4. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 4.1. СОСТАВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
4.1.1. Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования управленческой деятельности является документ.
4.1.2. В университете создаются документы на бумажном носителе и электронные документы.
Электронный документ – документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме. Для создания и использования электронных документов используются программно-технические средства.
Оформление электронных документов, также как и документов на бумажном носителе, должно отвечать требованиям, установленным настоящим Положением, и иных соответствующих нормативных правовых актов.
Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному уполномоченным должностным лицом в случаях, если федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
4.1.3. В соответствии с действующим законодательством и иными нормативными правовыми актами в ТГУ издаются следующие виды документов:
Стратегия развития Университета;
Политика в области качества и Политики по направлениям деятельности (см. п. 4.3.1);
плановая документация: Программа развития, планы (см. п. 4.2.4);
штатное расписание (см. п. 4.3.8);
организационно-правовая документация: Устав, Коллективный договор, Руководство по качеству, Карты процессов, Положения, Регламенты, Порядки, Правила, Инструкции (в т.ч. и Должностные инструкции) (п. 4.3.2 – 4.3.7), Номенклатура дел ТГУ (п. 7);
распорядительная документация: приказы, распоряжения, решения Ученого совета (см. п. 4.3.9);
информационно-справочная документация: акты, протоколы, отчеты, перечни, ведомости, решения, списки, докладные записки, служебные записки, объяснительные записки, заявления, письма, факсограммы, справки, доклады, телеграммы, телефонограммы и т.п. (см. п. 4.3.10 – 4.3.13).
Взаимоотношения с другими организациями осуществляются с помощью деловой переписки или на договорной основе (договоры, контракты, протоколы о намерениях и расторжениях, соглашения и т.п. (см. п. 4.2.4).
4.1.4. В целях упорядочения процессов документирования в ТГУ используются унифицированные формы документов (УФД), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), и формы документов, разрабатываемые в университете.
Унифицированная форма документа – форма документа, содержащая определенный набор реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. УФД создаются на бумажном носителе и электронном варианте в виде шаблонов унифицированных форм документов.
Используемые в университете УФД должны обеспечивать юридическую силу документов, способствовать их оперативному исполнению и последующему использованию в справочных и научно-технических целях.
4.1.5. В целях унификации документов по составу и форме, сокращения времени на подготовку и оформление документов, максимально эффективного использования компьютерной техники в ТГУ разрабатываются табель форм документов и альбом форм документов, применяемых в университете.
Табель форм документов – перечень форм документов, разрешенных к применению в организации с характеристикой основных этапов их подготовки и прохождения.
Альбом форм документов – сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности университета. При создании новых форм документов руководители структурных подразделений обязаны согласовать их с начальником ОДО на предмет соответствия требованиям ГОСТов. Альбом форм документов размещается в электронном виде сотрудниками отдела документационного обеспечения.
Табель форм документов и альбом форм документов утверждаются ректором ТГУ.
Использование при подготовке документов форм, не включенных в табель и альбом форм документов, не допускается.
Ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов университета осуществляет ОДО.
|
