1. Стратегическое управление
Скачать 1.77 Mb.
|
2.7. ПОСТАНОВКА И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАДАЧ (делегирование)Под делегированием в общем смысле понимается передача подчиненному задачи или деятельности из сферы действий руководителя. Тест «Умение делегировать поручения» Инструкция – дайте ответы: «Да» или «Нет»
Обработка результатов – если Вы дали 4-5 утвердительных ответов, то Вам имеет смысл совершенствовать свое умение делегировать поручения. Об этом можно сказать «Не делай сам того, что можешь поручить другому». Делегирование является основной деятельностью всякого управляющего. Ее прямые и косвенные эффекты весьма значительны. Делегирование важно как для руководителя, так и для подчиненных. Не все руководители бывают последовательны в поручении дел своим подчиненным. Стоит проверить: что можно еще улучшить в стиле делегирования.
Что делегировать: рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы, подготовительную работу Нельзя делегировать: установление целей, принятие решений, контроль результатов, руководство сотрудниками (их мотивация), задачи особой важности, особой степени риска, актуальные срочные дела, когда нет времени для перепроверки, задачи строго доверительного характера. Когда делегировать: так часто и так много, как только можно и насколько позволяет рабочая обстановка. Полна сложности управленческая функция постановки задач. Каждая задача должна обладать следующими характеристиками: □ время выполнения; □ обоснование реальности выполнения, если задача сложная или новая; □ четко сформулированный ожидаемый результат; □ описание средств решения задачи и их доступность; □ описание алгоритма решения задачи (в случае, если задача не творческая и сложная); □ значение для подчиненного. Немного расшифруем. Характеристики поставленной задачи Время выполнения Вспомним правило Паркинсона: «Работа занимает все время, которое на нее отводится». Если вы не определили четко время выполнения задачи, вероятность ее выполнения становится неопределенной. Я не говорю, что вероятность мала, я не говорю, что вероятность велика. Я утверждаю, что вероятность неопределенная. Проще говоря, кто его знает, будет выполнено задание или не будет. Если не определено время, у подчиненного есть возможность оттягивать выполнение задания, а у вас нет возможности строго спросить. Реальность выполнения Для сложных задач будет нелишним обосновать реальность выполнения. Если вам кажется что-то реальным, это не значит, что другим кажется так же. Простая и эффективная аксиома. А интересно, бывает ли аксиома простая, но неэффективная? Или, проще, бывает ли аксиома неэффективной? У каждого человека собственный субъективный мир. В чем-то наши миры пересекаются, что является согласованной реальностью. Но есть участки картин мира, которые могут быть непонятны другим. Четко сформулированный ожидаемый результат Сфокусируйте внимание подчиненного на ожидаемом результате. Чем лучше он будет представлять конечную цель, тем быстрее найдет надежные средства ее достижения. Проговорите ожидаемый результат несколько раз. Осознание подчиненным ожидаемого результата — корневой вопрос при постановке задач. От этого может зависеть многое. Это очень важно. Описание средств решения задачи и их доступность Если задача сложная или новая, или и то и другое вместе взятое, важным в постановке задачи является демонстрация средств решения этой задачи и их доступности. Чтобы провести маркетинговое исследование, средствами могут быть выделяемый бюджет, время на исследование, ПК, доступ в Интернет, возможность быстро передвигаться по городу, средства коммуникации, базы данных, специальная литература. Описание алгоритма решения задачи (в случае, если задача не творческая) Не творческая многоступенчатая задача требует прописывания алгоритма ее решения. Значение для подчиненного На выполнение простых, рутинных задач мотивируют единожды — при поступлении на работу, когда сообщают должностные функции. Но... Есть много задач, которые требуют дополнительной мотивации подчиненного, как отрицательной, так и положительной. 1. «Это увеличит твои продажи» — это мотивация. 2. «Благодаря этому мы станем первыми» — это мотивация. 3. «У тебя освободится время для выполнения более интересных и живых заданий» — это тоже мотивация. 4. «Только ты с этим справишься» — и это тоже мотивация. Значение может быть и отрицательным. □ «Ну, если ты не справишься, я даже не знаю...» □ «Надеюсь того, что было в прошлый раз, не повторится». □ «Никакие оправдания не принимаются. Задача должна быть выполнена!» Значение может быть и неопределенным. □ «Посмотрим, как ты справишься». □ «Все зависит от тебя, это покажет, как ты относишься к делу». Характеристики задачи являются необходимыми, но недостаточными для эффективного выполнения этой задачи. Многое зависит от умения усиливать воздействие при постановке задачи. Технологии усиления постановки задач. Формализованная постановка (сделай то-то) Инструктирование является формой оказания влияния. Проговаривание, а лучше прописывание, инструкции по выполнению задания достаточно сильно воздействует на картину мира подчиненного. Эмоциональное усиление с позитивным стимулом «Эмоции правят миром». Не знаю, кто так говорил, но наверняка кто-то говорил (и не он один). Здесь главное — не переусердствовать. Как врачу важно определить правильную дозировку лекарств, так и менеджеру необходимо контролировать количество эмоций, которые он вызывает у своего подчиненного. □ «Если ты это сделаешь, это будет классно». □ «Деньги тебе никогда не помешают». □ «Не так часто жизнь ставит перед нами такие задачи, это вызов нам. Ну что, мы его принимаем?» Но все фразы ничего не будут значить, если вы не включите нужную интонацию. Советую (если вы принимаете советы) тренировать собственное умение эмоционально воздействовать на других людей. Многие считают, что умеют, но, как только дело доходит до «покажи», получается не так хорошо, как предполагалось. Усильте задачу положительной эмоцией, черт возьми! Эмоциональное нагнетание с негативным стимулом Здесь мы все мастаки. Русский человек на первом месте в области эмоционального нагнетания. Сказать что-нибудь плохое другому, испортить ему настроение — как сказать «раз, два». Даже «три» говорить не надо. Всему своя сила. Иногда одного осуждающего взгляда достаточно для усиления воздействия, а иногда и угроза увольнения не помешает. Искусство выбора — вот что стоит ценить в себе. Проверочный метод «Расскажи, что ты понял», «Расскажи, что ты теперь будешь делать». Усиль задачу проверкой правильности ее выполнения. Правильно и по-военному. Не зря многие термины в менеджменте и маркетинге взяты из военной науки — к примеру, обозначение стратегий претендентов на лидерство. Будет нелишним при постановке непростой задачи удостовериться в ее понимании. Просто спросите у своего подчиненного: «Расскажи, как ты будешь это делать». Или по-другому: «Какие, по-твоему, необходимо предпринять меры, чтобы все было сделано?» Здесь обязательно задавайте открытые вопросы. Закрытый вопрос по типу «ты все понял?» вызовет с 90-процентной вероятностью ответ «да», но это «да» не даст вам уверенности. Люди не очень-то любят признаваться в своем непонимании. Страшно им, грешным (в детстве много ругали). А если серьезно, то не многие могут на вопрос «ты все понял?» ответить «нет», и ответить конструктивно. Если и скажут, то неправду, а если правду, то у вас хорошая команда, а вы отличный руководитель. Схематичное изображение задачи (схема-рисунок) с разбивкой на пункты Если вы хотите научиться ставить задачи с помощью схем-рисунков, то детализируйте задачу, используйте наглядность, находите причинно-следственные связи и т.д. Усиление метафорой К примеру, вы хотите получить к следующему понедельнику отчет о конкурентах: цены, способы продвижения, сильные места и т. д. Вызываете к себе толкового сотрудника и говорите ему: «Виктор, нам надо сделать исследование рынка с точки зрения конкурентов. Результаты исследования — это как топографическая карта, а рынок подобен лесу. Как тебе будет удобнее идти по незнакомому лесу: с картой или без нее? Учти, что нужно успеть к понедельнику, потому что мы планируем ряд собственных акций. В противном случае мы окажемся в лесу, а карта останется лежать дома». Ну вот, как-нибудь так. Думаю, что смысл вам понятен. Концентрация на результате Помните, что уже в самих характеристиках рабочей задачи есть пункт — четко сформулированный ожидаемый результат (не поленитесь, переверните несколько страниц назад). Если сознательно усиливать этот пункт, он превратится в технологию усиления постановки задачи. Сконцентрируйтесь несколько раз на результате. Проговорите его подчиненному снова и снова, снова и снова, снова и снова (чтоб в его глазах стояли слезы и немая отчаянная просьба остановиться). Сформулируйте результат в деталях, опишите его, представьте сами и побудите человека визуализировать результат. Чем отчетливее прописана цель, тем легче к ней идти. Итак, побуждайте подчиненных концентрироваться на результате. Возможно, вы обладаете своими секретами постановки задач. Это замечательно. Но не пренебрегайте возможностью обращать внимание на новое. И еще что важно, так это алгоритм постановки задачи. Алгоритм постановки задачи План таков. 1. Донести информацию до подчиненного. 2. Проверить, что указания поняты им верно. 3. Добиться принятия однозначных обязательств по выполнению задания. 4. Сообщить о процессе текущего контроля и учета. 5. При сложных и новых заданиях сказать, что нужно делать, если ситуация развивается не по намеченному плану (сообщить о плане «Б»). Донести информацию до подчиненного Практически все, что мы говорили о постановке задачи до этого, — это и есть донесение информации. За редким исключением. Сформулируйте задачу так, чтобы она соответствовала основным характеристикам, и примените одну или две технологии усиления постановки задач. Проверить, что указания поняты им верно Теперь пришла пора проверить сообразительность вашего сотрудника. Данный пункт алгоритма пересекается с проверочным методом. Но там мы говорили в контексте усиления постановки задачи, а здесь мы говорим в смысле обязательности данного пункта. □ «Расскажи, какие ты предпримешь первые шаги?» □ «Что, как тебе кажется, представляет самую большую сложность в этой задаче?» □ «Что здесь самое простое?» □ «Какой у тебя внутренний критерий успешности ее выполнения?» Достаточно. Вам предлагаю сочинить несколько новых вопросов на проверку понятливости и прозорливости подчиненного. Это очень важно. Добиться принятия однозначных обязательств по выполнению задания □ «Справишься?» □ «Успеешь за 2 часа?» □ «Успокой меня. Скажи, что все будет в полном порядке». □ «Какая тебе нужна помощь от меня?» Удивительно, сколько раз на вопрос руководителя: «Справишься?» звучит ответ: «Постараюсь». Это плохой ответ!!! Потом сотрудник может сказать, что он старался очень, но не получилось. А вы его к себе брали для того, чтобы получалось! Если подчиненный скажет вам «приложу все силы», ответьте ему, что это очень хорошо, но вам нужна гарантия выполнения. Сообщить о процессе текущего контроля и учета. Когда люди знают, что их контролируют и будут продолжать контролировать, они работают лучше. Скажем это сейчас, скажем это и потом, а затем и в третий раз скажем. С нас не убудет, а вам прибудет. Основная проблема российского менеджмента — это проблема контроля! □ «Каждый день мне докладывай, как идут дела». □ «Я к вам буду заходить проверять, что все идет по плану». □ «Каждую неделю в электронном виде присылай мне отчет о сделанном». При сложных и новых заданиях сказать, что нужно делать, если ситуация развивается не по намеченному плану (сообщить о плане «Б»). Если что- то нет идет часто говорят: «Переходим к плану "Б"». И этот план, запасной и продуманный заранее. Если задача, которую вы ставите, имеет множество переменных и непостоянных, то почему бы вам не задуматься о вариантах развития событий, которые идут вразрез с ожидаемыми? Так что сообщите, пожалуйста, что делать подчиненному тогда, когда все идет наперекосяк и не так, как хотелось бы. И как бы между прочим отметим, что важно не только правильно ставить задачи, но и эффективно их распределять... Памятка «Как делегировать?» Вашему вниманию предлагается 20 критериев правильного делегирования:
9.Передавайте сотруднику вместе с рабочей задачей полномочия и компетенцию, необходимые для ее выполнения.
а) подготовить сотрудника; б) объяснить задачу; в) показать, как делать работу; г) доверить сотруднику дальнейшее исполнение под наблюдением и корректировать его; д) передать сотруднику работу целиком и осуществлять только контроль за исполнением. 14. Предоставляйте сотруднику возможность дальнейшего профессионального обучения в целях лучшего выполнения порученных ему, ответственных задач.
17. Вместе с тем придайте сотруднику уверенность в том, что в случае возникновения трудностей и проблем он всегда может попросить у вас совета и поддержки.
20. Конструктивно хвалите; за успехи и критикуйте за недостатки и неудачи в работе. Позволяйте сотруднику либо представлять в высших инстанциях порученную ему задачу как его работу, либо соучаствовать в ее представлении на соответствующем уровне. Итог □ Каждая задача должна обладать следующими характеристиками: время выполнения; обоснование реальности выполнения, если задача сложная или новая; четко сформулированный ожидаемый результат; описание средств решения задачи и их доступность; описание алгоритма решения задачи (в случае, если задача не творческая и сложная); значение для подчиненного. □ Осознание подчиненным ожидаемого результата — корневой вопрос при постановке задач. □ Технологии усиления постановки задачи увеличивают вероятность выполнения задачи, правильного выполнения и выполнения в срок. Существуют следующие технологии: формализованная постановка, эмоциональное усиление с позитивным стимулом, эмоциональное нагнетание с негативным стимулом, проверочный метод, схематическое изображение задачи (схема-рисунок) с разбивкой на пункты, усиление метафорой, концентрация на результате. □ Применяя алгоритм постановки задач, руководитель добивается значительно большего. Алгоритм: 1) донести информации до подчиненного; 2) проверить, что указания поняты им верно; 3) добиться однозначных обязательств по выполнению задания; 4) сообщить о процессе текущего контроля и учета; 5) при сложных и новых заданиях сказать, что нужно делать, если ситуация развивается не по намеченному плану (сообщить о плане «Б»). □ Когда люди знают, что их контролируют и будут продолжать контролировать, они работают лучше. 2.8. КОНТРОЛЬ ПЕРСОНАЛА Функция контроля имеет огромнейшее значение во всех сферах деятельности. В понятие «контроль» люди вкладывают как минимум два смысла. Первое значение контроля — получение обратной связи о том, что происходит, получение информации, которая дает представление о состоянии дел на данный момент. Второе значение контроля — сдерживание нежелательного на данный момент поведения или подталкивание к нужной деятельности. В понятии «контроль» заложен смысл и сбора данных, и реагирования на эти данные. Можно высококвалифицированным работникам профессионально поставить задачу, замотивировать их на выполнение. Можно, еще как можно. И все это может оказаться всуе, бесполезно без надлежащего контроля. Контроль — наиболее слабое место менеджмента, особенно российского. Салтыков-Щедрин говорил, что необыкновенная суровость российских законов компенсируется абсолютной необязательностью их исполнения. Существует, как минимум, три вида контроля: упреждающий контроль, контроль процесса, контроль результата. Упреждающий контроль предполагает ваши знание процесса и предупреждение ошибок еще до начала деятельности. Вы, понимая, где могут быть ошибки, говорите подчиненному о том, на что обратить особое внимание. Контроль процесса предполагает расстановку контрольных точек, на которые необходимо смотреть, когда подчиненные проходят эти точки. Контроль результата фокусируется на достижениях. Вы используете все три вида контроля? Вы используете их эффективно? Существуют два принципа контроля: принцип минимакса и принцип единства постоянства и непредсказуемости. Принцип минимакса можно сформулировать таким образом — количество контрольных точек должно быть минимальным при максимальном охвате подконтрольных областей. Почему? Иначе контроль, контроль над контролем, контроль над контролем контроля и т. д. И система становится неповоротливой. Принцип единства постоянства и непредсказуемости гласит, что необходимо как поддерживать постоянные точки контроля, о которых знают подчиненные, так и осуществлять без предупреждения контролирующие замеры в разных точках бизнес-процесса. Необходимо поработать с этой функцией очень серьезно, чтобы она стала неотъемлемой частью вашего управленческого актива. Возможно проведение контроля за эффективностью выполняемых заданий в виде анкетирования (сбор мнений непосредственного руководителя и руководителей других подразделений, коллег и т.д.) Контрольный лист для проведения оценки, аттестации сотрудников Цель: сделать анализ знаний, навыков и умений, затрачиваемых усилий, степени ответственности и отношения к работе. Ф.И.О.____________________________________________________ Должность, отдел_____________________________________
Итог □ Самая главная проблема российского менеджмента — это проблема контроля. □ Алгоритм контроля компании или отдела может быть следующим:
□ Введение новой контролирующей системы нарушает отлаженность действий. Так что наберитесь терпения и реализовывайте свой план. □ Контроль необходимо построить таким образом, чтобы минимум ваших действий привел к максимуму контроля за ситуацией. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Государственная итоговая аттестация по направлению 38. 04. 03 «Управление персоналом» программа «Стратегическое управление персоналом»... | | «Организация научно-исследовательской деятельности в области управления персоналом» |
 | По материалам статьи «Стратегическое поведение: от разработки до реализации», Коробейников О. П., Колесов В. Ю., Трифилова А. А.... | | Анализ среды является исходным процессом стратегического управления, обеспечивающим базу для всех последующих процессов. При этом... |
| Программа предназначена для преподавателей, ведущих данную дисциплину, учебных ассистентов и магистрантов направления подготовки... | | Коммерциализация интеллектуальной собственности: сущность, этапы, стратегии 5 |
| Территориальное управление Федерального агентства по управление государственным имуществом в Амурской области | | Ниже приводятся отдельные мероприятия, которые различные страны, межправительственные и неправительственные организации планировали... |
| Такой тип резюме больше всего подходит для демонстрации профессионального продвижения в определенной области, карьерного роста в... | | ... |