В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например: "Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о...";
Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются, как правило, без обращений.
Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Росстат не считает возможным...", "Мособлстат предлагает рассмотреть возможность..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...");
"Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.).
Во вступительной части письма объясняются причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, информационный и др.) и констатацию факта, события, сложившиеся ситуации.
Основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.
Заключение начинается словами "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем", "информируем" (информационное письмо).
Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания.
2.4.6.8. Отметка о наличии приложения отделяется от текста письма 1 - 2 межстрочным интервалом. Слово "Приложение" печатается без кавычек от границы левого поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.
Виза в служебных письмах проставляется в нижней части последнего листа копии документа, помещаемой в дело Росстата согласно номенклатуре дел. Если письмо пересылается адресату по факсу, виза проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника.
2.4.6.9. Подпись, как правило, отделяется от предыдущего реквизита 3-мя межстрочными интервалами. В подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества, фамилия, при этом перед фамилией ставится пробел. Если письмо оформляется на именном бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.
Отметка об исполнителе - порядок оформления "отметки об исполнителе" указан в п. 2.2.20.
Порядок оформления сносок в служебных письмах аналогичен оформлению сносок в проектах приказов (п. 2.4.2.17).
2.4.6.10. Реквизиты служебных писем:
Текст реквизита "Адресат" размещается в правом верхнем углу первого листа документа, строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля, или выравниваются по левому краю.
Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица, например:
Правительство
Российской Федерации
Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение, например:
Заместителю
Председателя Правительства
Российской Федерации
При направлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ, например:
Председателю Правительства
Российской Федерации
И.О. Фамилия
Председателю Комиссии
Правительства Российской Федерации
по оперативным вопросам
И.О. Фамилия
При направлении служебного письма в организацию, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство
экономического развития
Российской Федерации
или:
Министерство
экономического развития
Российской Федерации
Департамент управления делами
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:
Министерство
экономического развития
Российской Федерации
Директору Департамента
управления делами
И.О. Фамилия
Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через один межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом.
Инициалы ставятся перед фамилией, при направлении документа частному лицу - после фамилии.
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Министру
экономического развития
Российской Федерации
И.О. Фамилия
Если письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям территориальных
органов Федеральной службы
государственной статистики
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Фамилия И.О.
Ленинградский проспект,
д. 11, кв. 111,
Москва, 117123
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы Росстата, подведомственные организации, постоянным корреспондентам.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не ставится.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа.
Если необходимо, чтобы адресат знал, кому еще направлен документ, на обороте последнего листа документа печатается его полная рассылка.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Образец оформления письма приведен в Приложениях N 17, 18.
2.4.6.11. Порядок оформления служебных писем на бланках территориального органа Росстата аналогичен порядку оформления служебных писем в центральном аппарате Росстата (п. 2.4.6).
2.4.7. Записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая).
Для реализации отношений субординации структурных подразделений, сотрудников с руководством центрального аппарата (территориального органа) Росстата, координации деятельности между структурными подразделениями служит внутренний документ - записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая).
2.4.7.1. Служебная записка. В служебных записках в произвольной форме излагается оперативная справочная и управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц, адресованная руководству Росстата (территориального органа Росстата), либо руководителю структурного подразделения - головного исполнителя поручения.
Служебная записка оформляется в СЭД в соответствии с Регламентом по работе с организационно-распорядительными документами в СЭД Росстата, при отсутствии СЭД - на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14 и адресуется конкретному должностному лицу.
Реквизитами служебной записки являются адресат, наименование структурного подразделения, подготовившего записку, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты служебной записки оформляются в следующем порядке:
адресат указывается в правом верхнем углу первого листа служебной записки в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией;
наименование структурного подразделения указывается через 3 - 4 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля до его середины в одну строку (при необходимости в несколько строк);
наименование вида документа "СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА" печатается через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита прописными буквами по центру текстового поля;
дата и регистрационный номер указываются через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку. Датой служебной записки является дата ее подписания;
заголовок в служебной записке играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию. Заголовок помещается через 2 - 3 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита и печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Объем заголовка не должен превышать 140 печатных знаков, а длина строки заголовка - 28 печатных знаков;
текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин), составления и предложения (просьбы, заявки и т.п.), начинается с официального обращения к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющегося от других частей текста восклицательным знаком;
подпись оформляется в соответствии с порядком, предусмотренным настоящей Инструкцией.
Образец служебной записки представлен в Приложении N 19.
2.4.7.2. Объяснительная записка. В объяснительных записках государственные служащие в произвольной форме машинописным или рукописным способами объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений и т.п.
Объяснительная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14 либо рукописным способом, подписывается ее составителем и адресуется конкретному должностному лицу центрального аппарата (территориального органа) Росстата.
Реквизитами объяснительной записки являются адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст, подпись, дата. Реквизиты объяснительной записки оформляются в порядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки, за исключением:
реквизит "дата" указывается от левой границы текстового поля под реквизитом "подпись" без дополнительного межстрочного интервала. Датой объяснительной записки является дата ее подписания;
заголовок к тексту может отсутствовать.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие указанные факты.
2.4.7.3. Докладная записка. В докладных записках в произвольной форме дается обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования руководства центрального аппарата (территориального органа) Росстата о вопросах, требующих принятия управленческих решений.
Докладная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14 и адресуется конкретному должностному лицу.
Реквизитами докладной записки являются адресат, наименование структурного подразделения, подготовившего записку, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты докладной записки оформляются в порядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки.
Текст докладной записки может состоять из двух или трех смысловых частей:
в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
во второй части анализируется сложившаяся ситуация и рассматриваются возможные варианты разрешения проблем;
третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование ее составления, выводы и предложения составителя.
Докладными записками оформляются результаты проверок деятельности территориальных органов Росстата, структурных подразделений центрального аппарата (территориального органа) Росстата соответствующими комиссиями, а также результаты служебных проверок в отношении их должностных лиц.
2.4.7.4. Аналитическая записка. В аналитических записках на основе официальной статистики и иной информационно-справочной документации дается обстоятельное изложение результатов анализа существа интересующей проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины возникновения проблемы, а также предложения о принятии целесообразных мер по ее разрешению.
Так же, как и докладная записка, аналитическая записка служит цели информирования руководства Росстата (территориального органа Росстата) о проблемах, требующих принятия управленческих решений.
Аналитическая записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14 и адресуется конкретному должностному лицу.
Реквизитами аналитической записки являются адресат, наименование структурного подразделения, подготовившего записку, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты докладной записки оформляются в порядке, аналогичном для служебной записки.
Текст аналитической записки состоит из трех смысловых частей:
в первой части дается характеристика проблемы;
во второй части приводится краткий анализ существа проблемы с указанием причин, породивших ее, рассматриваются возможные варианты ее разрешения;
третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
При одновременном направлении информации адресатам внутри центрального аппарата (аппарата управления территориального органа) Росстата и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная (докладная, аналитическая) записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.
Отметка об исполнителе и визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, оформляются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.
Порядок оформления аналитической записки в территориальном органе Росстата аналогичен порядку оформления аналитической записки в центральном аппарате Росстата.
2.4.8. Телеграммы, документы, передаваемые по каналам электронной почты и факсимильной связи.
Телеграфные сообщения передаются Росстатом в исключительных случаях или по срочным вопросам по электронной почте через Телеграф только внутренних и международных (ближнее зарубежье) телеграмм категории "Правительственная". Телеграммы категории "Правительственная" подписывает руководитель Росстата или заместитель Руководителя, временно исполняющий его обязанности.
Образец правительственной телеграммы представлен в Приложении N 20.
Телеграмма оформляется на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 прописными буквами шрифтом N 14 через 1,5 - 2 межстрочных интервала. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:
|
