Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации исторически сложившейся и постоянно
Скачать 2.84 Mb.
|
6.1.8. Комплектование архива документами по истории России, находящимися за рубежом 6.1.8.1. Комплектование архива документами российского происхождения, находящимися по различным причинам за пределами Российской Федерации, и/или документами зарубежного происхождения, имеющими значение для России, заключается в: – выявлении архивных и опубликованных сведений об этих документах за рубежом; – выявлении государственных, общественных, иных организаций, частных лиц, располагающих документами российского происхождения и по истории России; – установлении контактов с заинтересованными министерствами и ведомствами и их органами на местах, фондами, общественными организациями по связям с зарубежными странами и соотечественниками за рубежом и их отделениями на местах, музеями, в том числе краеведческими средствами массовой информации, а также представителями научной общественности; – подготовке библиографии справочников и других изданий о зарубежных государственных и негосударственных архивах, хранящих документы российского происхождения и по истории России; – составлении перечней фондов, коллекций, собраний и отдельных документов профиля архива по странам, архивохранилищам, владельцам; – изучении обстоятельств попадания за рубеж документов российского происхождения; – выявлении сведений о документах российского происхождения, профиля архива, возвращенных в Россию в виде подлинников, а также документов по истории России, полученных в виде копий; – своевременном информировании вышестоящего органа управления архивным делом о выявлении документов российского происхождения с обоснованными предложениями о необходимости их получения в виде подлинников или копий; – осуществлении оперативного взаимного информирования о ме- стонахождении профильных архивам документов; – осуществлении работы по эквивалентному обмену копиями до- кументов в соответствии с соглашениями Федеральной архивной слу- жбы России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации с архивными службами и учреждениями зарубежных стран; – приеме подлинных документов или их копий на постоянное хранение. 6.1.8.2. Федеральная архивная служба России и органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации осуществляют координацию работы архивов, согласовывают с заинтересованными учреждениями науки и культуры, общественными объединениями и фондами вопросы выявления документов российского происхождения, их возвращения в Россию в виде подлинников и копий. 6.1.8.3. Прием полученных из-за рубежа документов в архив осу- ществляется в соответствии с соглашением (договором) между владельцем документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны. В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых документов. 6.1.8.4. Документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и подлежат государственному учету. 6.2. Организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов (архивных служб) и организацией документов в делопроизводстве организаций — источников его комплектования по следующим направлениям: – методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве; – контроль за отбором документов и подготовкой к передаче на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу, обеспечением их сохранности; – взаимодействие с экспертными комиссиями организаций; – ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, проведение паспортизации архивов организаций; – повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб. Архив может оказывать организациям платные услуги и осуществ- лять работы по обеспечению сохранности документов, отбору и подготовке документов к передаче на постоянное хранение, разработке нормативно-методических документов по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, повышению квалификации работников архивных и делопроизводственных служб и др. 6.2.1. Методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве Архив оказывает методическую и практическую помощь организациям в подготовке нормативно-методических пособий по организации документов в делопроизводстве и их внедрении. Архив совместно с организациями: – рассматривает и готовит к согласованию соответствующим органам управления архивным делом или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, типовые, примерные, конкретные номенклатуры дел; – проводит совещания, семинары и консультации по обмену опы- том, внедрению государственных стандартов на документацию, систем документационного обеспечения управления. При подготовке к согласованию инструкций по делопроизводству и номенклатур дел архив проверяет их соответствие требованиям государственных стандартов на документацию, типовым инструкциям по делопроизводству, правилам работы архивов государственных организаций. Номенклатуры дел согласовываются с органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России в случае существенных изменений основных функций, задач, структуры организации, но не реже, чем один раз в пять лет. Архив осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве организаций — источников комплектования в ходе проведения комплексных и тематических проверок. 6.2.2. Контроль за отбором документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу и обеспечением их сохранности Контроль за обеспечением сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, отбором и передачей их на постоянное хранение, осуществляется архивом в ходе проведения комплексных, тематических и контрольных проверок деятельности архивов организаций. Результаты проверок с предложениями по устранению выявленных недостатков докладываются руководству организации. Архив: – участвует: в подготовке предложений по совершенствованию работы архивов организаций, нормативно-методических документов по организации работы архивов, отбору документов на постоянное хранение, обеспечению их сохранности; – рассматривает и готовит к согласованию вышестоящим органом управления архивным делом или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями положения об архивах организаций. Положения об архивах организаций готовятся на основе соответствующих примерных положений, утверждаемых органом управления архивным делом; – рассматривает, утверждает или готовит к утверждению ЭПК органа управления архивным делом годовые разделы описей дел, до- кументов постоянного хранения. После утверждения описи ее первый экземпляр передается в качестве контрольного в архив; – согласовывает или готовит к согласованию ЭПК годовые разделы описей дел по личному составу, акты о неисправимом повреждении документов, утрате документов; – разрабатывает и согласовывает с ЭПК графики представления описей дел, документов постоянного хранения; – оказывает организационную и практическую помощь организациям по подготовке и передаче документов на постоянное хранение и по другим направлениям деятельности архивов организаций; – разрабатывает и организует внедрение методических пособий по вопросам работы архивов организаций; – контролирует совместимость и преемственность создаваемого архивами организаций учетно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации, в том числе совместимость аппаратного и программного обеспечения баз данных. 6.2.3. Взаимодействие с экспертными комиссиями организаций — источников комплектования архива Архив: – оказывает помощь в разработке положений о ЦЭК (ЭК) организаций, нормативно-методических документов, регламентирующих их работу; – согласовывает положения о ЦЭК (ЭК), если такие полномочия предоставлены ему органом управления архивным делом; – участвует в работе ЦЭК (ЭК) организаций — источников комплектования; – оказывает методическую и практическую помощь в подготовке документов, подлежащих рассмотрению ЦЭК (ЭК); – в случае необходимости организует совместные заседания с ЦЭК (ЭК) организаций; – заслушивает по согласованию с вышестоящим органом управле- ния архивным делом отчеты ЦЭК (ЭК) организаций об отборе документов на постоянное хранение, проведении экспертизы ценности до- кументов, обеспечении сохранности документов и другим вопросам. 6.2.4. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; проведение паспортизации архивов организаций 6.2.4.1. Архив ведет государственный учет документов, хранящихся в архивах организаций — источников комплектования в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации по следующим формам, установленным Федеральной архивной службой России: – описи дел, документов постоянного хранения (приложения № 30–30ж), утвержденные ЭПК; – паспорт архива организации, представляемый в соответствии с составом документов в архив по состоянию на 1 декабря отчетного года. Учет архивных фондов, документов, хранящихся в архивах организаций — источниках комплектования, ведется в архиве централизованно соответствующим структурным подразделением или работником, ответственным за эту работу, и регламентируется приказом директора архива. 6.2.4.2. Архив организует ежегодное представление к 30 декабря отчетного года организациями — источниками комплектования паспортов архива по состоянию на 1 декабря текущего года. Паспортизация предусматривает: – рассылку в организации бланков паспортов в 2-х экземплярах; – проведение семинаров, совещаний с лицами, ответственными за архивы, по заполнению паспортов и результатам паспортизации; – подготовку методических пособий по заполнению паспортов; – оказание организациям практической помощи в составлении паспортов, проверку правильности заполнения; – анализ результатов паспортизации. Архив в сроки, установленные Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, на основе представляемых организациями паспортов архивов организаций и других учетных документов составляет Сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования архива на 1 декабря ... года (приложение № 2) и представляет их в вышестоящий орган управления архивным делом. 6.2.4.3. Архив ведет учет утвержденных ЭПК описей дел, документов постоянного хранения, поединичный и суммарный учет дел и документов, хранящихся в архивах организаций — источников комплектования, на основе их описей. 6.2.5. Повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб Архив совместно с органом управления архивным делом и другими организациями или самостоятельно организует повышение ква- лификации работников архивных и делопроизводственных служб организаций, председателей и членов экспертных комиссий. Основными формами повышения квалификации являются: – постоянно действующие курсы и семинары повышения квалификации; – разовые семинары при архивах или органах управления архивным делом для определенных групп работников. 6.2.6. Порядок работы с организациями, которым предоставлено право депозитарного хранения документов Архив организует свою работу с организациями, имеющими пра- во депозитарного хранения документов, на основании и в развитие Соглашений, заключенных Федеральной архивной службой России с соответствующими федеральными органами исполнительной власти. 6.2.7. Порядок взаимоотношений архива с негосударственными организациями и физическими лицами-собственниками документов Архив взаимодействует с негосударственными организациями и физическими лицами-собственниками документов на основании соглашения (договора). В соответствии с условиями соглашения (договора) архив может оказывать негосударственным организациям необходимую методическую и практическую помощь в постановке делопроизводства и организации работы негосударственного архива, а также взаимодействовать с ними по направлениям, изложенным в пп. 6.2.1–6.2.5. 6.2.7.1. Архив организует государственный учет документов, образовавшихся в деятельности негосударственных организаций в порядке, установленном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. 6.2.7.2. По просьбе собственников негосударственных архивов и архивных документов архив оказывает им содействие в сохранении, комплектовании и использовании их документов на договорной основе. Такие архивы берутся на учет как возможные источники комплектования архива. Архив принимает меры для сохранения негосударственных архивов, документы которых могут быть отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации в случае угрозы их сохранности, в том числе в случае ликвидации и отсутствия законного наследника или правопреемника. 6.2.7.3. При заключении соглашений (договоров) с негосударственной организацией (негосударственным архивом) необходимо учи- тывать, что договор может быть заключен как на комплексное выполнение архивом работ и услуг в области архивного дела и делопроизводства, так и на выполнение отдельных видов работ и услуг, в которых организация заинтересована. 6.2.8. Учет работы с архивами организаций На каждую организацию — источник комплектования ведется наблюдательное дело. В него включаются документы, характеризу- ющие работу архива и организацию документов в делопроизводстве (копии приказов организации по этим вопросам, положения об архиве, ЦЭК, ЭК, инструкции по делопроизводству, материалы проверок и др. документы). В целях учета работы архива с организациями могут создаваться учетно-справочные картотеки и базы данных. Р  аздел 7 ОПИСАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА 7.1. Понятие, уровни и элементы описания документов Под описанием документов понимается: – процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования; – собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физико-техническом состоянии, условиях доступа и т.п. 7.1.1. Основные принципы многоуровневого описания Описание документов архива проводится на трех основных уров- нях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения, единица учета, документ. При этом единицей описания и объектом описания является фонд, единица хранения, единица учета, документ. При необходимости могут вводиться дополнительные объекты описания: группа фондов, опись, комплект, группа документов, часть документа. Основными принципами многоуровневого описания являются: соответствие информации уровню единицы описания; взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания; неповторяемость (недублированность) информации в описаниях разного уровня. |
Похожие:
 | Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу (далее – архивные документы), хранящихся и поступающих на хранение... | | Ном деле в Российской Федерации» от 22. 10. 2004 года №125 фз, «Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской... |
| Ном деле в Российской Федерации» от 22. 10. 2004 года №125 фз, «Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской... |  | Согласно действующему законодательству, документы постоянного хранения и по личному составу организаций, законченные делопроизводством,... |
| Теоретические основы учета и обеспечения сохранности документов архивного фонда Российской Федерации | | Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,... |
| Регламент работы гку то «Государственный архив Тверской области», Стандарт государственной услуги Тверской области «Прием документов... | | Рекомендации по составлению документов централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в... |
| Российской академии наук, рекомендациями Управления загс и архивов Липецкой области и была направлена на выполнение плана развития... | | Центральной избирательной комиссии Российской Федерации и страховые взносы в государственные внебюджетные фонды |