Входящие документы, поступившие в структурные подразделения Центрального аппарата (территориального органа) Росстата электросвязью (по электронной почте Росстата, на электронный адрес оператора электронной почты, по факсимильной связи), воспроизведенные на бумаге, и документы, доставленные нарочным, подлежат незамедлительной передаче в отдел делопроизводства и контроля Административного управления (Сотрудникам по ведению делопроизводства территориального органа) для регистрации в установленном порядке.
Электронные сообщения, полученные оператором электронной почты центрального аппарата (территориального органа) Росстата, могут направляться на электронный адрес: E-mail:stat@gks.ru для регистрации отделом делопроизводства и контроля Административного управления (на электронный адрес территориального органа Росстата для регистрации Сотрудниками по ведению делопроизводства территориального органа).
Корреспонденция, адресованная организациям, подведомственным Росстату, передается без регистрации по принадлежности в экспедиции этих организаций.
3.4.2. Регистрация поступивших документов производится в следующие сроки:
документов вышестоящих органов государственной власти с отметками "Срочно", "Оперативно", документов со сроками исполнения поручений в текущий или следующий день - незамедлительно;
обращений граждан - в течение трех дней;
жалоб, поданных в порядке подчиненности, - не позднее следующего дня с момента поступления;
иных документов: поступивших в рабочее время - в день поступления, поступивших в нерабочее время - на следующий рабочий день.
3.4.3. Регистрационный номер поступившего (входящего) документа определяется в соответствии со Структурой регистрационного номера документа и классификаторов, принятых в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата, в пределах выделенных документопотоков.
Регистрация обращений граждан осуществляется в соответствии с Типовым общероссийским классификатором обращений и запросов граждан и организаций.
Разработку в центральном аппарате Росстата (территориальном органе Росстата) классификаторов (справочников): структурных подразделений; видов документов; должностных лиц; корреспондентов; предметно-тематического (вопросов деятельности); указаний по исполнению документов; исполнителей; результатов исполнения документов и других осуществляет отдел делопроизводства и контроля Административного управления (в территориальном органе Росстата - административный отдел).
Документы, поступившие по электронной почте, регистрируются с соблюдением единых с бумажными документами правил и регистрационных форм. К номеру документа, поступившего или отправляемого по электронной почте документа, добавляется значок "@": N 141@.
3.4.4. Поступающие в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата телеграммы регистрируются на общих основаниях, затем передаются на доклад руководству и на исполнение.
3.4.5. Документы, поступившие в центральный аппарат по каналам факсимильной связи, в том числе непосредственно в структурные подразделения, принимаются в порядке, указанном в настоящей Инструкции.
3.4.7. Телефонограммы, адресованные руководству Центрального аппарата (территориального органа) Росстата и структурных подразделений, принимаются соответствующими работниками (в их приемных), на которых возложены указанные функции. Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале и печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
3.4.8. При поступлении документа с пометкой "Для служебного пользования" он проходит обработку сотрудником отдела делопроизводства и контроля Административного управления (Сотрудником по ведению делопроизводства территориального органа) в установленном порядке и регистрируется в журналах учета входящих документов с пометкой "Для служебного пользования".
Не сканируются и не присоединяются к регистрационным карточкам СЭД электронные образы следующих документов:
с пометкой "Для служебного пользования";
содержащие персональные данные;
нотариально заверенные документы;
документы об участии Росстата (территориального органа Росстата) в судебных процессах;
конкурсная документация, документация об аукционе, запрос котировок на поставку товаров, контракты (договора);
а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации.
В электронную регистрационную карточку вводятся при наличии дополнительные сведения: пометка "Для служебного пользования" с номером экземпляра, связки с другими документами.
3.4.9. Регистрационный штамп печатается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит сокращенное наименование - Росстат (или сокращенное наименование территориального органа), дату и регистрационный номер.
3.4.10. Электронные регистрационные карточки поступивших и отправляемых документов и электронные копии зарегистрированных документов хранятся в системе СЭД не менее 5 лет.
3.5. Порядок рассмотрения документов руководством
Росстата и доведения документов до исполнителей
3.5.1. Поступившие документы передаются на рассмотрение Руководителю, иным должностным лицам Росстата только после регистрации с учетом установленного приказом распределения обязанностей между Руководителем и его заместителями и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в отделе делопроизводства и контроля Административного управления.
В исключительных случаях, когда документ поступил непосредственно Руководителю (заместителю Руководителя) и рассмотрен им до регистрации, документ помощником Руководителя (заместителя Руководителя) передается в отдел делопроизводства и контроля Административного управления для регистрации и организации его движения в соответствии с указанием по исполнению документа.
3.5.2. Зарегистрированные поступившие документы направляются:
в отдел по обеспечению деятельности руководства и коллегии Росстата Административного управления для подготовки проекта поручения по исполнению документа, поступившего на имя Руководителя Росстата, и доклада Руководителю - в течение дня, но не позднее 16 час. 00 мин.;
сотрудникам, ответственным за делопроизводство в приемных заместителей Руководителя, для подготовки проекта поручения по исполнению документа, поступившего на имя заместителя Руководителя, и доклада заместителю Руководителя - в течение дня, но не позднее 16 час. 30 мин.;
сотрудникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, для доклада начальникам управлений - в течение рабочего времени.
3.5.3. Подготовка проектов поручений Руководителя, заместителя руководителя Росстата по рассмотренным документам осуществляется по их письменному или устному указанию в соответствии с компетентностью управления либо по мотивированному решению начальников управлений центрального аппарата Росстата.
Проекты поручений по исполнению документов в случае временного отсутствия одного из заместителей Руководителя Росстата подготавливаются в соответствии со схемой временного исполнения обязанностей заместителей Руководителя Росстата, утвержденных приказом Росстата.
Подготовка проектов поручений по исполнению документов, поступивших на имя начальника структурного подразделения центрального аппарата (территориального органа) Росстата, осуществляется самим начальником структурного подразделения.
Проекты поручений по исполнению документов, поступивших на имя руководителя территориального органа Росстата, подготавливаются помощником (или секретарем руководителя). Подготовка проектов поручений по исполнению документов, поступивших на имя заместителя руководителя территориального органа Росстата, осуществляется самим заместителем руководителя.
В проекте поручения указываются исполнители поручения, дата его выполнения, и при необходимости дается указание по контролю исполнения поручения. Если проект поручения предусматривает несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель, который указывается первым и в карточке СЭД помечается "V".
Управление или отдел, имеющий возражения в отношении поступившего документа на исполнение, вправе выразить особое мнение, которое оформляется в виде отдельного документа и направляется для доклада Руководителю (заместителю руководителя), подписавшему поручение.
3.5.4. Время ежедневного доклада документов уполномоченными должностными лицами устанавливается Руководителем, заместителем Руководителя соответственно.
Срочная корреспонденция докладывается Руководителю (заместителю Руководителя, курирующему Управление) в течение одного часа с момента поступления.
Руководители структурных подразделений рассматривают документы в следующем порядке:
документы, поступившие с 10.00 до 18.00 текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;
документы, поступившие в подразделение после 18.00 рабочего дня, рассматриваются до 10.00 следующего дня.
3.5.5. Документы, поступившие на бумажном носителе, передаются исполнителям, определенным в поручении по исполнению документа головными. Соисполнителям копии на бумажном носителе не направляются. Для работы используется электронный образ в СЭД (прикрепленный файл в регистрационной карточке документа), в том числе полученный по МЭДО. Документы поступают исполнителям в папки СЭД.
3.5.6. В проект поручения по исполнению документа на бумажном носителе включаются: фамилии и инициалы должностных лиц, которым даются поручения, содержание поручения, а также при необходимости срок исполнения поручения. Проект поручения по исполнению документа, оформленный на листе бумаги, дополнительно содержит регистрационный номер поступившего документа, инициалы и фамилию Руководителя (заместителя Руководителя), дату вынесения указания. На нижнем поле этого бланка указывается номер документа, к которому относится поручение ("К вх. N ____").
3.5.7. После рассмотрения поступивших документов Руководитель (заместитель Руководителя) передает в отдел по обеспечению деятельности руководства и коллегии Росстата Административного управления (Сотруднику по ведению делопроизводства в приемной заместителя Руководителя) подписанные поручения по исполнению документов. При необходимости вносятся изменения в электронные регистрационные карточки конкретных документов, поступивших как на бумажном носителе информации, так и в электронном виде, в части, касающейся уточнения поручения по исполнению документа.
В аналогичном порядке руководители структурных подразделений центрального аппарата Росстата передают документы после рассмотрения сотрудникам, ответственным за ведение делопроизводства в управлении.
3.5.8. Проекты поручений готовятся и докладываются Руководителю (заместителю Руководителя) в следующие сроки:
по документам, содержащим вопросы, для решения которых требуется до 10 календарных дней, или имеющим в тексте поручения пометку "Срочно" или "Оперативно", - в течение текущего рабочего дня, если документ поступил после 18.00 - до 10.00 следующего рабочего дня;
по остальным документам - в срок не более 3-х дней с даты поступления документа.
3.5.9. Сотрудники по ведению делопроизводства в соответствии с указаниями Руководителя, заместителя Руководителя, начальника управления соответственно вносят при необходимости изменения в электронные регистрационные карточки рассмотренных руководством документов и направляют документы в соответствии с указаниями по их исполнению исполнителям.
В случае изменения (удаления) предыдущих указаний по исполнению документа сотрудник, осуществляющий замену, указывает в левом нижнем углу бланка указаний по исполнению документа - "Замена", ставит число, месяц, год.
3.5.10. Документы, поступившие в электронном виде, направляются исполнителям вместе с электронными регистрационными карточками без переноса на бумажный носитель. Если для доклада Руководителю (заместителям Руководителя) электронный документ переносился на бумажный носитель, то копия документа на бумажном носителе направляется головному исполнителю.
3.5.11. Поступившие в Росстат законопроекты, проекты иных правовых актов для заключения по вопросам, отнесенным к компетенции Росстата, направляются в юридический отдел Административного управления (при необходимости в структурные подразделения).
3.5.12. Документ, поступивший для исполнения, передается из одного структурного подразделения в другое не позднее одних суток с момента его поступления:
Если деятельность структурных подразделений координируется разными заместителями Руководителя - на основании решения Руководителя, зафиксированного в указании по исполнению документа, принятого по мотивированному устному или письменному докладу заместителя Руководителя, курирующего структурное подразделение, инициировавшее передачу документа.
Если деятельность структурных подразделений координирует один заместитель Руководителя - на основании решения заместителя Руководителя, зафиксированного в указании по исполнению документа, принятого по мотивированному докладу руководителя структурного подразделения, инициировавшего передачу документа.
3.5.13. Документы, поступившие на бумажном носителе, в центральном аппарате Росстата передаются для исполнения в другое структурное подразделение только через отдел делопроизводства и контроля Административного управления, в территориальном органе Росстата - через Сотрудников по ведению делопроизводства в территориальном органе.
3.5.14. Документы, поступившие на съемных носителях, должны иметь сопроводительное письмо на бумажном носителе.
3.5.15. Сотрудник по ведению делопроизводства в структурном подразделении, инициировавшем передачу документа на исполнение в другое подразделение, уведомляет о принятом решении отдел делопроизводства и контроля Административного управления.
Переадресация документов производится только руководителем, давшим поручение, через отдел делопроизводства и контроля Административного управления.
3.5.16. Уполномоченное должностное лицо на основании указания Руководителя или заместителя Руководителя о передаче документа на исполнение в другое структурное подразделение вносит в электронную регистрационную карту документа сведения об изменении в его движении.
3.5.17. Порядок рассмотрения документов руководством территориального органа Росстата и доведения документов до исполнителей аналогичен порядку рассмотрения документов руководством Росстата.
3.6. Организация работы с исходящими документами
3.6.1. За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, предусмотренными настоящей Инструкцией, за внутреннее согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами центрального аппарата (территориального органа) Росстата, а при необходимости и внешнее согласование с другими органами власти и организациями отвечает исполнитель, а также руководитель структурного подразделения - исполнителя документа.
3.6.2. Служебные письма центрального аппарата (территориального органа) Росстата готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
3.6.3. Проект исходящего документа визируется исполнителем, руководителем структурного подразделения - исполнителя документа, начальником управления - исполнителя документа, при необходимости заместителем Руководителя, курирующим деятельность управления, должностными лицами и работниками других структурных подразделений центрального аппарата Росстата; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части или на листе согласования.
Согласование проекта документа может производиться в электронном виде с использованием электронной подписи.
3.6.4. Исполнитель до представления проекта исходящего документа на подпись проверяет правильность оформления документа и его адресования, наличие необходимых виз, приложений, справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки документа.
|
