Договоры, подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, передаются на экспертизу в структурные подразделения Росстата по их компетенции, затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке.
Договор оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.
Порядок оформления договора (контракта), Соглашения в территориальном органе Росстата аналогичен порядку оформления договора (контракта), Соглашения в центральном аппарате Росстата.
III. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
3.1. Основные принципы организации документооборота
3.1.1. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, настоящей Инструкцией, Регламентом Федеральной службы государственной статистики, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами их работников.
3.1.2. Движение документов в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата с момента их разработки или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Выделяется три основных потока документации:
документы, поступающие из сторонних организаций (входящие);
документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
документы, используемые в управленческом процессе в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата (внутренние).
3.1.2.1. В составе входящей и исходящей документации выделяются:
поручения Президента Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах) и поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации;
поручения Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах) и поручения, содержащиеся в письмах Аппарата Правительства Российской Федерации;
документы, поступившие из Совета Федерации и Государственной Думы, высших судов (Конституционного, Верховного, Высшего арбитражного), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций;
поручения Министерства экономического развития Российской Федерации;
документы из федеральных органов государственной власти;
документы из территориальных органов Росстата;
обращения граждан и организаций (их представителей);
жалобы на постановления, действия (бездействие) должностных лиц Росстата, поданные в порядке подчиненности;
другие виды документов.
3.1.2.2. В составе внутренних документов:
организационно-распорядительные документы (приказы, планы и др.);
документы коллегиальных, совещательных и консультативных органов Росстата (протоколы, решения, материалы к вопросам повестки дня коллегии, совещания и т.п.);
другие документы, используемые в процессе организации управления и принятия управленческих решений (служебные (объяснительные, докладные, аналитические) записки и др.).
3.1.3. В центральном аппарате (территориальных органах) Росстата доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи (электронная почта, на официальный электронный адрес, по системе МЭДО), в исключительных случаях - курьером.
3.1.4. При организации документооборота в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата реализуется принцип централизации операций по приему и отправке документов.
3.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
3.2.1. Прием документов, поступающих в центральный аппарат Росстата, осуществляется сотрудниками отдела делопроизводства и контроля Административного управления и экспедиции.
3.2.2. Сотрудники экспедиции, принимающие почтовую корреспонденцию, обязаны в присутствии лица, доставившего пакеты, проверить правильность адресования и целостность упаковки, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (описи, расписке, разносной книге), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения, заверить печатью.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.
В случае обнаружения поврежденных пакетов в почтовом реестре (описи) делается соответствующая запись.
3.2.3. Корреспонденция, доставленная фельдъегерем Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, принимается уполномоченным должностным лицом отдела делопроизводства и контроля Административного управления по реестру корреспонденции, направленной фельдъегерем, под роспись в ней, при доставке единичных пакетов - под роспись в отрывном талоне к пакету. Подпись о приеме заверяется печатью "Для документов".
3.2.4. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни, принимается дежурным центрального аппарата (территориального органа) Росстата и на следующий рабочий день (до 09 час. 30 мин.) передается в отдел делопроизводства Административного управления (Сотрудникам по ведению делопроизводства территориального органа) для регистрации.
О документах с пометками "Срочно", "Оперативно", поступивших в нерабочее время, оперативный дежурный центрального аппарата (территориального органа) по средствам связи информирует руководство Росстата (руководство территориального органа) и в дальнейшем действует в соответствии с полученными распоряжениями.
3.2.5. Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам Росстата (территориального органа Росстата), также в пределах рабочего времени дня получения либо на следующий рабочий день (до 09 час. 30 мин.) передаются ими в отдел делопроизводства и контроля Административного управления (Сотрудникам по ведению делопроизводства территориального органа) для регистрации.
3.2.6. Корреспонденция, поступающая в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата в рабочее время, проходит первичную обработку и передается на регистрацию в день поступления, при поступлении корреспонденции в нерабочее время - на следующий рабочий день.
3.2.7. Первичная обработка корреспонденции, поступающей в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата, осуществляется с выполнением следующих операций:
3.2.7.1. Перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяется отсутствие их повреждений и повреждений вложений, а также правильность доставки и наличие на конвертах (упаковке) грифа ограничения доступа к документу ("Секретно", "Для служебного пользования", "Заявка на участие в открытом конкурсе, аукционе __________________ (наименование конкурса, аукциона). Конверт не вскрывать до ________ (__ час. __ мин.)", "Лично" и др.) либо пометки "Срочно" ("Оперативно" и др.);
3.2.7.2. Конверты (бандероли, посылки) с грифом "Секретно" у фельдъегеря либо у оперативного дежурного центрального аппарата Росстата сотрудниками, ответственными за делопроизводство, не принимаются;
3.2.7.3. Конверты с заявками на участие в открытых конкурсах, аукционах без вскрытия по реестру передаются в структурное подразделение, ответственное за размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд;
3.2.7.4. Конверты с пометкой "Лично" без вскрытия по реестру передаются адресату;
3.2.7.5. Конверты, поступившие из органов государственной власти с пометкой "Срочно" ("Оперативно"), вскрываются немедленно. Документы, вложенные в них, регистрируются вне очереди и в течение часа после регистрации направляются начальнику (заместителю начальника) отдела обеспечения руководства и коллегии для доклада Руководителю (его заместителям);
ошибочно доставленная почтовой связью корреспонденция возвращается в Экспедицию с пометкой "возврат" в накладной на передачу почтовых отправлений или пересылается надлежащему адресату, если известен его адрес;
корреспонденция, ошибочно доставленная фельдъегерем, не принимается. В описи корреспонденции, направленной фельдъегерем, в этом случае оформляется соответствующая запись, заверяемая печатью;
после изъятия конвертов с грифом ограничения доступа и пометками, указанными в п. п. 3.2.7.2, 3.2.7.3, 3.2.7.4 и 3.2.7.5 Инструкции, а также конвертов ошибочно доставленной корреспонденции вскрываются все оставшиеся конверты (пакеты, упаковка).
3.2.8. При вскрытии конвертов (пакетов, упаковки) по сведениям, указанным на них или в описи вложения, проверяется наличие документов с соответствующими номерами и всех названных в документах приложений, а также производится сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации, выделение документов, адресованных непосредственно в структурные подразделения центрального аппарата (территориального органа) Росстата.
Нерегистрируемые документы и документы, подлежащие оперативному учету в соответствии с перечнем документов (Приложение N 22), передаются непосредственно по назначению в структурное подразделение.
3.2.9. При отсутствии в конверте документа либо приложений к нему, несовпадении регистрационных номеров составляется акт:
при отсутствии документа (отдельных листов документа) - в двух экземплярах: первый - с конвертом (с конвертом и неполным документом) приобщается к накладной (реестру) на поступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное дело отдела делопроизводства и контроля Административного управления, второй - с копией конверта (с копиями конверта и неполного документа) направляется отправителю документа;
при отсутствии приложения к документу - в трех экземплярах: первый - с копией документа приобщается к накладной (реестру) на поступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное дело отдела делопроизводства и контроля Административного управления, второй - вместе с некомплектным документом направляется адресату в порядке информации без регистрации, третий - с копией некомплектного документа направляется отправителю документа.
В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего. Акт подписывают государственный служащий, вскрывший конверт, и гражданские служащие, присутствующие при вскрытии конверта.
В случае получения поврежденного документа на обороте его последнего листа ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".
3.2.10. Конверты входящих документов уничтожаются по истечении рабочего дня, за исключением случаев, когда только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки документа, а также при поступлении обращений граждан. В указанных случаях конверты сохраняются и прилагаются к документам.
3.3. Предварительное рассмотрение документов
3.3.1. В целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения Руководителем или заместителями Руководителя Росстата, в соответствии с установленным в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата распределением обязанностей между Руководителем, его заместителями и иными должностными лицами, отделом делопроизводства и контроля Административного управления перед регистрацией документов осуществляется их предварительное рассмотрение.
Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
3.3.2. Для направления руководству Росстата выделяются следующие поступившие документы:
Руководителю: поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Министерства экономического развития Российской Федерации (за подписью Министра Минэкономразвития и его заместителей), парламентские и депутатские запросы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации, а также документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций, обращения членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека, документы за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, обращения руководителей субъектов Российской Федерации, все поступившие в Росстат федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, приказы и распоряжения Минэкономразвития России, а также жалобы, поданные в порядке подчиненности, на действия (бездействие) должностных лиц, иные документы, по которым требуется принятие решения Руководителем в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами;
заместителям Руководителя: документы, адресованные им лично, письма Минэкономразвития России (за подписью заместителей Министра Минэкономразвития России, руководителей департаментов), документы за подписью заместителей руководителей федеральных органов исполнительной власти и руководителей их структурных подразделений, иные документы, адресованные руководству Росстата, не указанные в п. 3.3.2 Инструкции, а также жалобы, поданные в порядке подчиненности, на действия (бездействие) должностных лиц, постановления, вынесенные руководителем территориального органа Росстата, в соответствии с установленным распределением обязанностей между руководством Росстата.
3.3.3. В структурные подразделения центрального аппарата (территориального органа) Росстата направляются поступившие документы по вопросам, отнесенным к их ведению, не подлежащие рассмотрению руководством Росстата, а также документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям.
3.3.4. Предварительное рассмотрение документов, поступивших по электросвязи, осуществляется со следующими особенностями:
поступивших телефонограмм, телеграмм и факсограмм - по их версиям, воспроизведенным на бумаге;
электронных сообщений, как правило, по их электронным образам, воспроизводимым на экране монитора персонального компьютера оператора электронной почты, в исключительных случаях - по их версиям, воспроизведенным на бумаге.
3.4. Регистрация поступающих документов
3.4.1. Документы, поступившие в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата (за исключением по содержанию не относящихся к компетенции центрального аппарата (территориального органа) Росстата, личной переписки и документов, не подлежащих регистрации), после их предварительного рассмотрения независимо от способа доставки регистрируются отделом делопроизводства и контроля Административного управления (Сотрудниками по ведению делопроизводства территориального органа).
В регистрационную электронную карточку, заводимую в Системе электронного документооборота, вносятся соответствующие сведения о поступившем документе, сканируется документ, поступивший на бумажном носителе, включается электронный образ документа и электронный документ.
Учет (регистрация) документов, подлежащих оперативному учету в соответствии с перечнем документов (Приложение N 22), в центральном аппарате Росстата осуществляется Сотрудниками по ведению делопроизводства в Управлениях.
|
