5.5.11. Учет листов в делах; фотоотпечатков в фотоальбомах;
единиц хранения в составе единиц учета других
аудиовизуальных документов
5.5.11.1. Количество листов в делах и единиц хранения в составе единиц учета аудиовизуальных документов учитываются на основе их нумерации и фиксируется:
– листов в делах — в листе-заверителе (приложения № 6, 6а) и в соответствующей графе описи дел (приложения № 30, 30а);
– фотоотпечатков в фотоальбоме — во внутренней описи фотоальбома, а также в соответствующей графе описи фотоальбомов (приложение № 30г);
– единиц хранения других аудиовизуальных документов — в соответствующих графах описей этих документов (приложения № 30б, 30в, 30д, 30е, 30ж).
5.5.11.2. Для учета листов в делах используются две формы листа-заверителя (приложения № 6, 6а). Лист-заверитель по Форме приложения № 6 составляется к каждому делу.
При наличии в составе дел вложений, других особенностей формирования составляется лист-заверитель по Форме приложения № 6а.
При составлении листа-заверителя необходимо иметь в виду, что:
– если дело имеет общую нумерацию листов, но одна часть его пронумерована римскими цифрами, а другая — арабскими, в листе-заверителе указывается общее количество листов;
– если одна часть дела пронумерована по листам, а другая по стра-
ницам и нумерацию необходимо сохранить, в листе-заверителе указывается раздельно количество листов и страниц, например, 42 листа + 5 страниц;
– наличие чистых листов в деле отражается в листе-заверителе только в случае, если эти листы представляют интерес как образец писчебумажной продукции определенного времени; во всех других случаях чистые листы не нумеруются и данные об их наличии не отражаются в листе-заверителе;
– если на одном листе имеется несколько особенностей формирования дела, то в графе 2 листа-заверителя соответственно проста-
вляется номер этого листа против каждой позиции графы 2; если на одном листе имеется несколько марок и др., то в графе 2 в скобках после листа указывается их количество;
– если в деле имеются вложения, которые не нумеруются, то в листе-заверителе указываются названия предметов и номера листов, между которыми они находятся;
– внутренняя опись дела нумеруется отдельно.
5.5.11.3. При учете единиц хранения в составе единиц учета аудиовизуальных документов:
– единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов;
– единицы хранения кинодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;
– единицы хранения фонодокументов располагаются в порядке производственных номеров, а внутри комплекта в последовательности: оригинал, копии.
5.6. Учет страхового фонда и фонда пользования
5.6.1. Общие требования к учету страховых копий и копий фонда
пользования
5.6.1.1. Объем страхового фонда измеряется в единицах учета и единицах хранения, а также в:
– кадрах — для копий документов на бумажной основе и фотодокументов;
– метрах — для копий кинодокументов;
– времени звучания — для копий фонодокументов;
– в мегабайтах — для копий машиночитаемых (электронных) до-
кументов.
При этом отдельно учитываются страховые копии и копии фонда пользования, отснятые с документов на бумажной основе (раздельно на рулонной пленке и микрофишах); кинодокументов; фотодокумен-
тов; фонодокументов; видеофонограмм; машиночитаемых (электрон-
ных) документов.
5.6.1.2. Учет ведется по книгам учета поступлений страхового фо-
нда и фонда пользования (приложения № 36, 36а) и описям страхово-
го фонда (приложения № 37, 37а). Учет поступления и выбытия стра-
ховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-переда-
чи страховых копий на специальное хранение (приложение № 25) и других актов. К книгам учета поступлений ежегодно составляется запись о количестве поступивших в течение года страховых копий.
Описи страхового фонда составляются в 3-х экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями в специальное хранилище, вторые и третьи остаются в архиве.
По мере копирования документов и передачи страховых копий в специальное хранилище к описям страхового фонда составляются новые итоговые записи в установленном порядке (см. п. 5.4.2.6).
5.6.1.3. В описях в графе “Примечания” напротив заголовка скопированной единицы хранения, единицы учета проставляется штамп “СФ”. Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, штамп “СФ” проставляется только на титульном листе и обложке описи.
5.6.2. Учет страхового фонда и фонда пользования документов
на бумажной основе, изготовленного на рулонной пленке
5.6.2.1. За единицу учета и единицу хранения страхового фонда документов на бумажной основе на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма.
В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на рулонной пленке (приложение № 36), в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности документов) на основании заказа на изготовление страховых копий заносится каждая единица хранения страхового фонда. По книге учета поступлений (графа 1) единицам хранения страхового фонда присваиваются учетные номера, которые являются составной частью их архивных шифров.
5.6.2.2. На все страховые копии вне зависимости от фондовой принадлежности составляется опись страхового фонда (приложение № 37), нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений.
5.6.2.3. Архивным шифром единицы хранения страхового фонда является название архива, номер описи страхового фонда, номер уче-
та единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса “СФ”.
5.6.3. Учет страхового фонда и фонда пользования документов
на бумажной основе, изготовленного на микрофишах
5.6.3.1. За единицу учета страхового фонда документов на бумаж-
ной основе на микрофишах принимается одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, за единицу хранения — микрофиша.
По книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на микрофишах (приложение № 36а), каждому поступлению присваивается порядковый номер. Количественные показатели вносятся с учетом фондовой принадлежности отснятых копий по каждому фонду и описи отдельно.
5.6.3.2. Описи страхового фонда на микрофишах (приложение № 37а) составляются раздельно на страховые копии каждого фонда, одну или несколько его описей.
Учетным номером единицы учета страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на микрофишах, является учетный номер отснятого дела, архивным шифром — соответственно архивный шифр отснятого дела с добавлением индекса “СФ” — для страхового фонда и “П” (“Позитив”), “Д” (Диазокопия) — для фонда пользования.
5.6.4. Особенности учета страхового фонда и фонда пользования
аудиовизуальных документов
5.6.4.1. Единицы учета и единицы хранения страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов идентичны единицам учета и единицам хранения аудиовизуальных документов.
Страховые копии кино- и фотодокументов учитываются независимо от вида кино- и фотодокументов в книгах учета поступлений и описях страхового фонда и фонда пользования 11.
5.6.4.2. Страховые копии фонодокументов на магнитной ленте и граморигиналов из-за их обособленного хранения учитываются в разных книгах учета поступлений и описях 1.
5.6.4.3. В итоговых записях книг учета поступлений и описей страхового фонда и фонда пользования кинофотодокументов и фонодокументов на металлических дисках дополнительно может указываться количество единиц хранения соответственно промежуточных позитивов и контратипов; позитивов и дубль-негативов; нечетных (I) и четных (II) граморигиналов.
В итоговых записях к описям страховых копий кинофотофонодо-
кументов указывается также их объем в метрах, кадрах, часах звучания.
Номер единицы учета страхового фонда кинофотофонодокументов переносится в опись из книги учета поступлений. Архивным ши-
фром единицы учета страхового фонда кинофотофонодокумента является название архива, номер единицы учета страхового фонда с добавлением индекса “СФ”.
5.6.5. Учет копий документов, созданных в процессе
научно-информационной и иной деятельности архива
и включенных в фонд пользования
5.6.5.1. Учет копий документов ведется в книге учета копий документов, состав реквизитов которой зависит от способа изготовления копий.
При значительных объемах копий, изготовленных разным способом, ведутся различные книги учета копий:
– на микрофильмах и микрофишах;
– фотокопий;
– на широкопленочных негативах, изготовленных при съемке графических материалов;
– на бумажной основе.
За единицу хранения копий документов в зависимости от способа их изготовления принимается:
– физически обособленный рулон микрофильма, комплекс микрофиш, отснятых с одного или нескольких дел;
– один или несколько фотодокументов определенного вида;
– комплекс листов копий документов, изготовленных машинописным или электрографическим способом.
Нумерация единиц хранения осуществляется по книге учета копий документов.
5.6.5.2. Одновременно с учетом копий в книгах учета на них составляются учетно-справочные карточки, или соответствующая информация вводится в БД. Учетно-справочные карточки составляются отдельно на каждую единицу хранения, единицу учета, при необходимости — на каждый документ и формируются в картотеки (по способу изготовления копий). Внутри каждой из картотек карточки располагаются в порядке возрастания номеров фондов, описей, единиц хранения, единиц учета, листов.
Отметка о наличии копий фонда пользования проставляется в графе “Примечания” описи напротив заголовка соответствующей единицы хранения, единицы учета.
5.7. Учет музейных предметов и библиотечных фондов
5.7.1. Учет музейных предметов
Учет музейных предметов, являющихся вложением в дела, ведется в установленном порядке (см. п. 5.5.11.2).
Музейные предметы, не являющиеся вложениями в дела, принятые на хранение в составе фондов, учитываются в составе этих фондов как единицы хранения. При значительном количестве таких единиц хранения на них может быть составлена отдельная опись.
Учет музейных предметов, содержащих драгоценные металлы и камни, ведется в установленном порядке (см. п. 5.5.8).
Комплексы музейных предметов, являющиеся по своему объ-
ему, составу и значимости музейными коллекциями, учитываются
в порядке, определенном Министерством культуры Российской Федерации.
5.7.2. Учет библиотечных фондов и СИФ архива
Учет библиотечного (справочно-информационного) фонда архива ведется в соответствии с порядком, установленном Министерством культуры Российской Федерации для библиотечных фондов.
Основными единицами учета библиотечного (справочно-инфор-
мационного) фонда для всех видов изданий (кроме газет) являются экземпляр и название. Основной единицей учета газет является годовой комплект, дополнительной — подшивка.
Библиотечный фонд учитывается суммарно (количественно) и индивидуально. На основе суммарного (количественного) учета устанавливаются состав и объем библиотечного фонда, происшедшие в нем изменения; ему подлежат все издания и материалы, поступающие в фонд или выбывающие из него. Суммарный учет ведется по основным учетным документам — книге суммарного учета и книге учета библиотечных фондов.
Р
аздел 6
КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Комплектование архива и экспертиза ценности
документов
6.1.1. Понятие и правовые основы комплектования архива
Комплектование архива — это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем.
Комплектование архива включает:
– определение источников комплектования архива;
– определение состава документов, подлежащих приему в архив;
– прием-передачу документов в архив.
Правовой и нормативной основой комплектования архива являются законы и иные правовые акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, распорядительные и нормативные документы Федеральной архивной службы России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, в соответствии с которыми он обязан принять, а соответствующие государственные организации обязаны передать в архив документы Архивного фонда Российской Федерации в установленные законом и подзаконными актами сроки и в соответствии с установленной процедурой. На основе действующего законодательства архив комплектуется документами, передаваемыми ему негосударственными организациями и физическими лицами безвозмездно или за плату. Архив может по своей инициативе создавать документы, отражающие исторически значимые явления и процессы.
6.1.2. Источники комплектования архива
6.1.2.1. Источниками комплектования архива являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, подлежащие передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании соглашения (договора).
Федеральная архивная служба России, органы управления архив-
ным делом субъектов Российской Федерации определяют категории государственных организаций, документы которых подлежат передаче на хранение в архив.
Органы и учреждения системы Федеральной архивной службы России совместно с собственниками определяют архивные фонды негосударственных организаций и физических лиц, которые после изучения их состава и содержания могут быть приняты на хранение в архив на основании соглашения (договора).
6.1.2.2. Государственные организации относятся к числу источников комплектования архива на основании следующих основных критериев:
– функционально-целевого назначения организации;
– полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций.
При отнесении к числу источников комплектования негосударственных организаций учитываются также их особая роль среди других подобных (однородных) организаций; масштаб деятельности; вид организации (ее организационно-правовая форма).
Определение физических лиц, архивные фонды которых могут быть приняты на хранение в архив, осуществляется на основании критериев:
– роль фондообразователя в развитии науки, культуры и других областей деятельности;
– роль фондообразователя в качестве участника, очевидца выда-
ющихся событий в жизни общества;
– родственные, дружеские, творческие связи фондообразователя, место работы, занимаемая должность;
– типичность архивных документов для данного времени (документы “рядовых” граждан);
– состав и содержание собранных физическим лицом архивных документов.
6.1.3. Порядок составления и ведения списков источников
комплектования архива
6.1.3.1. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц — источников комплектования архива.
Списки составляются архивом на основе названных критериев (см. п. 6.1.2.2), а также примерных и отраслевых (ведомственных) списков, утвержденных Федеральной архивной службой России, в том числе совместно с министерствами и ведомствами.
6.1.3.2. Федеральная архивная служба России согласовывает при-
мерные и отраслевые списки видов организаций, документы которых подлежат приему в архивы, а также списки юридических и физических лиц — источников комплектования федеральных архивов.
Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации согласовывают списки юридических и физических лиц — источников комплектования соответствующих архивов.
6.1.3.3. Архив составляет и ведет список организаций — источни-
ков комплектования (приложение № 48) и список физических лиц — источников комплектования архива документами личного происхождения. Список физических лиц — источников комплектования документами составляется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилии, имени, отчества, адреса места жительства физического лица, юридического обоснования возможности передачи его документов в архив.
В архиве, принимающем на хранение различные виды документации, кроме общего списка организаций — источников комплектования, ведутся самостоятельные списки организаций — источников комплектования научно-технической документацией, а также списки организаций — источников комплектования аудиовизуальными документами. В общем списке организаций — источников комплектования в соответствующей графе делается отметка о приеме этих видов документов. В списке источников комплектования специализированного архива документов по личному составу делаются отметки об организациях — источниках комплектования общего архива.
Архив может вести также список возможных источников комплектования. В него вносятся негосударственные организации и физические лица до заключения с ними соглашения (договора) о передаче документов на постоянное хранение в архив.
Списки источников комплектования архива после согласования с вышестоящим органом управления архивным делом утверждаются директором архива.
6.1.3.4. Составление и ведение списков источников комплектования архива осуществляется работниками архива. Справки, экспер-
тные заключения о включении или исключении юридических и физических лиц в число или из числа источников комплектования архива, а также о форме приема их документов на хранение или ее изменении составляются в трех экземплярах и представляются на рассмотрение вышестоящего органа управления архивным делом. Реше-
ние о включении (исключении) организации в число (из числа) источников комплектования архива доводится до сведения ее руководства.
6.1.3.5. Уточнение списков источников комплектования архива проводится по мере необходимости. Основанием для уточнения списков являются решения органов управления архивным делом в случае передачи организации в число источников комплектования другого архива; создания, реорганизации, ликвидации организации; отказа негосударственных организаций и физических лиц от сотрудничества с архивом (расторжение договора). Пересмотр и переутверждение списков источников комплектования архива проводится только при внесении в список принципиальных изменений, но не реже одного раза в пять лет.
|
