Обзор функции горизонтального меню
В горизонтальном (верхнем) меню девять пунктов (рис. 30).
Рис. 30. Общий обзор меню.
Обратите внимание на почти полное совпадение горизонтальных меню Сalc и Writer. Это связано с единством объектно-ориентированной технологии OpenOffice, которое предполагает, что интерфейс одного приложения отличается от интерфейса другого приложения только специфическими операциями.
Например, в Calc пункты меню File (Файл) и View (Вид) почти ничем не отличаются от соответствующих пунктов Writer, и вы можете считать, что освоили работу с этими пунктами.
В других пунктах имеются некоторые отличия. Например, в пункте Правка есть команды Удалить ячейки; в пункте Вставка – команды Ячейки, Строки, Функция и т.д.
Панели инструментов
Работая с Calc, вы будете использовать, в основном, две панели инструментов – панель «Стандартная», «Форматирование» и панель «Панель формул».
Кнопки группы Файл выполняют те же функции, что и в соответствующей панели редактора Writer (рис. 31).
Группа Правка содержит кнопки, с которыми вы уже знакомы (см. рис. 32).
Кнопки группы Вид позволяют изменять вид текстового процессора, добавлять и убирать на панели инструментов необходимые для комфортной работы кнопки (рис. 32), отменить и повторить последнюю выполненную команду.
|
|
Рис. 31. Меню Файл
|
Рис. 32. Меню Правка
|
|
Кнопки группы Вставка позволяют вставлять в таблицу Calc ячейки, строки, столбы, лист, диаграммы (о них речь пойдет ниже), разрыв страниц, функции и т.д. (рис. 33).
|
Рис. 33. Меню Вид
|
|
|
Возможность вставки функций представляет для нас наибольший интерес. Эта процедура позволяет, не зная основ программирования, проводить вычисления, проводить статистические обработки данных и многое другое с помощью компьютерных технологий. Пусть мы имеем таблицу результатов деятельности учителя по предмету за какую-либо четверть (рис. 34).
|
Рис. 34. Меню Вставка
|
|
Рис. 35. Результаты деятельности
учителя
Пусть перед нами стоит задача вычислить средние значения % успеваемости и % качества знаний. Для этого проделаем следующее: активизируем ячейку С18 (– Вставка – Функция – Статистические – AVERAGE – Выделить диапазон ячеек C8:C17 – ОК (см. рис. 36 а, б).
|
|
Рис. 36 а. Меню Вставка
|
Рис. 36 б. Выбор функции
|
В результате выполненных действий получим в ячейке С14 значение, равное 99,5. Аналогично производим расчеты и для % качества знаний. Таким образом, наша таблица примет вид (рис. 37).
Рис. 37. Результаты деятельности учителя
Группа кнопок Формат позволяет управлять размером ячеек, положением текста в таблице, выбирать шрифты, устанавливать границы, управлять цветом и многое другое (Рис. 38).
|
|
Рис. 38. Меню Формат
|
Рис. 39. Меню Сервис
|
Группа кнопок Сервис позволит вам проверить орфографию, осуществить автозамену (опечаток при наборе и др.), управлять доступом (регистрация изменений, обновление изменений, разрешать противоречивые изменения), устанавливать защиту (книги, листа, позволить общий доступ) и т.д. (рис. 39).
Новая группа команд Данные является специфической для работы с электронными таблицами (рис. 40).
Перечислим некоторые пункты этого меню.
Сортировка – позволяет сортировать (выделенные) данные по возрастанию и убыванию.
Фильтр – выполняет условие задаваемого отбора.
Промежуточные итоги – автоматизирует некоторые статистические функции.
Проверка – проверяются параметры, установленных условий.
Текст по столбцам – преобразование данных столбца в текст.
Сводная таблица – возможность автоматизированного создания сводной таблицы на новом листе.
Группа и структура – группировка строк и столбцов, изменение структуры таблицы.
|
Рис. 40. Меню Данные
|
3.3. Ввод данных в ячейку таблицы
Чтобы ввести данные в конкретную ячейку, необходимо выделить ее щелчком мыши, а затем щелкнуть на строке формул. Появляется мерцающий текстовый курсор, и вы можете набирать информацию, пользуясь при этом знакомым вам основным стандартом редактирования (клавиши курсора, {Backspace}, {Del}). Вводимые в строке формул данные воспроизводятся в активной ячейке.
При вводе данных в левой части строки формул возникают три кнопки, предназначенные для управления процессом ввода: с красным крестиком, зеленой галочкой и значком fх.
Если щелкнуть на кнопку с крестиком, ввод прекращается, и данные, поступившие в ячейку в текущем сеансе ввода, удаляются.
Если щелкнуть на кнопке со значком fх, на экран поступит диалоговое окно Мастера функций. Вы можете ввести свою функцию или выбрать из предложенных списков.
Завершив ввод данных, вы должны зафиксировать их в ячейке любым из трех способов:
1) нажав клавишу {Enter};
2) щелкнув на кнопке с галочкой;
3) щелкнув мышью на другой ячейке.
Для ввода данных можно также дважды щелкнуть мышью на выбранной ячейке, и текстовый курсор появится непосредственно в ячейке. В этом случае допускаются только ввод символов и удаление их клавишей {Backspace}. Для фиксации данных можно либо воспользоваться одним из описанных выше трех способов, либо сместить курсорную рамку на другую ячейку любой из клавиш управления курсором.
Наконец, для ввода новых или для исправления старых данных вы можете просто начать их набор в текущей ячейке. Ячейка очищается, появляется текстовый курсор и активизируется строка формул.
Адреса ячеек и имена функций вы можете набирать на любом регистре – верхнем или нижнем.
Эксперименты со шрифтом вы можете провести самостоятельно по аналогии с MS Word.
3.4. Изменение ширины столбца и высоты строки
Ширина столбца измеряется в символах. Например, ширина 15.5 означает, что в ячейку данного столбца можно ввести в среднем 15,5 символов стандартного шрифта (для пропорционального шрифта точная оценка невозможна).
Высота строки измеряется в пунктах (от 0 до 409). Чаще всего вам придется изменять ширину столбца (например, чтобы разместить тексты или использовать длинные числа).
Для изменения размеров столбца (строки) в Excel предусмотрены два способа:
1. Чтобы изменить ширину столбца, установите указатель мыши на правую границу в заголовке столбца (указатель примет форму черного крестика) и переместите границу влево или вправо. Чтобы изменить высоту строки, установите указатель мыши на нижнюю границу в заголовке строки (указатель примет форму черного крестика) и переместите границу вверх или вниз.
В поле имени при перемещении границы высвечивается текущая ширина столбца (высота строки) в соответствующих единицах измерения (символах или пунктах).
2. Если вы хотите явно задать ширину столбца (в символах) или высоту строки (в пунктах), выделите хотя бы одну ячейку в столбце или строке, затем выберите команду Формат – Столбец – Ширина или Формат – Строка – Высота и укажите в соответствующем диалоговом окне необходимое значение ширины (высоты).
3.5. Данные, заносимые в ячейку таблицы
В любую ячейку электронной таблицы можно ввести:
текстовую (алфавитно-цифровую) информацию;
число;
формулу.
Формула. Формула в Excel всегда начинается со знака «==« (равно). В формулу могут входить данные разного типа, однако мы будем считать ее обычным арифметическим выражением, в которое можно записать только числа, адреса ячеек и функции, соединенные между собой знаками арифметических операций.
Например, если вы ввели в ячейку В7 формулу = А3 + С3 * F3, значением этой ячейки будет число, которое равно произведению чисел, записанных в СЗ и F3, сложенному с числом из ячейки А3. В ячейке на экране может отображаться либо формула, либо результат вычислений по данной формуле.
Текст. Текст в представлении Excel не является ни числом, ни формулой и не подвергается каким-либо преобразованиям. Например, последовательность – 15.2 будет считаться числом, а – 15,2 или vl5.2 – текстом. Последовательность =A11+A22 – это формула, а А11+А22 – текст.
Если вводимый в ячейку текст превысит по длине видимую ширину столбца, возможны два случая:
1) следующие ячейки в строке пусты, – тогда визуально текст накроет эти ячейки;
2) в следующих ячейках есть данные, – тогда правая часть текста скроется за этими ячейками.
3.6. Выделение фрагментов электронной таблицы
Выделение фрагментов документа в Excel играет ту же роль, что и в других приложениях Office, – именно к таким фрагментам применяются выдаваемые вами команды копирования, удаления, форматирования и т.п.
Ячейка электронной таблицы, окаймленная серой рамкой, является выделенной (текущей). Передвигать рамку можно с помощью клавиш управления курсором, поэтому ее часто называют курсорной рамкой. Для выделения любой ячейки достаточно щелкнуть по ней мышью.
Очень часто приходится выделять блок ячеек, т.е. прямоугольный сектор таблицы, вырезающий несколько строк и столбцов. Например, на рис. 41 показан выделенный блок ячеек из трех строк и шести столбцов, причем адрес левой верхней ячейки равен В8, а адрес правой нижней ячейки – D9. Для выделения блока необходимо установить указатель внутри левой верхней ячейки, нажать левую кнопку мыши и смещать указатель по диагонали к правому нижнему углу блока. При этом первая ячейка внешне не изменяется, а остальные окрашиваются в цвет. Пример выделения блока ячеек:
Рис. 41. Выделение блока ячеек
Чтобы выделить:
• целый столбец – щелкните мышью на соответствующем номере в заголовке столбца;
• целую строку – щелкните мышью на соответствующем номере в заголовке строки;
• всю таблицу – щелкните на левой пустой кнопке в заголовке столбца.
Обратите внимание, что выделенная ячейка, столбец, строка, таблица – частный случай выделенного блока ячеек.
Примечание. Если вам необходимо отформатировать часть ячейки, вы можете выделить эту часть в строке формул с помощью клавиши {Shift} и стрелок курсора – так же, как это делается в документах Word. В том случае, если требуется выделить часть ячеек, расположенных не рядом, то, удерживая клавишу {Ctrl}, выделите с помощью мыши.
|
