Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессонального образования «волгоградский государственный университет» Е. В. Булюлина архивоведение учебное пособие
Скачать 2.38 Mb.
|
| Глава 3. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ И КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВОВ
Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов проводится: - в делопроизводстве организации; - в архиве организации; - в государственном (муниципальном архиве). Экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации В делопроизводстве организации экспертиза ценности документов осуществляется при составлении номенклатур дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению. Для проведения экспертизы ценности документов в организации приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) из числа наиболее квалифицированных специалистов. Заведующий архивом организации (или ответственный за архив) обязательно входит в состав ЭК. Председателем ЭК является один из руководящих работников организации. В организациях с большой подведомственной сетью создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые осуществляют методическое руководство работой ЭК подчиненных организаций. ЦЭК и ЭК работают в тесном контакте с экспертными органами архивных учреждений – экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК). Возглавляет систему экспертных органов в нашей стране Центральная экспертно-проверочная комиссия Росархива (ЦЭПК). При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации осуществляются: - отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; - отбор документов с временными сроками хранения для дальнейшего хранения в структурных подразделениях; - выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. Отбор документов постоянного и долговременного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Сроки хранения дел определяются по номенклатуре дел организации. Подшивка или переплет дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов в архиве организации В архиве организации экспертиза ценности проводится при отборе документов на постоянное хранение. При этом используются нормативно-методические документы по данному вопросу, разработанные и утвержденные Росархивом и федеральными органами исполнительной власти (типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, типовые и примерные номенклатуры дел и др.), а также методические указания соответствующего государственного или муниципального архива. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляю описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении документов к уничтожению (см. прил. 1-5). В зависимости от объема и состава документации в организации могут составляться отдельные описи электронных документов постоянного хранения, научно-технической, аудиовизуальной документации, описи личных дел. Описи и акты рассматриваются на заседаниях ЭК (ЦЭК) организации. Одобренные экспертными комиссиями описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного органа описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу. Лишь после этого организация имеет право уничтожать дела с истекшими сроками хранения, включенные в акты. Экспертиза ценности документов в государственном (муниципальном) архиве В государственном и муниципальном архиве экспертиза ценности проводится: - при поступлении документов в архив в неупорядоченном состоянии (обычно в составе личных фондов и коллекций); - по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных организаций, не имевших правопреемника. Становление теоретико-методических основ экспертизы ценности документов в России Основы методики экспертизы ценности документов начали закладываться еще в XVIII в., но окончательно сформировались в XX в. Первыми советскими декретами по архивному делу было сформулировано принципиальное положение экспертизы ценности документов, которому архивисты следуют и в настоящее время: хранить только то, что имеет значение для «изучения каждой жизни в ее проявлениях» (именно так было записано в одном из постановлений ВЦИК и СНК РСФСР). В последующий период продолжались поиски рациональных приемов и способов оценки документов. Нормативно-методические документы 1940-1950-х гг. определяли основную задачу экспертизы ценности как отбор документов на хранение и уничтожение. Положение о Государственном архивном фонде СССР от 13 августа 1958 г. внесло существенные уточнения в организацию и методику экспертизы ценности, на первое место выдвигалась задача отбора документов на хранение. В конце 1950-х гг. была отмечена значительная перегруженность государственных архивов документами, не имеющими научно-исторического значения, в связи с чем было принято решение о необходимости разработки перечней учреждений, документы которых подлежат первоочередному приему на государственное хранение, и учреждений, от которых прием материалов должен быть временно прекращен. Архивным учреждениям предстояло провести экспертизу ценности ранее принятых на государственное хранение фондов, а также организовать изучение наиболее актуальных вопросов в этой сфере. Было выделено два основных вопроса: о научно-исторической ценности низовых учреждений и целесообразности их приема на государственное хранение; о составлении перечней документов, подлежащих государственному хранению. В конце 1950-х – 1960- е гг. на основе обобщения опыта работы с документами были сформулированы основные принципы и критерии экспертизы ценности документов. В последующие годы отечественными архивистами было проведено исследование документных комплексов различных отраслей экономики и социально-культурной сферы, совершенствовалась система критериев оценки документов и методов их отбора, были заложены основы и апробированы положения выборочного приема документов, изучалась проблема повторяемости документной информации. Основной вопрос, решаемый в ходе экспертизы ценности документов – «ценно» или «не ценно», то есть должен или не должен документ постоянно храниться. Данная проблема является общей для всех стран, где архивоведение находится на достаточно высоком уровне развития, и рассматривается как проблема полноты и достоверности ретроспективной информации для удовлетворения нужд общества и путей достижения этого. Принципы, критерии, методы составляют основу теории экспертизы ценности документов и комплектования архивов. На этой основе методически и организационно строится вся практическая работа архивных учреждений. Общенаучные принципы, то есть универсальные, общие для всех научных дисциплин, приняты и в архивоведении. Применительно к экспертизе ценности документов ими являются принципы историзма, всесторонности и комплексности. Впервые основные принципы экспертизы ценности документов были сформулированы в 1958 г. К.Г. Митяевым как принципы историзма, партийности, всесторонности и комплексности. Затем они использовались во всех работах по вопросам оценки и отбора документов. Принцип партийности в условиях господства официальной советско-партийной идеологии ставился на первое место, при этом он рассматривался как определение классовой природы документа, его значения с точки зрения интересов трудящихся классов. В условиях новой России архивисты отказались от принципа партийности в пользу социально-политической нейтральности, способствующей объективной оценке документов. Принцип историзма всегда признавался основным. Знание конкретно-исторической обстановки, в которой возникали документы, изучение всех сторон жизни общества, которую они отражают в комплексе с документами других фондов, позволяют обеспечить полноценное формирование Архивного фонда РФ. Принципы всесторонности и комплексности совпадают с общенаучными принципами целостности и системности, то есть пониманием явлений действительности как единства частей целого во многообразии их проявлений, связей, рассмотрением объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов. Архивисты понимают эти принципы как методологическое требование рассматривать документы в комплексе других документов и других источников с разных точек зрения, в том числе и будущего использования. Принципы – это основа любой теории. Они конкретизируются в критериях (признаках) и методах. Ценность документа – информационные возможности документа, обусловливающие их историческое, научное, социальное, культурное и иное общественное значение. Экспертиза старается при отборе избежать больших потерь информации, но принять на хранение всё невозможно, поэтому возникает приоритет более ценного перед менее ценным. Документы обладают неодинаковой ценностью. Критерии ценности документов – система научно обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов. Начиная с 1970-х гг. в отечественном архивоведении применяются 3 группы критериев ценности: 1)Критерии происхождения – роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества (то есть значение фондообразователя); время и место создания документа. 2)Критерии содержания – значимость события (явления), отраженного в документе; значение имеющейся в документе информации; повторение информации документа в других документах; вид документа; подлинность документа. 3) Критерии внешних особенностей – форма фиксации и передачи содержания, удостоверения, оформления документа (в том числе художественные, языковые, палеографические особенности); физическое состояние документа. В экспертизе ценности критерии применяются не одинаково. Одни из них учитываются всегда, это, прежде всего, значение имеющейся в документе информации и значение фондообразователя. Как главные критерии они применимы к любой документации. Другие критерии, например, палеографические, языковые особенности и т.п., применяются значительно реже. Рассмотрим подробнее основные критерии. Значение информации, содержащейся в документе, значимость события. В документе зафиксированы сведения о конкретных событиях, явлениях, предметах, лицах. Ценность содержания документа будет зависеть от значимости события, явления, факта, предмета, лица, полноты их освещения, новизны, уникальности информации. Содержание документа надо рассматривать и в целом, и в деталях. Каковы бы ни были факты, события, люди, о которых говорится в документе, чтобы вынести правильное решение о возможности его использования, надо учитывать все стороны жизни общества, для освещения которых эти факты, события, люди могут иметь определенное значение. Содержание управленческих документов, как правило, строго соответствует их назначению. Все документы организаций в зависимости от информации, которую они содержат, можно разделить на три группы: - документы, отражающие основные направления деятельности организации, с постоянным сроком хранения; - документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно; - документы по личному составу, основной срок хранения которых – 75 лет. Значение времени образования документа. Имеются определенные временные периоды, за которые в силу различных причин сохранилось небольшое количество источников. Такие документы требуют особо бережного отношения. С этой целью архивистами были введены так называемые запретные даты, ограничивающие деятельность экспертов. Документы, возникшие ранее запретных дат, экспертизе не подвергаются и уничтожению не подлежат. Нельзя уничтожать документы, созданные ранее второй половины XIX в. Документы, созданные в период со второй половины XIX в. до 1945 г. включительно, можно выделять к уничтожению только с разрешения Росархива. Значение фондообразователя. В соответствии с этим критерием в отечественном архивоведении традиционно было принято делить все учреждения, предприятия, организации в зависимости от задач, функций, компетенции и масштаба деятельности на три группы: - Центральные, краевые, областные органы власти и управления, организации. Их документы поступают на государственное хранение в сроки, установленные законодательством. Значение этих организаций требует внимательного отношения к их документам. Следует тщательно изучать переписку, так как она может дополнять материалы сводного характера и содержать конкретные сведения о работе организаций. Помимо основной документации, в составе этих фондов могут быть оставлены документы подчиненных или вышестоящих организаций. - Городские и районные организации. Отличительная черта этой группы – большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. В силу этого принимать их документы на постоянное хранение в полном объеме нецелесообразно. Они принимаются в архивы выборочно: один-два фонда из группы фондов однородных организаций или только определенные категории документов из всех фондов. - Низовые организации вспомогательного и обслуживающего характера. Информация о деятельности этих организаций, которая может иметь научное значение, находит отражение в сводной документации вышестоящих организаций, поэтому их документы на постоянное хранение не принимаются. Но в их фондах не исключена возможность появления таких документов, которые могут представлять научный интерес. Задача архивиста – сохранить документы, отражающие особенности деятельности организаций. Критерии ценности документов не являются устойчивой категорией, они могут изменяться под влиянием различного рода факторов, например, развития аппарата управления, процессов документирования, количества документации. В зависимости от исторических условий значение одних критериев постепенно падает, им на смену приходят другие. Рассмотрим, как меняется отношение к некоторым критериям ценности в настоящее время. Критерий значения фондообразователя (организации, в деятельности которой образовались документы) в настоящее время имеет иное название и трактовку: функционально-целевое назначение организации. Изменения в жизни общества, происходившие в России на рубеже XX-XXI вв., оказали влияние на все сферы. Перестройка экономики, возникновение разных форм собственности, отказ от жесткой централизации управления в целом и в ряде функций особенно (руководство, контроль, планирование, снабжение и др.) стали базой изменения: - организационно-правовых форм учреждений, предприятий и организаций (их видов); - ведомственной системы управления (сейчас включает только государственный сектор); - понимания отрасли (не совпадает с ведомственной системой и включает организации разных форм собственности); - роли и места организации в системе управления. Изменились характер и объем традиционных функций организаций, появились новые, например, маркетинг. Негосударственные организации сами осуществляют функции управления, без участия государственных органов. Прежний подход, то есть деление на основные, вспомогательные и обслуживающие организации, не всегда возможен, так как организации становятся многопрофильными, сочетают все эти характеристики. Современные организации оцениваются с точки зрения уникальности деятельности, новизны продукции, товаров, услуг, конкурентоспособности, участия в международных и региональных программах, работы в экстремальных условиях, особо важной роли в развитии определенной сферы деятельности или конкретной территории, масштаба деятельности. В то же время возникает необходимость расширить отбор на постоянное хранение документов типичных негосударственных структур, то есть выполняющих однородные, повторяющиеся функции, потому что информация об их деятельности не поглощается документами вышестоящих организаций, как в государственном секторе. В настоящее время критерий функционально-целевого назначения организации продолжает уточняться. Критерий вида документа. Согласно этому критерию, группа документов одного наименования, общего назначения и единого формуляра – вида непосредственно связана с определенной функцией и имеет определенную устойчивую ценность. В современных условиях появляются документы, содержащие в себе функцию и информацию ряда ранее самостоятельных видов документов. Например, бизнес-план – и план как таковой, и финансовый документ одновременно. Отмечается появление «безноминальных» документов в связи с применением компьютеров – информация, сведения, данные, просто перечисляемые, без указания вида документа. Все это должно стать предметом изучения документоведов и архивистов. Критерий подлинности документа. Согласно этому критерию, подлинник отбирается на постоянное хранение в первую очередь, а копии – только в необходимых случаях. Современные информационные технологии привели к тому, что появились аутентичные документы, то есть несколько экземпляров подлинника (может быть сколько угодно). Отбор лучшего по качеству документа производится на основании критериев внешних особенностей. Новых критериев оценки документов в настоящее время не предполагается. Речь может идти только о тех или иных аспектах применения критериев, их интерпретации, то есть методике применения. Критерии ценности документа применяются в комплексе. В экспертизе действует правило: для отбора документа на хранение достаточно хотя бы одного критерия ценности, а для отбора документов на уничтожение надо применять всю совокупность критериев. Другими словами, чтобы уничтожить документ, надо признать его не имеющим ценности ни по одному из критериев. Так в отечественном архивоведении реализуется тезис Н.В. Калачова: «Пусть лучше лишнее хранится, чем полезное уничтожается». Основные положения отбора документов с повторяющейся информацией на постоянное хранение Управленческие связи между организациями требуют образования документов идентичного содержания или документов, несущих информацию о других документах. Документы с повторяющейся информацией могут быть в одной организации, во всех организациях одной отраслевой или ведомственной системы и даже в организациях разных систем. Повторяемость информации может быть формальной и аналитико-синтетической. Формальный вид повторяемости информации – это воспроизведение информации путем дублирования (размноженные экземпляры одного и того же документа), цитирования (дословного повторения всего текста документа или его части в другом документе), суммирования (простое сложение однородных первичных документов во вторичном документе с сохранением информации первичных документов и последующим подведением итогов). Аналитико-синтетический вид повторяемости – это преобразование документной информации путем: - обобщения (обработка данных первичных документов во вторичном документе с помощью их различной группировки, анализа и синтеза); - реферирования (передача в сокращенном виде во вторичном документе содержания первичного документа путем его анализа и синтеза); - изложения (передача, но не дословная, всего текста документа или его части в другом документе, с возможными изменениями расположения сведений и стиля изложения). Относительно самостоятельной формой повторяемости является вариантность. Варианты – это разные тексты одного и того же документа, в который внесены изменения, отражающие развитие содержащихся в них сведений или историю создания документа. Рассмотрим случай отбора на государственное хранение документов с такой распространенной формой повторяемости информации, как дублирование. Появление дублетных документов (нескольких экземпляров одного документа) объясняется организацией работы аппарата управления, требующей размножения и рассылки документов для сведения, руководства, исполнения. В организациях структурными подразделениями, а также нижестоящими организациями чаще всего размножаются и рассылаются положения, приказы, директивные письма, инструкции руководства. Подведомственные организации, в свою очередь, посылают руководящему органу планы, доклады, отчеты о своей работе. Могут быть размножены и разосланы по системе учреждений протоколы. Документы в создавшей их организации остаются на хранение в подлинниках, а там, куда они посылаются в копиях для сведения, уничтожаются. Но если известно, что документ длительное время будет необходим в оперативной деятельности или он представляет большую ценность с научной и практической точки зрения, то целесообразно кроме подлинника оставить один-два экземпляра подлинника. Внутри организаций одной системы дублетными чаще всего бывают постановления, приказы, распоряжения, указания и другие документы руководящего характера. Они размножаются и рассылаются по всей системе. Приказы ведомства откладываются в копиях во всех подведомственных организациях. Такие документы сохраняются в фонде организации, являющейся их автором. В фондах подведомственных организаций копии организационно-распорядительных документов могут быть оставлены на постоянное хранение лишь в тех случаях, когда их содержание непосредственно затрагивает вопросы деятельности данных организаций и не находит достаточно полного отражения в их собственных документах. Если же организационно-распорядительные документы присланы для сведения, то они уничтожаются. Значительную часть дублетной документации составляют документы планово-отчетного характера, присылаемые в вышестоящие организации нижестоящими. Плановая документация подведомственных структур в составе фондов вышестоящих организаций обычно выделяется к уничтожению, так как ее показатели, как правило, отражаются в отчетах. Отчетность обычно сохраняется в фондах вышестоящих организаций как источник информации о деятельности подведомственных организаций. В фондах организаций разных систем могут отложиться акты органов государственной власти и управления, договоры и др. При отборе на постоянное хранение подобных дублетных документов следует учитывать значение таких документов для деятельности организации, в фонде которой они отложились. К уничтожению дублетных документов надо подходить осторожно, не надо забывать, что ими можно восполнить утраченные документы. На отбор дублетных документов может оказать влияние наличие резолюций, помет, виз, существенно дополняющих их содержание. Более сложный вид повторяемости – аналитико-синтетический, когда происходит преобразование одних документов в другие. Такое повторение информации чаще всего присутствует в документах отчетных, статистических, бухгалтерского учета и отчетности. Чаще всего наблюдается повторение преобразованной информации периодической отчетности (за месяц, квартал, полугодие) в сводных документах за год. Обычно месячную и квартальную отчетность при наличии годовой выделяют к уничтожению. Докладные записки, справки, сведения, обзоры могут служить основанием для составления сводных документов. В них с большей или меньшей полнотой может быть изложено содержание первичных документов. Если содержание первичных документов полностью отражено в сводном, и если каждый в отдельности документ не несет информации, представляющей научный интерес, то первичные документы могут быть уничтожены. В противном случае первичные документы оставляют на хранение наряду со сводными. Отбор на постоянное хранение документов с повторяющейся информацией – один из самых трудных вопросов в экспертизе ценности документов. При его решении необходимо: во-первых, установить, в фондах каких организаций могут быть документы с повторяющейся информацией; во-вторых, выявить категории документов, информация которых повторяется; в-третьих, определить вид и форму повторяемости и уже после этого проводить отбор документов на хранение и уничтожение, руководствуясь критериями ценности документов. Экспертиза ценности документов личного происхождения. Экспертиза ценности документов личного происхождения имеет некоторые особенности. Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от его социальной позиции, жизненного опыта и эмоционального восприятия мира. С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы их ценности делятся на две группы: критерии ценности фондов личного происхождения и критерии ценности документов личного происхождения. К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся: - значение творческой и общественной деятельности фондообразователя; - история фонда и его состав; - взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценными в связи с уже имеющимися в архиве документами, могут дополнять их). К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся: - значение творческой и общественной деятельности автора документа; - время и место создания документа; - значимость содержания документа, его информационная, научная и художественная ценность; - внешние признаки (сохранность, степень автографичности, наличие помет и т.п.); - взаимосвязь с другими документами. Применение некоторых критериев при экспертизе ценности документов личного происхождения, таких как время и место создания документа, значение автора, традиционно и осуществляется так же, как при экспертизе ценности управленческой документации. Критерий значимости содержания имеет ограниченное применение: он применяется только к документам, не являющимся продуктом творчества (художественные произведения, научный труд, дневники, мемуары и др.). Для оценки значения таких документов решающим являются их художественные достоинства, научные новизна и актуальность. Значимость содержания этих документов надо оценивать также и с точки зрения его социально-психологической насыщенности: сообщая какие-либо факты, документ может ярко выражать мысли и настроения определенной социальной группы общества, тем самым представлять ценность как исторический источник. При отборе документов личного происхождения на постоянное хранение особую ценность представляют автографы фондообразователя, подлинные документы официального происхождения, подлинные негативы и отпечатки с них, наличие на документах помет автора или известных лиц, оформление документов, повышающее их экспозиционную ценность. Разрушение основы документа, затухание или стирание текстов, выцветание фотографий и другие подобные дефекты снижают ценность документ. В то же время не надо забывать о совершенствовании реставрационной техники и появлении новых технологий, могущих продлить жизнь документа. Экспертиза ценности электронных документов. Экспертиза ценности электронных документов проводится так же, как и документов на бумажном носителе, экспертной комиссией (ЭК) организации, в том же порядке и во взаимосвязи с бумажными документами. Применяются общие критерии экспертизы ценности документов, но дополнительно учитываются: - значимость информации электронного документа (уникальность и типичность); - повторение информации электронного документа в информации документов постоянного срока хранения, созданных на других носителях; - первичность информации электронного документа с возможностью получения агрегированных (обобщенных, аналитических) данных; - вид, разновидность электронного документа; - подлинность электронного документа, наличие электронной подписи; - ограниченность сроков подтверждения подлинности электронных подписей (электронных цифровых подписей); - форма и состав процедур по обеспечению аутентичности (подлинности) и целостности электронных документов; - характеристики и физическое состояние носителей с электронными документами; - степень сохранности документов фонда (как на электронных, так и иных носителях); - возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения; - ограничения на распространение и использование электронных документов и программного обеспечения (с учетом соблюдения государственной, коммерческой тайны, авторского права, имущественных прав, договорных обязательств в отношении собственников документов); - возможности архива организации по ограничению и разграничению доступа к информации электронного документа; - возможность обеспечения долговременного (свыше 10 лет) хранения, проведения технологических миграций и их возможная стоимостная оценка. Система нормативно-методических пособий, применяемых при экспертизе ценности документов |
Похожие:
 | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессонального образования |  | Юрьева О. А. Бухгалтерский учет на предприятиях сферы услуг. Учебное пособие. Дгту: Ростов-на-Дону. 2008 |
| Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования | | Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования |
| Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования | | Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования |
| Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Томский государственный университет... | | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования | | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |