3.6.5. На подпись уполномоченному должностному лицу Росстата представляется первый экземпляр исходящего документа, оформленный с использованием официального бланка, и второй - визовый экземпляр документа, оформленный на листах бумаги формата А4, с приложением при необходимости поясняющих справочных материалов или документов. В случае, когда документ подлежит направлению нескольким адресатам (от двух до четырех включительно), количество экземпляров исходящего документа, оформленных с использованием официального бланка, должно соответствовать количеству адресатов.
3.6.6. Исполнитель передает проект исходящего документа для подписи Руководителем через отдел обеспечения деятельности руководства и коллегии Росстата Административного управления, для подписи заместителем Руководителя - через сотрудника, ответственного за делопроизводство, в приемной заместителя Руководителя.
По согласованию с Руководителем проект исходящего документа может быть доложен ему для подписи лично заместителем Руководителя, курирующим структурное подразделение центрального аппарата Росстата, исполнившее проект документа, либо руководителем указанного структурного подразделения.
По согласованию с заместителем Руководителя проект исходящего документа может быть доложен ему для подписи лично начальником управления центрального аппарата Росстата, исполнившего проект документа.
3.6.7. Проект исходящего документа представляется для подписи начальнику управления центрального аппарата Росстата через сотрудника, ответственного за делопроизводство в управлении.
3.6.8. Проект исходящего документа представляется для подписи Руководителю (заместителю руководителя) территориального органа Росстата через сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в территориальном органе Росстата.
3.6.9. Подписанный документ или не подписанный проект документа передается Руководителем (заместителем Руководителя, начальником управления) для подготовки к регистрации или возвращается исполнителю для доработки в аналогичном порядке.
3.6.10. Исполнитель проверяет комплектность подписанного исходящего документа (наличие листов основного текста и указанных приложений), прилагает к нему входящий документ, послуживший основанием для его подготовки, а также при необходимости указатель рассылки документа и передает документ сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в управлении, для передачи документа на регистрацию.
3.6.11. Порядок организации работы с отправляемыми документами в территориальном органе Росстата аналогичен порядку организации работы с отправляемыми документами в центральном аппарате Росстата.
3.7. Регистрация исходящих документов
3.7.1. Документы, подписанные Руководителем, заместителем Руководителя, регистрируются Отделом делопроизводства и контроля Административного управления в соответствии с выделенными документопотоками в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день не позднее 11 час. 00 мин.
Регистрация отправляемых документов в СЭД документооборота после 18.00 часов осуществляется Сотрудником по ведению делопроизводства в приемной Руководителя.
3.7.2. Служебные письма, подписанные начальником Управления, регистрируются Сотрудником по ведению делопроизводства в СЭД.
3.7.3. После заполнения и сохранения электронной регистрационной карточки отправляемого документа сотрудник, осуществляющий регистрацию документа, проставляет на подлиннике документа, исполненного на бумажном носителе, в реквизитах бланка и на его визовом экземпляре номер документа и дату регистрации, присвоенные в СЭД, осуществляет сканирование зарегистрированного документа и приложений к нему.
3.7.4. Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа определяется в соответствии со структурой регистрационного номера документа и классификаторов, принятых в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата.
3.7.5. Документы, подготовленные центральным архивом Росстата по запросам физических и юридических лиц, подписываются начальником Административного управления и регистрируются отделом делопроизводства и контроля Административного управления.
Документы, подготовленные в отделе защиты государственной тайны по вопросам оформления допуска к государственной тайне, определения осведомленности сотрудников Росстата в сведениях, составляющих государственную тайну (далее - заключения), и временного ограничения или возможности выезда из Российской Федерации этих сотрудников (далее - решения), подписываются начальником отдела, на которого возложены данные обязанности. Указанные заключения и решения после утверждения (подписания) руководством регистрируются и хранятся в отделе защиты государственной тайны без передачи второго (визового) экземпляра в отдел делопроизводства и контроля Административного управления.
3.7.7. Исполнитель либо сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, передает на регистрацию в отдел делопроизводства и контроля Административного управления подлинник поручения (при наличии) и все экземпляры исходящего документа, оформленные на бумажном носителе, для проверки правильности оформления, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки. Осуществляется проверка правильности оформления документа - наличие адреса получателя, подписей, приложений, указанных в тексте письма, отметки об исполнителе, отметки об исходящем номере и даты документа адресанта и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, а также проверка правильности заполнения регистрационной карточки документа в СЭД - наличие способа доставки документа (фельдъегерская связь, почтовая связь, электронная почта, МЭДО, курьер и др.), прикрепленного файла документа, связанного (входящего, распорядительного, внутреннего или др.) документа.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки. Правильно оформленные документы на бумажных носителях формируются отделом делопроизводства и контроля Административного управления для отправки адресатам через фельдъегерскую связь либо передаются исполнителям для подготовки к отправке адресатам через экспедицию.
Вторые (визовые) экземпляры отправляемых документов за подписью Руководителя или заместителей Руководителя формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в отделе делопроизводства и контроля Административного управления.
Зарегистрированный оригинал доверенности выдается под роспись представителю (доверенному лицу), а его завизированная копия помещается в номенклатурное дело отдела делопроизводства и контроля Административного управления.
3.7.8. Порядок регистрации отправляемых документов в территориальном органе Росстата аналогичен порядку регистрации отправляемых документов в центральном аппарате Росстата.
3.8. Отправка документов
3.8.1. Документы, исполненные на бумажном носителе, подлежащие отправке почтовой связью, передаются в экспедицию полностью оформленные, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки Сотрудником по ведению делопроизводства в структурном подразделении или исполнителем.
Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
3.8.2. Если подлинный экземпляр документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа, остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ.
3.8.3. Документы, подписанные Руководителем или заместителями Руководителя, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, Центральный банк Российской Федерации, в Минэкономразвития России, в министерства и ведомства Российской Федерации (согласно Перечню), отправляются отделом делопроизводства и контроля Административного управления по системе МЭДО или через фельдъегерскую связь.
Служебные письма, организационно-распорядительные документы, документы, содержащие персональные данные работника или имеющие пометку "Для служебного пользования", отправляются в территориальные органы Росстата отделом делопроизводства и контроля Административного управления через фельдъегерскую связь.
3.8.4. Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в Отдел по защите государственной тайны Административного управления.
3.8.5. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556), документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557).
Экспедиция производит сортировку документов по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, международная почта).
Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов. Регистрируемые почтовые отправления с уведомлением о вручении адресату и без него передаются в почтовое отделение по реестрам установленного образца (форма 103), в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.
Накладные и реестры на отправку корреспонденции оформляются в двух экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в экспедицию с отметкой оператора отделения почтовой связи, обеспечивающего отправку корреспонденции, и хранится в номенклатурном деле экспедиции.
3.8.6. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера экспедицией к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
3.8.7. Документы, подлежащие отправке фельдъегерской связью, конвертируются с указанием адреса, заклеиваются, составляется реестр и передаются сотруднику фельдъегерской службы.
Документы, отправляемые фельдъегерской связью, передаются фельдъегерю по реестру установленного образца, в котором также отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки. Регистрационные номера отправляемых документов также указываются на конвертах, в которые они вложены.
Реестры на отправку корреспонденции оформляются в трех экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в отдел делопроизводства и контроля административного управления с отметкой фельдъегеря, обеспечивающего отправку корреспонденции, и хранится в номенклатурном деле отдела.
3.8.8. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм и электронных сообщений.
3.8.9. Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по электросвязи принимается структурным подразделением - исполнителем документа.
3.8.10. Порядок отправки документов в территориальном органе Росстата аналогичен порядку отправки документов в центральном аппарате Росстата.
3.9. Регистрация и прохождение внутренних документов
3.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать порядку прохождения отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Подготавливаемые сотрудниками Росстата проекты документов до момента полного оформления установленных для них реквизитов и их регистрации являются внутренними документами.
3.9.2. Прохождение приказов.
3.9.2.1. Срок подготовки проекта приказа во исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.
Для подготовки наиболее сложных проектов приказов, а также приказов, совместных с иными федеральными органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие группы.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности в центральном аппарате Росстата осуществляет отдел делопроизводства и контроля Административного управления (в территориальном органе Росстата - административный отдел).
3.9.2.2. Проекты приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности разрабатываются структурными подразделениями центрального аппарата Росстата по поручению Руководителя, заместителя Руководителя или по инициативе руководителя структурного подразделения и согласовываются со следующими должностными лицами в следующем порядке:
руководителем структурного подразделения, ответственным за разработку и согласование проекта приказа, и заместителем Руководителя, курирующим это подразделение;
заместителем начальника управления - начальником отдела обеспечения деятельности руководства и коллегии Росстата Административного управления;
руководителями структурных подразделений - проекты приказов, касающихся их деятельности или предписывающих выполнение ими конкретных поручений;
заместителями Руководителя, курирующими эти подразделения;
начальником Юридического отдела;
начальником Административного управления.
3.9.2.3. Согласование проектов приказов в структурных подразделениях Росстата осуществляется в срок не более 2-х дней с момента их поступления и оформляется визами руководителей структурных подразделений или должностных лиц, официально их замещающих. Руководителем или заместителем Руководителя, курирующим структурное подразделение, подготовившее проект приказа, могут быть установлены иные сроки его согласования.
3.9.2.4. При внесении на стадии согласования в проект приказа существенных изменений он подлежит переоформлению и повторному согласованию.
3.9.2.5. Для рассмотрения неурегулированных разногласий по проекту приказа, учета мнений заинтересованных сторон и достижения компромисса структурное подразделение, подготовившее проект и являющееся ответственным за его согласование, проводит совещание и оформляет протокол разногласий, прилагаемый вместе с неучтенными замечаниями к проекту приказа при его представлении на подпись Руководителю (лицу, исполняющему его обязанности). Окончательное решение по урегулированию разногласий принимает Руководитель (лицо, исполняющее его обязанности).
3.9.2.6. В процессе согласования проекта приказа структурное подразделение центрального аппарата Росстата, подготовившее проект, осуществляет его доработку с учетом принятых замечаний и предложений.
3.9.2.7. Подписанные приказы по основной, административно-хозяйственной деятельности вместе с оформленными указателями рассылки документа представляются исполнителями в отдел делопроизводства и контроля Административного управления в день их подписания.
3.9.2.8. Регистрация приказов. Дата приказа оформляется словесно-цифровым способом, например: 01 февраля 2011 г.
Приказы по основной, административно-хозяйственной деятельности и личному составу нумеруются отдельно в пределах календарного года.
Регистрационный номер приказа по основной деятельности состоит из его порядкового номера. В приказах по административно-хозяйственной деятельности регистрационный номер дополняется соответствующим буквенным индексом.
В тексте не допускается разрыв регистрационных номеров при их переносе на другую строку.
Регистрационный номер совместного с другими государственными органами (организациями) приказа состоит из регистрационных номеров каждого государственного органа (организации), расположенных последовательно через косую черту в порядке их перечисления в заголовочной части приказа.
|
