Руководство пользователя Том 1 Москва 2007 Система кадрового делопроизводства «Кадры»

1

1. Введение 1

1.1. Область применения 1

ведения кадровой документации; 1

оперативного просмотра кадровой документации, включая штатное расписание, картотеку личных карточек работников, табель учета использования рабочего времени, карточки командировок и картотеку кандидатов на замещение должностей; 1

формирования стандартных отчетов. 1

1.2. Уровень подготовки пользователя 1

1.3. Перечень эксплуатационной документации, с которой следует ознакомиться пользователю 1

2. Назначение 1

формирование организационной структуры предприятия; 1

задание штатных единиц; 1

просмотр и редактирование штатного расписания; 1

удаление штатных единиц. 1

заведение новой карточки; 1

поиск и просмотр личных карточек работников; 1

редактирование записей в личных карточках работников; 1

удаление личных карточек работников; 1

печать персональных отчетов. 1

создание приказов; 1

поиск приказов; 1

редактирование неисполненных приказов; 1

удаление приказов; 1

исполнение приказов. 1

создание новой карточки; 1

поиск и просмотр карточек командировок; 1

редактирование записей в карточках командировок; 1

удаление карточек командировок. 1

заведение новой карточки; 1

поиск и просмотр карточек кандидатов; 1

редактирование записей в карточках кандидатов; 1

удаление карточек кандидатов. 1

предварительная настройка табеля с учетом длительности рабочих дней недели; 2

ввод данных в табель; 2

вывод табеля на печать. 2

3. Особенности интерфейса системы «Кадры» 1

3.1. Основные элементы интерфейса
системы «Кадры» 1

3.1.1. Структура окон 1

3.1.2. Соглашения 2

щелкнуть в поле с этим наименованием – в поле появится мигающий курсор; 3

ввести с клавиатуры значение номера личной карточки. 3

3.1.3. Элементы управления 5

с клавиатуры; 9

путем выбора из раскрывающегося списка; 9

путем выбора из иерархического справочника; 9

если в поле вводится дата, то с помощью специального календаря. 9

3.1.4. Специальные окна 11

3.2. Общие правила ввода информации в поля окон 12

3.2.1. Ввод значений с клавиатуры 12

3.2.2. Выбор значений из раскрывающегося списка 12

3.2.3. Выбор значений из иерархического справочника 13

Щелчок на маркере , расположенном слева от наименования вершины, приводит к отображению элементов справочника более низкого уровня иерархии относительно этой вершины; 14

Щелчок на маркере , расположенном слева от наименования вершины, приводит к «сворачиванию» всех уровней иерархии, лежащих ниже этой вершины; 15

Щелчок на наименовании вершины (или на значке ) приводит к ее открытию. При этом в правой части окна Выбор из справочника отобразится список элементов (вершин и/или листьев), входящих в эту вершину (Рис. 3 -6). 15

3.2.4. Ввод даты 17

две первые цифры – число; 17

две последующие цифры – номер месяца; 17

четыре последние цифры – год. 17

4. Запуск системы 1

Функции – если пользователь имеет доступ ко всем функциям системы «Кадры», это меню будет содержать следующие команды: 3

Личные карточки; 3

Штатное расписание; 3

Приказы; 3

Командировки; 3

Резерв; 3

Поиск; 3

Аналитические отчеты; 3

Пересчет окладов; 3

Загрузка данных из СЗВК; 3

Ведение справочников; 3

Менеджер учетных записей; 3

Выход (завершение работы с системой «Кадры»). 3

Справка – содержит команды вызова сведений о программе. 3

5. Ведение штатного расписания 1

формирования организационной структуры предприятия; 1

задания штатных единиц; 1

просмотра и редактирования штатного расписания; 1

удаления элементов штатного расписания; 1

хранения истории штатного расписания; 1

просмотра списка работников, замещающих должности; 1

просмотра списка кандидатов на замещение должностей; 1

вывода штатного расписания на печать. 1

5.1. Главное окно функции «Штатное расписание» 1

Функции – содержит команды перехода к другим, доступным для пользователя, функциям системы, а также команду завершения работы с системой; 2

Управление – содержит команды создания новых подразделений и должностей; просмотра, редактирования и удаления элементов штатного расписания; вызова списка работников, занимающих конкретную должность и списка кандидатов на замещение должностей; команду прикрепления файлов к элементам штатного расписания; команды импорта и экспорта штатного расписания, а также команду печати штатного расписания; 2

Окно – содержит список открытых окон. При выборе названия какого-либо окна, оно становится активным; 2

Справка – содержит команды вызова сведений о программе. 2

Должность – наименование должности согласно штатному расписанию; 4

Шт. ед. – количество предусмотренных для данной должности штатных единиц; 4

Зам. – количество замещенных штатных единиц или число ставок, занимаемых работниками по совмещению. Например, значение «4 (0,5)» означает, что 4 ставки заняты основными работниками или совместителями, а полставки занимают работники по совмещению (замещению). 5

5.2. Создание структуры организации 5

Индекс – индекс подразделения согласно штатному расписанию; 6

Название – наименование подразделения; 6

Родительный падеж – название подразделения в родительном падеже. Значение данного поля используется при создании элемента Должность (см. главу «Создание штатных единиц»). Полное название должности автоматически формируется из наименования должности и названия подразделения, в котором создается данная должность, в родительном падеже (например, «Эксперт Аналитического отдела»). 6

Дата создания – дата создания подразделения. Задается вводом с клавиатуры или выбирается из календаря; 6

Упразднения – дата упразднения подразделения. Задается вводом с клавиатуры или выбирается из календаря. 6

Отображать в задачах «Личные карточки» и «Табель» – флажок становится активным после ввода значения в поле Упразднения. Установка этого флажка обеспечивает отображение упраздненного подразделения в главном окне функции Личные карточки и в окне выбора подразделений и работников в задаче Табель; 6

Автоматическая установка даты освобождения работника с должности при упразднении подразделения – флажок появляется в том случае, если в упраздняемом подразделении числятся работники. Установка этого флажка приведет к тому, что в функции Личные карточки ЛК всех работников упраздненного подразделения будут помещены в вершину Выведенные за штат. При этом в карточке каждого работника будет автоматически установлена дата освобождения его с занимаемой должности, соответствующая дате упразднения подразделения. 6

5.3. Создание штатных единиц 8

2. Код – код должности. 9

3. Должность – наименование должности. Задается выбором нужного значения из раскрывающегося списка, содержащего элементы справочника Должности. Если искомая должность в нем отсутствует, обратитесь к технологу или администратору системы. 9

4. Полное название должности – наименование должности, используемое в отчетах. Заполняется автоматически, после того, как будет введено значение в поле Должность. При этом если при создании элемента Подразделение было указано название подразделения в родительном падеже, то полное название должности формируется из наименования самой должности и названия подразделения, в котором создается данная должность, в родительном падеже (например, «Эксперт Аналитического отдела»). 9

5. Категория – категория должности (руководство, бухгалтерская служба, юристы и т.д.). Значение выбирается из раскрывающего списка. 9

6. Количество штатных единиц – количество штатных единиц данной должности. 9

7. На закладке Должностной оклад, надбавки заполните раздел Оклад: 9

8. В таблице надбавок, расположенной в нижней части закладки, указываются надбавки, для которых в справочнике Надбавки и доплаты установлен флажок Включить в штатное расписание (см. «Руководство технолога»). Перечень всех надбавок и доплат, принятых на предприятии, задается системным технологом. 11

5.4. Просмотр элементов штатного расписания 14

9. Щелчок на маркере , расположенном слева от наименования вершины (подразделения), приводит к отображению более низкого уровня иерархии относительно соответствующей вершины. 14

10. Щелчок на маркере , расположенном слева от наименования вершины (подразделения), приводит к «сворачиванию» всех уровней иерархии, лежащих ниже соответствующей вершины. 14

11. Щелчок на наименовании вершины (подразделения) или на значке вершины , расположенном слева от ее наименования, приводит к отображению в правой части окна Штатное расписание списка должностей выбранного подразделения. 15

5.5. Редактирование элементов штатного расписания 16

5.6. Удаление элементов штатного расписания 17

5.7. Просмотр списка резерва кадров 19

для всей организации; 19

для отдельного подразделения; 19

для конкретной должности штатного расписания. 19

Ф.И.О. – фамилия, имя и отчество кандидата; 20

Дата установки – дата включения кандидата в список резерва кадров; 20

Классный чин – классный чин кандидата; 20

Рекомендуемая должность – название должности, на замещение которой выдвинут кандидат; 20

Учащ. – если кандидат является студентом, в его строке будет установлен признак . 20

5.8. Прикрепление файлов 21

Тип файла – первая колонка таблицы без собственного названия, в которой при помощи иконки указывается тип прикрепленного файла. Иконка соответствует приложению, которое используется для просмотра файлов этого типа. Так на Рис. 5 -21 для файла «Полож_о_подразделении» отображается иконка MS Word. Тип иконки задается автоматически при выборе файла; 22

Форма № – необязательное поле, в котором можно указать код стандартизированной формы, на основе которой подготовлен прикрепленный документ. Задается вводом с клавиатуры; 22

Описание – краткое описание прикрепленного файла. По умолчанию соответствует имени файла. Задается вводом с клавиатуры; 23

Номер документа – необязательное поле, в котором можно указать регистрационный номер документа в случае его регистрации. Задается вводом с клавиатуры; 23

Дата – дата создания или регистрации документа. Задается вводом с клавиатуры или выбором из календаря. По умолчанию соответствует дате прикрепления файла. 23

5.9. Экспорт/импорт штатного расписания 24

5.10. Печать штатного расписания 24

6. Ведение личных карточек работников 1

6.1. Главное окно функции «Личные карточки» 1

Функции – содержит команды перехода к другим, доступным для пользователя, функциям системы, а также команду завершения работы с системой. 2

Управление – содержит команды создания, просмотра, копирования и удаления личных карточек, команды экспорта и импорта данных, команды поиска нужных карточек, обновления списка личных карточек, команду печати перечня личных карточек, а также команду формирования графика отпусков работников; 2

Настройки – содержит команду настройки списка личных карточек работников и команду отображения подразделений, упраздненных в функции Штатное расписание; 2

Окно – содержит список открытых личных карточек. При выборе названия какой-либо карточки, она становится активной; 2

Справка – содержит команды вызова сведений о программе. 2

6.2. Настройка списка личных карточек 5

6.3. Заведение новой личной карточки работника 6

Управление – содержит команды просмотра и редактирования личной карточки, команду сохранения внесенной информации, а также команду завершения работы с личной карточкой; 6

Печать – содержит команды формирования справки, содержащей краткую информацию о работнике, справки по отпускам и справки по истории изменения оклада. Кроме того, в этом меню находятся команды печати личной карточки в соответствии с различными формами (Т-2, Т-2 ГС, Т-2 ГС (ВУР) и т.д.); 7

Справка – содержит команду вызова помощи. 7

Работник – (первоначально называется Новый работник, после заведения личной карточки заголовком раздела служит ФИО работника). Данный раздел содержит персональные данные работника – фамилию, имя, отчество, его табельный номер, сведения об изменении фамилии (если она менялась), фотографию работника; 8

Основные данные – группа основных сведений, содержащихся в личной карточке (год и место рождения, гражданство, национальность, семейное положение и т.д.); 8

Образование – сведения об образовании, полученном работником; 8

Воинский учет – сведения об отношении работника к воинской обязанности; 8

Работа в прошлом – сведения о предыдущих местах работы работника; 8

Стаж – сведения о трудовом стаже работника; 8

Сведения о работе (Основная работа или Работа по совместительству) – информация о трудовом договоре, заключенном с работником. Раздел имеет следующие подразделы: 8

Классный чин – сведения о классном чине работника; 8

Квалификационный разряд (класс) – информация о квалификационном разряде (классе), присвоенном работнику; 8

Дипломатический ранг – сведения о дипломатическом ранге работника, если таковые имеются; 8

Воинское звание – сведения о воинском звании, если работник – военнослужащий; 9

Срок полномочий – информация о сроке полномочий пребывания работника в должности; 9

Совмещение – информация о работе работника, выполняемой по совмещению; 9

Поощрения, взыскания – сведения о полученных работником поощрениях и наложенных на него взысканиях; 9

Ученые степени и звания, награды – сведения об ученых степенях и званиях, которые имеет работник, и о полученных им наградах; 9

Повышение квалификации, переподготовка, стажировка – сведения о повышении квалификации работника, его переподготовке и стажировке; 9

Неявки – сведения о периодах временной нетрудоспособности работника; 9

Командировки – сведения о служебных командировках работника; 9

Аттестация – информация об аттестациях работника за период работы в данной организации; 9

Инструктаж – сведения о прохождении работником различных инструктажей (должностных, по ТБ и пр.); 9

Резерв – данные о нахождении работника в списке резерва кадров; 9

Дополнительные данные – группа дополнительных сведений о работнике (ИНН, номер служебного удостоверения, знание иностранных языков и т.д.); 9

Прочие – произвольные сведения о работнике, которые необходимо хранить; 9

Пребывание в отставке – данные о пребывании работника в отставке; 9

Личное дело – прикрепленные файлы, содержащие электронные образы различных документов. От электронных копий документов, составляющих личное дело (копии заявлений, паспорта, анкеты и проч.) до рабочих материалов (отчеты и проч.); 10