5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБРОТА 5.1. Общие требования к организации документооборота УНИВЕРСИТЕТА
Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления образует документооборот.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в университете, регламентируются настоящим положением, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.
Основными принципами организации рационального документооборота являются:
централизация операций по приему и отправке документов;
организация движения документа по наиболее короткому пути;
исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
организация предварительного рассмотрения поступивших документов;
устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования проектов документов;
организация движения документов по документопотокам – организованным в пределах документооборота группам документам, имеющим одинаковый маршрут.
5.2. Средства доставки и отправки документов
Доставка и отправка документов в университете осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской11, курьерской и различными видами электросвязи (телеграф, телефон, факсимильная связь и электронная почта).
С помощью почтовой связи в университет доставляется и отправляется письменная документация в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам электросвязи поступают и отправляются: телеграммы (телексы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы и электронные сообщения.
Документы могут доставляться работниками университета, получившими их в других организациях, и посетителями.
5.3. Организация работы с входящей корреспонденцией 5.3.1. ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА РЕГИСТРАЦИЯ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ
5.3.1.1. Поступающая документация принимается централизованно отделом документационного обеспечения.
Документы, поступающие в университет (включая телеграммы, телексы, факсограммы, телефонограммы) проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
5.3.1.2. При получении документа ОДО проверяет целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, а при вскрытии конверта - наличие в нем документов, включая приложения.
О недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним в тот же день сообщается отправителю в письменной форме.
5.3.1.3. Не вскрываются конверты с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа ("Секретно", "Коммерческая тайна", "Конфиденциально" и др.). На конвертах с грифом ограничения доступа проставляется штамп о поступлении и дата поступления, после чего конверты с документами передаются в подразделение, отвечающее за работу с информацией ограниченного доступа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.
Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки. В остальных случаях конверты уничтожаются.
5.3.1.4. Прием факсограмм (факсов), адресованных руководству, осуществляется ОДО. Документы, поступившие по факсу непосредственно в подразделение, регистрируются и рассматриваются в подразделениях. При поступлении по факсу подразделения документа, требующего рассмотрения руководства, документ передается в ОДО, организующую дальнейшую работу с документом.
5.3.1.5. Документы, поступающие в университет в электронном виде, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес университета, осуществляется ОДО.
При поступлении электронного документа, требующего рассмотрения руководства, по электронному адресу структурного подразделения или специалиста, лицо, получившее документ, передает его по информационно-телекоммуникационной сети университета в ОДО.
5.3.1.6. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции и передача её на регистрацию осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Документы, адресованные в подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на белом листе бумаги, регистрируется в структурном подразделении и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
5.3.1.7. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на документы, требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в университете распределения обязанностей между руководством.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям, их руководителям, специалистам.
5.3.1.5. Прошедшие предварительное рассмотрение документы и предназначенные для передачи на резолюцию руководству, подлежат регистрации.
Прошедшие регистрацию документы передаются руководству - (ректору университета или проректорам).
При использовании в ОДО автоматизированной информационной технологии, предусматривающей поточное сканирование документов, ректору университета, а в последующем - исполнителям, передается электронная регистрационно-контрольная карточка документа с присоединенной к ней электронной копией (файлом) поступившего документа на бумажном носителе.
5.3.1.6. Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в ОДО, где в базу данных АИСУ «Документооборот» вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, который в резолюции указан первым, остальным исполнителям передаются копии.
5.3.2. Регистрация и учет поступающих документов
5.3.2.1. Регистрация документа - фиксация факта создания или поступления документа проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в регистрационно-контрольную форму (журнал, регистрационно-контрольную карточку (далее – РКК) или базу данных).
5.3.2.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях.
5.3.2.3. Все поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (Приложение 18).
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
5.3.2.4. Поступающие в университет документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
5.3.2.5. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.
Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из органов власти и управления, приказы ректора по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
Регистрация документов осуществляется работником ОДО или ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.
5.3.2.6. На документах, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа предоставляется штамп - отметка о поступлении, в которой указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.
Поступившие телеграммы и факсы регистрируются вместе с письмами.
5.3.2.7. Регистрационный номер документа служит его главным учётным и поисковым признаком, он должен иметь стабильное расположение составных частей.
Регистрационный номер поступающих документов включает: порядковый номер поступления в пределах календарного года.
Регистрационный номер поступающих документов может дополняться кодом руководителя, выносившего резолюцию на документе, например: 185/1, где:
185 - порядковый номер поступления в пределах календарного года;
1- код руководителей университета.
5.3.2.8. Сведения о поступивших документах, подлежащих рассмотрению руководством, заносятся в РКФ (Приложение 19). Правила заполнения полей РКФ приведены в Приложении 20.
5.3.2.9. Состав данных о документе, вносимых в РКФ, в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими сведениями:
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
срок хранения документа;
статус документа (проект);
способ получения или отправки документа (почтой, факсом и др.) и др.
Регистрационный номер документа, поступившего по факсу дополняется буквенным индексом - Ф (факс), например: № 132-Ф.
Документы, зарегистрированные ОДО, передаются на рассмотрение руководству в день их поступления.
Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции. После рассмотрения руководством документы возвращаются в ОДО для перенесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в РКФ электронной базы данных АИСУ «Документооборот».
Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией направляется исполнителю, указанному в резолюции первым, остальным исполнителям ОДО направляет копии документа. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа, назначать лиц, ответственных за отдельные участки работы, созывать и проводить совещания. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа все материалы.
5.3.2.10. Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится с разрешения руководителя, вынесшего резолюцию, или по договоренности между руководителями подразделений. О передаче документа в ходе исполнения уведомляется отдел документационного обеспечения.
|
