проводимых работниками архива (например, разделение дел после реставрации). Соответствующий акт составляется работником архива. ПОРЯДОК учета архивных документов по результатам проводимых работ внутри архива На основании акта (о переработке описей, разделении дел, объединении дел, обнаружении дел и др.) вносятся записи:
Список фондов является одной из главных форм учета. Список фондов предназначен для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших фондов. В список фондов вносятся фонды, поступившие на хранение в первый раз. Присвоение номеров фондам производится в хронологическом порядке, по датам поступлений документов. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах. Помимо присвоенного номера и буквенного индекса в списке фондов указываются: полное официально принятое название, сокращенное название (помещается в скобках) учреждения-фондообразователя, его подчиненность, местонахождение, крайние даты существования. Все переименования учреждения-фондообразователя указываются в листе переименования в описи дел и в листе фонда. Название объединенного архивного фонда может состоять из обобщенного названия включенных в его состав архивных фондов или из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций. Конкретные названия всех организаций и их переименования, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, указываются в листе фонда. Например: «Первичные партийные организации колхозов Архаринского района», «Открытое акционерное общество «Амурстрой» и его предшественники», «Управление строительства Бурейской ГЭС и подчиненные ему учреждения». Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания, рода деятельности (профессии). Например: «Быкова Гульчера Вахобовна – языковед, доктор филологических наук, профессор кафедр китаеведения и русского языка, директор Центра лингвистики и коммуникаций БГПУ, член Союза журналистов СССР». В названии архивной коллекции указываются признаки ее формирования, а при необходимости и ее составитель. Например: «Преподаватели Благовещенского государственного медицинского института». Перенумерация фондов не допускается. Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения Министерства культуры и архивного дела Амурской области. Если фонд полностью выбывает из архива, то выбытие его отражается в списке фондов в графе «Отметка о выбытии», в которой указываются: куда выбыли дела фонда, номер и дата документа, на основании которого произошло выбытие. Освободившийся номер переданного фонда новому фонду не присваивается. Причем, в случае, когда фонд был передан в другой архив (организацию), а через какое-то время вернулся на хранение в архив, ему присваивается новый номер фонда. Ежегодно в списке фондов составляется итоговая запись по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным годом, об общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве, поступивших и выбывших в течение года. В итоговой записи также указывается количество переданных и свободных номеров фондов. «Свободными» номерами считаются номера архивных фондов, документы которых были утрачены, выделены к уничтожению или вошли в состав объединенных фондов. Эти номера фондов не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам. Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав. Архивные фонды, вошедшие в объединенный фонд, располагаются по одному из признаков: значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В списке фондов, против названий фондов, вошедших в объединенный фонд, делается отметка: «Включен в объединенный фонд №…..». Название объединенного фонда вносится в список фондов ниже названия того фонда, номер которого ему присвоен. При отсутствии свободного места эту запись разрешается делать на чистой полоске бумаги, вклеенной в соответствующий лист списка фондов. Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель. Пример итоговой записи в списке фондов: За 2010 год поступило 7 (семь) фондов. Итого на 01.01.2011 года числится 2048 фондов с №1 по № 2440, в том числе: а) свободных номеров фондов – 275; б) переданных номеров фондов – 117. Должность подпись расшифровка подписи дата Расчет: 2041 (количество фондов на 01.01.2010) + 7 = 2048 Проверка: 2440 (последний номер фонда) – 275 – 117 = 2048 |
Похожие:
 | ... |  | Настоящие методические рекомендации подготовлены в целях оказания методической помощи государственным (муниципальным) учреждениям... |
| Методические рекомендации предназначены для преподавателей физики начального профессионального образования | | Методические рекомендации по расчету размера платы за жилищные услуги (далее Методические рекомендации) |
| Методические рекомендации предназначены для студентов и преподавателей образовательных организаций спо | | Методические рекомендации предназначены для студентов и преподавателей Ивановского фармацевтического колледжа |
| Методические рекомендации предназначены для преподавателей медицинских вузов, слушателей фпдо стгму и практических врачей | | Методические рекомендации печатаются по решению Методического Совета гпоу то «ттэк им. А. Г. Рогова» №1 от 07. 09. 2015г |
| Утвердить прилагаемые Методические рекомендации о применении карнета ата (далее Методические рекомендации) | | Утвердить прилагаемые Методические рекомендации о применении карнета ата (далее Методические рекомендации) |