отметка о категории телеграммы (правительственная, срочная);
"адресат получателя" с обязательным указанием наименования организации (фамилии и инициалов физического лица), улицы, номера дома (и квартиры), названия населенного пункта (село, поселок, город), района, области (края, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;
должность получателя;
текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), без переноса слов, абзацев, исправлений, печатается через 1,5 межстрочных интервала прописными буквами. Текст отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. Текст телеграммы не должен превышать 300 слов. Если телеграмма состоит более чем из 300 слов, она подлежит разделению оператором связи на части, передаваемые как отдельные телеграммы, объем которых не более 300 слов. В текст телеграммы, направляемой в ответ на поступивший документ, включается ссылка на его регистрационный номер и дату;
подпись (должность, инициалы и фамилия подписавшего лица), от текста телеграммы 3 межстрочных интервала.
В нижней части под чертой указывается адрес и наименование Росстата. Дата и регистрационный номер телеграммы оформляются после ее подписания должностным лицом Росстата (адресантом) 2 межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом от левой границы текстового поля. Регистрационный номер телеграммы проставляется под датой без дополнительных межстрочных интервалов также от левой границы текстового поля и включает порядковый номер телеграммы по единой нумерации с начала года, например:
29 марта 2011 г.
N 15;
визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается телеграмма, помещаются на лицевой части последнего листа ее визового экземпляра в порядке;
отметка об исполнителе помещается на лицевой стороне последнего листа телеграммы;
подпись должностного лица Росстата (адресанта) в телеграмме заверяется печатью Росстата с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;
оформленная телеграмма и файл передаются исполнителем в Отдел делопроизводства и контроля Административного управления для отправки. Телеграмма с отметкой об отправке помещается в номенклатурное дело.
2.4.8.1. Телеграфные сообщения передаются территориальным органом Росстата в исключительных случаях или по срочным вопросам через Телеграф телеграмм только категории "По России". Телеграммы подписывает руководитель территориального органа Росстата или заместитель руководителя, временно исполняющий его обязанности.
2.4.9. Электронное сообщение. В Росстате электронными сообщениями по каналам информационных систем общего пользования и сетей международного информационного обмена могут передаваться любые по форме представления данные (текстовые сообщения и документы, графические изображения и др.), за исключением содержащих информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", а также содержащих персональные данные, в том числе государственных служащих Росстата. Электронные сообщения, в том числе конфиденциального характера, могут передаваться по мультисервисной телекоммуникационной сети Росстата при соблюдении требований законодательных и нормативных актов по защите информации.
Электронные сообщения в адрес Росстата поступают по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), на официальный электронный адрес Росстата в сети Интернет, на электронный адрес пресс-службы Росстата в сети Интернет, на электронный адрес должностных лиц Росстата.
Для осуществления обмена электронными сообщениями структурным подразделениям центрального аппарата (территориальным органам и их структурным подразделениям) правовым актом Росстата (территориального органа Росстата) присваиваются официальные уникальные электронные адреса электронной почты.
Для обеспечения юридической значимости электронных сообщений применяется электронная подпись в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и соответствующим актом Росстата.
Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресования сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты. Электронные сообщения, подлежащие регистрации, регистрируются Отделом делопроизводства и контроля.
Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов, содержащих информацию, составляющую служебную тайну.
Электронное сообщение состоит из текста сообщения и реквизитов, в состав которых входят:
адрес получателя в формате электронной почты;
адрес, по которому отсылается копия сообщения в формате электронной почты;
заголовок сообщения (Тема), который в лаконичной форме определяет содержание сообщения;
служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые автоматически добавляются программой почтового клиента (отметка о прохождении через компьютер; дата и время отправления электронного сообщения; имя отправителя и обратный электронный адрес и др.).
Для создания электронного сообщения адресант с использованием меню выбранной программы почтового клиента формирует команду на создание сообщения, по исполнении которой на мониторе компьютера открывается окно с заготовкой (шаблоном) электронного письма, содержащей поля, подлежащие заполнению.
Поля электронного сообщения заполняются в следующем порядке:
в поле "Кому" указывается электронный адрес получателя информации;
поля "Копия" и "СК (Скрытая копия)" при направлении сообщения в один адрес не заполняются. При передаче сообщения нескольким адресатам в поле "Кому" указывается электронный адрес одного адресата, а электронные адреса остальных указываются в полях "Копия" либо "СК (Скрытая копия)";
в поле "Тема" дается краткое описание сообщения: указываются фамилия и инициалы получателя в структурном подразделении, в адрес которого направляется сообщение, а также заголовок сообщения либо ключевая фраза сообщения, если оно направляется в ответ на поручение;
после задания адресата и темы сообщения в поле "Текст сообщения" набирается текст сообщения, в котором указывается: вид направляемого документа и наименование органа (структурного подразделения), которым он создан; дата и регистрационный номер документа; вид документа, послужившего основанием для направления сообщения, и наименование органа (структурного подразделения), которым он создан, а также его дата и регистрационный номер; заголовок документа; инициалы и фамилия исполнителя документа, его контактный телефон. В текст сообщения также могут включаться краткие пояснения или указания к передаваемому документу. Общий объем текста сообщения не должен быть большим, также не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопроса или проблемы.
Электронное сообщение помимо собственно текста сообщения может иметь вложения - файлы с произвольным содержанием (тексты в различных форматах хранения, исполняемые коды, графическая информация, аудио- и видеозаписи и др.). Вложение (прикрепление) файлов в электронное сообщение осуществляется с использованием меню "Вставка" выбранной программы почтового клиента.
При передаче в электронном сообщении документа прикрепленный файл содержит электронную версию этого документа либо его электронную копию, полученную в результате сканирования документа, оформленного на бумажном носителе.
Прикрепление файлов к электронному сообщению осуществляется с соблюдением следующих правил:
в текст сообщения обязательно включается информация (краткое описание) прикрепленных файлов;
значительные по объему файлы (более 500 Кбайт) или файлы в количестве более пяти компрессируются с помощью программ архивирования, а в тексте сообщения указывается имя примененной программы компрессии или формат архива (например: ZIP, RAR и т.п.).
Порядок оформления электронного сообщения в территориальном органе Росстата аналогичен порядку оформления электронного сообщения в центральном аппарате Росстата.
2.4.10. Факсограммы. Факсимильные сообщения в Росстате используются для передачи адресату срочно требующейся ему информации в виде копии документа на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного), не требующей подтверждения ее юридической силы. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация может быть использована в качестве официального документа.
Запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования", а также содержащих сведения о персональных данных граждан, в том числе государственных служащих Росстата.
Ответственность за соответствие передаваемого по факсимильной связи документа оригиналу возлагается на его исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения.
Требования к оформлению передаваемого подлинника документа определяются его видом (приказ, договор, акт, протокол, служебное письмо и т.д.). Документы-подлинники, подлежащие передаче по факсимильной связи, должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом. На лицевой стороне подлинника не допускается морщин, изгибов, пятен, рельефов от надписей на оборотной стороне.
Документы, поступившие на факсимильные аппараты структурных подразделений центрального аппарата Росстата, адресованные Руководителю или его заместителям, передаются в отдел делопроизводства и контроля Административного управления.
Порядок оформления и передачи (приема) факсограмм в территориальном органе Росстата аналогичен порядку оформления и передачи (приема) факсограмм в центральном аппарате Росстата.
2.4.11. Телефонограмма. Телефонограммы в Росстате используются, как правило, для оперативной передачи по телефонной связи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.) между аппаратом управления территориального органа Росстата и его районными отделами государственной статистики в случаях, когда передаваемые сообщения требуют документального оформления.
Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, как правило, не более 50 слов.
Телефонограммы в Росстате оформляются на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 в единственном экземпляре в следующем порядке:
наименование организации указывается от верхней границы текстового поля и выравнивается по его левой границе;
наименование вида документа "ТЕЛЕФОНОГРАММА" указывается через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита прописными буквами полужирным шрифтом размером N 14 от левой границы текстового поля;
дата и регистрационный номер телефонограммы указываются через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку, например:
06.06.2011 N 55.
Датой телефонограммы является дата ее передачи. Регистрационный номер телефонограмме присваивается в порядке следования номеров после подписи автором;
время передачи-приема телефонограммы указывается под датой без дополнительных межстрочных интервалов от левой границы текстового поля после ее передачи, например:
16.30 - соответствует времени 16 часов 30 минут;
ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при необходимости через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля;
адресат указывается на уровне наименования документа в пределах от центра текстового поля до его правой границы в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией;
текст телефонограммы отделяется от предыдущих реквизитов двумя-тремя дополнительными межстрочными интервалами;
подпись автора телефонограммы отделяется от текста тремя дополнительными межстрочными интервалами и оформляется в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией;
отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу телефонограммы на лицевой стороне в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией;
должности, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму указываются в нижней части телефонограммы от левой границы текстового поля ниже подписи.
Образец оформления бланка телефонограммы представлен в Приложении N 21.
Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги формата А4 и после приема могут быть отпечатаны. Должностному лицу, передающему телефонограмму, следует проверять правильность записи телефонограммы в конце ее передачи (путем прочтения принимающей стороной).
Входящая телефонограмма имеет те же реквизиты, что и исходящая, за исключением личной подписи автора.
После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения указания по исполнению документа телефонограмма передается на исполнение.
После исполнения телефонограмма с отметкой об исполнении, оформленной по правилам, предусмотренным настоящей Инструкцией, помещается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.
Порядок оформления и передачи телефонограмм в территориальном органе Росстата аналогичен порядку оформления и передачи (приема) телефонограмм в центральном аппарате Росстата.
2.4.12. Доверенности. Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Росстата, а также определяет условия реализации и границы этих прав.
Первый лист подлинного экземпляра доверенности оформляется на угловом бланке Росстата, последующие листы подлинного экземпляра и визовый экземпляр доверенности - на чистом листе бумаги формата А4. Представителями могут быть одно или несколько лиц.
Оформление доверенностей в Росстате осуществляется в соответствии со ст. 185 - 187 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 33), согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.
Доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени Росстата, представления интересов Росстата в различных государственных, общественных и судебных органах оформляются в соответствии с действующими нормативно-распорядительными документами о порядке выдачи доверенностей в Росстате.
В тексте доверенности указываются следующие сведения:
полное наименование Росстата;
фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;
основания, подтверждающие полномочия должностного лица Росстата;
объем и содержание предоставляемых полномочий;
срок действия доверенности.
Доверенность подписывает Руководитель или заместитель Руководителя, исполняющий его обязанности. Доверенность регистрируется и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Порядок оформления доверенности в территориальном органе Росстата аналогичен порядку оформления доверенности в центральном аппарате Росстата.
2.4.13. Договоры (контракты), Соглашения.
Договоры (контракты), Соглашения с зарубежными организациями, федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами Российской Федерации, иные публично-правовые договоры оформляются в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами Российской Федерации и правовыми актами Росстата. Проекты договоров (контрактов), Соглашений готовятся в структурных подразделениях - исполнителях в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителями, руководителями структурных подразделений, заместителями Руководителя в соответствии с распределением обязанностей и представляются на подпись Руководителю через его помощников или заместителю Руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
|
