5.4. Организация работы с исходящими документами.
РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
5.4.1.1. Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в ОДО в день их утверждения или подписания.
Документы, поступающие на регистрацию, должны быть грамотно составлены и правильно оформлены. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю на доработку.
5.4.1.2. Регистрационный номер отправляемого документа состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле университета. Сведения об отправляемом документе вносятся в РКФ базы данных АИСУ «Документооборот» (Приложение 19).
5.4.1.3. После присвоения документу регистрационного номера копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело, а первый экземпляр документа поступает на отправку.
5.4.1.4. Отправка документов осуществляется централизовано ОДО. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.
Неправильно оформленные, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Информационные сообщения оперативного характера, проекты документов могут передаваться по факсу или электронной почте непосредственно из подразделений.
Отправляемая по почте документация проходит упаковку, адресование, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются до 14.00 в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
5.4.1.5. Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более четырех), передаются для отправки с реестром на рассылку, составляемым исполнителем.
Аналогичные реестры составляются на рассылку документов по факсу, но вместо почтового адреса указывается номер телефона-факса.
5.4.1.6. Документы, предназначенные для пересылки по почте, вкладываются в конверты. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
Документы, направляемые разными подразделениями в один адрес, могут выкладываться в один конверт.
5.4.1.7. Подготовленная к отправке документация вносится в реестр и в зависимости от срочности доставки адресатам, отправляется спецсвязью или почтовой связью.
5.5. организация работы И РегистрациЯ внутренних документов
5.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.
5.5.2. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с установленным в университете распределением обязанностей.
5.5.3. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство.
5.5.4. Внутренние документы (докладные, объяснительные, служебные записки, заявления и представления) адресованные ректору и первому проректору регистрируются в ОДО в АИСУ «Документооборот». После записи резолюции в АИСУ передаются сотрудниками ОДО на исполнение в структурные подразделения в течение 1 рабочего дня.
5.5.5. Приказы ректора по основной деятельности регистрируются в ОДО, им присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Приказы ректора по личному составу регистрируются в отделе кадрово-учетной работы сотрудников управления по работе с персоналом. Им присваиваются порядковые номера в пределах года с буквенным индексом л/с. Подлинники приказов по основной деятельности хранятся в ОДО, подлинники приказов по личному составу сотрудников – в управлении по работе с персоналом. Регистрация приказов ведется в АИСУ «Документооборот».
5.5.6. Копии распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в электронном виде через АИСУ «Документооборот» в структурные подразделения.
5.5.7. Регистрация протоколов коллегиальных и совещательных органов ведется секретарем коллегиального или совещательного органа. Протоколам заседаний присваиваются порядковые номера в пределах календарного года по каждому виду протоколов отдельно. Протоколы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел по мере их поступления.
5.5.8. Подписанные сторонами договоры регистрируются в юридическом отделе в АИСУ «Документооборот» (в соответствии с Регламентом согласования и подписания договоров в ТГУ).
5.5.9. Для регистрации документов государственного образца выдаваемых в ТГУ заводятся специальные книги, которые прошнуровываются, пронумеровываются, заверяются подписью руководителя и печатью. Формы книг оформляются в соответствии с требованиями Министерства образования и науки РФ и утверждаются приказом ректора. Бланки документов государственного образца хранятся в ТГУ как документы строгой отчетности и учитываются по специальному реестру.
|
