Приказ 23. 04. 2013 №287 Воронеж Об утверждении инструкции по делопроизводству

Скачать 1.09 Mb.

Название	Приказ 23. 04. 2013 №287 Воронеж Об утверждении инструкции по делопроизводству
страница	1/9
Тип	Инструкция

filling-form.ru > Бланки > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Управление Федеральной службы по надзору в сфере

защиты прав потребителей и благополучия человека

по Воронежской области
ПРИКАЗ
23.04.2013 №287
Воронеж

Об утверждении

инструкции по делопроизводству

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 447 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 19.08.2012 № 875 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Роспотребнадзора», п р и к а з ы в а ю:

Утвердить Инструкцию по делопроизводству (приложение) в Управлении Роспотребнадзора по Воронежской области (далее – Управление).
Заместителю руководителя Управления (Фуфаева), начальникам отделов Управления (Алехина, Гунина, Жонголович, Кобзева, Козирацкая, Масайлов, Шабаева), заместителю начальника отдела социально-гигиенического мониторинга Управления (Масайлова), начальникам территориальных отделов Управления (Мымриков, Овчинникова, Яценко, Золотцева, Куприянов, Чеченева, Ващук, Симонов, Иванов, Ласточкина) обеспечить выполнение требований инструкции во вверенных отделах и ознакомление с инструкцией федеральных государственных гражданских служащих Управления.
Признать утратившим силу приказ Управления от 11.02.2010 №86 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству».
Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Управления (Фуфаева).

Руководитель И.И. Механтьев

Приложение

к приказу Управления Роспотребнадзора

по Воронежской области

от 23.04.2013 №287

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Управлении

Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Управлении разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №477 «Об утверждении «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №65-ст), Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28) с учетом положений Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. №76.

1.2. Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и порядок работы с документами в Управлении, которые регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 №260 (с изменениями и дополнениями), Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 №30 (с изменениями и дополнениями), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 №452 (с изменениями и дополнениями), Положением о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 №322 (с изменениями и дополнениями), Положением об Управлении Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Воронежской области, утвержденным приказом Роспотребнадзора от 10.07.2012 №743.

Инструкция по делопроизводству разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Управления документов, совершенствования делопроизводства Управления и повышения его эффективности.

1.3. Выполнение содержащихся в Инструкции требований обязательно для всех федеральных государственных гражданских служащих Управления.

Ответственность за организацию делопроизводства в Управлении несет руководитель.

Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства Управления на основе единой политики, использование современных информационных технологий, методическое руководство и контроль за соблюдением отделами Управления требований настоящей Инструкции осуществляет отдел организации надзора.

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства с отделах Управления несут начальники этих отделов.

Ведение делопроизводства в отделах Управления возлагается на сотрудников, назначаемых руководителем Управления. Функции по ведению делопроизводства должны быть включены в должностной регламент назначаемого сотрудника.

Отдел организации надзора Управления и лица, ответственные за ведение делопроизводства в других отделах, составляют единую службу делопроизводства Управления.

1.4. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя Управления.

Сотрудники Управления несут административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несанкционированное уничтожение, утрату и разглашение содержания документов.

1.5. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в отделе, или другому работнику по указанию начальника отдела; при увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.

1.6. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 №1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, №30 (ч.II), ст.3165).

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем Роспотребнадзора.

Работу с секретными документами в Управлении осуществляют специалисты, назначаемые приказом руководителем Управления.

1.7. При работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией требования Инструкции распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом Управления.

Основные понятия

документирование – фиксация информации на материальных носителя в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа или установленным порядком оформления;

электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленная на бумажном носителе;

унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

сканирование документа – получение электронного образа документа;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы;

система электронного документооборота – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

объем документооборота – количество документов, поступающих в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Управлении, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу и участку деятельности;

формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

служба делопроизводства – отдел Управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других отделах Управления.

Порядок подготовки и оформления

организационно-распорядительных документов Управления

Основные положения документирования

Управление является территориальным органом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, осуществляющим функции по контролю и надзору в сфере обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения, защиты прав потребителей и потребительского рынка.

Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам и в соответствии с правилами необходимой для управления информации, то есть в создании документов.

Управленческая деятельность обеспечивается системой взаимоувязанных документов, составляющих документационную базу.

Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи информации, хранения и использования ее в течение определенного времени. В случаях, когда вопрос может быть решен в установленном порядке, документы не создаются.

Документы Управления издаются в пределах компетенции на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации.

Документы вступают в силу с момента их подписания или утверждения, если в тексте или законодательством Российской Федерации не предусмотрена другая дата.

При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать требования, обеспечивающие их юридическую силу, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных и научно-исторических целях.

Документы по наименованию, содержанию и форме должны отвечать требованиям соответствующих систем документации.
3.2. Бланки документов
Документы Управления, как правило, оформляются на бланках и имеют установленных комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге.

Для изготовления бланков используют стандартные форматы бумаги: А4 (210x297 мм); А5 (148x210 мм); А6 (105x148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный. Порядок работы с бланками документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации (с изменениями и дополнениями), постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 №1268 (в ред. постановления Правительства Российской Федерации от 14.12.2006 №767) «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

На бланках документов Управления изображается Государственный герб российской Федерации в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение щита помещается на верхнем поле бланка документа по середине зоны, занятой реквизитом «Наименование федерального органа исполнительной власти».

Установлены следующие виды бланков:

- общий бланк (приложение №1);

- угловой бланк письма (приложение №2);

- бланк приказа (приложение №3).

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма.

При изготовлении бланков на них указываются следующие реквизиты.

Для общего бланка:

- Государственный герб Российской Федерации;

- наименование федерального органа исполнительной власти (полное и сокращенное);

- место составления (издания) документа;

- отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Для бланка приказа (а также решения, постановления, протокола):

- Государственный герб Российской Федерации;

- наименование федерального органа исполнительной власти (полное и сокращенное);

- вид документа;

- место составления (издания) документа;

- отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Для углового бланка письма:

- Государственный герб Российской Федерации;

- наименование федерального органа исполнительной власти (полное и сокращенное);

- справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номер телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера;

- отметка для ссылки на номер и дату исходящего документа адресата.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Документы, подготовленные Управлением совместно с другими федеральными органами исполнительной власти и организациями, оформляют не на бланке.

Образцы бланков и электронные шаблоны документов Управления утверждаются приказом Управления.

Изготавливать бланк Управления с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации может только организация, осуществляющая полиграфическую деятельность, имеющая лицензию на соответствующий вид деятельности и сертификаты на наличие технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. При изготовлении бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации производится их поэкземплярная нумерация на оборотной стороне листа.

Употребление ксерокопий гербовых бланков и бланков произвольной формы не допускается. Документы на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, изготовленных с помощью ксерокса, не имеют юридической силы.

Бланки хранятся в отделе, ответственном за хранение соответствующих бланков, выдаются в необходимом количестве другим отделам. Учет выдачи бланков Управления производится в журнале раздельно по каждому виду. Образец журнала учета гербовых бланков приведен в приложении №4.

Обязанности по хранению, выдаче и учету бланков Управления возлагаются на сотрудника соответствующего отдела и должны быть указаны в его должностном регламенте.

Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях установлена ответственность за нарушение правил изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (ст. 19.11 КоАП).