О документационном обеспечении управления тольяттинского государственного университета

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ. ПРИНЦИПЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ 6

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ 6

3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ, ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ И 7

РАБОТНИКОВ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ПОЛОЖЕНИЯ 7

4. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 7

4.1. СОСТАВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 8

4.2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТАЦИИ 9

4.3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 22

4.3.1. Политика в области качества и Политики по направлениям деятельности 22

4.3.2. Руководство по качеству 23

4.3.3. Карта процесса 24

4.3.4. Положение 24

4.3.5. Регламент 28

4.3.6. Порядок, Правила 30

4.3.7. Инструкция 31

4.3.8. Штатное расписание 33

4.3.9. Приказ, распоряжение, решения Ученого совета 33

4.3.10. Протокол 36

4.3.11. Акт 38

4.3.12. Деловое письмо 39

4.3.13. Докладные (объяснительные) и служебные записки 41

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБРОТА 42

5.1. Общие требования к организации документооборота УНИВЕРСИТЕТА 42

5.3. Организация работы с входящей корреспонденцией 42

5.3.1. ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА РЕГИСТРАЦИЯ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ 42

5.3.2. Регистрация и учет поступающих документов 44

5.4. Организация работы с исходящими документами. 45

5.5. организация работы И РегистрациЯ внутренних документов 46

5.6. Учет объемов документооборота 46

6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ 47

6.1. Общие положения 47

6.2. Задачи и функции контроля за исполнением поручений 48

6.3. Категории контролируемых поручений 49

6.4. Сроки исполнения документов 49

6.5.Организация контроля за исполнением поручений 50

6.6. Постановка документов на контроль 50

6.7. Ведение контроля 51

6.8. Снятие поручений с контроля 52

6.9. Анализ исполнительской дисциплины 52

6.10. Ответственность должностных лиц за неисполнение поручений руководителей, содержащихся в распорядительных документах, протоколах заседаний коллегиальных органов и совещаний, иных видах документов, а также в резолюциях руководителей по исполнению поручений 53

7. ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ФОНДА университета, СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, ИХ УЧЕТ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ 53

7.1. Составление Номенклатуры дел 53

7.2. Формирование дел 56

7.3. Оформление дел 58

7.4. Оперативное хранение дел, обеспечение сохранности, учета и доступа к документам УНИВЕРСИТЕТА 61

8. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ 62

8.1. Экспертиза ценности документов 62

8.2. Составление и оформление описей дел 65

8.3. Порядок передачи дел в архив 66

9. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ 67

10. ПОРЯДОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И ФАКСИМИЛЕ, А ТАКЖЕ ИХ ВЫДАЧИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В УНИВЕРСИТЕТЕ 68

10.1. Основные понятия 68

10.2. Технические требования к изготовлению клише печатей, штампов, факсимиле 69

10.3. Оформление заявок и порядок изготовления печатей, штампов, факсимиле 70

10.4. Порядок учета, выдачи, использования и хранения печатей, штампов и факсимиле 70

10.5. Порядок уничтожения печатей, штампов и факсимиле 71

11. ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАЦИИ МеждунАроднОЙ деятельности 71

11.1. ЯЗЫК СОСТАВЛЕНИЯ МЕЖДУНАРОДНЫХ ДОГОВОРОВ 71

11.2. МЕЖДУНАРОДНЫЕ КОММЕРЧЕСКИЕ КОНТРАКТЫ 71

11.3. Порядок заключения международного коммерческого контракта 72

11.4. Содержание и структура международных коммерческих контрактов 73

11.5. ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЕМ ИНОСТРАННЫМ ПАРТНЕРАМ 74

Приложение 1 76

Шаблон титульного листа документа, утверждаемого Ученым советом 76

Приложение 2 77

Шаблон титульного листа документа, утверждаемого через приказ 77

Приложение 3 78

Образец титульного листа документа, утверждаемого руководителем структурного подразделения 78

Приложение 4 79

Табель форм документов 79

отдела документационного обеспечения 79

Приложение 5 83

Бланк письма 83

Приложение 6 84

Бланк приказа 84

Приложение 7 85

Бланк распоряжения 85

Приложение 8 86

Примерный перечень утверждаемых документов 86

Приложение 9 87

Образец бланка резолюции 87

Приложение 10 88

Структура приказа 88

Приложение 11 89

Структура распоряжения 89

Приложение 12 90

Образец оформления полного протокола 90

Образец оформления краткого протокола 91

Приложение 13 92

Образец оформления выписки протокола 92

Приложение 14 93

Образец оформления акта с угловым расположением реквизитов 93

Образец акта приема-сдачи работ, 94

выполненных по договору (с продольным расположением реквизитов) 94

Образец оформления акта 95

с продольным расположением реквизитов 95

Приложение 15 96

Образец гарантийного письма 96

Приложение 16 97

Образец оформления сопроводительного письма 97

Приложение 17 98

Образец оформления служебной записки 98

Приложение 18 99

Перечень групп нерегистрируемых документов 99

Приложение 19 100

Образец регистрационно-контрольной карточки (РКК) 100

Образец карточки контрольного поручения 100

Приложение 20 101

Основные реквизиты регистрационно-контрольной формы (РКФ) и правила их заполнения 101

Образец РКФ на входящий документ 102

Приложение 21 103

Образец сводки об объеме документооборота 103

Приложение 22 104

Перечень типовых сроков исполнения документов 104

Приложение 23 105

Напоминание о приближении срока исполнения документов 105

Приложение 24 106

Формы отчета о состоянии исполнительской дисциплины 106

Приложение 25 107

Форма номенклатуры дел 107

структурного подразделения 107

Приложение 26 108

Форма сводной номенклатуры дел университета 108

Приложение 27 110

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения 110

Приложение 28 111

Форма листа-заверителя дела 111

Приложение 29 112

Форма внутренней описи документов дела 112

Приложение 30 113

Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда 113

Приложение 31 115

Форма карты-заместителя дела 115

Приложение 32 116

Форма акта о выдаче дел во временное пользование 116

Приложение 33 118

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения 118

Приложение 34 119

Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения 119

Приложение 35 120

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу 120

Приложение 36 121

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению 121

Приложение 37 123

Форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения 123

Приложение 38 124

Форма заявки на изготовление печати 124

Приложение 39 126

Бланк письма на английском языке 126