1 Критерии, используемые при проведении экспертизы ценности: Экспертиза ценности документов
Скачать 111.92 Kb.
|
| Особенности формирования дел при научно-технической обработке документов Согласно действующему законодательству, документы постоянного хранения и по личному составу организаций, законченные делопроизводством, передаются в архивы организаций, а по истечении срока ведомственного хранения – в государственные архивы и архивы по личному составу в упорядоченном состоянии. Научно-техническая обработка (упорядочение) документов – это комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию единиц хранения (дел) в соответствии с требованиями, определенными соответствующими нормативно-правовыми и нормативно-методическими документами. Научно- техническая обработка (упорядочение) включает в себя следующие составляющие: 1. проведение экспертизы ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение; 2. формирование дел – группировку документов в дела в соответствии с номенклатурой дел; 3. оформление дел (подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя, оформление обложки дела); 4.составление описей дел. 1.Экспертиза ценности документов 1.1. Критерии, используемые при проведении экспертизы ценности: Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с «Законом об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125 –ФЗ; «Законом об архивном деле в Волгоградской области» от 31.12.2009 №1981-ОД; «Основными правилами работы архивов организаций» М.,2002; "Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", М.,2010; отраслевыми перечнями (если таковые имеются). По итогам проведения экспертизы ценности, основанной на принципах историзма, системности и целостности, осуществляется отнесение документов к составу архивного фонда Российской Федерации. При проведении экспертизы ценности применяются критерии происхождения, содержания и внешних особенностей документов, которые применяются в комплексе: 1.2.Порядок проведения экспертизы ценности Экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел при подготовке дел к передаче в архив; в архиве – в процессе подготовке к передаче дел на постоянное хранение. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов АФ РФ, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК), в организациях, имеющих подведомственную сеть – ЦЭК. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения их из состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. 2.Формирование дел После проведения экспертизы ценности документы формируются в дела в соответствии с установленными правилами. Основные признаки формирования дел: -в дело помещаются документы одного хронологического периода (кроме переходящих дел, судебных, личных дел); -в дело помещаются документы одного вида (приказы, постановления, распоряжения, протоколы, карточки-справки по заработной плате, лицевые счета), документы одного работника (личные дела); -в дело помещаются документы одного срока хранения, не допускается формирование в одном деле приказов по основной деятельности и приказов по личному составу. - помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре; - помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; - помещать приложения вместе с основными документами; - включать в дело по одному экземпляру каждого документа; - помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты); - не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных). Документы внутри дела располагаются, как правило, в хронологическом или логическом порядке, а также в их сочетании. Приказы, постановления, распоряжения, протоколы располагают в хронологическом порядке по номерам. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии и отдельно документы к заседаниям коллегии. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ – помещается за документом запросом. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д. Формирование отдельных дел по личному составу имеет особенности. Приказы, распоряжения по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении и др.) формируются в отдельные дела по каждому году. Внутри дела документы располагаются по хронологии в порядке номеров, полученных в течение календарного года. Документы, явившиеся основанием для издания приказа и не вошедшие в личные дела, формируются отдельно. Отдельно формируются дела с приказами (распоряжениями) о предоставлении отпусков, взысканиях, дежурствах, краткосрочных российских командировках. Личные карточки формируются в отдельные дела по алфавиту фамилий. В отдельных случаях допускается выделение личных карточек руководящего состава в самостоятельные дела (при большом количестве таких дел). Личные дела являются комплексом документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. В личном деле содержатся: приказы (копии), анкета, заявления, трудовой договор, копии личных документов, документы об аттестации (переаттестации), индивидуальные должностные инструкции и др. Документы в личном деле располагаются в соответствии с хронологией их создания, но первыми и последними являются копии приказов о приеме/увольнении работника. Недопустимо создание так называемых «нарядов» личных дел, когда ряд личных дел сшиваются в одно дело, т.к. нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с конфиденциальными документами. Лицевые счета работников формируются в дела с учетом следующих общих признаков: хронологии, алфавита фамилий (на крупных предприятиях могут формироваться и по структурным подразделениям). Как правило, к лицевым счетам прилагаются шифры производств, цехов, отделов. Табели и наряды учета рабочего времени формируются по структурным подразделениям, алфавиту фамилий и хронологии. Карточки учета работников формируются в дела по дате увольнения и алфавиту фамилий. Документы об аттестации, установлении квалификации (аттестационные листки) формируются и хранятся в составе личных дел. Акты о несчастных случаях формируются по хронологии, акты о несчастных случаях со смертельным исходом формируются в отдельные дела. Невостребованные трудовые книжки хранятся по алфавиту фамилий и каждая из них является самостоятельной единицей хранения. 3.Оформление дел постоянного хранения и по личному составу представляет собой комплекс работ по их технической обработке, включающий: подшивку (переплет) дел, нумерацию листов дела, составление заверительной надписи, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, оформление обложки дела. Объем документов в деле не может превышать 250 листов при толщине в четыре сантиметра. Большие по объему дела разбиваются на тома (части). При формировании дел необходимо проверить наличие основных реквизитов оформления документов (вида документа, номера, даты, подписи и других реквизитов), без наличия которых использование документа невозможно. Дела подшиваются в 4 прокола в твердую обложку, из дела удаляются все посторонние предметы (скрепки, закладки и др.). Невостребованные личные документы (аттестаты, дипломы) вкладываются в конверт и подшиваются в дело. В конце дела подшивается бланк листа заверителя. В необходимых случаях в начале дела подшивается бланк внутренней описи документов, где перечисляются виды документов и листы, на которых находятся документы. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и листа заверителя, нумеруются в развернутом виде в правом верхнем углу простым (графитным) карандашом или нумератором. Подшитые в дело конверты так же нумеруются (сначала конверт, потом по порядку все вложения). Заверительная надпись составляется только на отдельном листе-заверителе по установленной форме. Запрещается выносить ее на оборот последнего документа или обложку дела. Она включает сведения о количественных параметрах дела и их особенностях (литерные листы, пропущенные листы, листы с оборотом, конверты). Для учета документов определенных категорий дел (личных дел и др.) составляется внутренняя опись документов, которая содержит сведения о порядковых номерах документов в ней, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположены эти документы. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления. Обложка дела содержит следующие реквизиты: -наименование организации, ее местонахождение, подчиненность, наименование структурного подразделения; - индекс дела; -архивный шифр дела; -заголовок дела; -крайние даты дела; -количество листов дела; -срок хранения дела. При этом наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена, так же в именительном падеже. Если сама организация или вышестоящая организация имеют официально принятое сокращение наименования, то они указываются в скобках после полного наименования. 4.Составление описей дел, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел (документов) и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Описи составляются в четырех экземплярах. Учетный номер описи присваивается по листу фонда в валовом порядке. Количество единиц хранения в одной описи не должно превышать 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий учетный номер. При составлении описей дел организаций наиболее часто используется систематизация заголовков дел в соответствии с хронологической или хронологически-структурной схемой построения фонда, при которой разделами описи являются годы, а подразделами – названия структурных подразделений, в которых образовались или отложились документы. Годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу составляются по форме, данной в Основных правилах работы архивов организаций. Опись состоит из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа заверителя и справочного аппарата к описи. Научно-справочный аппарат к описи состоит из титульного листа, оглавления, предисловия, списка сокращенных слов (если таковые имеют место), при необходимости составляются указатели. Основой составления описей дел является номенклатура дел организации. Описательная статья описи дел постоянного хранения включает порядковый номер единицы хранения, делопроизводственный индекс, заголовок единицы хранения, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, примечание. Описательная статья описи дел по личному составу также включает срок хранения. При заполнении описи дел по личному составу следует обратить особое внимание на то, что в графе «срок хранения» для данного вида документа (дела) ставится срок хранения, предусмотренный действующим в тот период Перечнем типовых документов. В итоговой записи к описи указывается количество единиц хранения, включенных в опись, наличие литерных и пропущенных номеров. На титульном листе описи дел помещаются: полное название архива организации, название фонда, номер фонда, номер описи, крайние даты документов, внесенных в опись. В предисловии к годовому разделу описи указываются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за соответствующий период, дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к описи, основные принципы его составления и порядок пользования им. Если в описи есть подразделы, то составляется оглавление к описи. Документы по личному составу постоянного срока хранения включаются в отдельные описи, т.к. в соответствии с действующим законодательством данные документы должны храниться в организации до передачи в государственные, муниципальные архивы 75 лет. Акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляются по форме, указанной в Основных правилах работы архивов организаций. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составляется акт. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Описи дел вместе с актами о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, передаются на рассмотрение ЭПМК комитета культуры Волгоградской области, которое утверждает описи дел постоянного хранения, согласовывает описи дел по личному составу. Одобренные ЭПМК описи и акты утверждаются руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожать документы, не подлежащие хранению. Литература:
|
Похожие:
 | Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов... | | Охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации... |
| Произвольность ценности сн* Herrnstein Smith B. Contingencies of Value // Critical Inquiry. 1983. Vol. 10. P. 1-35 | | В преамбуле указывается, какие нормативные акты действовали на момент уничтожения документов |
| К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все... | | К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все... |
| К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все... | | К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все... |
| Ия гуманистической ценности современного спорта и олимпийского движения: Сборник/Сост и ред.: академик рао, доктор педагогических... | | Положением о Государственном архивном фонде СССР (гаф ссср), утвержденным Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г.... |