Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессонального образования «волгоградский государственный университет» Е. В. Булюлина архивоведение учебное пособие
Скачать 2.38 Mb.
|
| Глава 5 ОПИСАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА Архивы хранят ретроспективную документную информацию. Документы Архивного фонда РФ как источник информации содержат первичную документную информацию. Для того чтобы первичную документную информацию легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается с помощью методов анализа и синтеза переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую, свернутую, обобщенную форму. Документная информация о составе, содержании, поисковых данных архивных документов и архивных фондов, получаемая в результате аналитико-синтетической обработки первичной документной информации с целью ее поиска и использования, называется вторичной документной информацией. Вторичная документная информация содержится в информационно-поисковых системах. Такие системы создаются в архивах и могут быть реализованы в виде традиционных архивных справочников или в виде автоматизированных поисковых систем, образуя научно-справочный аппарат архива (НСА). НСА архива призван раскрывать состав и содержание документов с необходимой степенью полноты в различных аспектах и сообщать о месте их хранения. 5.1.Описание архивных документов Описание архивных документов – процесс создание вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной документной информации и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов. Целью описания документов является создание информации об архивных документах для дальнейшего многоаспектного использования. В описание входят сведения о составе и содержании архивных документов, их физико-химическом состоянии, условиях доступа, а также их поисковые данные. Описание документов архива осуществляется на трех уровнях: фонд, единица хранения (дело), документ. В зависимости от уровня единицей описания является фонд, дело, документ. Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов. Элементы описания: - информация по идентификации единицы описания (наименование единицы описания, ее справочные и поисковые данные, объем единицы описания, вид документации, крайние даты документов, носитель информации, внешние особенности для уникальных документов); - информация по истории образования и хранения единицы описания (история фондообразователя, история фонда, состав и содержание единицы описания – аннотация); - условия доступа и использования единицы описания (условия доступа, авторские права, условия репродуцирования и использования, язык документов, физические характеристики, влияющие на возможность использования, наличие фонда пользования, состав НСА к единице описания, степень полноты, способ воспроизведения, внешние и другие особенности); - дополнительная информация (местонахождение оригиналов, наличие и местонахождение копий, документы, тематически и/или по происхождению связанные с единицей описания, библиография). Каждый уровень описания требует определенного набора перечисленных элементов. Описание на уровне дела (единицы хранения) состоит из следующих элементов: названия фондообразователя; названия структурной части фондообразователя; заголовка дела, аннотации, справочных данных. Если у фондообразователя была вышестоящая организация, то указывается ее название. Заголовок дела включает: - название вида дела или разновидности документов; - название учреждения, должность и/или фамилию и инициалы лица, которому адресованы или от кого получены документы (адресат, корреспондент); - вопрос или предмет, факт, событие и т.п., к которому относится содержание документов дела; - место события, местонахождение автора, адресата или корреспондента; - даты, к которым относятся документы дела или указанные в них события. Заголовок дела может включать также сведения о подлинности, степени полноты, способе воспроизведения, языке документа. Аннотация содержит краткую характеристику отдельных документов или группы документов дела. Аннотируются уникальные и особо ценные документы, а также документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, наличие которых в данном деле не может быть определено по его заголовку, имеющие справочное значение, содержащие сведения по личному составу и др. Аннотация пишется после заголовка дела с красной строки. Она составляется в порядке, принятом для описания отдельного документа, или как краткое изложение части документа. Справочные данные включают: - учетный номер по описи; - крайние даты документов (дата создания документа); - место создания документов; - носитель информации; - копийность (экземплярность); - поисковые данные (архивный шифр); - условия доступа и использования. (См. прил. 15) Пример описания дела: Министерство строительства предприятий тяжелой индустрии СССР Главприволжстрой Трест «Сталинградтракторострой» Плановый отдел Арх. № 31 Полугодовые справки треста о выполнении плана работ и сдаче объектов в эксплуатацию за 1946 г. Начато 1 января 1946 г. Окончено 31 декабря 1946 г. На 229 листах Хранить постоянно Государственный архив Волгоградской области Ф. Р-4535. Оп.2. Д.31. Пример описания аннотированного дела: Фроловский городской Совет депутатов трудящихся Президиум Арх. № 143 Протоколы № 1-24 заседаний президиума городского Совета депутатов трудящихся за 1951 г. Протокол собрания членов черкасовских бригад за 20 апреля 1951 г. Л. 27-29. Начато 13 января 1951 г. Окончено 30 декабря 1951 г. На 56 листах Хранить постоянно Государственный архив Волгоградской области Ф. Р-1234. Оп.1. Д.143.
Система научно-справочного аппарата к документам архива – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников и баз данных о составе и содержание архивных документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования. Архивные справочники делятся на типы, определяемые их целевым назначением: архивная опись, архивный каталог, путеводитель, обзор, указатель, база данных. Каждый из этих типов имеет виды и разновидности. Система НСА должна обеспечивать многоаспектный поиск информации на всех уровнях организации документов государственных архивов и реализовывать преемственность учетно-справочного аппарата архивов организаций и НСА государственных и муниципальных архивов. Преемственность НСА ведомственных, муниципальных и государственных архивов основывается на единстве требований и принципов построения. При создании и совершенствовании НСА применяется дифференцированный подход, который заключается в выборе определенной методики составления и усовершенствования описаний, в определении набора элементов описаний, состава и наполнения справочного аппарата, установлении очередности работ над фондами в зависимости от их информационной значимости, характера документов, практических потребностей. К фондам, содержащим многостороннюю, межотраслевую информацию, открывающим широкие возможности использования, формируется развернутая система НСА, которая должна обеспечивать быстроту, точность и полноту многоаспектного поиска. К фондам, содержащим информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, система НСА может быть более простой по структуре и содержанию. Для фондов, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер частного дополнения к многоаспектным фондам, может быть сформирована минимальная система НСА. Архивные описи Архивная опись (опись дел и документов) – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации внутри фонда и учета. Описи составляются в делопроизводстве и в архиве организации. В случае поступления в государственный или муниципальный архив неописанных документов, в них также составляются описи. Опись является базовым архивным справочником, так как она служит основой для создания других справочников системы НСА архива – путеводителей, каталогов, обзоров, указателей. В связи с этим опись должна быть качественно составлена. Опись одновременно является внутрифондовым первичным учетным документом и внутрифондовым справочником по составу и содержанию единиц хранения. Осуществляя функцию учета, опись фиксирует каждую единицу хранения и всю совокупность единиц хранения в целом. С помощью порядковых номеров закрепляется место каждой единицы хранения в составе описи, а в итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в описи. В качестве справочника по составу и содержанию единицы хранения опись рассчитана на информирование на уровне единицы хранения. Опись содержит вторичную информацию, которая должна в полной мере соответствовать первичной документной информации, заключенной в единице хранения. Во всех архивах принята единая форма описи с графлением. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Опись – это перечень описательных статей, расположенных в порядке их нумерации в соответствии со схемой систематизации. Описательная статья описи – это набор обязательных и дополнительных элементов (реквизитов) описания единицы хранения. К обязательным реквизитам относятся: порядковый номер, заголовок единицы хранения, крайние даты документов в единице хранения (число, месяц, год), количество листов в единице хранения. К дополнительным реквизитам относятся: делопроизводственный индекс, указание на подлинность или копийность документов, способ воспроизведения документов, степень полноты документов, внешние особенности, аннотация документов единицы хранения. Порядковый номер единице хранения присваивают в соответствии со схемой систематизации документов внутри фонда. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Заголовок единицы хранения – основной элемент описания единицы хранения. Он должен быть унифицирован в соответствии с правилами работы архивов и строго соответствовать заголовку дела на обложке. Так, заголовок единицы хранения управленческой документации должен включать: наименование вида единицы хранения или вида (разновидности) документов; название учреждения, должность и/или фамилию и инициалы лица, которым составлены документы (автор); адресата или корреспондента; вопрос или предмет, событие, факт, к которым относится содержание единицы хранения; даты событий. Например: Переписка Министерства культуры РСФСР с областными управлениями культуры о работе местных отделений Всероссийского общества охраны памятников истории и культуры за 1990 г. Протоколы, постановления, приказы описываются с указанием их крайних номеров. Например: Приказы № 1-95 генерального директора научно-производственного объединения по основной деятельности за 1995 г. Если в единице хранения более трех видов документов, то в заголовке следует дать обобщенное понятие «документы», а в конце заголовка в скобках перечислить основные (3-4) разновидности документов. Например: Документы о работе избирательной комиссии по выборам в областную думу за 2004 г. (протоколы заседаний, решения, доклады комиссии, информационные справки). Если единица хранения состоит из нескольких томов, то всем томам дается общий заголовок, а затем, при необходимости, уточняется содержание каждого тома. Например: Статистические сведения о развитии экономики Волгоградской области за 1987 г. Т.1. Промышленность. Статистические сведения о развитии экономики Волгоградской области за 1987 г. Т.2. Сельское хозяйство. Если единица хранения состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в заголовке может употребляться понятие «дело». Например: Дело о финансировании строительства торгово-развлекательного комплекса. 2001-2003 гг. Обычно это понятие употребляется при описании судебных, следственных, личных дел. Крайние даты документов единицы хранения – это даты составления (регистрации) самого раннего и самого позднего (последнего) документа дела. В том случае, если даты определены приблизительно, то они заключаются в квадратные скобки. Например: [Не ранее 1985 г.]. Количество листов в деле проставляется на основании листа-заверителя единицы хранения. Итоговая запись к описи закрепляет количество числящихся в ней единиц хранения, регистрирует все особенности учета (литерные, пропущенные номера), отражает все изменения в количестве единиц хранения, произведенные на основании соответствующих актов. Итоговая запись составляется к каждой описи на всех ее экземплярах и помещается в конце описи за последней описательной статьей. В итоговой записи указывается количество дел данной описи цифрами и прописью, первый и последний номера дел. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием его должности и даты составления. После каждого поступления или выбытия единиц хранения составляется новая итоговая запись, в которой указываются основания внесенных изменений. В листе-заверителе описи указывается количество пронумерованных листов описи, в том числе литерных, а также пропущенные номера (см. прил.8). Справочный аппарат к описи. Опись снабжают справочным аппаратом, в который входят: титульный лист, оглавление (содержание), если опись имеет разделы, предисловие, список сокращений, переводные таблицы шифров (при необходимости), указатели. Титульный лист описи включает: название архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, содержащихся в описи (см. прил.1,3). Обязательным элементом предисловия к описи является историческая справка к фонду – документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и фонда. В историю фондообразователя необходимо включить: - характеристику исторических условий возникновения организации; - название организации-предшественника; - даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; - название организации-преемника; - задачи и функции организации и их изменения; - масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций; - место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, социально-культурной жизни страны и региона; - изменения в подчиненности организации; - структуру организации и ее изменения. Второй раздел исторической справки – история фонда – включает следующие сведения: - дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты; - изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты и т.д.); - степень сохранности документов; - особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда; - сведения о наличии документов фондообразователя, находящихся в других фондах или архивах, и местах их хранения; - сведения о наличии в фонде документов других организаций; - состав НСА к фонду. Третий раздел исторической справки включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов. Историческая справка может быть дополнена библиографией – списком опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе. К описи могут составляться указатели общие (предметные, именные, географические, хронологические) или специальные (указатель учреждений, улиц, периодических изданий и др.). Указатели составляются для облегчения и ускорения поиска необходимой информации, а также с целью лучшей ориентации в составе и содержании единиц хранения. Переводная таблица шифров составляется при переработке описи в случае изменения номеров дел, то есть при их перешифровке. При составлении справочного аппарата к описи применяется дифференцированный подход: к фондам, содержащим многоаспектную информацию, особо ценные и уникальные документы, имеющим широкие возможности использования, создаются описи, снабженные указателями различных видов, с подробными предисловиями, содержащими развернутые сведения по истории фондообразователя и фонда. Архивные каталоги Архивный каталог – это межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по признакам, расположенным в соответствии со схемой классификации документной информации, принятой для данного каталога. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов в архиве. Каталоги подразделяются на систематические; тематические и их разновидности (каталог по истории государственных учреждений, каталог по истории административно-территориального деления); предметные и их разновидности (именной, географический). Они могут быть внутриархивными и межархивными. В систематическом каталоге документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. В тематическом каталоге документная информация по теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам и подрубрикам, расположенным в логической последовательности. Так, в каталоге по истории государственных учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем по подведомственности, далее – по типам учреждений в алфавитном порядке (банки, заводы, общества, товарищества, управления), внутри типов – по алфавиту наименований организаций. В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту видов административно-территориальных единиц, а внутри – по алфавиту наименований. В предметном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических названий) и лиц, а затем систематизация проводится в хронологической или логической последовательности. Каталогизацией архивных документов называется совокупность работ по созданию каталогов: составление схемы каталогизации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках, их систематизация, оформление и ведение каталогов. Отобранные для каталогизации фонды и документы описывают на каталожных карточках (см. прил.16). Обязательными реквизитами каталожной карточки являются: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, поисковые данные (номер фонда, название фонда, номера описи, дела, листов), язык документа, способ воспроизведения, фамилия составителя и дата составления карточки. Для связи с другими разделами каталога или с другими архивными справочниками применяется система отсылок. При каталогизации для каждой характерной группы документов фонда выбирают наиболее рациональные приемы описания: подокументный, поединичный, групповой. На каталожной карточке могут быть описаны: - при подокументном описании – отдельный документ из дела, посвященный одному вопросу, при условии, что остальные документы этого дела касаются других вопросов, либо часть одного документа, если весь документ касается многих вопросов (например, отчет, протокол); - при поединичном описании – дело целиком, касающееся одного вопроса, события, переписка по одному вопросу; - при групповом описании – группа документов одного дела по одному вопросу, предмету, группа однородных дел одной описи. Обзоры документов Обзор – архивный справочник, включающий в себя систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор. Обзор фонда описывает документы одного фонда. Тематический обзор описывает документы фонда (фондов) одного архива или фондов нескольких архивов по одной теме. Обзор состоит из краткой истории фондообразователя, характеристик документов и справочного аппарата. В характеристику документов входят аннотация документов (индивидуальная или групповая) с указанием разновидности документов, их автора, краткого описания содержания, объема документов, их хронологических рамок, подлинности, поисковых данных. При составлении аннотации документов дается их источниковедческий анализ, цитирование, показывается степень полноты и подробности содержащихся в документах сведений о конкретных фактах и событиях, может отмечаться, в каком фонде (архиве) имеются дополнительные сведения. Справочный аппарат обзора состоит из титульного листа, оглавления, предисловия, списка сокращений, приложений, указателей; для тематических обзоров добавляется список фондов, информация о которых включена в обзор. В необходимых случаях включается библиография по теме обзора. Обзор может быть построен по структурному, отраслевому, тематическому или хронологическому признаку. Структурная схема применяется только в обзорах фондов учреждений с отчетливо выраженной, устойчивой структурой. Названия структурных частей в этом случае выступают в качестве разделов характеристики документов. Отраслевая схема в обзорах применяется, когда фондообразователь не имеет структуры, структурные части не четко отражают функции фондообразователя, или когда структура часто менялась. Построение обзора по тематической схеме предусматривает объединение сведений о документах по содержанию. Применение хронологических схем в обзорах ограничивается теми случаями, когда необходимо выделить отдельные периоды в деятельности организаций или оттенить характер документов, отражающих последовательность происходивших исторических событий. Для обзоров фондов личного происхождения используется схема систематизации документов фонда. Путеводители и краткие справочники по фондам Путеводитель – это архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде. Путеводители могут быть: архивные, межархивные, путеводители по фондам, тематические путеводители, краткие справочники по фондам. Путеводитель состоит из характеристик фондов (документов) и справочного аппарата. Характеристики фондов (документов) составляются на основе элементов описания и в зависимости от объектов описания (архив, группа фондов, фонд, часть фонда, документы). Путеводитель по фондам архива (архивов) – вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками. Объектом описания в путеводителе по фондам архива выступает фонд. В путеводителе по фондам применяется схема, по которой информация о фондах, как правило, делится на два раздела: в первом помещают сведения о фондах до 1917 г., во втором – после 1917 г. Подразделы строятся по отраслевому признаку в исторической и логической последовательности. Характеристика фонда в путеводителе по фондам архива состоит из следующих элементов описания: последнее название фонда; все переименования организации-фондообразователя с крайними датами существования под каждым переименованием, начиная с самого раннего; справочные данные о фонде; историческая справка; аннотация; библиография по фонду; дополнительные данные по фонду (см. прил. 21). Характеристика фонда может быть дополнена информацией об объемах дел по личному составу и микрофильмированных дел в фонде, ограничении в использовании, сведениями о том, были ли материалы раньше закрыты и по какой причине. Краткий справочник по фондам архива (архивов) – вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них. Он дает общую информацию о фондовом составе архива. В кратком справочнике по фондам описание ведется на уровне архивного фонда. Аннотация документов в кратком справочнике либо отсутствует (неаннотированный справочник), либо дается в обобщенной, сжатой форме (аннотированный справочник). В неаннотированном кратком справочнике характеристика фонда состоит из названия фонда, номера фонда, объемных характеристик фонда, крайних дат документов фонда. В аннотированном кратком справочнике в характеристику включается также краткая аннотация состава и содержания документов фонда. Путеводитель должен иметь справочный аппарат, в который входят: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, приложения, указатели. В настоящее время путеводители многих федеральных и региональных архивов доступны пользователям в сети Интернет на архивных сайтах. Архивные указатели Указатель – архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Указатели могут быть межфондовыми, внутрифондовыми, по форме – электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик – глухими (содержат только предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями). Основными видами указателей являются хронологический и предметный (его разновидности – тематический, именной, географический). По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели. Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. Рубрика может иметь подрубрики или определение понятия. Предметный указатель включает понятия, расположенные в алфавитном порядке. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов или даты документов, расположенных в хронологическом порядке. В указателе применяется система общих («см.») и частных («см. также») отсылок, с помощью которых устанавливается связь между тождественными понятиями. Автоматизированный научно-справочный аппарат архива Автоматизированный (электронный) НСА архива представляет собой совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. Электронный НСА реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива и в виде автономных баз данных (БД). Информационное наполнение системы электронного НСА составляют описания документов на уровне фонда, единицы хранения, документа, а также файлы ключевых слов, рубрикаторы. Разновидностью электронного НСА являются полнотекстовые БД, содержащие цифровые копии документов. Обязательным элементом описания для всех уровней в БД автоматизированного НСА архива являются ключевые слова – термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания (фонда, единицы хранения, документа). Ключевые слова вводятся в БД в процессе описания конкретного объекта или после его завершения и помещаются в специальные файлы ключевых слов. Результат поиска представляется в электронном или печатном виде. Базы данных архива должны быть совместимы с автоматизированным Центральным фондовым каталогом Росархива. Это обеспечивается наличием в структуре БД архива обязательных реквизитов и представлением информации по этим реквизитам в ЦФК в электронном формате. Автоматизированный НСА реализует все функции традиционной системы научно-справочного аппарата архива. Но при этом он представляет, более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов и получения его результатов, в том числе в удаленном режиме. В настоящее время процесс создания электронного НСА в архивах идет в трех направлениях:
Остановимся подробнее на этих направлениях. Электронные аналоги имеют ряд преимуществ по сравнению с традиционными справочниками. Они позволяют вести поиск не по заданной схеме систематизации, а по всей информации. Электронный аналог легче дополнять и корректировать, создавать на его основе перечни найденных документов, как в электронной, так и в печатной форме. В последнее время в архивах идет активная оцифровка описей, других архивных справочников и представление их пользователям через Интернет. Архивы страны активно создают тематические базы данных, позволяющие оперативно отвечать на запросы граждан и организаций. Эти БД представляют собой электронные картотеки решений органов государственной власти разных уровней, списки домовладений, земельные кадастры, хроники событий, региональные энциклопедии, биографии выдающихся деятелей, метрические книги; создано много БД, содержащих сведения о награжденных, лицах, подвергшихся необоснованным репрессиям - раскулаченным, спецпереселенцам и т.п. Самым большим по объему, универсальности и распространению электронным ресурсом архивов в настоящее время является программный комплекс «Архивный фонд». Мы уже говорили о нем в разделе, посвященном учету архивных документов. Действительно, он представляет собой элемент централизованного государственного учета. Но так как в «Архивный фонд» вводятся описания на четырех уровнях (фонд, опись, единица хранения, документ), эта БД может использоваться непосредственно как НСА для поиска документов, автоматического формирования справочников, размещения информации в Интернете. При правильном заполнении необходимых полей можно в течение нескольких минут получить исходный текст любого справочника вместе с его внутренним справочным аппаратом. В современных архивах России увеличение общего объема электронных справочных ресурсов опережает рост традиционного НСА. Тенденции и перспективы развития НСА в архивах России В настоящее время система НСА по типовому составу завершена: сложились основные типы и виды архивных справочников – опись, обзор, каталог, указатель, путеводитель, база данных. Основной и базовый справочник системы НСА – архивная опись. Уже в 2000 г. из общего количества единиц хранения, находящихся в государственных архивах России, было внесено в описи 97,3 %. Таким образом, можно говорить о том, что практически все документы Архивного фонда РФ описаны. Среди неописанных документов основную массу составляют документы ликвидированных организаций и документы личного происхождения. В архивах продолжается работа по усовершенствованию оцифровке описей. Каталоги и обзоры в традиционной форме многими архивистами не признаются перспективными справочниками из-за их низкой результативности как информационной системы. К тому же они требуют больших трудозатрат на создание и пополнение, а используются недостаточно. Увеличение числа запросов в архивы, первостепенные задачи использования побудили архивистов к созданию различных внутрифондовых и межфондовых указателей. Путеводители продолжают оставаться востребованными справочниками. Они также являются самыми распространенными среди опубликованных справочников. Создание и развитие системы НСА в архивах в 1990 – 2000-е гг. происходило под влиянием следующих факторов: - возросший интерес общества к истории страны и архивным документам; - поступление в государственные и муниципальные архивы документов ликвидированных организаций, прежде всего, по личному составу; - появление новых категорий запросов (генеалогических; о праве владения недвижимым имуществом, праве собственности; запросов, связанных с реализацией федеральных законов «О ветеранах», «О реабилитации жертв политических репрессий» и др.); - необходимость создания полноценного НСА бывших партийных архивов; - развитие информационных технологий. Все эти обстоятельства поставили перед архивами задачу оперативной разработки адекватных поисковых средств к наиболее востребованным документальным комплексам. Некоторые архивы сделали в этом направлении очень много. Были созданы межархивные справочники о документах по личному составу, базы данных, указатели, каталоги, перечни к фондам судебно-следственных и фильтрационно-проверочных дел, справочники по генеалогической информации, административно-территориальному делению и др. На предстоящие годы актуальными задачами архивных учреждений остаются обеспечение всех архивов, в том числе бывших партийных, путеводителями, обновление и углубление информации о составе и содержании фондов путем переработки ранее изданных путеводителей на более высоком уровне, подготовка оперативной информации о новых поступлениях, расширение видового состава справочно-информационных изданий. К числу перспективных задач относятся также: - создание межархивных справочников о документах по личному составу, хранящихся как в государственных, так и в ведомственных архивах; - создание справочников по правоустанавливающей информации (во многих регионах эта задача реализуется путем создания баз данных по решениям советских и партийных органов, органов власти и местного самоуправления); - создание справочников к документам, активно использующимся при исполнении архивами социально-правовых, биографических и генеалогических запросов граждан. Перспективы развития и совершенствования НСА связаны с активным и разнообразным использованием в этой области информационных технологий. В перспективе ядром НСА архива будет электронная система, содержащая иерархические организованные описания на пяти уровнях: фонд, опись, единица хранения, документ, текст (изображение). Первые три уровня – это все типы справочников, имеющиеся в архиве. Уровни документа и текста будут заполняться постепенно в ходе подготовки справочных и информационных продуктов, документальных публикаций и т.п. На каждом из верхних четырех уровней по каждому объекту описания вводится полный набор элементов описания. Система может формировать тексты любых справочников (путеводителей, тематических перечней и др.) для их публикации на любых видах носителей. В такой системе традиционный справочник на бумажном носителе является одномоментной проекцией части электронной системы. Традиционные справочники могут быть и впредь востребованы, исходя из привычек, индивидуальных предпочтений и особенностей восприятия информации пользователями. Вопросы для повторения
Рекомендуемая литература
|
Похожие:
 | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессонального образования |  | Юрьева О. А. Бухгалтерский учет на предприятиях сферы услуг. Учебное пособие. Дгту: Ростов-на-Дону. 2008 |
| Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования | | Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования |
| Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования | | Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования |
| Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Томский государственный университет... | | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования | | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |