Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессонального образования «волгоградский государственный университет» Е. В. Булюлина архивоведение учебное пособие
Скачать 2.38 Mb.
|
Перечни документов – это систематизированные списки документов, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на государственное хранение обязателен. Перечни относятся к числу основных справочников по экспертизе ценности документов. Они обеспечивают сохранность документов, образующихся в деятельности организаций, ориентируют в сроках их хранения, облегчают отбор документов на постоянное хранение и способствуют систематическому освобождению организаций от документов с истекшими сроками хранения. Перечни бывают типовыми и ведомственными. Типовые перечни – это перечни документов, образующихся при выполнении общих для всех организаций, то есть типовых, функций управления (руководство, планирование, финансирование и т.д.). Типовые перечни издаются Росархивом. Они предназначены для работников государственных, муниципальных и ведомственных архивов, а также для специалистов организаций всех форм собственности. Ведомственные перечни составляются или на документы одной определенной организации, или на документы всех организаций одного ведомства. Они должны предусматривать, помимо управленческой, и другую специальную документацию, создаваемую организациями ведомства по всем направлениям их деятельности. Ведомственные перечни издаются федеральными ведомствами и согласовываются с Росархивом. В 2011 г. ВНИИДАД разработал методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в федеральных органах исполнительной власти и подведомственных им организациях. Перечни не распространяются на те категории документов, которые образовались до его создания, поскольку условия и круг деятельности фондообразователя изменялись. Со временем перечни устаревают и должны перерабатываться, как правило, через 10-15 лет после введение их в действие. При наличии перечней сохраняется основное правило экспертизы: изучение дел, подлежащих передаче на постоянное хранение, и дел, выделяемых к уничтожению, особенно тех из них, в составе которых могут быть ценные документы. Перечни обычно строятся по функциональному признаку и включают разделы, отражающие основные направления деятельности организаций. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам. Так, перечни типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, состоят из разделов, отражающих типовые функции, свойственные всем организациям, независимо от вида деятельности и формы собственности: управление, планирование, финансирование, учет и отчетность, трудовые отношения, материально-техническое обеспечение деятельности и т.д. Документы в разделах и подразделах расположены по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности. В перечне указывается номер статьи, вид документа, срок хранения документа, примечание. Вспомогательный справочный аппарат к перечням состоит из указаний по применению перечня, списка сокращенных слов и указателя вида документов. В 2004 г. ВНИИДАД, ГАРФ и РГАЛИ при участии Росархива начали работу по разработке экспериментальной базы данных «Состав и сроки хранения документов, образующихся в организациях». Особенностью этой базы данных является то, что она не просто создается и ведется на основе имеющейся информации (перечней документов, примерных номенклатур дел, решений ЦЭПК, законодательных актов), но и соединяет в себе процессы создания данной информации, ее уточнения, ввода, ведения, поиска. БД «Состав и сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций» включает: перечни типовых документов и перечни документов ведомств, а также примерные номенклатуры дел, действующие в настоящее время; законодательные и иные нормативные правовые акты по вопросам, связанным с отбором документов на хранение и уничтожение. База данных носит межведомственный характер, ее пользователями могут быть не только архивные, но и другие организации. Она является многофункциональной. БД может быть использована при разработке перечней документов ведомств. После разработки ведомственного перечня, в соответствии с договорённостью (соглашением), федеральный орган исполнительной власти представляет электронную версию перечня документов в Росархив для включения в БД. Передача её осуществляется по акту и сопровождается письмом руководителя ведомства, подтверждающим достоверность электронной версии перечня. Все сведения БД основаны на законодательных, нормативных или методических документах и имеют ссылки на них. Кроме перечней, имеется система методических разработок ВНИИДАД и архивных учреждений, как федеральных, так и субъектов федерации, по вопросам экспертизы ценности документов, в которых обобщается практический опыт и результаты научных исследований.
Комплектование архива – это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ в соответствии с его профилем. Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами принадлежности документов к составу Архивного фонда РФ, соблюдения прав собственности на документы, происхождения и территориальной принадлежности документов, недробимости фондов. Документы Архивного фонда РФ по истечении предельных сроков временного хранения у фондообразователя в обязательном порядке передаются на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. В федеральные архивы на постоянное хранение передаются архивные фонды и архивные документы федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ, организаций, отнесенных к федеральной собственности. В государственные архивы субъектов РФ на постоянное хранение передаются архивные фонды и архивные документы органов государственной власти и организаций, отнесенных к государственной собственности субъектов РФ. В муниципальные архивы на постоянное хранение передаются архивные фонды и архивные документы органов местного самоуправления и организаций, отнесенных к муниципальной собственности. На территории субъектов РФ могут находиться объекты федеральной собственности (территориальные управления федеральных органов исполнительной власти и т.п.), а на территории муниципальных образований – объекты собственности субъекта РФ. Архивисты решают эту проблему на основе принципа территориальной принадлежности: на какой территории создаются архивные документы, в тот архив они и поступают на хранение, независимо от формы собственности. Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, могут передаваться негосударственными организациями и гражданами на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. Передача осуществляется на основе соглашения (договора). Состав работ по комплектованию архива Комплектование архива включает: - определение источников комплектования архива в соответствии с его профилем; - определение состава документов, подлежащих приему в архив; - прием документов в архив. Источники комплектования государственного (муниципального) архива – это организации и граждане, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ, то есть имеющие историческое, научное, социальное, культурное и иное значение и подлежащие передаче на постоянное хранение в архивы в обязательном порядке или на основании соглашения (договора). Критерии определения источников комплектования государственных архивов сложились в 1960-е гг. Были выявлены следующие критерии: - значение учреждения в системе органов власти и управления, в отраслевой ведомственной системе (организации союзного, республиканского, областного, районного и другого подчинения); - полнота отражения деятельности организации в документах вышестоящих учреждений; - соответствие документов организации профилю государственного архива. На основе этих критериев утверждались списки источников комплектования. Списки разрабатывались государственными архивами на основе Примерных списков источников комплектования, издаваемых Главным архивным управлением СССР с 1960 г. В их основе лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп: - организации, документы которых подлежали полному приему в государственные архивы; - организации, документы которых подлежали приему в государственные архивы в составе фондов вышестоящих организаций, а также по выборочному приему; - организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов. Выборочный прием документов может быть групповым или повидовым. Под групповым выборочным приемом подразумевается, что из многих фондов однотипных организаций, действовавших на одной территории, в архив поступает один или несколько фондов. Повидовой выборочный прием предполагает, что в архив поступают отдельные виды и разновидности ценных документов, создаваемых источниками комплектования. В настоящее время Росархив также разрабатывает Примерные отраслевые списки организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. На их основе каждый государственный и муниципальный архив составляет и ведет список организаций – источников комплектования и список лиц – источников комплектования архива документами личного происхождения. Уточнение списков происходит по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет. Для усовершенствования ведения списков учреждений — источников комплектования государственного архива, повышения оперативности контроля за работой ведомственных архивов, а также для осуществления быстрого поиска информации и получения справочных (статистических) сведений по базе данных, ВНИИДАД разработал базу данных «Учреждения — источники комплектования». Данная система решает следующие задачи: - учет сведений и составление автоматизированных списков учреждений — источников комплектования госархива; - контроль за организацией делопроизводства; - контроль за работой ведомственных архивов; - пополнение базы данных путем ввода новых записей; - оперативный поиск и выдача информации при выполнении запросов, в том числе по тематическим запросам; - статистическая обработка сведений. В годы, прошедшие с начала коренных преобразований в экономической, политической и общественной жизни страны, государственные архивы России столкнулись с очень серьезными проблемами в области комплектования. Во-первых, это изменение статуса архивных фондов в связи с вопросом собственности на архивные документы. Эта проблема была решена на основе принципа территориальной принадлежности, о чем мы говорили ранее. Во-вторых, на комплектование повлиял распад централизованной ведомственной системы во всех отраслях управления. В связи с этим пересматриваются критерии определения источников комплектования. Уровень подчиненности организации уже не отражает реального значения ее деятельности. Рост самостоятельности государственных организаций приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в составе фондов вышестоящих органов. Растет число организаций – самостоятельных источников комплектования. В-третьих, в условиях реформирования экономики архивы столкнулись с неотложной проблемой приема на государственное хранение документов ликвидированных организаций, которые не имеют правопреемника. В целях обеспечения сохранности документов государственные и муниципальные архивы были вынуждены принимать на хранение большие массивы документации по личному составу, срок хранения которых 75 лет, так как сведения из этих документов непосредственно касаются судьбы граждан. В Волгоградской области способом решения этой проблемы стало создание Государственного архива документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области. В некоторых муниципальных образованиях области созданы муниципальные архивы документов по личному составу. В-четвертых, произошло разгосударствление многих сфер управления. Доля негосударственных организаций в экономике страны с каждым годом увеличивается. Если архивными учреждениями не будут приняты меры к сохранению документов негосударственных структур, значительная часть ценных источников по истории современности будет утрачена. За прошедшие годы архивной службой страны были определены критерии отнесения негосударственных организаций к числу источников комплектования государственных архивов, формы приема документов и их состав. С представителями негосударственных структур архивисты устанавливают договорные отношения. В результате выявления этих организаций составляются списки потенциальных источников комплектования. В настоящее время списки источников комплектования составляются на основе несколько измененной системы критериев. При отнесении организаций к числу источников комплектования учитывается: - функционально-целевое назначение организации (выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах); - полнота отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций. Бывшие партийные архивы, приобретя статус государственных архивов, стали комплектоваться документами общественных объединений, в том числе политических партий. Успех в работе архивистов в данном случае напрямую зависит от личных контактов с лидерами и активистами общественно-политических организаций. Во взаимоотношениях с представителями политических партий и движений возникают определенные трудности. Некоторые руководители общественных организаций не хотят передавать документы на хранение, опасаясь изменения политической обстановки и возможного преследования членов своей организации. Зачастую руководителей трудно застать на месте, они находятся в разъездах, документы организации хранят дома или по месту постоянной работы. Объем документов минимальный, преобладают черновые и рукописные варианты. Существование общественных организаций нестабильно, они реорганизуются, ликвидируются. Взаимоотношения между архивами и подобными источниками комплектования строятся на основе договоров. Работа с ними требует творческого подхода и нестандартных решений. При непосредственном изучении архива общественной организации вступает в силу критерий истории фонда, то есть наличие в архиве организации документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни страны и региона, а также деятельность самой организации, ее лидеров, структуру региональных отделений. Комплектование государственного и муниципального архива документами личного происхождения Государственные и муниципальные архивы собирают документы граждан (физических лиц). Определение граждан, личные фонды которых могут быть приняты на хранение в архив, осуществляется на основании таких критериев, как: - роль фондообразователя в развитии науки, культуры и других областей деятельности; - роль фондообразователя в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества; - родственные, дружеские, творческие связи фондообразователя, место работы, занимаемая должность; - типичность архивных документов для данного времени (документы «рядовых» граждан); - состав и содержание документов, собранных гражданином. В составе личного фонда на хранение принимаются следующие виды документов: авторские рукописи, автобиографии, дневники, записные книжки, воспоминания; биографические материалы (личные документы, справки, удостоверения, грамоты и т.п.); документы имущественно-хозяйственного характера; служебная и личная переписка; фотографии и другие изобразительные документы; материалы о фондообразователе и об увековечении его памяти (воспоминания, статьи и рецензии, вырезки из газет и журналов); материалы, собранные фондообразователем для творческой работы и отложившиеся в его личном архиве и др. Документы личного происхождения поступают в государственные и муниципальные архивы: - от фондообразователей, передающих свои архивы лично или по завещанию; - от наследников; - от коллекционеров; - из общественных организаций (творческих союзов и т.п.); - из нотариальных контор как выморочное имущество; - из государственных архивов, музеев, библиотек и других учреждений в порядке уточнения профильной принадлежности документов; - от граждан, проживающих за границей, из зарубежных организаций в порядке дара или обмена копиями. Сотрудники архивов собирают сведения о личных архивах и их держателях, на основании этих сведений, зафиксированных в специальной картотеке или базе данных, составляются списки лиц – источников комплектования и потенциальных источников комплектования. Изучаются данные о фондообразователях, с владельцами личных архивов ведутся переговоры. Документы личного происхождения передаются гражданами в архивы безвозмездно или за денежное вознаграждение. При передаче документов владелец может оговорить некоторые условия использования документов, например, оставить за собой исключительное право публикации документов на определенный срок, закрыть документы для использования на определенный срок, передать отдельные документы при условии передачи ему ксерокопий и т.д. Договоренность между архивом и владельцем документов закрепляется специальным соглашением за подписями обеих сторон. В процессе первичной обработки документов проводится их систематизация и составляется сдаточная опись. Вопрос о приеме документов личного происхождения решается на заседании ЭПК архивного органа. При положительном решении документы передаются в подразделение государственного или муниципального архива, ведущее научно-техническую обработку и описание документов личного происхождения. Вопросы для повторения
Рекомендуемая литература
|
Похожие:
 | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессонального образования |  | Юрьева О. А. Бухгалтерский учет на предприятиях сферы услуг. Учебное пособие. Дгту: Ростов-на-Дону. 2008 |
| Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования | | Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования |
| Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования | | Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования |
| Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Томский государственный университет... | | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования | | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |