Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации исторически сложившейся и постоянно
Скачать 2.84 Mb.
|
Термо-гигрометрические условия хранения аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов
4.2.2.9. В хранилищах с нерегулируемым климатом должны осу- ществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажност- ного режима хранения с применением рационального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (±5°С) и относительной влажности воздуха (±10%) не допускаются. При длительном стабильном нарушении режима хранения (7–10 суток), сопровождающимся повышением относительной влажности воздуха до 80–90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение хранилища). В период технологической обработки документов допускается их временное хранение (до 2 мес.) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20±5°С и относительной влажностью воздуха 50±20%. 4.2.2.10. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях — не реже 1 раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом — 2 раза в неделю; при нарушениях режима хранения — 1 раз в сутки. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах. В журналах также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения. Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов (термометров, гигрометров, психрометров, электронных термогигрометров и т.п.), а также порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха определяются действующими нормативными и методическими документами. Контрольно-измерительные приборы монтируют на одном щитке, размещая их в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка). Устанавливают приборы в каждом хранилище по нормам: при комнатной системе — одна контрольная точка на комнату, при многоярусной — одна на ярус. 4.2.2.11. Санитарно-гигиенический режим. Хранилища и другие помещения архива должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли; в них должны соблюдаться следующие требования санитарно-гигиенического режима. В хранилищах проводится систематическая влажная уборка. Не реже одного раза в год следует проводить обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков (формалина — 2%, катамина АБ — 5% и т.п.). В хранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение. В хранилищах должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата, опасного в санитарно-биологическом отношении. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах. Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ, наружные отверстия вентиляционных систем. С целью своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов документы (выборочно) и помещения хранилищ должны 2 ра- за в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаться обязательному энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедлен- ные меры по обработке документов, средств хранения, хранилищ: – пораженные плесневыми грибами или насекомыми документы заворачивают в пленку или бумагу, изолируют в отдельном помещении (изоляторе) до решения вопроса о последующей передаче их на дезинфекцию или дезинсекцию, другую обработку; – стеллажи и шкафы, в которых хранились пораженные плесневыми грибами документы, протирают водными растворами антисептиков (формалина — 3% или катамина АБ — 5% и др.) и просушивают; – местную дезинсекцию хранилищ проводят инсектицидными аэрозольными препаратами, обрабатывая ими пол, плинтусы, окна, подоконники, стены на высоту до 1,5 м; – при массовом поражении документов проводят дезинфекцию и дезинсекцию хранилищ силами санэпидстанций или карантинных служб под контролем работников архива; – при плесневении стен, полов, потолков удаляют штукатурку и краску, обрабатывают поверхность водным 5%-ным раствором формалина, проводят ремонт с добавлением в строительные материалы растворов антисептика, устраняют причины увлажнения (протечек) помещений; – уничтожение грызунов проводят силами санэпидстанций. При проведении уборки и санитарно-гигиенической обработки применяемые средства (вода, антисептики и т.п.) не должны попадать на документы. Для проведения санитарно-гигиенических работ предусматриваются санитарные дни. 4.2.2.12. При работах с документами в соответствии с требовани- ями санитарно-гигиенического режима запрещается касание руками поверхности графических материалов, рисунков, фотодокументов и документов магнитной записи, микроформ и кинопленок; такие документы разрешается брать только за кромки (кинопленка, магнитная лента и т.п.) или защитный корпус (дискета, джеккет и т.п.). 4.2.2.13. Оборудование хранилищ средствами хранения Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами. В помещениях с оптимальным температурно-влажностным режимом допускается применение передвижных металлических стеллажей. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками. В помещениях с нерегулируемым климатом, с плохой вентиляци- ей во избежание образования локальных застойных зон и биопораже- ния документов не рекомендуется использовать оборудование закры- того типа (сейфы, боксы, передвижные закрытые стеллажи и т.п.) Горизонтальное размещение фоно- и видеодокументов, кинодокументов и микрофильмов обеспечивается в металлических коробках на стеллажах типа “елочка” и др. Не допускается хранение документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; сталь- ные каркасы могут быть использованы при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических час- тей стеллажа электропроводом и их заземление). 4.2.2.14. В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В хранилищах без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла. Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в хранилищах с соблюдением следующих норм: – расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см; – расстояние (проход) между стеллажами — 75 см; – расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене — 75 см; – расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — 45 см; – расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см. Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются по специальным нормам с учетом типоразмера оборудования. 4.2.2.15. Документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п.). Каждая единица хранения аудиовизуального или машиночитаемого (электронного) документа должна быть уложена в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение документа внутри упаковки. Документы на магнитной ленте должны быть намотаны на сердечники, катушки или кассеты соответствующего размера, упакованы в пакет из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354–82 и в заводскую коробку или помещены в полиэтиленовый футляр (контейнер) с вырезами для этикеток. Оригиналы магнитной перезаписи к кинофильмам должны быть упакованы в пакеты из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354–82 и металлические коробки по ГОСТ 4097–78. Кинодокументы и микрофильмы должны быть оформлены стандартными защитными ракордами, намотаны в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложены в металлические коробки по ГОСТ 4097–78. Намотка должна быть плотной, без выступающих витков на торцах рулона. Микроформы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях должны быть упакованы в конверты или кассеты соответствующего размера и размещаться в коробках, папках или другой вторичной упаковке по ГОСТ 7.65–92. Фонодокументы граммофонной записи (грампластинки) должны быть упакованы в пакет из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354–82 и в бумажный конверт по ГОСТ 20283–74. Партия грампластинок в соответствии с их архивными номерами должна быть помещена в картонные или фанерные коробки. Металлические граморигиналы должны быть обернуты в конденсаторную бумагу по ГОСТ 1908–82, уложены в конверт из картона по ГОСТ 7933–75, а затем в коробку из плотного картона по ГОСТ 9421–80. Для предотвращения механических повреждений одна из внутренних сторон картонного конверта должна иметь прокладку из мягкого материала (фланель, байка и т.п.). Компакт-диски должны быть уложены в заводскую упаковку, а затем помещены в коробочную тару. 4.2.2.16. Охранный режим. Охранный режим архива обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования здания средствами охранной сигнализации, организации поста охраны, опечатывания помещений, соблюдения пропускного режима и порядка доступа в хранилища. Охрана архива осуществляется на основании специального договора, заключаемого между архивом и службой охраны и отражающего взаимные обязательства сторон по охране архива, соблюдению пропускного режима. Допускается организация охраны силами штат- ных работников архива. Организация охраны архива осуществляется на основании согласованной с органом МВД России Инструкции об охранном режиме архива, которая вводится в действие приказом директора архива. Перечень помещений архива, оборудуемых средствами охранной сигнализации, вид охраны и дислокация постов охраны определяются директором архива совместно с органом МВД России, исходя из принципов надежности и экономичности. Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат хранилища, помещения, в которых временно хранятся документы (в том числе читальный зал, лаборатория обеспечения сохранности документов и т.п.), а также материальные ценности, размещена множительная и другая дорогостоящая техника, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны. Опечатыванию подлежат также сейфы, где временно хранятся выданные из хранилищ документы, учетный и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях. 4.2.2.17. Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Ключи от дверей хранилища в рабочее время находятся у заведующего хранилищем или лица, его замещающего. В хранилище имеют право доступа заведующий и работники данного хранилища для проведения работ, связанных с организацией хранения документов, а также директор и его заместители, главный хранитель фондов. Все другие работники архива допускаются в хранилища только в сопровождении заведующего или лица, его замещающего. Другие лица допускаются в хранилища в исключительных случаях только по разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего хранилищем или лица, его замещающего. 4.2.2.18. Вынос из архива документов, материальных ценностей, книг научно-справочной библиотеки и материалов СИФ, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке. 4.3. Размещение документов в хранилищах 4.3.1. Общие требования к размещению документов Документы в хранилищах располагаются в порядке, обеспечива- ющем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск. Порядок расположения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым директором архива. План (схема) предусматривает распределение фондов по хранилищам, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу хранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы — в хранилищах. 4.3.2. Размещение документов обособленного хранения 4.3.2.1. Обособленному хранению подлежат документы: – секретные; – уникальные; – имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни; – на нитрооснове; – пораженные биологическими вредителями; – принятые на временное, в том числе депозитарное, хранение, не учтенные в качестве документов Архивного фонда Российской Федерации. Место расположения и площадь, выделяемая для размещения до- кументов обособленного хранения, определяются архивом, исходя из реальных возможностей и перспективных объемов комплектования архива. 4.3.2.2. Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкций по работе с секретными документами. Временное совместное хранение секретных и рассекреченных дел в хранилище секретных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел. 4.3.2.3. Уникальные документы и документы, имеющие в офор- млении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, изымаются из состава фондов и подлежат сейфовому хранению. На место изъятого документа вкладывается карта-заместитель установленного образца (приложение № 3) и при необходимости копия документа. 4.3.2.4. Различные виды аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей. В одном хранилище могут размещаться документы разного вида, но имеющие носитель одной физической природы и требующие одинаковых режимов хранения (например, документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем, или документы на кинопленке и микроформы, и др.). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу (далее – архивные документы), хранящихся и поступающих на хранение... | | Ном деле в Российской Федерации» от 22. 10. 2004 года №125 фз, «Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской... |
| Ном деле в Российской Федерации» от 22. 10. 2004 года №125 фз, «Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской... |  | Согласно действующему законодательству, документы постоянного хранения и по личному составу организаций, законченные делопроизводством,... |
| Теоретические основы учета и обеспечения сохранности документов архивного фонда Российской Федерации | | Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,... |
| Регламент работы гку то «Государственный архив Тверской области», Стандарт государственной услуги Тверской области «Прием документов... | | Рекомендации по составлению документов централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в... |
| Российской академии наук, рекомендациями Управления загс и архивов Липецкой области и была направлена на выполнение плана развития... | | Центральной избирательной комиссии Российской Федерации и страховые взносы в государственные внебюджетные фонды |