5.9.Экспорт/импорт штатного расписания При необходимости штатное расписание организации может быть передано из одной базы данных в другую БД, аналогичную исходной. Такая передача осуществляется с помощью экспорта/импорта штатного расписания. Чтобы передать штатное расписание организации из базы данных «А» в базу данных «Б», пользователь, работающий с БД «А», должен предварительно экспортировать ШР в файл формата XML. После этого, пользователь, работающий с базой данной «Б», из подготовленного XML файла может импортировать данные в свою БД. Для осуществления экспорта (импорта) штатного расписания выберите из меню Управление команду Экспорт (или Импорт). 5.10.Печать штатного расписания В процессе производственной деятельности может возникнуть необходимость распечатать текущее состояние штатного расписания организации. Для вывода на печать штатного расписания выберите из меню Управление команду Печать или щелкните на кнопке  , расположенной на панели инструментов. Система сформирует таблицу со штатным расписанием организации в формате MS Excel. Таблица соответствует типовой форме Т-3 (см. Приложение 5). Используя средства MS Excel, распечатайте штатное расписание, после чего закройте приложение. ВНИМАНИЕ: Для формирования таблицы штатного расписания на компьютере пользователя должна быть установлена программа Microsoft Excel. 6.Ведение личных карточек работников
ВНИМАНИЕ: Работать с функцией Личные карточки могут только пользователи, обладающие соответствующими правами. Управление правами пользователя осуществляется в функции Менеджер учетных записей (см. «Руководство технолога»).
6.1.Главное окно функции «Личные карточки»
Чтобы запустить функцию Личные карточки, в строке меню главного окна системы (Рис. 4 -13) из меню Функции выберите одноименную команду или щелкните на кнопке  , расположенной на панели инструментов. Откроется главное окно функции (Рис. 6 -22).
Рис. 6 22. Окно функции Личные карточки
Строка меню окна имеет следующие пункты:
Функции – содержит команды перехода к другим, доступным для пользователя, функциям системы, а также команду завершения работы с системой.
Управление – содержит команды создания, просмотра, копирования и удаления личных карточек, команды экспорта и импорта данных, команды поиска нужных карточек, обновления списка личных карточек, команду печати перечня личных карточек, а также команду формирования графика отпусков работников;
Настройки – содержит команду настройки списка личных карточек работников и команду отображения подразделений, упраздненных в функции Штатное расписание;
Окно – содержит список открытых личных карточек. При выборе названия какой-либо карточки, она становится активной;
Справка – содержит команды вызова сведений о программе.
Если для какой-либо команды установлены «горячие» клавиши, то они указываются в меню рядом с ней.
Ниже располагаются 2 панели инструментов. На панели инструментов системы «Кадры» находятся кнопки, с помощью которых можно перейти к другим, доступным для пользователя, функциям системы (см. раздел «Запуск системы»).
На панели инструментов функции Личные карточки находятся кнопки, дублирующие команды меню Управление:
|
Создать личную карточку. Дублирует команды Управление, Создать;
|
|
Просмотреть личную карточку. Дублирует команды Управление, Просмотреть;
|
|
Удалить личную карточку. Дублирует команды Управление, Удалить;
|
|
Обновить информацию, отображаемую на экране. Дублирует команды Управление, Обновить;
|
|
Найти личные карточки. Дублирует команды Управление, Поиск;
|
|
Печать информации о работниках. Дублирует команды Управление, Печать.
|
Под панелями инструментов находится поле Организация. В этом поле указывается наименование той организации, с личными карточками работников которой ведется работа в данный момент. По умолчанию, в этом поле указано значение, заданное технологом при настройке системы (см. раздел «Настройка параметров системы» в руководстве технолога).
Если у пользователя нет доступа к организации, заданной технологом, система выдаст соответствующее сообщение. В этом случае, пользователь в поле Организация может установить наименование другой организации, доступной для него, путем выбора нужного значения из иерархического справочника Организации (см. раздел 3.2.3).
Главное окно функции Личные карточки разделено на 2 части. В левой части окна отображается структура организации. Она представлена в виде дерева, вершинами которого являются подразделения организации.
При необходимости, в перечень подразделений можно включить подразделения, упраздненные в функции Штатное расписание (см. раздел «Создание структуры организации»). Для этого выберите из меню Настройка команду Показывать упраздненные подразделения. Упраздненные подразделения отмечаются красным крестиком, например:  .
Если открыть вершину, соответствующую какому-либо подразделению, в правой части окна отобразится список личных карточек работников, числящихся в этом подразделении. В этом списке будут находиться только действующие личные карточки (т.е. карточки работников, работающих в настоящее время). Архивные карточки не показываются.
Если открыть корневую вершину (т.е. щелкнуть на названии организации), то отобразится список личных карточек работников, для которых еще не установлена должность по штатному расписанию.
Список личных карточек формируется в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одной карточке. Исключение составляют личные карточки работников, которые являются и основными работниками и внутренними совместителями. В этом случае работник отображается в списке столько раз, сколько у него трудовых договоров, но фактически на такого работника заводится одна личная карточка.
Графы таблицы содержат значения основных реквизитов личной карточки. Перечень реквизитов, отображаемых в таблице, задается при настройке списка (см. «Настройка списка личных карточек»).
Заголовки колонок таблицы одновременно являются кнопками сортировки. Щелчок на заголовке-кнопке приводит к сортировке записей в соответствии со значениями данного столбца. Например, щелчок на заголовке ФИО приведет к сортировке записей таблицы в алфавитном порядке фамилий работников, а щелчок на заголовке ЛК № – к сортировке записей в порядке возрастания номеров личных карточек. Повторный щелчок на заголовке меняет порядок сортировки на противоположный текущему.
Помимо вершин, соответствующих подразделениям организации, в левой части окна находятся такие вершины, как Выведенные за штат и Уволенные.
Вершина Выведенные за штат содержит список личных карточек работников упраздненных подразделений. Они помещаются в эту вершину автоматически в том случае, если при упразднении подразделения был установлен флажок Автоматическая установка даты освобождения работника с должности при упразднении подразделения (см. «Создание структуры организации»). При этом в карточке каждого работника автоматически устанавливается дата освобождения его с занимаемой должности, соответствующая дате упразднения подразделения.
Кроме того, в данную вершину помещаются личные карточки работников, освобожденных с одной должности и еще не назначенных на другую.
В вершине Уволенные находится список личных карточек уволенных работников, в которых не указана дата списания в архив.
|
