ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к отчёту архивного отдела
администрации Краснинского муниципального района
Липецкой области Российской Федерации
за 1 квартал 2016 года
Работа архивного отдела администрации Краснинского муниципального района Липецкой области Российской Федерации осуществлялась в соответствии с федеральными законами от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" , от 06.10.2003 №131–ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и законом Липецкой области от 30.11.2000 № 117-0З «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями в сфере архивного дела», от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Административными регламентами предоставления государственной и муниципальной услуги «Исполнение обращений и запросов граждан Российской Федерации», Административным регламентом исполнения государственной функции «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской федерации», а также «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», рекомендациями Управления ЗАГС и архивов Липецкой области и была направлена на выполнение плана развития архивного дела в Краснинском районе, обеспечение сохранности документов Архивного фонда и исполнение социально-правовых запросов граждан РФ и ближнего зарубежья.
В целях обеспечения сохранности документов в архивохранилищах регулярно проводится обеспыливание документов, контролируется температурно-влажностный режим. Проведена обработка помещений архива от грызунов. Ведется работа по переформированию дел фондов из связок в архивные коробки.
Закартонированно 182 ед.хр. постоянного хранения поступившие от организаций-источников комплектования архивного отдела.
В БД «Архивный фонд» внесены изменения о составе и объеме 5 фондов.
В соответствии с графиком упорядочения и передачи документов учреждений в архивный отдел от 5 организаций на постоянное хранение принято 182 ед. хр. за 2006-2011 годы. Прием документов оформлялся актом приема-передачи документов, в конце описей делались итоговые и сводные записи, вносились изменения в карточки фондов.
На 01.04.2016 года в архивном отделе числится 166 фондов, 23038 ед. хр., из них:
- постоянного хранения – 12130 ед.хр.
- по личному составу – 10849 ед. хр.
- личного происхождения – 13 ед. хр.
- фотодокументов – 46.
В квартале на рассмотрение ЭПК Управления ЗАГС и архивов Липецкой области предоставлены описи от 5 организаций в количестве: 393 ед.хр. – постоянного хранения и 17 ед. хр. – по личному составу.
Согласовано 2 номенклатуры дел.
Оформлена фотовыставка «В культуре края-душа народа» по материалам проведения дней культуры села.
На стенде «Уголок архивиста» предоставлена информация по предоставлению государственной функции: Административный регламент исполнения государственной функции «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации», утвержденный приказом начальника Управления ЗАГС и архивов Липецкой области от 25.06.2012 № 7, образец заявления о рассмотрении на заседании ЭПК описей дел, протокол ЭК учреждения о рассмотрении описей дел, описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, акт на уничтожение документов.
Работниками архивного отдела в соответствии с Правилами работы архивов организаций оказывалась консультативная помощь руководителям и работникам, ответственным за архив и ведение делопроизводства по вопросам технической обработки документов, составлению описей.
Продолжается работа по выявлению документов, содержащих информацию о земельных отношениях, необходимую для исполнения распоряжения Правительства РФ от 17.12.2009 № 1993-р «Об утверждении сводного перечня первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в электронном виде». В БД «Земля» введено 100 записей из документов фонда № 127 «Администрация сельского поселения Краснинский сельсовет».
В 1 квартале 2016 года количество пользователей архивной информацией составило 147 человек, в том числе читальный зал архива посетило 12 человек - специалисты ГУ УПФР в Краснинском районе и администрации Краснинского муниципального района. Выдача дел для решения вопросов, связанных с обеспечением пенсионных прав российских граждан составило 1,2 тыс. ед.хр.
На стенде для граждан, обратившихся в отдел, представлен в текстовом виде справочно-информационный материал: нормативно – правовые акты регламентирующие работу с населением, административные регламенты предоставления государственной и муниципальной услуг «Исполнение обращений и запросов граждан Российской Федерации», образец заполнения анкеты-заявителя, перечень документов, предъявляемый посетителем при обращении в архивный отдел, информация о сроках исполнения запросов, график работы отдела.
Работники архива отвечают на телефонные звонки и устные обращения граждан. При отсутствии необходимой информации обратившемуся гражданину сообщается почтовый адрес или телефонный номер, по которому он может получить ответ на свой вопрос. В течение квартала было выдано 57 копий документов на бумажной основе (отсканировано 92 листа).
В архивном отделе имеются справочно-информационные издания, содержащие названия, почтовые адреса, телефоны, аннотации о составе и содержании фондов архивных учреждений Липецкой области, что облегчает поиск необходимых сведений.
В течение квартала отделом исполнялись запросы граждан, учреждений, организаций по вопросам выдачи копий документов, регламентирующих право собственности на землю, выписок по заработной плате, уточнения записей в трудовых книжках, копии постановлений, распоряжений, приказов т.д. Запросы принимались в письменном виде при заполнении заявления по установленной форме, а так же каналами почтовой связи. На единый государственный портал запросов не поступало. 4 запроса поступили по электронной почте, два непрофильных запроса были перенаправлены по месту нахождения документов.
В 1 квартале исполнено 28 тематических запросов, 28 с положительным ответом и 114 запросов социально-правового характера, из них 99 запросов с положительным ответом.
От Государственного учреждения Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в Краснинском районе Липецкой области поступило 64 запроса, в том числе исполнено через программу VipNet-Клиент – 64 запроса.
Так же через программу VipNet-Клиент поступило:
- 1 запрос от Государственного учреждения Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Кузнецк;
- 1 запрос от Государственного учреждения Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в Становлянском районе Липецкой области;
 Письменных и устных жалоб от граждан на предоставление государственной услуги работниками архивного отдела в 1 квартале 2016 года не поступало.
Проводилось анкетирование граждан, обратившихся в архив с запросом. Ответили на вопросы анкет 5 человек. Проведенный мониторинг качества услуг, предоставляемых населению архивным отделом, показал, что оценка качества услуг положительная.
На сайте администрации Краснинского муниципального района размещена страничка архивного отдела, на ней представлена следующая информация: положение об отделе, режим работы, приёмные дни, сведения о документах по личному составу на 01.01.2016 года, Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Исполнение обращений и запросов граждан Российской Федерации», отчет о работе архивного отдела за 2015 год.
Начальник архивного отдела Т.П. Хромых
«31» марта 2016 г.
|
