1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ. ПРИНЦИПЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
Настоящее Положение по документационному обеспечению управления (далее - Положение) устанавливает общие требования к управлению организационно-правовой, распорядительной и информационно-справочной документацией в Тольяттинском государственном университете (далее - университет или ТГУ), независимо от ее вида носителя (бумажный, электронный).
Подготовка, регистрация, учет и контроль исполнения документов осуществляется также с помощью АИСУ «Документооборот».
Требования Положения к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с ними, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Требования Положения обязательны1 к исполнению всеми структурными подразделениями университета.
ПРИНЦИПЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
Основными направлениями деятельности ТГУ в области управления документацией являются:
Развитие нормативного обеспечения процедур создания документов, их обработки, хранения, использования и уничтожения в университете.
Внедрение, развитие, совершенствование информационных систем, применяемых в университете для управления документацией.
Распространение единых принципов управления документацией на все виды и разновидности документов независимо от их принадлежности к той или иной системе, независимо от технологий их обработки, хранения и использования.
Формирование и реализация единой модели управления документацией в рамках всего университета.
Создание, развитие, совершенствование надежной и эффективной системы хранения документов и их поиска.
Расширение сферы применения электронных документов, без параллельного дублирования на бумажном носителе, особенно для документов временных (до 10 лет) сроков хранения.
Руководство университета обеспечивает доведение политики в области управления документацией до всех его сотрудников и создает необходимые условия для ее эффективной реализации.
2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
Положение разработано в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения управления и архивного дела, национальными и международными стандартами в сфере документации:
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации и библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования;
ГОСТ 7.32-2001 Система стандартов по информации и библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления;
ГОСТ Р ИСО 9000:2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь;
ГОСТ Р ИСО 9001:2008 Системы менеджмента качества. Требования.
3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ, ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ И РАБОТНИКОВ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ПОЛОЖЕНИЯ
3.1. Организацию, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением требований настоящего Положения осуществляет отдел документационного обеспечения (далее - ОДО).
3.2. Ответственность за соблюдение требований настоящего Положения в структурных подразделениях возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется документоведом или работником, назначенным руководителем.
3.3. При подготовке, составлении новых форм документов, локальных нормативных актов, регламентирующих процедуры прохождения документации, руководители структурных подразделений обязаны согласовывать их с начальником отдела документационного обеспечения.
3.4. Порядок документирования деятельности университета и организации работы с документами, устанавливаемый настоящим Положением, порядок копирования и тиражирования документов, контроля исполнения, хранения и использования документов обязателен для всех работников университета. При утрате документов ТГУ работники немедленно докладывают руководству подразделения и в ОДО.
3.5. Разглашение содержания документов ТГУ, передача их копий сторонним организациям допускается в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации или с разрешения руководства университета. Работники подразделений несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации ответственность за порчу, несанкционированное уничтожение, утрату и разглашение содержания документов.
3.6. Организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (государственную тайну, коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируется специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами и т.п.), утверждаемыми ректором ТГУ.
3.7. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения работники обязаны передать все находящиеся на исполнении документы работнику, ответственному за делопроизводство, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения. При увольнении работника составляется акт приема-передачи документов и дел.
|
