Положение о документационном обеспечении управления образовательным учреждением
Скачать 208.27 Kb.
|
| СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ «_____» _________ 20__ г. «____» __________ 20___ г. Управляющий Совет МАОУ лицея № 15 Директор МАОУ лицея № 15 _____________ Е.А. Сафонова ____________ А.Г. Ткачёва ПОЛОЖЕНИЕ о документационном обеспечении управления образовательным учреждением 1. Общие положения
1.4. Ответственность за работу с документами возлагается на заместителей директора, секретаря и специалистов в соответствии с их должностными обязанностями. 2. Документация лицея Деятельность МАОУ лицея № 15 обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу. Состав документационной базы определяется директором лицея. В лицее издаются приказы, распоряжения, указания, инструкции, протоколы, постановления, положения, акты, сметы затрат и расходов, штатные расписания, тарификационные списки, расписания уроков и занятий, своды часов, учебные планы, отчеты по установленным формам; составляются анализы и планы работы, договоры, соглашения; ведутся классные журналы, личные дела сотрудников и обучающихся, алфавитные книги, дневники обучающихся, календарно-тематические планы. 3. Правила подготовки и оформления документов 3.1. Документирование управленческой деятельности. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. При подготовке и оформлении документов следует соблюдать правила, обеспечивающие:
3.2. Бланки документов. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Устанавливаются два основных формата бланков документов — А4 и А5; допускается использование бланков формата A3 и А6. Бланки документов должны иметь поля: левое и нижнее — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — 3 мм. Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков. Бланк документа должен иметь продольное расположение реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003. 3.3. Оформление реквизитов документов. 3.3.1. Наименование учреждения указывается наверху листа с выравниванием по центру в полном соответствии с наименованием по уставу: МУНИЦИПАЛЬНОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ЛИЦЕЙ № 15 МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ЛЮБЕРЕЦКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа выступают несколько организаций, то дата документа должна быть единой. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя арабскими цифрами, год — четырьмя арабскими цифрами. Например, 5 июня 2005 года следует оформлять: 05.06.2005. Словесно-цифровой способ оформления даты допускается только в договорах и заявлениях в следующем виде: 05 июня 2005 г.
Документы, направляемые в вышестоящие организации, подписываются директором, а в его отсутствие — исполняющим обязанности директора. Документы, направляемые сторонним организациям, подписываются директором или его заместителем, отвечающим за данный вопрос. В состав подписи входят наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка с указанием инициалов, а затем фамилии должностного лица. Документы коллегиальных органов подписываются председателем присутствующим на заседании коллегиального органа и секретарем. В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности вошедших в нее лиц, а их обязанности в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. Необходимо указать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или с проставлением косой черты перед наименованием должности. 3.3.7. Оттиск печати ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, где подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой круглой). Оттиск печати следует проставлять так, чтобы он не захватывал наименования должности, подписи и расшифровки подписи должностного лица, подписывающего документ. Например: Директор Печать Подпись ИИ. Иванова 3.3.8. Утверждение документа. Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются директором или его заместителями. Грифы утверждения оформляются в правом верхнем углу над наименованием вида документа следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Директор Н.И. Сидорова или УТВЕРЖДЕНО приказом директора от 00.00.0000 №00 или УТВЕРЖДЕНО советом лицея Протокол от 00.00.0000 №00 При утверждении документа собранием, комитетом, советом с указанием даты и номера протокола, приказом гриф утверждения состоит из слова: УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО (без кавычек, прописными буквами). 3.3.9. Согласование документа. При необходимости оценки обоснованности документа и его соответствия действующему законодательству проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри школы, так и вне ее. Гриф согласования документа оформляется ниже подписи должностного лица, подписавшего документ, и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, указания должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. При внешнем согласовании (в других организациях) подпись заверяется печатью. Возможно согласование, осуществляемое письмом, протоколами и др. Грифы согласования оформляются следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо Главархива РФ №00 00.00.0000 или СОГЛАСОВАНО Директор муниципального образовательного учреждения средней общеобразовательной школы № 00 ИМ. Сидорова 00.00.0000 3.3.10. Визирование документа. Согласование проектов документов оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Зам. директора И.И. Иванова 00.00.0000 Замечания прилагаются. Зам. директора ИМ. Иванова 00.00.0000 Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. На проектах распорядительных документов визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. 3.3.11. Заверение копии документа. Право заверения копий документов имеет секретарь, директор и ВРИО директора. Заверению подлежат только документы, составленные в школе. Копия документа считается юридически действительной при правильном оформлении. При копировании документа указываются все присутствующие на подлиннике реквизиты, но грифы утверждения, согласования, визирования, а также подпись документа оформляются без подлинных росписей должностных лиц и печати организации. Под подписью документа ставится отметка о заверении копии с указанием должности заверяющего, подписи, расшифровки подписи и даты заверения. Например: Верно Секретарь ИМ. Петрова 00.00.0000 или: Верно Директор _Н.И. Сидорова 00.00.0000 При копировании документа на множительной машине, сканере и др. необходимо закрыть роспись должностного лица, подписавшего документ, и печать организации, поставить рукописную отметку о заверении копии. 3.3.12. Резолюция. В резолюции дается указание об исполнении документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель; его фамилию, как правило, приводят в резолюции нерпой. Например: ИМ. Ивановой С.С. Петровой Прошу подготовить анализ работы к 00.00.0000 (Личная подпись) 00.00.0000 На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции содержатся фамилия исполин теля, подпись автора резолюции, дата. Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и следующей резолюций они проставляются на лицевой стороне документа и любом свободном от текста месте. 3.3.13. Оформление приложений к документу. Если документ имеет приложения, названные в тексте, ТО отметка о них оформляется следующим образом: Приложение: на л. в экз. Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, указать количество листов и экземпляров каждого. Если приложения сброшюрованы, то количество листом не указывается. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые реквизиты. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например: Приложение 1 к приказу от 00.00.0000 №00 Приложения оформляются шрифтом с начертанием - полужирный курсив маленькими буквами после текста. 3.3.14. Адресование документа. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию) или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже. При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном. При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия необходимо указывать обобщенно. Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат. Адрес не проставляется на документах в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам. Слово «Копия» в адресате не указывается. Адресование может быть оформлено по ГОСТ Р 6.30-2003: Должностному МОУ средняя общеобразовательная лицу школа № 00 в организацию Зам. директора ИМ. Ивановой 000000, Энская областъ, г. Энск, ул. Школьная, д 5 или: Руководителю организации Директору МОУ среднем общеобразовательной школы № 00 Н.И. Сидоровой 000000, Энская облаcтъ, г. Энск, ул. Школьная, д 5 или: Физическому 000000, г. Новосибирск- 102, лицу ул. Кирова, 20, кв. 8 г-ну Григорьеву П.И. Адресование может быть оформлено по Правилам оказания почтовых услуг РФ: средняя общеобразовательная школа № 00 Зам. директора ИМ. Ивановой ул. Школьная, д. 5 г. Энск, Энская облаcтъ, 000000 При оформлении адресования инициалы адресата ставятся перед фамилией. Если адресование с обращением: г-ну, г-же, тов., инициалы указываются после фамилии адресата.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем. 3.3.17. Отметка об исполнителе включает фамилию (фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Такая отметка обязательна в служебных письмах, кроме инициативных писем, направляемых в вышестоящие организации. 3.4. Порядок подготовки и оформления проектов документов. 3.4.1. Проекты распоряжений, приказов разрабатываются конкретными должностными лицами в соответствии с поручением руководителя или в инициативном порядке. Первый экземпляр проекта визируется должностным лицом, разработавшим данный проект. Тексты распоряжений, приказов, как правило, состоят из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием распорядительного документа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются автор документа, название документа, дата, номер и заголовок. В пунктах распорядительной части указываются исполнители, действия и сроки исполнения предполагаемых действий. В последнем пункте распорядительной части документа необходимо указать должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа в целом. В отдельное делопроизводство выделяются приказы по личному составу, по основной деятельности, по обучающимся. К приказам по личному составу относятся приказы по приему, совмещению должностей, увольнению, перемещению сотрудников, предоставлению любых видов отпусков, присвоению категорий -& результате профессиональной аттестации. К данным приказам следует отнести все приказы, влияющие на установление сроков начисления и размера пенсий любого вида. Обязателен гриф ознакомления сотрудника с документом. Между датами приказа и ознакомления сотрудника с ним может пройти не более 5 дней. К приказам по обучающимся относятся приказы о прибытии, выбытии, отчислении, перемещении; смене фамилии; допуске к Переводной аттестации, переводе по итогам переводной аттестации; допуске к государственной итоговой аттестации, отчислении по итогам государственной итоговой аттестации обучающихся; переводе обучающихся на альтернативные формы обучения. В отдельный модуль выделяются приказы по обучающимся, связанные с организацией туристско-экскурсионнной работы, любыми выходами обучающихся за пределы школы (поход в кино, выход для участия в олимпиадах, конкурсах и т.п.). К приказам по основной деятельности относятся все остальные приказы. В отдельный модуль выделяются приказы по основной деятельности, связанные с комплексными мерами по предотвращению чрезвычайных ситуаций и террористических актов. Проекты распорядительных документов передаются на подпись руководителю через секретаря, который несет ответственность за правильность их оформления. Каждый составитель распорядительного документа должен представить директору его проект за 1 день до подписания. Распорядительные документы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. 3.4.2. Протокол — документ, в котором фиксируются обсуждение вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол оформляется на общем бланке. Дата и место составления должны соответствовать дате и месту протоколируемого события. Если протоколируемое событие длилось на протяжении нескольких дней, то возможно указание даты следующим образом: 12-15.07.2005 Текст протокола состоит их двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются председатель, секретарь, количество присутствующих, приглашенных с указанием должности и места работы, повестка дня. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая пометка. Например: Присутствовали: 43 чел. (список прилагается). Основная часть протокола состоит их разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Доклады, решения прилагаются к протоколу. Протокол подписывается председателем и секретарем. 3.4.3. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, дейстние. Акт может быть составлен как комиссиями, так и несколькими должностными лицами. В школе в делопроизводство выделяются акты: 0 приемке (школы к новому учебному году, лагеря дневного пребывания детей, ремонтируемого или вновь вводимого в эксплуатацию объекта); о нарушениях трудовой и финансовой дисциплины и требований охраны труда; об учете и хранении материальных ценностей; по делопроизводству. Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализоиап. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается введение словом «Основание» с указанием через двоеточие распорядительного документа в именительном падеже, его даты, номера и заголовка. Далее пишется слово «Составлен» с прописной буквы и перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии и присутствовавшие в алфавитном порядке. В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы. Заключительная часть не обязательна. В ней делаются выводы или даются рекомендации. После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. 11апример: Составлен в 3 экземплярах: 1-й экз. направлен в Министерство образования и науки РФ; 2-й экз. направлен в Министерство образования Московской области; 3-й экз. — в дело 05-24. Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о выделении к уничтожению документов и дел. Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии. 3.4.4. Выписки из приказов, распоряжений, протоколов, актов и др. оформляются на общих бланках документов с указанием всех необходимых реквизитов. Изменяется наименование вида документа: «Выписка из приказа, распоряжения и др.». Если в распорядительном документе присутствовала констатирующая часть, то ее необходимо указать и в выписке. В распорядительной части пишется только необходимый пункт документа с указанием порядкового номера. В протоколе или акте указываются повестка дня и необходимый пункт протокола, акта с порядковым номером. Выписки из приказа, распоряжения, протокола, акта не подписываются председателем, секретарем или членами комиссии, а заверяются секретарем, директором или ВРИО директора. 3.3.5. Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части. В первой, констатирующей или описательной, описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога о, об. Внутренняя докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка. Внешние докладные записки оформляются на общих бланках и подписываются директором. 3.3.6. Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке учреждения. Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем. 3.3.7 Штатное расписание и приказ о приеме работников на работу оформляются в соответствии с унифицированными формами Т 3 и Т-1 утвержденными постановлением Госкомстата России от 26.04.2001 № 26 с изм. от 01.08.2001 № 55. 3.3.8 Заявления оформляются в рукописной форме следующим образом: в правом верхнем углу указываются должность, инициалы и фамилия человека, которому адресовано заявление. Заявление пишется на имя должностного лица, отвечающего за данный вопрос в данный момент времени. Если заявление поступает от сотрудника учреждения, указываются имя, фамилия, отчество полностью! должность сотрудника в родительном падеже без предлога от. Если заявление поступает от физического лица, указываются его имя, отчество, фамилия, адрес и телефон. Далее пишется наименование вида документа без кавычек с прописной буквы с точкой: Заявление. Текст заявления может быть произвольный После текста в левом углу листа указывается дата написания заявления, в правом углу листа ставится подпись составителя. Например: Директору МОУ средней общеобразовательной школы № 00 Н.И. Сидоровой ИМ. Ивановой, зам. директора по УВР, Заявление. Или: Директору МОУ средней общеобразовательной школы № 00 Н.И. Сидоровой С. С. Сергеевой, проживающей по адресу: г. Энск, ул. Зеленая, д. 2, кв. 5, Заявление. Подпись (Текст заявления.) 00.00.0000 Заявления на отгулы визируются заместителями директора по УВР, курирующими данное направление работы, на отпуск без .охранения заработной платы визируются заместителями директора, ведущими табель. 4. Порядок прохождения документов внутри учреждения 4.1. Регистрация документов. 4.1.1. Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления в школу документа путем проставления на нем порядкового номера (с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных журналах для исходящей документации или в регистрационных карточках для входящей документации.
Регистрация исходящих документов, входящей документации (в т.ч. заявления, протоколы родительских собраний, полученные заместителями директора) осуществляется секретарем. 4.1.4. При регистрации в карточках учета обязательны следующие реквизиты: автор документа, название документа, его дата, регистрационный номер, количество листов документа, указание о наличии приложений, краткое содержание, резолюция директора, подпись исполнителя, подтверждающая получение документа, указания о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполнения, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, срок хранения документа. 5. Контроль исполнения документов Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль за исполнением документа возлагается на указанного в резолюции сотрудника. 5.1. Сроки исполнения документов. Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или с даты поступления. Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции директора. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не позднее чем в течение месяца. Изменение срока исполнения производится директором, устанавливающим этот срок. Изменения вносятся в регистрационную карточку. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сообщений. На документе проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата. 5.2. Система учета контрольных документов. Контроль исполнения документа строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения. Проверка хода исполнения осуществляется секретарем до истечения срока исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: по заданиям последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц, по заданиям текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. Справки контроля о состоянии исполнительной дисциплины составляются не реже одного раза в четверть. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа. Для удобства работы исполнители могут завести папки для исполнения документов «Срочно», «На подпись», «На отправку». 6. Составление номенклатуры дел 6.1. Номенклатура дел учреждения составляется по форме, определенной Государственной архивной службой РФ, и утверждается директором. 6.2. Формирование дел осуществляется сотрудниками в соответствии с должностными обязанностями. Контроль за правильностью формирования дел и архивации осуществляет секретарь. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов. Номер дела, в которое должен быть помещен документ, определяется в соответствии с номенклатурой. Приложения:
Приложение 1 к положению о документационном обеспечении управления от 00.00.0000 № 00 |
Похожие:
 | Данный приказ (распоряжение) касается их деятельности | | Разработка образовательным учреждением основной образовательной программы основного общего образования осуществлялась самостоятельно... |
 | Соответствие организации управления образовательным учреждением уставным требованиям 2 | | Условия обеспечения образовательного процесса школы и система управления образовательным учреждением стр. 2– 8 |
| Положение об итоговой аттестации обучающихся по результатам освоения дополнительных | | Разработка основной образовательной программы осуществлялась с привлечением Совета гимназии, обеспечивающего государственно-общественный... |
| Комплекс программ Лаборатории ммис предназначен для автоматизации управления учебным процессом в высших и средних специальных учебных... | | Предметом регулирования настоящего регламента являются отношения, возникающие между заявителями и образовательным учреждением «Государственное... |
| Цель: создание и развитие организационно-методической системы подготовки учащихся 9 классов школы к итоговой аттестации, повышение... | | Настоящее Положение является локальным нормативным актом, регулирующим порядок оказания платных образовательных услуг Муниципальным... |