3.6.6. Базы данных, созданные архивом, подлежат государственной регистрации в установленном порядке.
Архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (базы метаданных). В обязательные реквизиты базы метаданных входят название учитываемой базы, ее объем (в мегабайтах), характеристика содержания информации, перечень источников данных, крайние даты документов, информация о которых введена в учитываемую БД, даты начала и завершения БД (или отметка о продолжающемся вводе), формат представления данных, правовой статус БД, полный перечень полей БД с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями по их содержанию.
3.7. Организация работы архива с издательством
3.7.1. С издательством заключается договор, в котором предусматриваются права и обязанности издательства и заказчика (архива), оговариваются срок, на который передается рукопись, требования, предъявляемые к ней, сроки сдачи рукописи в издательство, ее издания, тираж издания, уровень полиграфического оформления, ко-
личество экземпляров издания, передаваемых заказчику, финансовые условия, случаи прекращения действия договора и другие особые условия.
Подготовленная архивом рукопись архивного справочника, документальной публикации или другой продукции научной и методической деятельности сдается в издательство после подписания ее “В печать” ответственным редактором и/или руководством архива. При подготовке рукописи в электронном варианте в издательство передается дискета и один экземпляр ее распечатки.
3.7.2. Авторский текстовой оригинал, передаваемый для издания, должен включать титульный лист и оборот титульного листа, аннотацию, предисловие, содержание в соответствии с ГОСТ 7.4–95, ГОСТ 7.9–95, ГОСТ 7.5–98.
Архивные справочники или публикации объемом свыше 20 п.л. могут подготавливаться в виде многотомного издания. Каждый том имеет самостоятельное “содержание” и самостоятельную нумерацию страниц в пределах тома.
Титульный лист, содержание и предисловие являются обязательными элементами издания.
3.8. Правовая охрана информационных продуктов, созданных в архиве
Право собственности на информационные продукты (сборники документов и другие документальные публикации, архивные справоч-
ники, буклеты, каталоги, обзоры, исторические справки и др.), созданные работниками архива в плановом порядке, принадлежит архи-
ву. На эти информационные продукты распространяется российское законодательство об охране авторского права и смежных правах.
Право собственности на информационные продукты, созданные архивом на договорных началах с соисполнителем или заказчиком, определяется условиями договора.
3.9. Профессиональная этика архивиста
Работники архива при исполнении должностных обязанностей соблюдают нормы профессиональной этики архивиста, принятые мировым архивным сообществом и Российским обществом историков-архивистов. Этический кодекс архивистов предусматривает, в частности, следующее:
– первейшей обязанностью архивистов является обеспечение сохранности документов, переданных им для хранения;
– объективность и беспристрастность архивистов являются мерилом их профессионализма. Они должны оказывать сопротивление любому давлению, направленному на манипулирование с документами с целью сокрытия или искажения фактов;
– архивисты должны документировать свои действия с документами и быть способными обосновать эти действия;
– архивисты должны содействовать максимально широкому доступу к документам и обеспечивать беспристрастное обслуживание пользователей;
– архивисты должны учитывать соображения национальной без-
опасности, уважать право на тайну частной жизни людей, которые со-
здали документы, или сведения о которых эти документы содержат;
– архивисты должны использовать оказанное им доверие в общих интересах и избегать использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов;
– архивисты должны воздерживаться от действий, наносящих ущерб их профессиональной чистоте, объективности и беспристрастности. Они не должны извлекать для себя финансовую или какую-либо другую выгоду в ущерб организациям, исследователям или коллегам. Архивисты должны воздерживаться от собирания подлинников архивных документов или участвовать в любых коммерческих сделках с документами в личных целях.
3.10. Ответственность работников архива за нарушение
Основных правил работы государственных архивов
Работник архива за несоблюдение при исполнении служебных обязанностей требований настоящих Правил может быть привлечен руководством архива к дисциплинарной ответственности, а если допущенное нарушение повлекло за собой тяжелые последствия — к административной, гражданской и/или уголовной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Р
аздел 4
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
4.1. Понятие обеспечения сохранности документов
Обеспечение сохранности документов — комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии.
Режимы хранения документов представляют собой совокупность условий их хранения и подразделяются на:
– температурно-влажностный, обеспечивающий предохранение документов от повреждающего действия температуры и влаги;
– световой, обеспечивающий предохранение документов от ненормативного воздействия света;
– санитарно-гигиенический, обеспечивающий предохранение до-
кументов от биоповреждений и загрязнения;
– охранный, обеспечивающий предохранение документов от хи-
щений, утрат, несанкционированного выноса.
Организация хранения документов — система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.
4.2. Создание оптимальных условий хранения документов
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
– строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
– оборудованием зданий и архивохранилищ 7 средствами пожаротушения, охраны и сигнализации;
– применением технических средств для создания оптимальных (нормативных) температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов в здании и помещениях архива;
– применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).
4.2.1. Требования к зданиям и помещениям архива
4.2.1.1. Архив размещается в специально построенном или приспособленном для постоянного хранения документов здании, или отдельных помещениях зданий.
Строительство и реконструкция здания архива производятся в соот-
ветствии со специальной нормативной и проектной документацией, согласованной с вышестоящим органом управления архивным делом.
4.2.1.2. Здание архива должно быть удалено от объектов, опасных в пожарном отношении (нефтехранилищ, бензоколонок и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений санэпидстанций о степени загрязненности воздуха и службы пожарной охраны.
В районе расположения здания архива среднесуточная концентра-
ция вредных примесей в атмосферном воздухе не должна превышать санитарных норм (мг/м3): серной кислоты — 0,1; оксидов серы — 0,05; оксидов азота — 0,085; хлора — 0,03; сероводорода — 0,008.
4.2.1.3. Здание архива должно отвечать техническим требованиям, обеспечивающим высокую долговечность основных конструкций здания и их огнестойкость (вторая степень огнестойкости, категория пожароопасности “В”), обладать технической укрепленностью в соответствии с действующими нормативами по охранному и противопожарному режимам.
Здание архива должно быть оборудовано средствами охранной сигнализации и защищено открывающимися решетками на окнах нижних этажей.
4.2.1.4. Здание архива должно представлять собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений, экономичности.
Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать рациональное взаимодействие функциональных подразделений архива, сохранность документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии. К помещениям основного назначения относятся:
– хранилища;
– рабочие помещения работников архива;
– помещения для приема и временного хранения, акклиматизации документов;
– помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных документов;
– помещения для обеспыливания, переплета и реставрации доку-
ментов;
– помещения для воспроизведения документов (микро-, ксеро-, фотокопирование, фотореставрация и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;
– помещения для хранения учетных документов;
– комплекс читального зала (читальный зал, участок выдачи, уча-
сток информационно-поисковых систем, временное хранилище);
– научно-справочная библиотека;
– методический кабинет;
– выставочный зал.
4.2.1.5. Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза должна установить степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.
Не допускается прием в эксплуатацию ветхих строений, деревянных построек, зданий с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением, а также не имеющих естественной вентиляции воздуха.
4.2.1.6. Предназначенные для хранения документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных по-
мещений здания. Не допускается размещение документов в помещени-
ях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми скла-
дами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные веще-
ства или применяющими пожароопасные и химические технологии.
4.2.2. Требования к хранилищам и нормативные режимы хранения
4.2.2.1. Хранилища должны быть максимально удалены от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые выводы воды.
При проектировании размещения хранилищ в специальных и приспособленных зданиях предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.
Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры хранилищ, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения документов не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.
Хранилища должны иметь естественную или искусственную вен-
тиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рецир-
куляцию воздуха с кратностью обмена 2–3, стабильность температур-
но-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.
Высота хранилищ зависит от технологического оборудования, принятого для хранения документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций.
Хранилища должны иметь удобные для эвакуации выходы к ли-
фтам и лестничным клеткам.
4.2.2.2. Не допускается хранение фоно-, видео- и машиночитаемых (электронных) документов на носителях с магнитным рабочим слоем в хранилищах с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 А/м.
Хранилища документов на нитрооснове (опасной, горючей) долж-
ны быть территориально отделены и изолированы от хранилищ с остальными документами. В нижней зоне хранилищ для документов на ни-
трооснове следует предусмотреть дополнительную вытяжку воздуха.
4.2.2.3. Электрооборудование, противопожарное оборудование
Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсель-
ные розетки для переносной аппаратуры (пылесосов, ламп и т.д.) — герметичными или полугерметичными. Шнуры переносной аппаратуры должны иметь резиновую изоляцию. Хранилища оборудуются общими и поэтажными электрическими рубильниками. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, устанавливаются вне хранилищ. По окончании работы в хранилище аппаратура, электрические розетки последовательно обесточиваются.
4.2.2.4. Здания архивов и хранилища должны быть оборудованы средствами пожаротушения и оповещения о пожаре согласно ГОСТ 12.1.004–91 и оборудованы противопожарным водоснабжением. Питание внутреннего противопожарного водопровода осуществляется двумя вводами. Выводы пожарного водопровода, пожарные краны устанавливаются за пределами хранилищ с учетом действующих норм и правил противопожарной безопасности. При каждом кране необходимо иметь гибкий прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки обслуживаемого хранилища.
При оснащении хранилищ автоматическими системами пожаротушения и переносными огнетушителями предпочтение отдается использованию веществ, не оказывающих побочного разрушающего действия на документы (углекислота и т.п.). Количество и места размещения переносных огнетушителей устанавливаются в соответствии с действующими противопожарными нормативами с учетом специфики применяемого оборудования.
4.2.2.5. В целях противопожарной защиты всё электрооборудование, применяемое в архиве, должно обеспечиваться заземлением. Аппаратура для работы с аудиовизуальными и машиночитаемыми (электронными) документами, должна иметь защиту от поражения электрическим током, по своим параметрам и режимам работы отвечать требованиям ГОСТ 24863–87; 12.2.006.
4.2.2.6. В целях противопожарной безопасности в процессе работы с документами на нитрооснове запрещается:
– иметь на рабочем месте более трех рулонов пленки;
– оставлять рулон пленки без присмотра на фильмопроверочном столе;
– пользоваться при перемотке пленки электроприводом;
– перематывать пленку со скоростью более 25 м/мин (рулон дли-
ной 250 м должен перематываться не менее, чем за 10 мин), допускать трение о поверхность оборудования (дисков, нижних софитов и т.п.) во избежание появления зарядов статического электричества;
– бросать коробки с пленкой, ударять их друг о друга, о пол, металлические и другие предметы.
Все документы на нитрооснове маркируются. Пользование этими документами должно быть ограничено. В плановом порядке проводится контроль их технического состояния, исследование стабильности нитроосновы, изготовление копий на безопасной основе.
4.2.2.7. Световой режим.
Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается хранением документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.
Освещение в хранилищах может быть естественным или искусственным; документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение хранилищ в помещениях без окон допускается при наличии в них искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.
Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автома-
тических регуляторов светового потока (специальных стекол), защи-
тных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий и т.п.
Для искусственного освещения в хранилищах применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола — 20–50 лк, на рабочих столах — 100 лк.
Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна осуществляться во всех помещениях архива при любых видах работы с документами.
4.2.2.8. Температурно-влажностный режим.
В хранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, при хранении документов на бумажной основе должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура 17–19°С, относительная влажность воздуха 50–55%.
Температурно-влажностные параметры воздуха для надежного долговременного хранения аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов должны соответствовать нормам, приведенным в табл. 1.
Таблица 1.
|
