Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации исторически сложившейся и постоянно
Скачать 2.84 Mb.
|
4.3.3. Размещение фонда пользования Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий. Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии), как правило, хранятся вместе с подлинными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров фондов и дел. Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в хранилище с нормативными для них режимами хранения. В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дел в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел. 4.3.4. Размещение учетных документов 4.3.4.1. Основные и вспомогательные учетные документы по архиву в целом (см. п. 5.4.1) размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива. Основные и вспомогательные учетные документы хранилища размещаются в хранилище. Ответственными за сохранность и использование учетных документов являются работники, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении и по архиву в целом. 4.3.4.2. Первые экземпляры описей размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных документов на бумажной основе. Вторые экземпляры описей размещаются в изолированной зоне хранилища на стеллаже или в шкафу. Третьи экземпляры описей размещаются в читальном зале. 4.3.5. Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей 4.3.5.1. Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, хранилища, комнаты) а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шка- фах нумеруются сверху вниз слева направо. В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров. 4.3.5.2. Карточка пофондового топографического указателя (приложение № 4) составляется отдельно на каждый фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров фондов. Карточка постеллажного топографического указателя (приложение № 5) составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стелла- жей в пределах отдельного помещения (комнаты, корпуса и т.д.). Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй — в хранилище. 4.3.5.3. Ведение топографических указателей может осуществляться в традиционном или автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов. 4.3.6. Оформление ярлыков на первичных средствах хранения документов Каждое первичное средство хранения документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указывается название и номер фонда, а также номер описи, первый и последний номера единиц хранения, номера отсутствующих единиц хранения. Надписи исполняются типографским способом, черной машинописной лентой, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Возможно использование штампов и других аналогичных средств. 4.4. Контроль наличия, технического и физико-химического состояния документов 4.4.1. Проверка наличия и состояния документов и организация розыска необнаруженных документов 4.4.1.1. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления соответствия фактического наличия единиц хра- нения их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих различным видам реставрационной и технической обработки. В ходе проверки наличия и состояния документов осуществляются: – установление фактического наличия документов, находящихся на хранении; – выявление и устранение недостатков в учете документов; – выявление отсутствующих документов и организация их розыска; – выявление и учет документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки; – выявление непрофильных документов. 4.4.1.2. Проверки наличия и состояния документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные). Плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится: – уникальных документов — ежегодно; – особо ценных документов на бумажной основе — один раз в 10 лет; – аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов — один раз в 5 лет; – кинодокументов на нитрооснове — один раз в 2 года. Цикличность проверки наличия остальных документов определя- ется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета документов, но не менее одного раза в 20 лет. Проверка наличия и состояния секретных документов осуществляется в те же сроки, что и документов, находящихся на открытом хранении. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых утрачены или могли быть утраче- ны и/или повреждены документы, а также при смене заведующих хра- нилищами, проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп). В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся проверки наличия и состояния документов, выдававшихся из хранилищ в течение года. При выявлении необоснованного отсутствия документов осуществляется их оперативный розыск. В слу- чае безрезультатности розыска отсутствующие документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска (см. пп. 4.4.1.7–4.4.1.9). 4.4.1.3. В начале проверки наличия и состояния документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы. 4.4.1.4. Проверку наличия и состояния документов проводит, как правило, группа работников. При проверке наличия единиц хранения, документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно. Итоги проверки фиксируются в листах-заверителях (приложения № 6, 6а). Документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их номера устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи документов из хранилищ. Документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии. При проверке наличия и состояния документов необходимо: – сохранять порядок расположения документов на стеллажах и в первичных средствах хранения; – подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного фонда; – изымать из проверяемого фонда (комплекса документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других фондов; – изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции; – изымать единицы хранения, не внесенные в опись (книгу учета и описания), и помещать их в конец фонда (комплекса документов) для последующей обработки и описания. В ходе проверки наличия и состояния документов не допускается: – вносить в опись (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения; – делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях и других учетных документах. 4.4.1.5. Результаты проверки наличия и состояния документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния документов (приложение № 7) и в акте проверки наличия и состояния документов (приложение № 8). Лист проверки наличия и состояния документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись отдельно. При проверке небольших по объему фондов допускается составление одного листа проверки на все описи. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния документов при необходимости составляются другие акты — о технических ошибках в учетных документах (приложение № 9), об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д. (приложение № 10), о неисправимых повреждениях документов (приложение № 11) и т.п. 4.4.1.6. По окончании проверки наличия и состояния докумен- тов в конце описи (книги учета и описания) проставляется штамп “проверено”, дата, должность и подпись лица, производившего проверку. В случае обнаружения в итоговой записи описи (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших на законных основаниях единиц хранения итоговая запись пересоставляется. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных документов (приложение № 12). Ведение картотеки необнаруженных документов осуществляется централизованно в традиционном или автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных документов. Результаты проверки физического состояния документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния документов. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы. После проверки наличия коробки с документами могут опечатываться. 4.4.1.7. Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива имеет право продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива, но не более, чем на 1 год. Розыск осуществляется путем изучения документов дела фонда, старых описей, книг выдачи документов и т.п., повторных проверок находящихся рядом фондов (комплексов документов), поиска необнаруженных документов в организациях, у владельцев личных архивов, от которых документы были приняты на хранение и др. В целях розыска отсутствующих документов могут проводиться целевые проверки наличия документов отдельных фондов, их частей и групп единиц хранения. 4.4.1.8. Документы, найденные в ходе розыска, передаются хранителю, который подкладывает их на место. В картотеке необнаруженных документов делается отметка о нахождении документов. Документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке. 4.4.1.9. На документы, не найденные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 13), и подробная справка о проведении розыска, которые, вместе с актом проверки наличия и состояния документов, представляются в вышестоящий орган управления архивным делом для принятия окончательного решения о снятии с учета таких документов. Решение о снятии документов с учета оформляется приказом директора архива на основании письменного разрешения вышестоящего органа управления архивным делом. В картотеке необнаруженных документов делается отметка о снятии документов с учета. 4.4.2. Контроль технического и физико-химического состояния документов. Выявление документов с повреждениями носителей и текстов 4.4.2.1. Прием и размещение в хранилищах документов, поступивших в архив, без предварительной проверки их физического состояния не допускается. Поступившие в архив документы до передачи в хранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах. Не допускается складирование поступивших документов в неразобранном виде. 4.4.2.2. Оценка физического и технического состояния по- ступивших документов, а также их страховых копий проводится не позднее 3 мес. с момента приема документов на хранение в архив. В результате оценки физического состояния документов на бумажной основе выявляются документы: – пораженные биологическими вредителями; – с повышенной влажностью; – с повреждениями бумаги и текста; – запыленные. При оценке технического состояния оригиналов аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов, а также их страховых копий, устанавливается соответствие технических характеристик документов сведениям, содержащимся в актах технического состояния, сопровождающих документы. Одновременно выявляется вид основы кинофотодокумента. Документы на нитрооснове подлежат немедленной проверке на стабильность. При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводит организация-источник комплектования или архив за плату. 4.4.2.3. Поступившие документы, пораженные биологическими вредителями (насекомые, активная плесень) направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция). Их вы- деление следует проводить оперативно, с выполнением мер изоляции пораженных документов. 4.4.2.4. При обнаружении влажных поступивших документов проводится их обязательная акклиматизация до их полного высушивания. Акклиматизацию проводят в помещении приема и временного хранения в течение 7–14 суток (в зависимости от степени увлажнения) при интенсивной вентиляции воздуха, размещая единицы хранения в развернутом виде на столах, стеллажах. 4.4.2.5. Качество бумаги и текста поступивших документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния. 4.4.2.6. Обеспыливание поступивших документов проводят в спе- циальном помещении с применением вытяжных шкафов и соблюдением мер санитарии и гигиены. Обязательному обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел. Полистному обеспыливанию подвергаются документы с высокой степенью загрязнения, следами старой плесени и т.п. 4.4.2.7. Поступившие аудиовизуальные и машиночитаемые (элек- тронные) документы при подготовке к хранению подлежат: – очистке от пыли и перемотке — документы на магнитной ленте; – очистке от загрязнений — документы на дисковых носителях и фотодокументы; – акклиматизации в заданных температурно-влажностных условиях; – упаковыванию. Акклиматизация аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов на пленочной и дисковой основах перед размещением их в хранилище проводится в открытой упаковке при температуре 20±3°С и относительной влажности воздуха 35±15%; для цветных кино- и фотодокументов — при относительной влажности 35±15%. Продолжительность акклиматизации кинодокументов и рулонных микрофильмов не должна быть меньше 10 суток, документов на магнитной ленте и дисковых носителях — не менее 3 суток, фотодокументов и микрофиш — не менее 24 часов. 4.4.2.8. Контроль физико-химического и технического состояния документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных документов и документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется: – целевым порядком; – в ходе проверки наличия и состояния документов; – при подготовке документов к выдаче из хранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром документов. Целевая проверка физического состояния документов проводится в порядке очередности с учетом ценности документов. Независимо от ценности документов целевой проверке физического состояния подлежат документы, пострадавшие в экстремальных условиях. По результатам контроля делают заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и, в зависимости от состояния документов, устанавливают сроки проведения следующей контрольной проверки. 4.4.2.9. Контроль физического состояния документов на бумажной основе в процессе их хранения проводится с целью выявления документов: – влажных; – пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые); – с дефектами бумаги и текста. Примечание: В ходе контроля выявлению и удалению подлежат все посторонние, находящиеся в делах, папках, коробках предметы: металлические, картонные, бума- жные и другие закладки, прокладки, скрепки и т.п. Выявленные при проверке физического состояния влажные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, вне- очередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении документов принимаются меры по осушению хранилища, нормализации режима хранения. Выявленные при проверке документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленному перемещению в изолятор. Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с отраслевыми методическими разработками. 4.4.2.10. Контроль технического состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов в процессе их хранения осуществляется с целью проверки: – состояния упаковки документов; – наличия стандартных ракордов; – технического состояния поверхности документов; – наличия загрязнений и механических повреждений; – технического состояния перфорационных дорожек и склеек; – стабильности нитроосновы; – шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм; – физико-механических характеристик (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и др.); – наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки); – электроакустических характеристик фоно- и видеодокументов; – параметров видеодокументов в видеоканале; – качества изображения кино-, фото-, видеодокументов; – уровня параметров, характеризующих машиночитаемые (электронные) документы (например, число сбоев при считывании информации в единицах времени); – наличия коррозии на поверхности металлических граморигиналов; – наличия уксусного синдрома триацетатной пленки. Контроль технического состояния документов следует осуществлять при внешнем осмотре в отраженном свете. Контроль электроакустических характеристик фонодокументов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводят на слух на про- фессиональных магнитофонах с контрольными агрегатами для прослушивания, усилителями мощности, громкоговорителями и другим необходимым оборудованием. Контроль технических параметров видеодокументов проводят с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры: видео- магнитофонов соответствующего типа, определяемого форматом записи; генератора испытательных сигналов; измерителя сигналов испытательных строк; осциллографа; мониторов; преобразователя стан- дартов и систем видеозаписи; видеозвукового коммутатора; стойки для синхронизации; генератора АВК. Контроль технических параметров машиночитаемых (электронных) документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующего вида документами. |
Похожие:
 | Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу (далее – архивные документы), хранящихся и поступающих на хранение... | | Ном деле в Российской Федерации» от 22. 10. 2004 года №125 фз, «Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской... |
| Ном деле в Российской Федерации» от 22. 10. 2004 года №125 фз, «Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской... |  | Согласно действующему законодательству, документы постоянного хранения и по личному составу организаций, законченные делопроизводством,... |
| Теоретические основы учета и обеспечения сохранности документов архивного фонда Российской Федерации | | Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,... |
| Регламент работы гку то «Государственный архив Тверской области», Стандарт государственной услуги Тверской области «Прием документов... | | Рекомендации по составлению документов централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в... |
| Российской академии наук, рекомендациями Управления загс и архивов Липецкой области и была направлена на выполнение плана развития... | | Центральной избирательной комиссии Российской Федерации и страховые взносы в государственные внебюджетные фонды |