Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации исторически сложившейся и постоянно
Скачать 2.84 Mb.
|
4.11. Обеспечение сохранности документов при чрезвычайных ситуациях 4.11.1. Чрезвычайными ситуациями в деятельности архивов являются такие обстоятельства, при которых невозможно выполнение в полном объеме возложенных на архив задач в соответствии с требованиями настоящих Правил и других нормативных документов, создается угроза жизни и здоровью людей, сохранности документов архива. К чрезвычайным ситуациям относятся: – объявление в государстве (регионе, городе) режима чрезвычай- ного положения; – пожар или стихийные бедствия, повлиявшие на жизнедеятельность архива; – исчезновение или порча документов, хищение или порча имущества в результате проникновения в архив посторонних людей, или других противоправных действий; – аварии систем жизнеобеспечения архива, а также здания архива; – снятие охраны архива; – другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива при- нять решение об изменении режима работы архива или приостановлении его деятельности. 4.11.2. С учетом возможных чрезвычайных ситуаций архив разрабатывает и при необходимости пересматривает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях. Планы мероприятий утверждаются директором архива. С планами мероприятий и другими нормативными документами, определяющими работу архива при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены ответственные работники архива. 4.11.3. При наступлении чрезвычайных ситуаций руководство архива немедленно (по телефону, телеграфу, факсу или лично) сообщает об этом руководству вышестоящего органа управления архивным делом и по согласованию с ним принимает решение о работе в режиме чрезвычайной ситуации, которое оформляется приказом директора архива, принимает меры по выходу из чрезвычайной ситуации и информирует о них вышестоящий орган управления архивным делом. Р  аздел 5 УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ 5.1. Понятие и правовые основы учета документов 5.1.1. Учет документов — это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием на основе единого методического обеспечения. Учет документов строится на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности. Указанные принципы реализуются на основе: установления общих для всех хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации единиц учета; единства организации хранения и учета документов; сопоставимости учетных показателей; строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению; оперативного внесения в установленные сроки во все учетные документы изменений об объеме и составе документов Архивного фонда Российской Федерации, отражающих их фактическое количество и состав. 5.1.2. Архив в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляет государственный учет документов и представляет в порядке, определенном Регламентом, учетные сведения в вышестоящий орган управления архивным делом для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования, описи дел и документов. 5.1.3. Учет производится путем присвоения документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров. Архивный шифр — обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда, архивной коллекции, описи, единицы хранения, единицы учета, которые указываются вслед за сокращенным названием архива (его официальной аббревиатурой). В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, носителя звуковой информации. 5.2. Единицы учета документов 5.2.1. Основные единицы учета документов Основными единицами учета документов независимо от вида но- сителя, способа и техники закрепления информации являются: – архивный фонд, архивная коллекция; – единица хранения. Аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы учитываются также по единицам учета. Примечание: Документы личного происхождения, прошедшие то- лько первичную обработку, учитываются, как правило, по документам или листам. Необработанные документы (россыпь) учитыва- ются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения. 5.2.2. Единицы хранения документов Единица хранения — физически обособленные документ или совокупность документов. Единица хранения документов на бумажной основе — дело — совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку. Единица хранения кинодокументов — физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации. Единица хранения фотодокументов — физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив)), несколь- ко кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фо- тоальбом. Единица хранения фонодокументов — физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации. Единица хранения видеодокументов — физически обособленные рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации. Единица хранения машиночитаемых (электронных) документов — физически обособленные рулон магнитной ленты, дискета, жесткий диск, компакт-диск. 5.2.3. Единицы учета аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов Единица учета кинодокументов — одна или несколько единиц хранения, относящихся к определенным фильму, журналу, спецвыпуску, сюжету и др. Единица учета фотодокументов — одна или несколько единиц хранения, относящихся к определенному диафильму. Единица учета фонодокументов — одна или несколько единиц хранения с записью определенного события, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и др. Единица учета видеодокументов — одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и др. Единица учета машиночитаемых (электронных) документов — комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний). 5.3. Организация учета документов в архиве 5.3.1. Учет документов в архиве осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника. В хранилище назначается работник, ответственный за учет документов хранилища. Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет. 5.3.2. Порядок и схема учета документов в архиве утверждаются приказом директора архива. Порядок учета документов в архиве определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом хранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету при приеме и выбытии документов, проведении других видов архивных работ с указанием, в каком структурном подразделении какие учетные документы, учетные базы данных когда и кем заполняются; отражает взаимосвязь учета, ведущегося в хранилищах, с учетом по архиву в целом, в том числе определяет периодичность сверки учетных документов хранилищ с учетными документами архива. Схема учета документов в графической форме фиксирует порядок учета. Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива могут быть выданы дела фондов. Хранение учетных документов осуществляется в установленном порядке (см. п. 4.3.4). 5.4. Система учетных документов архива, их целевое назначение и требования к ведению Система учетных документов архива — комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива и их изменения, являющаяся составной частью системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. 5.4.1. Основные и вспомогательные учетные документы архива В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно. 5.4.1.1. Основные учетные документы: книга учета поступлений документов (приложения № 26, 26а) — для учета каждого поступления документов в архив, а также количества и состава документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания; список фондов (приложение № 27) — для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших; лист фонда (приложение № 28) — для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду, коллекции в целом, фиксации изменений в названии фонда; лист учета аудиовизуальных документов (приложения № 29, 29а) — для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений; опись дел, документов (приложения № 30–30ж) — для поединичного и суммарного учета документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись. Разновидностью описи является книга учета и описания аудиовизуальных документов; реестр описей (приложение № 31) — для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава; инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни (приложение № 32) — для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел; паспорт архивохранилища (произвольной формы) — для суммарного учета фондов и документов данного хранилища. К основным учетным документам относятся документы по учету уникальных и особо ценных документов и отснятых с них страховых копий: – лист учета и описания уникального документа (приложение № 24); – список фондов, содержащих особо ценные документы (приложение № 33); – опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник) (приложения № 34, 34а); – реестр описей особо ценных дел, документов (номерников) (приложение № 35); – книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования (приложения № 36, 36а); – опись страхового фонда документов (приложения № 37, 37а); – дело фонда — комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов — дело организации — сдатчика документов; – лист-заверитель — для учета количества листов в деле (приложения № 6). В архиве составляются документы централизованного государ- ственного учета: – паспорт архива (приложение № 1); – карточка фонда (приложение № 38); – сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.00 следующего за отчетным года (приложение № 39). 5.4.1.2. Вспомогательные учетные документы: карточки и книги движения фондов, описей, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов, паспорта фондов и др., внутренние описи дел, фотоальбомов. Архив может вести и другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов. 5.4.2. Общие требования к ведению основных учетных документов 5.4.2.1. Учет документов за досоветский период и период после 1917 года, ведется раздельно, за исключением специализированных архивов, хранящих документы личного происхождения и аудиовизуальные документы. Книги учета поступлений документов, списки и листы фондов ведутся по каждому периоду с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Номера фондов за период после 1917 года в архивах, хранящих документы обоих периодов, должны иметь индекс “Р”, отделяемый от цифрового обозначения номера чертой (Р–1, Р–2 и т.д.). Номера фондов бывших партийных архивов, включенных в струк- туру государственных архивов, должны иметь индекс “П” (П–1, П–2 и т.д.). Перенумерация фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения вышестоящего органа управления архивным делом. 5.4.2.2. Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов (см. пп. 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3), утвержденных в установленном порядке. После внесения изменений в учетные документы и проставления в графе актов “Изменения в учетные документы внесены” соответствующей отметки акты помещаются в дело фонда, при нефондовой организации документов — в дело организации — сдатчика документов. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке; при нефондовой организации документов — в пределах дела организации-сдатчика документов. 5.4.2.3. Список фондов (приложение № 27). Номер, присвоенный фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах и является составной частью архивного шифра документов данного фонда. Примечание: В специализированном архиве документов по лично- му составу к номеру фонда, присвоенному комплек- су документов фондообразователя по личному сос- таву, через дробь добавляется номер фонда, за кото- рым учтена документация по основной деятельнос- ти фондообразователя, хранящаяся в общем архиве. Название фонда вносится в список фонда в установленном порядке (см. п. 5.5.1.2). Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве фондов, находящихся на хранении. Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель. Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения вышестоящего органа управления архивным делом. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех фондов, номера которых занимать запрещается. 5.4.2.4. Лист фонда (приложение № 28) — составляется на каждый фонд. В нем учитываются все документы фонда, включая неописанные и секретные. Если в листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист “продолжение”, вверху которого указывается: “продолжение, ф. № ... , лист 2”. На первом листе делается ссылка: “см. продолжение л. 2 (3, 4 и т.д.)”. Листы “продолжения” помещаются вслед за основным листом. Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состо- яние и объем фонда, после переработки фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории организации-фондооб- разователя. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: “Лист пересоставлен” с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет. Листы фондов хранятся в порядке номеров фондов в папке с клапанами. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера фондов и общее количество фондов, листы которых находятся в папке. К листам фондов ведутся карточные указатели для оперативного поиска в архиве документов той или иной организации. Карточки указателя составляются на каждое переименование организации-фо- ндообразователя (фонда), отраженное в графе “Название фонда” ли- ста фонда, с указанием номера фонда и крайних дат существования организации-фондообразователя под данным названием, сведений о наличии документов за этот период. Карточки систематизируются в соответствии с избранной классификационной схемой. 5.4.2.5. Листы учета аудиовизуальных документов (приложения № 29, 29а) — составляется при нефондовой организации документов раздельно на различные виды кинофотофонодокументов и видеодокументов. Порядок нумерации и хранения листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов. 5.4.2.6. Опись дел, документов (приложения № 30–30ж). Единицы хранения, единицы учета учитываются в описи в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами. Примечание: Номера дел с текстовой сопроводительной докумен- тацией к аудиовизуальным документам должны соответствовать учетным номерам аудиовизуальных документов. Управленческая документация, документы по личному составу, похозяйственные книги, кинофотофонодокументы и видеодокументы, машиночитаемые (электронные) документы определенного вида учитываются, как правило, по отдельным описям. Примечание: Исключение могут составлять описи документов ли- чного происхождения, в которые допускается вклю- чение документов как на бумажной основе, так и аудиовизуальных (при их небольших объемах). Описям присваиваются учетные номера: – при фондовой организации — по листу фонда; – при нефондовой организации — по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида. К номеру описи может добавляться буквенный индекс, определяющий состав и вид документов, учтенных в описи, например, “л.с.” (личный состав), “н” (научная документация), “к” (конструкторская), “п” (проектная) и т.д. Не допускается присвоение описям одинаковых учетных номеров, отличающихся только буквенной индексацией (например, № 1 и 1 “л.с.”), за исключением случаев, предусмотренных п. 5.5.5.2. В конце описи во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, единиц учета (цифрами и в круглых скобках — прописью), первый и последний номера единиц хранения, единиц учета по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия. В итоговой записи к описи фонда личного происхождения, вклю- чающей единицы хранения, единицы учета на различных носителях, дополнительно указывается количество таких единиц хранения, еди- ниц учета. После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления. Если опись состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому. К каждому последующему годовому разделу, тому составляется в нарастающем порядке сводная итоговая запись. Каждая опись, том описи должны иметь лист-заверитель (приложение № 6). Примечание: Законченная опись может включать не более 9999 единиц хранения, единиц учета. Архив в обязательном порядке должен иметь 3 экземпляра описей, первый из которых является страховым. Если опись пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи включается во вновь составленную опись за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке. 5.4.2.7. Реестр описей (приложение № 31). По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей. В зависимости от организации работы по учету в архиве реестры описей ведутся в рамках хранилищ и/или архива в целом, что отражается в схеме учета документов (см. п. 5.3.2). Каждой описи присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи в верхнем левом углу. Ежегодно на 1 января к реестру описей составляется итоговая запись о количестве описей, поступивших и выбывших в течение года и общем количестве описей. 5.4.2.8. Паспорт архивохранилища — составляется ежегодно каждым архивохранилищем и отражает объем размещенных в нем фондов, дел и документов. Состав показателей формы паспорта архивохранилища определя- ется архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящих- ся в конкретном хранилище документов, задач, стоящих перед ним, особенностей организации работы по учету документов в архиве. 5.4.2.9. Дело фонда. Делу фонда присваивается номер фонда, на который оно заведено. В дело фонда включаются: историческая справка, акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, в том числе акты о рассекречивании документов, копия характеристики фонда, составленной для путеводителя (справочника), рабочие инструкции по усовершенствованию и переработке описей фонда, схемы систематизации его документов и др. Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе архивных единиц хранения, то в дело фонда включается спра- вка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров. Дела фондов органов КПСС, ВЛКСМ, в которые включены доку- менты по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций, расформированию не подлежат. В дела фондов первич- ных партийных и комсомольских организаций помещаются справки со сведениями о нахождении документов по истории данного фонда в деле другого фонда. Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в его дело фонда. Документы дела фонда должны быть пронумерованы с составлением листа-заверителя, подшиты (прошнурованы), заключены в твер- дую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов. Примечание: Состав документов дела организации-сдатчика документов при нефондовой организации документов аналогичен составу документов дела фонда. 5.4.2.10. Историческая справка о фондообразователе и фонде (см. раздел 7.2.1). На ее основании заполняются основные учетные документы архива в части отражения в них истории организации-фондообразователя. Справка подписывается составителем. |
Похожие:
 | Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу (далее – архивные документы), хранящихся и поступающих на хранение... | | Ном деле в Российской Федерации» от 22. 10. 2004 года №125 фз, «Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской... |
| Ном деле в Российской Федерации» от 22. 10. 2004 года №125 фз, «Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской... |  | Согласно действующему законодательству, документы постоянного хранения и по личному составу организаций, законченные делопроизводством,... |
| Теоретические основы учета и обеспечения сохранности документов архивного фонда Российской Федерации | | Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,... |
| Регламент работы гку то «Государственный архив Тверской области», Стандарт государственной услуги Тверской области «Прием документов... | | Рекомендации по составлению документов централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в... |
| Российской академии наук, рекомендациями Управления загс и архивов Липецкой области и была направлена на выполнение плана развития... | | Центральной избирательной комиссии Российской Федерации и страховые взносы в государственные внебюджетные фонды |