В случае перемещения по службе или увольнения работника передача документов и дел осуществляется по акту.
При служебной необходимости при изъятии и передаче другому исполнителю документов, числящихся за отсутствующим государственным служащим (работником), руководитель структурного подразделения назначает комиссию численностью не менее трех человек, которая проверяет наличие документов, числящихся за отсутствующим работником, с составлением акта и производит их изъятие с последующей передачей Сотруднику по ведению делопроизводства.
1.15. Текст настоящей Инструкции с приложениями размещается на общедоступном ресурсе сервера информационной сети Росстата (территориального органа Росстата).
Изменения вносятся в Инструкцию, утвержденную Приказом Руководителя, только после согласования с Росархивом.
1.16. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый и единственный экземпляр документа, оформленный и удостоверенный в установленном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе власти, с указанием сроков их хранения (в центральном аппарате, территориальном органе Росстата);
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти (центрального аппарата, территориального органа Росстата);
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированная форма документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленная в электронном виде;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления;
пометка "Для служебного пользования" - отметка, проставляемая на несекретных документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, касающуюся деятельности центрального аппарата, территориального органа Росстата, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
нормативный правовой акт - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.
II. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ (ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ)
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы в Росстате оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением.
При переписке в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией, между структурными подразделениями центрального аппарата (структурными подразделениями территориального органа) Росстата бланки не используются.
2.1.2. Состав видов и формы бланков, электронные шаблоны бланков документов, применяемых в центральном аппарате Росстата, утверждаются Руководителем (заместителем Руководителя) по представлению Административного управления. Формы бланков, электронные шаблоны бланков документов, применяемых в территориальных органах Росстата, согласовываются с Административным управлением Росстата и утверждаются руководителем территориального органа Росстата.
В зависимости от расположения реквизитов в Росстате применяются два варианта бланков: угловой бланк; продольный бланк.
Устанавливаются следующие виды бланков документов: общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма); бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Образцы бланков приведены в Приложениях N 1 - 6.
2.1.3. Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам центрального аппарата и территориальных органов Росстата в полиграфических предприятиях, имеющих сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Бланки изготавливаются на основании заявки отдела делопроизводства и контроля Административного управления (Сотрудников по ведению делопроизводства территориального органа Росстата), направляемой (до 20 числа последнего месяца текущего полугодия) в соответствующе хозяйственные подразделения, которые обеспечивают их изготовление в необходимом количестве, учетную нумерацию в нижней части оборотной стороны бланка.
Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.
2.1.4. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - бланки) подлежат учету, используются строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.
Выдаются бланки сотрудникам структурных подразделений, ответственным за делопроизводство, на основании поданных заявок под роспись в соответствующем журнале.
2.1.5. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журналах учета и выдачи бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Журнал учета бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должен содержать в себе следующие графы: наименование вида бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации - поставщика бланков; количество экземпляров; серия и номера бланков.
Журнал выдачи бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должен содержать в себе следующие графы: вид бланка; количество экземпляров; серия и номера бланков; наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы должностного лица - получателя бланка; расписка в получении (подпись); примечание (отметка об уничтожении, порчи бланка и т.д.).
Уничтожение бланков, как бланков строгой отчетности, осуществляется по акту с отметкой в Журнале выдачи бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации по окончании полугодия.
2.1.6. В структурных подразделениях бланки хранятся в надежно запираемых шкафах, выдаются государственным служащим (работникам) под роспись в Журнале выдачи бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
2.1.7. Ответственность за обеспечение сохранности бланков, а также правильности их использования несут руководители структурных подразделений и сотрудники, за которыми закреплены соответствующие обязанности.
2.2. Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые Росстатом, имеют определенный состав реквизитов, их расположение и оформление.
В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, для создаваемых в Росстате документов установлен следующий состав реквизитов:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) должность лица - автора документа;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование либо аннотация документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут дополнительно использоваться другие реквизиты. Например, отметка о поступлении документа в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата; отметки "Копия", "Контроль", "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.
Реквизиты на бланках центрального аппарата Росстата печатаются в одну краску - синюю, в территориальном органе Росстата - черную.
Обязательные реквизиты располагаются на бланках в порядке, установленном ГОСТ Р 6.30-2003, печатаются центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов печатается от левой границы зоны расположения реквизитов) и соблюдаются следующие требования:
2.2.1. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ (в редакции Федеральных конституционных законов от 09.07.2002 N 2-ФКЗ, от 30.06.2003 N 1-ФКЗ, от 10.11.2009 N 6-ФКЗ) "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417).
На бланках документов Росстата Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте (красный - в центральном аппарате, черный - в территориальном органе) и помещается на верхнем поле бланка документа по центру зоны, занятой реквизитом "Наименование федерального органа исполнительной власти".
2.2.2. Наименование федерального органа исполнительной власти. Наименование федерального органа исполнительной власти - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о федеральном органе исполнительной власти: ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ (РОССТАТ).
Абзац исключен. - Приказ Росстата от 24.05.2012 N 319.
Наименование территориального органа Росстата указывается в соответствии с Приказом Минэкономразвития России от 14 сентября 2009 г. N 362 (в редакции от 04.12.2010) "Об утверждении Типового Положения о территориальном органе Федеральной службы государственной статистики" (зарегистрировано в Минюсте России 19.10.2009, регистрационный N 15052).
Например: ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЙ ОРГАН ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ ПО МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ (МОСОБЛСТАТ).
Над наименованием территориального органа Росстата, находящегося в ведении Федеральной службы государственной статистики, указывается сокращенное наименование федерального органа: РОССТАТ.
(в ред. Приказа Росстата от 24.05.2012 N 319)
2.2.3. Должность лица, подписавшего документ. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается только в бланке письма должностного лица РУКОВОДИТЕЛЯ или ЗАМЕСТИТЕЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ под наименованием Росстата (территориального органа Росстата): РУКОВОДИТЕЛЬ, ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ.
2.2.4. Справочные данные о Росстате указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Росстата (территориального органа Росстата), номер телефона, номер факса, официальный адрес электронной почты, электронный адрес официального интернет-сайта, коды ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
2.2.5. Вид документа. Наименование вида документа, создаваемого Росстатом (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ), включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
2.2.6. Место составления (издания) документа. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания документа указывается в бланках документов Росстата, за исключением бланков писем.
2.2.7. Дата документа. Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
|
