3.Bilden Sie Sätze:
Beispiel:
Wir danken Ihnen für Ihre Bestellung vom 20.6. und liefern Ihnen hiermit die gewünschten Maschine
Wir danken Ihnen für , Auftrag, sich bemühen um, Maschinen
Bezug nehmend auf, Angebot, mitteilen, Lieferung
Laut, Anfrage, auffordem zu, Preise
Ich beziehe mich auf, Rechnung, bitten um, Verspätung
Im Hinblick auf, Bestellung, übersenden, Zusendung
Entsprechend,Telefonat, informieren über, Zahlung
In Antwort auf, Mitteilung, hinweisen auf, Waren
Unter Bezugnahme auf, Schreiben, liefern, Mängel
4.Setzen Sie die richtige Verbform ein:
ausführen, beglichen, bestätigen, bestellte, bitten, erfolgt, erlauben, erledigen, erstatten, festgestellt, finden, gelieferte, lauten, überweisen, unterbreiten, verbleiben, widerrufen
Bitte…..Sie uns ein verbindliches Angebot über zwölf Kofferradios mit der Bestellnummer 2318.
Wir……..um Auskunft, bis zu welchem Datum mit Ihrer Lieferung zu rechnen ist.
Wir uns, Ihnen folgendes Angebot zu unterbreiten:
Die Lieferung per LKW ab Werk.
Unsere Zahlungsbedingungen: Fälligkeit bei Lieferung per
Nachnahme zuzügl. MwSt.
Ich sehe mich leider gezwungen, die Bestellung vom 22. d. M. zu
Am Telefon (2) 26
zu……….
Bitte Sie den unten aufgefürten Betrag auf eines unserer Konten.
Bei Durchsicht unserer Konten mussten wir feststellen, daß unsere Rechnung vom 20.8. noch nicht……..wurde. Wir bitten um
Überweisung innerhalb einer Woche.
Eine Preisliste und ein Muster……..Sie anbei.
In Erwartung einer baldigen Antwort und mit bestem Dank für Bemühungen………wir (mit freundlichen Grüßen)...
5.Versuchen Sie, diesen Sätzen die nachstehenden Überschriften
zuzuordnen:
Schlussformel
Mahnung
Widerruf einer Bestellung
Rücktritt vom Kauf
Lieferungsverzug
Ablehnung eines Auftrags
Zahlungsbedingungen
Bitte um ein Angebot
i) Übersendung eines Angebots
j) Anlagenvermerk
k) Rechnung
I) Reklamation
m) Eingangsbestätigung
n) Lieferbedingungen
o) Frage nach dem Liefertermin
Thema 4.
Die Grundtypen der deutschen Geschäftsbriefe
Die Geschäftsbriefe werden normalerweise je nach der Intention Briefverfassers (je nach dem Ziel des Briefes) in 15 Typen eingeteilt:
1. Firmennachweis.
Das ist ein Brief, in dem Sie sich nach den Namen und Adressen möglicher Geschäftspartner erkundigen. Dabei können Sie sich an folgende Institutionen wenden:
eine Bank
eine Handelskammer
eine ausländische Handelsvertretung
eine Botschaft
Auf Deutsch nennt man das Firmennachweis.
Anfrage.
Nach dem Firmennachweis geht es weiter mit dem Sammeln Informationen. Sie richten eine Anfrage an ein bestimmtes Unternehmern der Anfrage bitten Sie die mögliche Lieferfirma, Sie über deren Angebot Preise und Lieferbedingungen zu informieren. In der allgemeinen Anfrage bitten Sie um
Kataloge
Preislisten
Muster
Vertreterbesuche
allgemeine Liefer- und Zahlungsbedingungen
In einer speziellen Anfrage müssen Sie die gewünschte Ware so genau wie möglich beschreiben, und zwar nach
Je präziser Ihre Anfrage ausfällt, desto ausführlicher kann das Angebot auch bezüglich der Preise und Zahlungsbedingungen sein. Unnötige Rückfragen lassen sich so am besten vermeiden.
Angebot.
Auf eine allgemeine Anfrage reagieren Sie mit einem Angebot, in dem
Sie
sich für das Interesse bedanken
in der Anlage die gewünschten Preislisten
Kataloge und Geschäftsbedingungen übersenden. Wenn Sie auf eine spezie- le Anfrage reagieren, müssen Sie auf alle Fragen so genau wie möglich eingehen. Ein vollständiges Angebot enthält die Angaben über die Waren ( Art, Menge, Größe, Farbe, Qualität), den Preis, die Lieferzeit, die Liefer- und Zahlungsbedingungen, sowie die Geschäftsbedingungen. Das Angebot ist nach deutschem Recht grundsätzlich verbindlich. Sie können diese Verbindlichkeit aber auch einschränken; dann geben Sie ein zeitlich befristetes Angebot ab oder ein freibleibendes bzw. unverbindliches Angebot mit Formulierungen wie z.B Angebot gültig bis ..., Preisänderungen vorbehalten, solange Vorrat reicht, Zwischenverkauf vorbehalten etc.
4. Werbebrief.
Der Werbebrief ist eine Form der Direktwerbung, um das Interesse für Firma und Ihre Produkte zu wecken.
gibt zwei Hauptgründe für das Versenden eines Werbebriefs:
Sie wollen in Ihrem Kundenkreis für ein Produkt werben.
Sie wollen neue Kunden gewinnen.
Ein Werbebrief ist kein Angebot, sondern nur eine unverbindliche Einladung
an potentielle Kunden, Ihre Produkte zu kaufen. Dabei ist es besonders wichtig, daß Sie in Ihrem Schreiben
den Kunden so persönlich wie möglich ansprechen;
die Vorteile betonen, die Ihr Produkt für die speziellen Bedürfnisse dieses Kunden hat.
Wenn der Adressat den Eindruck hat, daß Sie für seine Bedürfnisse die individuelle Lösung bieten, dann wird er Ihre Einladung gern annehmen.
5. Nachfassbrief.
Nicht jeder Kunde reagiert gleich auf Ihr erstes Angebot. Das ist aber kein Crund zum Resignieren. Sie müssen dann eben nachfassen: Sie bringen sich beim Kunden in Erinnerung, indem Sie Ihr Angebot nochmals präsentieren.
Enweder rufen Sie den Kunden an (vor allem nach einem verlangten Angebot) oder
Sie setzen sich schriftlich (Brief, Fax) mit ihm in Verbindung.
So oder so wollen Sie natürlich erfahren, warum er nicht bestellt hat.
Geben Sie dem Kunden ein zusätzliches Argument an die Hand, warum er doch noch und gerade bei Ihnen bestellen soll. Schlagen Sie ihm beispielsweise einen Vertreterbesuch vor, damit er die Ware persönlich prüfen kann oder bieten Sie noch eine Sonderkondition an. Erwähnen Sie vielleicht auch die positive Resonanz auf Ihre Ware bei anderen Kunden.
Sie müssen sich dabei sehr vorsichtig verhalten: Gerade weil der Kunde (noch) kein Interesse an Ihrem Angebot hat, sollten Sie alles vermeiden, was aufdringlich wirken könnte. Wenn Sie dem Adressaten auf die Nerven gehen, war alle Mühe umsonst.
6. Auftrag , Bestellung - Widerruf.
Wenn Ihnen das erhaltene Angebot gefällt, dann erteilen Sie einen Auftrag oder bestellen, wobei Bestellung und Auftrag zwei Namen für dieselbe Sache sind. Nach einer telefonischen Bestellung sollten Sie Ihren Auftrag sofort schriftlich bestätigen.
Juristisch unterscheidet man zwischen zwei Arten von Aufträgen:
Ihr Auftrag bezieht sich auf ein freibleibendes Angebot. Dann haben Sie sich verpflichtet; das Zustandekommen eines Kaufvertrages hängt vom Lieferanten ab. Das bedeutet, daß er die Bestellung annehmen oder ablehnen kann.
Sie nehmen ein festes Angebot an und begründen damit einen Kaufvertrag. Der Lieferant muss liefern. Sie müssen die Ware abnehmen und bezahlen.
Es sei denn, Sie widerrufen Ihren Auftrag, weil Sie ihn aus bestimmten Gründen
nachträglich ändern oder
ganz zurückziehen wollen
Ihr Widerruf ist nur dann rechtlich wirksam, wenn der Lieferant ihn vor
oder spätestens gleichzeitig mit Auftrag erhält. Aus diesem Grund widerrufen Sie am besten per Fax.
7. Auftragseingang/Annahme.
Nach Erhalt der Bestellung schicken Sie dem Kunden eine Auftragsbestätigung, damit es überhaupt zu einem Kaufvertrag kommt. Sie müssen das tun, wenn
Ihr vorangegangenes Angebot unverbindlich war
Sie gar kein Angebot vorgelegt haben
Der Kunde Ihr ursprüngliches Angebot modifiziert hat. Eine schriftliche Auftragsbestätigung ist vor allem bei telefonischen Bestellungen wichtig. Solche Aufträge sind häufig eine Quelle von Missverständnissen- und zwar auf beiden Seiten.
Ablehnung.
Bei Ihnen bestellt ein Kunde, jedoch können oder wollen Sie diesen Auftrag nicht ausfuhren. Zum Beispiel, weil der Kunde
Etwas bestellen will, was sie gar nicht angeboten haben oder
Auf Ihr Angebot mit einem Gegenangebot zu veränderten Bedingungen reagiert hat.
Dann senden Sie dem Kunden eine schriftliche Ablehnung zu.
8. Lieferung. Versandanzeige und Rechnung.
Eine Versandanzeige ist üblich, besonders wenn Sie größere Mengen eines Artikels oder Güter mit großem Umfang oder Gewicht liefern.
Die Rechnung (Handelsrechnung Faktura) legen Sie entweder bei oder Sie schicken sie nach Auslieferung der Ware mit getrennter Post ab. Die Rechnung enthält
Angaben über Menge und Art sowie die genaue Bezeichnung der Ware
Brutto- und Nettopreis sowie die Mehrwertsteuer
Zahlungsmodi
Eventuell einen Hinweis auf den Exporteur
Unter Umständen auch eine Beglaubigung durch Handelskammer oder Konsulat.
9. Wareneingang Empfangsbestätigung - Zahlungsanzeige.
Manchmal wünscht die Lieferfirma, daß Sie ihr eine Empfangsbestätigung senden, nachdem sie die Waren erhalten haben. Wenn Kunde den Empfang der Ware bestätigen, teilen Sie dem Lieferanten oft gleichzeitig mit, wann und wie Sie bezahlen wollen. Diese Zahlungsanzeige können Sie entweder separat oder - bei Vorauszahlung - zusammen mit der Bestellung zuschicken.
10. Lieferverzögerung Mahnung - Antwort auf eine Mahnung.
Manchmal passiert es, daß Ihr Lieferant nicht rechtzeitig liefert. Bei nicht erfolgter Lieferung schicken Sie dem Lieferanten eine Mahnung, in der Sie verlangen, daß die Firma ihre Lieferpflichten erfüllt und - wenn vertraglich festgehalten - zusätzlich Schadenersatz (Pönale) zahlt. Es ist Ihr gutes Recht, in der letzten Mahnung eine angemessene Nachfrist zu setzen und darauf hinzuweisen, daß sie nach Ablauf dieser Frist die Ware nicht mehr annehmen.
11. Mängelrüge - Antwort auf eine Mängelrüge.
In der Mängelrüge weisen Sie auf die Mängel in der Art (Sie haben die falsche Ware bekommen), Menge (Sie haben zu viel oder zu wenig erhalten) oder die Qualität (die Ware ist verdorben oder beschädigt).Mängel sind ein Grund sich beim Lieferanten zu beschweren. Eine solche Beschwerde ( Beanstandung, Reklamation) nennt man auf Deutsch Mängelrüge.
Wenn Sie bei der Prüfung der angelieferten Ware Mängel entdecken, dann können Sie Ihr Recht geltend machen. Sie können dann verlangen, daß die Lieferfirma den Vertrag rückgängig macht (Wandlung), Ihnen einen Preisnachlass gewährt (Minderung), Ersatzware liefert (Umtausch) bzw. Die Ware repariert oder Schadenersatz leistet
Wenn Sie von einem Kunden eine Mängelrüge erhalten, prüfen Sie sie genau. Wenn sie berechtigt ist, entschuldigen Sie sich beim Kunden und bringen Sie Angelegenheit schnell in Ordnung. Wenn Sie herausfinden,
daß sie unberechtigt ist, dann weisen Sie die Beschwerde höflich zurück. Manche Fälle sind zweifelhaft. Zeigen Sie sich dann lieber kulant (großzügig und entgegenkommend), denn einen guten Kunden verliert man schließlich nicht gern.
12. Zahlungsverzögerung Mahnung - Antwort auf eine Mahnung
Wenn Ihr Kunde nicht rechtzeitig zahlt, dann schicken Sie ihm zunächst eine Zahlungserinnerung. Machen Sie darin den Kunden auf den noch ausstehenden Rechnungsbetrag aufmerksam, fügen Sie eventuell eine Rechnungskopie oder einen Kontoauszug bei und fordern Sie den Kunden freundlich - aber bestimmt - zur Überprüfung und Zahlung auf. Ist diese Mahnung erfolglos, so schicken Sie die zweite und unter Umständen die dritte und letzte Mahnung.
In der ersten Mahnung beziehen Sie sich auf die Zahlungserinnerungen und stellen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Betrag eventuell eine Mahngebühr in Rechnung.
In der zweiten Mahnung beziehen Sie sich auf Zahlungserinnerung, sowie auf die erste Mahnung (einschließlich der fälligen Mahngebühr) und setzen dem Kunden eine Frist, bis wann er den Betrag bezahlen soll. Zahlt er dann immer noch nicht, bekommt er von Ihnen eine dritte und letzte Mahnung. Sie nehmen dabei Bezug auf Ihre bisherigen Mahnschreiben, setzen dem Kunden eine zweite Frist und kündigen bei Nichteinhaltung dieser letzten Frist rechtliche Schritte an.
13. Zahlung mit Wechseln.
Im heutigen Geschäftsverkehr kommt die Zahlung per Wechsel vor. Es handelt sich dabei um eine bargeldlose Zahlungsform mit der ein Gläubiger einen Schuldner auffordert, an einem festgesetzten Tag eine bestimmte Geldsumme an ihn selbst oder an einen Dritten zu zahlen.
Fast alle Wechsel werden bei Fälligkeit durch ein Kreditinstitut eingelöst Angenommen, Sie legen rechtzeitig einen Wechsel vor, er wird aber nicht eingelöst, dann erheben Sie Protest. Da es sich um eine amtliche, schriftliche Bestätigung handelt, müssen Sie damit einen Notar, Gerichts oder Postbeamten beauftragen.
Angenommen, Sie sind der Bezogene (Wechselschuldner) und können aufgrund von Zahlungsschwierigkeiten Ihr Akzept nicht einlösen: Damit es gar nicht erst zum Protest kommt und somit Ihr guter Ruf als kreditwürdiger Geschäftspartner leidet bitten Sie den Aussteller um Prolongation, also um Verlängerung der Laufzeit des Wechsels. In einem entsprechenden Schreiben an den Aussteller legen Sie dar, warum Sie momentan nicht zahlen können, weisen sie auf künftige Geldeingänge hin und nennen Sie einen neuen Zahlungstermin.
14. Zahlungsschwierigkeiten. Versuch einer Einigung.
Ihre Firma schon einmal in Zahlungsschwierigkeiten gekommen, ohne daß es vorherzusehen war, dann informieren Sie in Ihrem Brief den Gläubiger über Ihre Lage, legen Sie ihm die Gründe dar und schlagen Sie ihm eine für beide Seiten akzeptable Lösung vor. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie bitten um Stundung der fälligen Rechnung oder Sie schlagen Abschlagszahlungen vor, das heißt die Rückzahlung des Gesamtbetrages in Raten.
15. Kreditauskunft.
Wenn Sie mit einer Firma ein Geschäft planen, bei dem Ihr Unternehmen als Kreditgeber auftritt, sind Sie natürlich daran interessiert zu erfahren, ob Ihr Geschäftspartner kreditwürdig ist. Sie wollen deshalb eine Kreditauskunft über ihn. In Deutschland wird damit in der Regel eine Auskunftei beauftragt; manchmal wendet man sich aber auch an einen alten Geschäftspartner, der mit dem neuen Partner schon zusammengearbeitet hat. Oft nennt der potentielle Geschäftspartner aber auch von sich aus eine Bank, die bevollmächtigt ist Auskunft zu geben. Ob und wie kreditwürdig eine Firma ist, hängt von vielen Faktoren ab. Wissenswert sind für Sie auf jeden Fall Informationen über Betriebsverhältnisse, Umsatz und Verschuldung. Natürlich sind solche Auskünfte mit absoluter Diskretion zu behandeln..Wenn Sie an einen Geschäftspartner wenden, sollten Sie auf dem Anschriftenfeld mit Persönlich /Vertraulich beginnen und den Adressaten vor der Firma nennen; so öffnet er persönlich den Brief. Dieselbe Vertraulichkeit müssen Sie natürlich auch als Auskunftgeber wahren. Je nachdem, wie die Auskunft über ihren Geschäftspartner ausfällt, werden Sie von ihm spezielle Sicherheiten fordern, wie zum Beispiel einen Wechsel, eine Bürgschaft (= ein Dritter garantiert die Zahlungsfähigkeit des Schuldners), eine Sicherheit (=ein bis zur Rückzahlung überlassenes Eigentum) in Form einer Immobilie oder eines anderen Wertgegenstandes. |
