4.3.5. Регламент Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства университета, коллегиального и совещательного органа.
Основные этапы подготовки Положения о видах деятельности и требования к ним представлены в таблице 4.10.
Таблица 4.10. – Этапы подготовки Регламента и требования к ним
№
| Этап
| Краткая характеристика
|
| Инициирование разработки и актуализации
| Осуществляется:
ректором;
проректорами;
руководителями структурных подразделений.
|
| Разработка,
оформление или внесение изменений
| Разработчик проекта Положение о коллегиальном (или совещательном) органе:
ответственное лицо, назначенное ректором / проректором;
руководитель структурного подразделения.
Обязательными разделами Регламента являются:
Оглавление;
Назначение и область применения;
Нормативные ссылки;
Ответственность;
Список разработчиков;
Список согласования.
Основной текст Регламента работы коллегиального и совещательного органа может содержать следующую информацию:
статус коллегиального или совещательного органа;
порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
представление материалов на рассмотрение;
порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
ведение протокола заседания;
оформление решений коллегиального и совещательного органа;
порядок доведения решений до исполнителей, материально-техническое обеспечение заседаний
и т.п.
Регламент работы коллегиального (или совещательного) органа может быть включен в Положение о коллегиальном (или совещательном) органе (см. п. 4.3.4).
Текст Регламента излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Оформление Регламента (в т.ч. и при внесении изменений) должно соответствовать требованиям п. 4.2.4 настоящего Положения.
|
| Согласование
| В список согласования Регламента включаются:
проректор по направлению;
начальник юридического отдела (при наличии положений юридического характера);
начальник отдела документационного обеспечения;
руководители подразделений, в компетенцию которых входят вопросы, отраженные в документе.
|
| Рассмотрение проекта
| Проекты Регламентов рассматриваются, если это предусмотрено Уставом ТГУ, на заседаниях соответствующих постоянных комиссий Ученого совета;
Перед тем, как вынести проект Регламента на рассмотрение постоянных комиссий Ученого совета, он должен пройти процедуру согласования.
Остальные проекты Регламентов проходят стадию рассмотрения на заседаниях соответствующих органов, например:
постоянно-действующих комитетов (ПДК);
научно-методического совета (НМС);
научно-технического совета (НТС);
советов институтов / факультетов;
временных рабочих групп
и т.п.
|
| Утверждение, ввод в действие
| Регламенты, утверждаются Ученым советом (если это предусмотрено Уставом ТГУ) и вводятся в действие приказом ректора (проект приказа готовит Ученый секретарь).
Регламенты, не требующие утверждения Ученым советом, утверждаются и вводятся в действие приказом ректора (проект приказа готовит:
ответственное лицо, назначенное ректором / проректором;
руководитель структурного подразделения).
|
| Хранение
| Оригинал Регламента, утвержденного Ученым советом, хранится у Ученого секретаря как приложение к решению Ученого совета.
Оригинал Регламента, утвержденного приказом ректора, хранится в отделе документационного обеспечения.
Электронный вариант Регламента – в АИСУ «Документооборот».
|
| Рассылка
| Осуществляется через АИСУ «Документооборот» по структурным подразделениям, если данный документ касается их деятельности.
|
4.3.6. Порядок, Правила Порядок - документ, описывающий способ, метод, правила осуществления чего-либо.
Правила - нормативный правовой акт, содержащий системно связанные между собой нормы, требования осуществления какой-либо деятельности.
Основные этапы подготовки Порядков и Правил, требования к этапам представлены в таблице 4.11. Таблица 4.11. – Этапы подготовки Порядков / Правил и требования к ним
№
| Этап
| Краткая характеристика
|
| Инициирование разработки и актуализации
| Осуществляется:
ректором;
проректорами;
руководителями структурных подразделений.
|
| Разработка,
оформление или внесение изменений
| Разработчик проекта Порядка / Правил:
ответственное лицо, назначенное ректором / проректором;
руководитель структурного подразделения.
Обязательными разделами для Порядков / Правил являются:
Оглавление;
Список разработчиков;
Список согласования.
Текст Порядков / Правил излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Оформление Порядка / Правила должно соответствовать требованиям п. 4.2.4 настоящего Положения.
|
| Согласование
| В список согласования Порядка / Правила включаются:
проректор по направлению;
начальник юридического отдела (при наличии положений юридического характера);
начальник отдела документационного обеспечения;
руководители подразделений, в компетенцию которых входят вопросы, отраженные в документе.
|
| Рассмотрение проекта
| Проекты Порядков / Правил, регулирующие основные виды деятельности университета, а именно: учебную, научно-исследовательскую, воспитательную и финансово-хозяйственную (согласно Уставу ТГУ, за исключением временных8), - рассматриваются на заседаниях соответствующих постоянных комиссий Ученого совета.
Перед тем как вынести проект Порядка / Правил на рассмотрение постоянных комиссий Ученого совета, он должен пройти процедуру согласования.
Остальные проекты Порядков / Правил (в т.ч. и временные) при необходимости могут пройти стадию рассмотрения на заседаниях соответствующих органов, например:
постоянно-действующих комитетов (ПДК);
научно-методического совета (НМС);
научно-технического совета (НТС);
советов институтов / факультетов;
временных рабочих групп
и т.п.
|
| Утверждение, ввод в действие
| Порядки / Правила, регулирующие основные виды деятельности университета, утверждаются Ученым советом (согласно Уставу ТГУ, за исключением временных) и вводятся в действие приказом ректора (проект приказа готовит Ученый секретарь).
Порядки / Правила*, не требующие утверждения Ученым советом, а также временные Порядки / Правила утверждаются и вводятся в действие приказом ректора (проект приказа готовит:
ответственное лицо, назначенное ректором / проректором;
руководитель структурного подразделения).
* Порядки / Правила, предназначенные для использования внутри структурного подразделения, утверждаются проректором по направлению.
|
| Хранение
| Оригинал Порядка / Правил, утвержденного(ых) Ученым советом, хранится у Ученого секретаря как приложение к решению Ученого совета.
Оригинал Порядка / Правила, утвержденного(ых) приказом ректора, хранится в отделе документационного обеспечения.
Электронный вариант Порядка / Правила – в АИСУ «Документооборот» (как приложение к приказу).
Оригинал Порядка / Правил, утвержденного(ых) проректором по направлению, храниться в структурном подразделении, которым разрабатывался данный Порядок (Правила)
|
| Рассылка
| Осуществляется через АИСУ «Документооборот» по структурным подразделениям, если данный документ касается их деятельности.
|
4.3.7. Инструкция Различают следующие виды Инструкций:
1) Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности университета, его подразделений и служб.
Основные этапы подготовки Инструкции и требования к ним представлены в таблице 4.12.
2) Должностная инструкция (далее – ДИ) - правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Основные этапы подготовки и требования к оформлению ДИ регламентируются действующей Инструкцией «Общие требования к построению, содержанию, оформлению, утверждению Должностной инструкции ТГУ и ее изменениям».
Таблица 4.12. – Этапы подготовки Инструкции (кроме ДИ) и требования к ним
№
| Этап
| Краткая характеристика
|
| Инициирование разработки и актуализации
| Осуществляется:
ректором;
проректорами;
руководителями структурных подразделений.
|
| Разработка,
оформление или внесение изменений
| Разработчик проекта Инструкции:
ответственное лицо, назначенное ректором / проректором;
руководитель структурного подразделения.
Обязательными разделами (дополнительно к тем, что указаны в п. 5.2.4) Инструкции* являются:
Оглавление;
Назначение и область применения;
Нормативные ссылки;
Ответственность;
Список разработчиков;
Список согласования.
Текст Инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Оформление Инструкции (в т.ч. и при внесении изменений) должно соответствовать требованиям п. 4.2.4 настоящего Положения.
_______
* Инструкция по охране труда разрабатывается в соответствии с требованиями действующего Положения о разработке инструкций по охране труда в Тольяттинском государственном университете.
|
| Согласование
| В список согласования Инструкции включаются:
начальник юридического отдела (при наличии положений юридического характера);
начальник отдела документационного обеспечения;
руководители подразделений, в компетенцию которых входят вопросы, отраженные в документе.
|
| Рассмотрение проекта
| Проекты Инструкций проходят стадию рассмотрения на заседаниях соответствующих органов, например:
постоянно-действующих комитетов (ПДК);
научно-методического совета (НМС);
научно-технического совета (НТС);
советов институтов / факультетов;
временных рабочих групп
и т.п.
|
| Утверждение, ввод в действие
| Инструкции* утверждаются и вводятся в действие приказом ректора (проект приказа готовит:
ответственное лицо, назначенное ректором / проректором;
руководитель структурного подразделения).
* Инструкции, предназначенные для использования внутри структурного подразделения, утверждаются проректором по направлению.
|
| Хранение
| Оригинал Инструкции, утвержденной приказом ректора, храниться в отделе документационного обеспечения как приложение к приказу.
Электронный вариант Инструкции – в АИСУ «Документооборот» (в качестве приложения к приказу).
Оригинал Инструкции, утвержденной проректором по направлению, храниться в структурном подразделении, которым разработана данная Инструкция.
|
| Рассылка
| Осуществляется через АИСУ «Документооборот» по структурным подразделениям, если данный документ касается их деятельности.
| 4.3.8. Штатное расписание Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы учреждения в целом.
Порядок разработки и утверждения штатного расписания регламентируется действующим Положением о порядке разработки и утверждения штатного расписания Тольяттинского государственного университета.
4.3.9. Приказ, распоряжение, решения Ученого совета Приказ - правовой акт, издаваемый единолично ректором университета (лицом, исполняющим его обязанности либо должностными лицами, уполномоченными им на подписание отдельных видов приказов по доверенности), в целях разрешения вопросов основной деятельности и по личному составу (приложение 6, 10, таблица 4.13).
Распоряжение - это правовой акт, издаваемый ректором университета (проректорами по направлениям деятельности) преимущественно по оперативным вопросам деятельности университета, в том числе по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных актов, доведения решений руководства до структурных подразделений (приложение 7, 11, таблица 4.13).
Решение Ученого совета - правовой акт, издаваемый коллегиальным (совещательным) органом управления университета, в целях разрешения наиболее важных вопросов его деятельности (таблица 4.13).
Таблица 4.13. – Этапы подготовки приказов / распоряжения / решения УС и требования к ним
№
| Этап
| Краткая характеристика
|
| Инициирование разработки
| Осуществляется:
ректором;
проректорами;
руководителями структурных подразделений;
председателями постоянных комиссий Ученого совета (только для решений УС).
Приказы / распоряжения по основной деятельности издаются:
во исполнение нормативно-правовых актов вышестоящих органов власти и управления;
в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач университета.
Приказы по личному составу издаются по вопросам приема, перемещения, увольнения работников, командирования в другие организации, предоставления отпусков, поощрения, вынесения выговора и др.
|
| Разработка,
оформление
| Разработчик проекта:
приказа / распоряжения по основной деятельности:
ответственное лицо, назначенное ректором / проректором;
руководитель структурного подразделения.
приказа по кадровым вопросам:
отдел кадрово-учетной работы сотрудников управления по работе с персоналом.
решения Ученого совета:
– ответственное лицо, докладывающее вопрос на Ученом совете.
Ответственность за качественную подготовку проектов приказов (распоряжений), их согласование несут руководители подразделений, которые готовят и вносят проект.
Подготовка проекта приказа / распоряжения может быть возложена руководством на несколько подразделений. В этом случае ответственным за подготовку проекта является руководитель, фамилия которого в списке исполнителей указана первой.
Приказы / распоряжения, издаваемые в университете, не должны противоречить законодательству РФ, указам и распоряжениям Президента РФ и Министра образования и науки РФ, постановлениям и распоряжениям Правительства РФ, ранее изданным приказам (распоряжениям) ректора университета, Уставу Тольяттинского государственного университета.
Оформление проекта приказа / распоряжения / решения УС должно соответствовать требованиям к форме в Приложениях 6, 7 соответственно, а также нижеизложенным требованиям:
Текст приказа / распоряжения состоит, как правило, из двух частей:
1) констатирующая (указывается правовое основание, причина или цель издания документа). Пример:
В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов института и отбору их на архивное хранение и к уничтожению
ПРИКАЗЫВАЮ: или
В соответствии с приказом Росархива от 30 ноября 2006г. № 86 «Об обеспечении сохранности документов»
ПРИКАЗЫВАЮ:
2) распорядительная (начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, и содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт).
Если пункт приказа / распоряжения содержит конкретное поручение, в нем указываются:
наименование должности, фамилия, инициалы исполнителя(лей);
поручение;
срок выполнения поручения.
Например:
3. Ученому секретарю Фамилия И.О. разработать и представить на утверждение план работы Ученого совета на 1-е полугодие 2009г.
Срок исполнения – 15.01.2009. При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа / распоряжения содержит только одно задание с одним сроком исполнения. Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части не указывается в случаях, если действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.
Последний пункт приказа / распоряжения - пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, фамилия, инициалы (например: 9. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя директора института по административно-хозяйственным вопросам Щербакова В.В.).
В текст приказа (распоряжения) не следует включать пункт «Приказ (распоряжение) довести до сведения ...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), перечисляются в списке рассылки, который оформляется на обороте последнего листа под визами согласования или на отдельном листе рассылки.
Если проект приказа / распоряжения / решения УС отменяет полностью или частично ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа / распоряжения необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка, например:
4. Признать утратившим силу приказ директора института от 05 августа 2000 г. № 75 "Об утверждении Инструкции о работе с информацией ограниченного доступа".
В проектах приказов / распоряжений не допускается:
изменение сроков выполнения заданий, предусмотренных актами вышестоящих органов, в сторону их увеличения;
применение произвольных сокращений или искажение наименований государственных органов и других учреждений, а также департаментов, управлений, предприятий и организаций;
применение произвольных (не общепринятых) технических и других терминов, сокращенных слов и наименований.
При большом объеме текста в проекте приказа/ распоряжения излагаются лишь основные
|
| Согласование
| В список согласования9 проекта приказа / распоряжения включаются:
руководители подразделений, интересы которых затрагивает проект приказа / распоряжения;
начальник юридического отдела (при наличии положений юридического характера);
директор ЦЭР (при утверждении сметы приказом);
главный бухгалтер (при наличии положений о расходовании финансовых средств);
начальник ОКУР сотрудников (в приказах / распоряжениях по вопросам труда и трудовых отношений).
Визирование приказа (распоряжения) осуществляется в течение одного дня с момента получения проекта приказа, при наличии приложений большого объема срок согласования не должен превышать трех дней. В исключительных случаях с разрешения ректора допускается увеличение срока визирования приказа.
|
| Контроль правильности оформления
| Контроль правильности оформления проектов приказов / распоряжений осуществляет ОДО.
|
| Утверждение, ввод в действие
| Проекты приказов утверждаются ректором.
Проекты распоряжений могут утверждаться:
ректором;
проректором по направлению;
руководителем структурного подразделения – для использования внутри структурного подразделения
|
| Хранение
| Оригиналы приказов (распоряжений*) по основной деятельности хранится в отделе документационного обеспечения.
Оригиналы приказов по личному составу – в отделе кадрово-учетной работы сотрудников управления по работе с персоналом.
* Распоряжения, подписанные руководителем структурного подразделения для внутреннего использования, хранятся в самом структурном подразделении.
|
| Рассылка
| Осуществляется через АИСУ «Документооборот» по структурным подразделениям, если данный приказ (распоряжение) касается их деятельности.
|
| Отмена действия
| Отмена действия приказа / распоряжения может осуществляться вводом в действие нового приказа / распоряжения.
|
При подготовке совместных распорядительных документов двумя или более организациями:
проект печатается на стандартных листах бумаги А4 в количестве экземпляров соответственно числу организаций;
наименования организаций печатаются на одном уровне в последовательности, избранной организациями, издающими документ;
все экземпляры подписываются руководителями организаций и считаются подлинными;
подписи располагаются на одном уровне в последовательности, соответствующей расположению наименований организаций в заголовочной части документа;
визы работников организации проставляются на том экземпляре, который остается в организации;
приказ имеет единую дату и число регистрационных номеров, проставляемых через косую черту, соответственно числу организаций.
4.3.10. Протокол Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, собраний, совещаний) или деловых мероприятиях (переговорах, встречах) (таблица 4.14). Таблица 4.14 - Этапы подготовки протокола и требования к нему
№
| Этап
| Краткая характеристика
|
| Составление,
оформление
| Составитель протокола:
– помощник ректора / проректора;
секретарь коллегиального (или совещательного) органа.
Протокол составляется на основании записей (рукописных, магнитофонных, стенографических), произведенных во время заседания, а также представленных тезисов докладов и выступлений, материалов, подготовленных к заседанию.
Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3-5 дней после заседания.
Протокол оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и должен отвечать требованиям к форме, представленной в Приложении 12.
| - заголовок
- текст протокола
| В заголовок к тексту протокола, как правило, выносится указание органа или делового мероприятия: Протокол заседания методического совета; Протокол государственной аттестационной комиссии.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части протокола указываются:
1) фамилии председателя, секретаря, членов коллегиального или совещательного органа, присутствующих на заседании, или участников делового мероприятия (в алфавитном порядке, без указания должностей), при необходимости, лиц, приглашенных на заседание в качестве экспертов или заинтересованных в рассмотрении вопроса (в алфавитном порядке, с указанием должностей и места работы).
При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается. Например: Присутствовало: 27 чел. (список прилагается). В качестве списка участников используется список регистрации.
2) повестка дня. Вопросы повестки располагаются по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются с предлогом "О (об)" и нумеруются арабскими цифрами. Под формулировкой вопроса указывается фамилия и инициалы докладчика.
Не рекомендуется вопрос или группу вопросов обозначать словом "Разное".
Основная часть протокола состоит из разделов, посвященных вопросам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записывается в последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
В разделе СЛУШАЛИ приводятся: фамилия и инициалы докладчика, (наименование должности указывается в повестке дня), полное или краткое изложение доклада (сообщения, отчета). Если докладчиком представлен текст выступления, в протоколе после указания фамилии докладчика в скобках указывается - (текст доклада прилагается).
В разделе ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии, инициалы, при необходимости, - должности выступавших и содержание их выступлений в той последовательности, в какой они прозвучали на заседании.
Вопросы к докладчику, выступающим и их ответы протоколируются по мере их поступления и записываются в той же последовательности, при этом слова "Вопрос", "Ответ" не пишутся, а указываются фамилии и инициалы лица, от которого поступил вопрос или ответ.
В тексте постановляющей части протокола (раздел ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)) используются глаголы в неопределенной форме («установить», «рекомендовать»).
В постановляющую часть записываются принятые решения. Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. При принятии решения голосованием, после записи решения приводятся результаты голосования с указанием числа голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании.
Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, о прекращении обсуждения, о принятии к сведению справок, сообщений и т.п.) также отражаются в тексте протокола.
В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
|
| Визирование протокола
| Протокол подписывает:
секретарь коллегиального (или совещательного) органа, делового мероприятия или помощник ректора / проректора (в случае, когда он является разработчиком проекта протокола);
председатель коллегиально (или совещательного) органа, делового мероприятия;
при необходимости - лица, выступавшие с докладами по вопросам повестки дня.
Визирование протокола проводится для подтверждения правильности записи в протоколе содержания выступления. Визирование протокола не проводится, если тексты выступлений прилагаются к протоколу.
Протоколы заседаний аттестационных, конкурсных и др. комиссий подписываются всеми членами комиссии10.
Протоколы совещательных органов могут утверждаться ректором университета.
Датой протокола является дата заседания.
|
| Хранение
| Оригинал протокола хранится у секретаря коллегиального (или совещательного) органа в соответствии с номенклатурой дел университета.
|
| Рассылка
| При необходимости копии протоколов рассылаются:
членам совещательного (или коллегиального) органа;
заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки (указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса).
Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов. Выписка - копия части протокола. В выписке воспроизводят все реквизиты заголовочной части протокола, вводную часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение (Приложение 13).
|
4.3.11. Акт Акт - документ, составляемый для подтверждения установленных фактов и событий. Таблица 4.15 - Этапы подготовки акта и требования к нему
№
| Этап
| Краткая характеристика
|
| Разработка,
оформление
- заголовок
- текст акта
| Акт составляется:
коллегиально (не менее двух составителей); или
комиссией, создаваемой приказом ректора или действующей на постоянной основе.
Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Акт оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и должен отвечать требованиям к форме (Приложение 14).
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "Акт".
Например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института; Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива "Феникс"; Акт списания материальных ценностей.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Во вводной части акта указывается:
1) основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера);
2) председатель и члены комиссии.
В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты. При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.
Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
|
| Подписание акта
| Все экземпляры акта подписываются председателем и членами комиссии, указанными в алфавитном порядке.
При необходимости акт визируется должностными лицами заинтересованных подразделений и утверждается руководством университета.
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.
Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта
Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).
|
| Хранение
| Оригинал акта хранится в подразделении в соответствии с номенклатурой дел.
|
| Рассылка
| При необходимости акт рассылаются заинтересованным сторонам.
|
4.3.12. Деловое письмо Деловое письмо - документ, посредством которого осуществляется информационный обмен между организациями и должностными лицами. Таблица 4.16 - Этапы подготовки акта и требования к нему
№
| Этап
| Краткая характеристика
|
| Разработка,
оформление
- содержание письма - реквизиты
- список рассылки
- заголовок
- текст письма
| Разработчик письма:
ответственное лицо, назначенное ректором / проректором по направлению;
руководители структурных подразделений.
Различаются следующие разновидности деловых писем: запросы, уведомления, приглашения, поздравления, сообщения, сопроводительные, требования, напоминания, подтверждения, предложения, рекомендации, рекламные, гарантийные, сопроводительные и др. Образцы оформления некоторых писем представлены в Приложениях 15, 16.
Письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
Деловые письма печатаются на бланках писем (см. Приложение 5). При составлении писем используются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о приложении, подпись, в необходимых случаях - печать, отметка об исполнителе, визы.
Если письмо является ответным, в реквизитах бланка указывается исходящий номер и дата поступившего (инициативного) письма.
В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при необходимости направить письмо большему числу адресатов, готовится список рассылки, и письма рассылаются по списку.
При направлении писем в высшие органы власти и управления, вышестоящую и подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам почтовый адрес в реквизите "Адресат" не указывается.
Все письма, за исключением писем объемом до 4-5 строк, должны иметь заголовок к тексту, излагающий в краткой форме содержание письма. Например: О предложении заключить договор поставки; О несоблюдении сроков выполнения договора от 12 марта 2007 № 45/36; Об оказании научно-технической помощи.
Текст письма, как правило, начинается вступительным обращением «Уважаемый ...!» (например: «Уважаемый Иван Петрович!», «Уважаемый господин Петров!», «Уважаемый господин директор!»).
В конце текста проставляется заключительная этикетная фраза «С уважением, …».
В заключительной части текста письма могут использоваться другие этикетные фразы: «Надеемся на развитие наших отношений»; «Надеемся на длительное плодотворное сотрудничество» и др.
Использование этикетных фраз не является обязательным.
Текст письма излагается:
от 1-го лица множественного числа (просим..., предлагаем...);
от 3-го лица единственного числа (компания считает..., департамент рассмотрел ... и т.п.);
от 1-го лица единственного числа (прошу..., предлагаю ...). Форма изложения от 1 -го лица единственного числа используется в письмах, оформленных на должностном бланке.
Письма могут быть простыми и сложными. Текст простого письма может состоять из одной или двух частей. В первой (вводной) части излагается причина составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием его подготовки, во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Текст сложного письма включает вступление, основную часть, заключение.
Основная часть сложного письма содержит описание фактов, событий, ситуаций, их анализ и аргументацию.
Заключение содержит выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.
|
| Подпись письма
| Отметка об исполнителе (составителе письма) проставляется в соответствии с таблицей 4.2. пунктом 24.
Письмо от имени университета подписывается ректором или проректорами по вопросам ведения.
Право подписи писем иными должностными лицами устанавливается приказом ректора.
Не разрешается вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма.
|
| Рассылка
| Рассылка деловых писем осуществляется отделом документационного обеспечения.
Письма рассылаются согласно реестра рассылки.
|
4.3.13. Докладные (объяснительные) и служебные записки Докладная записка - документ, составляемый работником университета, представляемый вышестоящему должностному лицу, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (Приложение 17). Докладная записка составляется в целях информирования руководства о событиях, фактах, ситуациях, требующих принятия управленческих решений.
Объяснительная записка – документ, составляемый работником университета, представляемый вышестоящему должностному лицу, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия.
Служебная записка – документ, используемый для оперативного обмена информацией между структурными подразделениями. Служебная записка, в целом, оформляется также как докладная записка. Таблица 4.17 - Этапы подготовки докладной (объяснительной) и служебной записки и требования к ней
№
| Этап
| Краткая характеристика
|
| Составление,
оформление
- заголовок
- текст записки
| Составитель докладной (служебной) записки:
проректоры по направлению;
руководители структурных подразделений;
сотрудники (для объяснительной записки).
Докладные (объяснительные) и служебные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4 и должны отвечать требованиям к форме (Приложение 17) соответственно).
Заголовок к тексту проставляется на записках объемом текста более двух абзацев.
Текст докладной (объяснительной) и служебной записки, в зависимости от сложности содержания и необходимости аргументации, состоит из одной, двух или трех частей. Если текст состоит из трех частей, то:
в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;
во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения;
в третьей части излагаются просьбы, предложения, рекомендации, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Докладная записка требует резолюции руководителей университета.
|
| Визирование
| Визирование докладной (служебной) записки осуществляется в соответствии с порядком согласования документов по персоналу и порядком внесения изменений в штатное расписание.
|
| Регистрация
| Регистрация записок адресованных ректору / первому проректору осуществляется в канцелярии ОДО, адресованных проректорам по направлению деятельности – сотрудниками секретариата ОДО.
| |