7. ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ФОНДА университета, СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, ИХ УЧЕТ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ 7.1. Составление Номенклатуры дел
7.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в университете, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел является основным документом, обеспечивающим систематизацию документов и дел, учет дел, поиск документов и дел.
Номенклатура дел выполняет следующие задачи:
закрепление индексов дел;
систематизация дел;
установление сроков хранения дел;
учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, и по личному составу, актов на уничтожение дел университета с истекшими сроками хранения.
7.1.2. В номенклатуру дел включаются все документы, создаваемые в университете и поступающие в ТГУ, за исключением периодических изданий.
Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел на общих основаниях.
7.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием и структурой университета, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности университета, их виды, состав и содержание.
7.1.4. В ТГУ составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 25) и сводная номенклатура дел университета (приложение 26).
7.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство с привлечением ведущих специалистов подразделения, согласовывается с ОДО и архивом и, в необходимых случаях, с экспертной комиссией (далее – ЭК), подписывается руководителем подразделения и представляется до 01 ноября текущего года в ОДО.
Номенклатура дел подразделения печатается в двух экземплярах: один передается в ОДО, другой - хранится в подразделении.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в ОДО.
Ответственность за своевременность и правильность составления номенклатуры дел структурного подразделения несет его руководитель.
7.1.6. Сводная номенклатура дел университета составляется ОДО на основе номенклатур дел структурных подразделений, при методической помощи архива университета.
Номенклатура дел ТГУ на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
Сводная номенклатура дел университета оформляется на общем бланке ТГУ, визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, согласовывается с ЭК университета, подписывается начальником ОДО, представляется на согласование с Экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) соответствующего государственного (муниципального) архива (не реже одного раза в 5 лет), после чего утверждается ректором.
7.1.7. В конце каждого года (календарного) номенклатура дел уточняется, утверждается ректором и вводится в действие с 1 января следующего календарного года приказом.
В случае коренного изменения функций и структуры университета составляется новая номенклатура дел.
7.1.8. Сводная номенклатура дел (оригинал) печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел ОДО, второй используется в ОДО в качестве рабочего, третий экземпляр применяется в архиве университета, четвертый - в виде выписок соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений, для использования в их работе. Рабочие экземпляры номенклатуры дел могут вестись в электронном виде.
7.1.9. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой университета. Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел ТГУ являются названия ее подразделений.
В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности университета. В номенклатуру дел университета включаются также дела её временно действующих органов.
Номенклатура дел составляется по установленной форме (Приложение 26). Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы дел. Индекс дела состоит из кода структурного подразделения (в соответствии со штатным структурой или классификатором подразделений) и порядкового номера дела в пределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05,где:
01 - код структурного подразделения;
05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.
Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется также сохранять в номенклатуре дел схожие индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.). Заголовки дел могут уточняться в течение делопроизводственного года в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
- название организации или структурного подразделения (автор документа);
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- дата (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы. При этом заголовки дел, содержащих постановления, решения, поручения, приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами ректора университета.
Затем следуют заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие специфическую деятельность организации и её подразделений, переписку и др. Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные названия документов, которые должны быть в деле, например:
"Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)".
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому либо документу, например:
"Документы к протоколам заседаний Совета института".
В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе, например:
"Протоколы заседаний Совета института".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
"Переписка с министерствами и ведомствами".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
"Переписка об аренде складских помещений".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
"Переписка с (наименование организации) о перевозке грузов".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
"Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения".
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
"Переписка с Федеральным агентством по образованию по вопросам лицензирования".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например:
"Отчеты комиссии по социальному страхованию за 2008 г.".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела в целом.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню документов с указанием сроков хранения (ведомственному, типовому). При включении в номенклатуру заголовков дел, срок хранения которых не предусмотрен перечнями, срок их хранения определяется по типовой или примерной номенклатуре дел, или устанавливается ЭК (ЦЭК) университета по согласованию с соответствующими архивными учреждениями.
Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, поэтому окончательный срок хранения этих документов устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЭК (ЦЭК) университета.
Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях, и определяются по типовому перечню13.
В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, а также в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2008 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка "В электронном виде".
Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, то на них заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел ТГУ, передаются в архив, о чем в номенклатуре проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, сделавшего отметку.
|
